综合性医院科研档案管理工作现状及应对策略

1、综合性医院科研档案管理工作现状及应对策略综合性医院科研档案管理工作现状及应对策略医院科研档案是指医院科技人员在医学科学研究活动过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的科技文件材料，是科学技术研究活动的真实性历史记录，是医院科学技术储藏的重要形式，对科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定具有重要的作用1。近年来，多数综合性医院已设立了独立的综合档案科，装备了专职档案管理人员，甚至在全院相关科室设立了兼职档案管理员进展各专业档案的搜集、整理、鉴定、归档及利用工作，总体而言档案管理工作已逐渐步入标准化管理，但是目前综合性医院科研档案管理工作往往相对滞后2，仍然存在一定的问

2、题，基于此，本文讨论了综合性医院科研档案管理工作的现状及应对策略，以进一步推进综合性医院科研档案的标准、高效管理。1医院科研档案管理工作的特点医院科研档案是科学研究的根底和条件，是进展科学技术交流的有力工具，是科技成果转化为消费力的根据。因此，在科研档案管理过程中，应重视科研档案管理工作的特点，根据其特点精细进展科研档案材料搜集、整理、编排、保存与利用的环节工作。1.1形成周期较长且连续性较强医学科研工程一般需要经历课题申报、立项、鉴定、申报奖励以及成果推广等过程，因此科研工程的档案管理工作也是一个较长的周期性过程，需要涉及的材料与内容较多、时间跨度较大、覆盖面广泛。因此，医学科研档案的管理必

3、须从立项开场，即让科研人员从一开场就树立科学标准的档案管理意识，不仅可以启迪科研思路，更能防止少走弯路。另外，由于医学科研档案形成的周期较长，为保持其完好性，宜采用分阶段归档的方法，并使其保持有机联络，以尽量减少阶段性科研活动的影响。1.2专业性较强且学科突出医学科学研究课题多根据医学学科专业设置分类，如内外妇儿等临床学科，生理、生化、病理、药理等根底医学学科，科研档案那么参照各自的专业自然形成，而在医学科学研究中不同学科专业的科研工作有着各自不同的特点，因此医学科研档案的分类应表达出专业性的特征，根据专业分科管理档案，并设置相应的编码以分类存档。1.3学科综合性强且工程协作多医学科学研究是一

4、项复杂的工程，目前许多重大课题往往需要多个穿插学科和边缘学科的协作参与，医学科学研究一般是多学科的综合研究，结合攻关。因此，科研课题形成的载体形式多样，数量较多，综合性较强，这是由医学科学研究本身的特点所决定的，因此医学科研档案也具有较强的学科综合性，管理人员需要具备更高的素质，在档案分类管理时既要保持各个学科的相对独立性，又要保持研究专题的完好性。2医院科研档案管理工作存在的主要问题2.1重视程度不够，管理意识不强目前，多数医院指导对档案管理工作不够重视，在科研管理方面多强调立项率、课题级别与成果产本文由论文联盟搜集整理量等3，科研管理人员往往也缺乏科研档案的管理意识，在日常科研管理工作中不

5、注重在研究过程中对数据、文件资料的搜集与积累，造成了原始记录的不完好或丧失，因此容易导致科研档案的归档、整理以及再利用等工作开展困难，科研档案质量差、科研材料搜集不齐全等情况，由此也影响了科研档案管理工作的正常有效开展。2.2档案管理制度不够完善由于医院及科研管理部门指导对科研档案的认识程度不够，致使医院科研档案管理缺乏完善的制度、实在可行的规章制度来保证科研档案的完好性。在日常科研管理工作中，对于哪些材料应归档、何时搜集整理等都尚未建立健全有效的科研档案管理制度，档案管理人员缺乏积极主动的精神和归档的责任感，不能很好地指导和协助科研人员做好科研文件形成、积累、整理和归档工作，因此科研档案管理

6、多处于不完好归档和零散保管状态，导致医院科研档案不能系统完好归档，影响了科研档案的再利用工作。2.3缺乏相应的管理条件和设施由于普遍缺乏科研档案管理的意识，导致目前多数医院尚缺乏科研档案管理的硬件设施及相应的软环境，在一定程度上导致科研档案归档不完全和科研档案资料的流失，主要表如今：科研档案管理人员普遍缺乏系统专业的档案管理知识，致使科研档案难以从较高的层次进展管理；另一方面，多数医院也缺乏专用的统一的档案保管设施和现代化设备,根本还停留在手工搜集、检索,信息量小,不利于档案的搜集、利用和开发4。2.4档案管理人员知识程度不高专职档案管理人员多不具备档案管理的专业知识，多由其他专业人员转岗而来

7、5，或仅仅经过零散的专业培训，一般存在专业知识老化、知识面较窄、知识构造不合理学历普遍偏低、现代科学知识贫乏、外语程度不高的特点，对科研归档范围不熟悉；而兼职的科研档案管理人员更缺乏档案科学管理的知识，因此在一定程度上影响了科研档案的标准科学化管理。2.5科研档案归档率低，现存材料不完好目前，综合性医院科研档案管理存在的主要问题可能在于资料归档不完好，且归档率比拟低。详细表现为科研过程归档意识不强，科研管理部门在制订科研方案时，并未真正地把科研档案工作纳入科研管理之中，科研档案一般也只是涉及申请书、立项文件、成果形式、获奖材料等6。同时局部工程负责人可能因为多种因素的影响，并未提交完好的归档资

8、料，因此导致归档资料的不完好以及归档率低下。其次，由于职称晋升、奖励申报工作需要较多的使用科研归档资料，且不仅限于工程负责人或工程组成员，现实存在的情况下，借阅出的科研档案甚至难以归还或局部丧失、破损，在一定程度上也影响了科研档案管理工作的效果和效率。2.6医院科研档案开发利用率低下医学科研档案包含大量的科研信息，在科研决策、医疗诊治、临床教学等方面具有积极的借鉴和指导作用。由于科研档案归档不标准及质量不高，目前科研档案管理方面普遍存在着无视开发利用的现象7。档案室管理职责也多停留在传统的管理和查阅上，尚未开设方便快捷的检索渠道，科研档案的作用也就无法显现出来。3综合性医院科研档案管理工作的对

9、策3.1加强宣传力度，进步科技人员档案管理意识为进一步进步科研档案的完好性、系统性、标准性，单纯依靠档案室专职管理人员、科研处兼职档案管理员是远远不够的，其主体应该在于广阔的科技工作者。因此需要加大对科研档案管理工作的宣传力度，增强各级医院指导及科技人员档案标准管理的意识，以获得科技人员的理解、支持、配合，在科研工程的初始管理阶段，即注意搜集、保存相关的原始研究数据、图表、视频等具有科研档案存档价值的数据信息，强化科研人员将科研材料归档管理的职责和义务。3.2建立完善的健全制度，实现标准化、标准化管理参照?中华人民共和国档案法?、?科学技术档案工作条例?及医院工作实际，首先建立健全医院科研档案

10、管理的规章制度，构建由院长-档案管理委员会-档案管理机构-科研处兼职档案管理员-各学科兼职科研秘书组成的档案管理网络系统，形成自上而下的档案管理机制，运用行政手段和方法对档案实行集中统一管理，强化集中式的管理体制；明确科研档案的归档范围、保管期限、档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度，并对科研档案实行统一管理，推行档案工作标准化、标准化管理，明确医院科研管理部门及档案管理部门在档案管理中的责任，增强工作责任心，对应归档的材料做到心中有数，完善存档措施，标准借阅制度，填写科研档案移交清单，做好科研档案的移交工作，重视重要技术资料的连续性与完好性，把科研档案工作与科研活动实行

11、同步管理，对于文件材料形成情况要实行全程跟踪管理。3.3加强业务培训，进步档案人员的素质尽量选用档案管理专业且热爱档案管理工作者担任专职档案管理员，兼职科研档案员也应兼顾专业、责任心等。医院可通过多形式、多途径的业务培训，不定期的组织进修学习，努力进步专职与兼职的科研档案管理人员的知识体系，掌握科研档案资料分类、管理等理论知识；档案管理人员、兼职科研秘书也要加强自身学习，尽量掌握多学科的知识，如计算机应用根底知识、网络技术知识、数字化技术知识及相关的医学知识，不断进步自身的业务才能和程度。3.4建立科研档案管理奖惩机制对于科研课题，建议在管理费中分配一定比例的经费用于科研档案归集的奖励，对于科

12、研档案搜集、整理、上交、归档较好的科研工程给予一定的奖励。假设未能按期整理、归集与报送科研档案，那么可以暂时扣发该局部经费，以此加大科研管理部门对课题组上交归档材料的控制力度，增强课题组的归档意识和紧迫感。3.5创新管理理念，进步医学科研档案的管理程度创新是科学研究及其管理工作的灵魂，也是各项事业保持竞争优势的可靠保证8。在科研档案管理工作中，应进一步解放思想，更新观念，努力培养科研档案管理现代化的管理理念与意识，树立科研档案开发与利用的创新意识，充分发挥档案作用，努力实现科研档案的价值与附加值，做好科研档案信息资源的开发、编研工作，为广阔科技人员开展医学研究提供所需的科研信息资料，通过对科研档案的综合和归纳分析，为医院的科研工作提供决策根据，在制定科研投入、医院资源搭配施行必要的倾斜和扶持时做出合理与正确的决断。3.6优化档案管理手段，进步效劳效率与效果医院科研档案管理工作的目的不仅在于对科研资料的整理归集，