公文基础知识

1、公文基础知识公文基础知识公文基础知识课程结构一、公文的概念、特点和功能二、公文种类三、行文规则四、公文格式五、公文写作 2021/4/132一、公文的概念、特点和功能2021/4/133公文的概念公文=公务文书=公务文件“经国之枢机，为政之先要”梁代刘勰公文，是公务文书的简称。它是指行政机关、企事业单位、社会团体和其他社会组织在公务活动中，为行使法定职权所制定的文件。2021/4/1342021/4/135公文的概念党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交

2、流情况等的重要工具。党政机关公文在管理和业务活动中是一个十分重要的因素，是依法管理和进行公务活动的重要工具。一个管理和业务活动的运转过程常常就体现在一份公文的流转过程。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。2021/4/136公文的特点 权威性和政策性。公文具有法定的权威性，它可以代表制发者所属组织发言并代表制发者的法定权威。 写作主体必须是依法成立，并能以自己的名义行使职权和承担义务的机关和组织。主要包括：市、区县、乡镇的人民政府，市、区县人民政府的各工作部门、直属行政机

3、构、直属事业机构、派出机构。受双重领导的行政性、事业性机构，直属企业、其它经济组织。 公文是具有法定效力的文书。内容合法。 例1-业主资格认证问题.doc 例2-公文引用杜撰法条.doc2021/4/137公文的特点针对性和指导性。处理现行公务、解决社会活动中的实际问题是公文的本质属性。公文直接形成并作用于其所反映的公务活动中，对解决各种公共性事务具有应用价值。也就是说，它主要用于处理公务，办公事，而不是私事。 例3-公文也疯狂.doc规范性和约束性。公文必须执行统一规范的格式。公文是依法行政的工具。 程序性和严密性。公文制作过程履行了法定的程序。对应性和定向性。2021/4/138公文的功能

4、 领导、指导功能。 沟通、联系功能。 法律、法规的表现形式。 宣传教育功能。 记录功能。2021/4/139公文工作基本原则实事求是原则准确规范原则精简高效原则安全保密原则2021/4/1310“八项规定” 认真压缩公文数量，提高公文质量，可发可不发的公文坚决不发，可抄送可不抄送的公文一律不抄送。凡以下情况不得发文：法律法规已有明确规定或现行文件仍适用的；空话套话大话多，文字晦涩难懂，缺乏指导性、针对性和可操作性的； 简单重复上级公文明确规定或不符合实际提出具体贯彻意见的；能通过电话、传真、政府专网、电子邮件、口头协商、媒体报道等方式解决问题、商洽工作的；缺乏明确发文意图、可发可不发的；已发布

5、重大事故警示信息，事故通报无新的工作要求的。上级机关在报刊上已公布的行政法规和已发至基层单位的公文，本机关无新的要求时，不再原文转发。政府负责人在有关部门召开的业务会议上的讲话，一般不印发。必要时，由有关部门印发。 2021/4/1311二、公文种类2021/4/1312定义：是根据公文功能属性进行的分类，具有概括表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点的重要作用，是公文标题中不可缺少的要素。 2021/4/1313公文种类2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）国家标准党政机关公文格式（2012年6月29日发布，GB/

6、T 9704-2012） 均于2012年7月1日实施。 1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。2021/4/1314公文种类 党政机关公文处理工作条例：15种。 西安市行政机关公文处理工作规范：14种（没有“决议”）。 2021/4/1315公文种类1. 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。如：关于建国以来党的若干历史问题的决议（1981年6月27日中国共产党第十一届中央委员会第六次全体会议一致通过）2. 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事

7、项。 例6-决定.gd3. 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。例7-市政府令.gd4. 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。例8-中国共产党第十八届中央委员会第一次全体会议公报.doc5. 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。例9-公告.gw6. 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。例17-议案.doc2021/4/1316公文种类 7. 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的 事项。例10-通告.gd8. 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。例

8、11-意见 .sep9. 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位 周知或者执行的事项，批转、转发公文。例12-通知.gd10.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告 知重要情况。例13-通报.gd11.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上 级机关的询问。例14-报告.doc2021/4/1317公文种类12. 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。例15-请示.doc13. 批复：适用于答复下级机关请示事项。例16-批复.pdf14. 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、 请求批准和答复审批事项。例18-函.gd15. 纪要：适用于记载会议主要情

9、况和议定事项。例19-纪要.sep 2021/4/1318区分公文种类的功用一是体现公文性质。二是反映行文方向。三是表达行文目的。四是揭示公文特点。2021/4/1319文种选用常见问题一、缺少文种：公文无标题。 公文标题三要素不全，如公文标题为“加快 发展现代职业教育”。（正解：国务院关于 加快发展现代职业教育的决定） 2021/4/1320文种选用常见问题二、自制文种，使用非法定文种： 不选用15个法定文种，而使用汇报、总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等，如公文标题为“关于接待计划”。举例：国务院关于印发社会信用体系建设规划纲要（20142020年）的通知（国发2014

10、21号），国务院关于印发大气污染防治行动计划的通知（国发201337号 ）。2021/4/1321文种选用常见问题三、文种重叠：如请示报告、意见报告、请示函等。又如转发通知类公文，因转发环节多（注：一般不能层层转发），经常出现“通知的通知的通知”。四、文种作为公文标题:如直接将函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等作为公文标题。 2021/4/1322文种选用常见问题五、混用文种:日常行文的实践中此问题较多见，主要表现为请示及报告不分、请示及函不分（注：不少上行文存在此问题）、决定及决议相混、公告及通告乱用、决议和会议纪要等同等。2021/4/1323请示及报告的六大区别不同点报 告请

11、示行文时间事前、事中、事后皆可事前行文行文目的向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问向上级机关请求指示、批准主送机关数量无特别限制一般只写一个写 法侧重于概括陈述情况，总结经验教训，体现报告性。报告中不能夹杂请示事项。内容单一，一文一事，侧重于讲原因、陈理由、述事实，体现请求性。请示不排除含有一定的情况汇报，例25-就业创业实训基地项目建设.doc 结尾用语特此报告（或者省略）妥否，请示/妥否，请批示收文机关处理方式多数属阅件，一般不必回复属办件，收文机关须及时办理或批复2021/4/1324三、行文规则2021/4/1325行文关系公文的行文关系是指发文机关及收文机关之间的公文往来

12、关系。行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。2021/4/1326 各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系，一般可分为相互隶属关系、平行关系、不相隶属关系。隶属（上下级）关系： 国务院陕西省人民政府西安市人民政府碑林区人民政府 指导关系： 人社部省人社厅市人社局区县人社局 平行关系： 市人社局市卫生局不相隶属关系： 某大学市政府2021/4/1327根据公文制度的规定，公文的行文关系可分为 上行、下行、平行三个方向，由此形成三类行文。 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如 请示、报告等。 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如

13、 决定、公告、通告、通知、通报等。 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文， 如函等。2021/4/1328行文关系上行文下行文平行文请示报告意见决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、批复、纪要、意见函意见例37-机构简称.pdf2021/4/1329行文规则 行文规则是指各级组织公文往来时需要共同遵 守的制度和原则。遵守这一原则，有利于公文传 递方向正确，避免“公文旅行”，从而提高办事 效率。 草拟公文时，要弄清楚不同的行文关系，根据 各自的隶属关系及职权范围来选择适当的文种。 2021/4/1330行文总规则行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系

14、和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。越级行文的特殊情况： 一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾 难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为 了抢时间，不误事。 二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决 定不服的，可以越级行文。2021/4/1331上行文行文规则 原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关

15、请示，应当提出倾向性意见后上报， 不得原文转报上级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（请示需要批示，报告可以不批示）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，不再请示以上级机关名义发文。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（不得公对私或私对公）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。同时涉及市委、市政府审批的事项，需依次向市政府、市委报送请示。2021/4/1332下行文行文规则主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上

16、级机关。（下行文可向上抄送，上行文不可向下抄送）政府的办公厅（室）根据本级政府授权，可以向下级政府行文。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。例20-中小学教师职称制度改革方案.sep党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向下级政府发布指令性公文或者在公文中向下级政府提出指令性要求。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

17、2021/4/1333平行文行文规则党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文。这样体现了实事 求是的原则。平行文一般用“函”的形式行文，而不能用“请示”或者指令性的文种。例21-给财政局的函.sep 向下级部门发送的通知，如果涉及同级部门需要知道或者配合的事项，应用“抄送”。2021/4/1334联合行文同级机关必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、政府部门及下一级政府可以联合行文。政府及同级党委和军队机关可以联合行文。政府部门及相应的党组织和军队机关可以联合行文。政府部门及同级人民团体和具有行政职能的事业单位、经济组织可以联合行文。联合行文应

18、当明确主办机关。2021/4/1335四、公文格式2021/4/1336公文格式公文区别于其他文体的标志之一，就是有严格的结构及其格式要求，任何单位和个人都不能标新立异。 公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式： 格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织： 内容，即公文的主体部分。 2021/4/1337公文格式依据：中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）。国家质量监督检验检疫总局于2012年6月29日发布了新的国家标准党政机关公文格式。2021/4/1338 采用国际标准A4型纸， 210297mm公文页边及版心尺寸为：

19、公文用纸天头（上白边）37mm1mm公文用纸订口28mm。版心尺寸156mm*225mm。 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 公文用纸幅面尺寸2021/4/1339版面要求行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以做适当调整。文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。2021/4/1340装订要求公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文应当： 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm. 骑马订钉锯均订在折缝线上。平订钉锯及书脊间的距离为3

20、mm-5mm. 无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢靠。2021/4/1341常用格式一是文件格式这是公文的通用格式二是信函格式常见于选用通知、批复、 函等文种的公文中三是命令（令）格式四是纪要格式五是电报格式2021/4/1342一、通用格式2021/4/1343二、信函格式例18-函.gd2021/4/1344三、命令（令）格式例7-市政府令.gd2021/4/1345四、纪要格式例19-纪要.sep 2021/4/1346五、电报格式密码电报密电明码电报明电2021/4/1347公文格式要素划分公文通用格式的“十八般武艺”条例第3章为公文格式。第九条规定了 18项公文格式要素，包括： 份号、密

21、级和保密期限、紧急程度、发文机 关标志、发文字号、签发人、标题、主送机 关、正文、附件说明、发文机关署名、成文 日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发 机关和印发日期、页码。 2021/4/1348公文格式要素划分条例及原办法规定的17项相比:二增：增加了“发文机关署名”和“页码”（页码这一要素，其实原来也有，提出了新要求）；一减：去掉了“主题词”。一改变：成文日期由原来的用汉字改为用阿拉伯数字将年、月、日标全。2021/4/1349公文格式要素划分2021/4/1350公文的结构版头部分版头： 置于公文首页红色分隔线以上的各要素统称版头。 包括：发文机关标志、发文字号、签发人、紧急程度、红色

22、分隔线等要素。 涉密公文还包括：公文份号、密级和保密期限等。 2021/4/1351版头要素1. 份号顶格标注在版心左上角第一行。一般用6位3号阿拉伯数字。 常见错误：涉密文件不标注份号。份号的数字不按规定标注，随意性大。份号标注位置不规范，不是顶格编排 在版心左上角第一行。2021/4/1352版头要素2. 密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。常见错误：在确定密级和保密期限上过紧或过松的倾向。 一是过紧。不该定密的定密，该定低密级的定 高密级；保密期限应该定较短的却定得较长， 有的甚至按最长保密期限来设定。

23、二是过松。该定密的不定密，该定高密级的却 定了低密级；保密期限该定长的却定得较短。密级标注不规范、不统一。有的保密期限中的数 字使用汉字标注。2021/4/1353版头要素 3. 紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。 紧急公文有2类：特急、加急。紧急电报有4类：特提、特急、加急、平急。常见错误：不急的公文却标注了紧急程度。标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急 ” 或“加急”印章。公文中未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程 中按紧急公文催办。公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度， 或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等。标注有紧急程度的公文却

24、未体现紧急的原因。2021/4/1354版头要素4. 发文机关标志：由发文机关全称或者 规范化简称加“文件” 二字组成，也可以使 用发文机关全称或者 规范化简称。大版头 机关全称或规范性简称+文件中版头（废止） 机关（文种）小版头 机关全称或规范性简称发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用方正小标 宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。2021/4/1355版头要素联合行文时，可并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可单独用主办机关名称。如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。2021/4/1356常见错误：发文机关标志

25、不规范，有的发文机关的字体、字号大小不规则。有的发文机关标志及发文机关署名或印章不一致，如使用“部”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“部司”或是“部办公厅”等。“文件”二字位置不对，不是标注在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范化简称正下方居中标注“文件”或“上报文件”。字号太大。有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。2021/4/1357版头要素5. 发文字号三要素：发文机关代字发文年度发文顺序号标注于版头下方居中或左下方 （上行文时居左空一字编排）。 文字采用3号仿宋_GB2312， 发文年度、发文顺序号用阿拉 伯数字书写排印，发文年度用 中文六角括号“”括

26、起。发文顺序号不加“第”字，不编 虚位（即1不编为01），在阿拉 伯数字后加“号”字。2021/4/1358机关代字的要求：例37-机构简称.pdf准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用， 避免及上级机关、同级机关的机关代字雷同。多个机关联合行文时，只标注主办机关发文字号。在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造 成重复时（如政府、政协、政法委三机关的代字都会 编成“政发”），要力求避免。例如，吉林省两个地级市：白城市人民政府文件：白 政发20号；白山市人民政府文件：白山政 发20号。 2021/4/1359版头要素6. 签发人只有上行文才需注明签发人。 体现机关负责人对所签发的

27、公文负责，严格把关。“签发人”三字用3号仿宋体字。 签发人后面标注姓名，不标 职务，文字采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标 注各联署机关的签发人。 2021/4/1360常见错误：上行文的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。平行文、下行文不该标注“签发人”却作了标注，画蛇添足。签发人的标注不规范。如签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。按照法规规定，上报公文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的，但有些机关却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。2021/4/13

28、61公文的结构主体部分主体：公文最主要的部分。置于红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分割线（不含）以上的部分称为主体。构成主体的各要素包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。2021/4/1362主体要素7. 标题：三要素：发文机关名称（关于）事由（的）文种。标题应当准确、扼要概括公文的主要内容，起到“画龙点睛”的作用，说明谁发文、什么事。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略，或表述为“ 等部门”。位于红色分隔线下空二行位置。2021/4/1363标题的写法：高度概括，文题相

29、符。用2号小标宋体字。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。多行标题排列为梯形或菱形。标题中的法规、规章名称应加书名号。在事由部分出现多个机关、人名并列时，每个机关名称、人名之间可以用顿号。2021/4/1364常见错误：冗长啰嗦，对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。 如：中共省委政法委员会关于请求以中共省委办公厅、省政府办公 厅名义转发中共省委政法委员会、省维护社会稳定领导小组办公 室、解决信访问题联席会议办公室、省加强社会管理领导小组办公 室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题 的实施意见的请示。 应改为：中共省委政法委员会 省维护社会稳定领导

30、小组办公室 解 决信访问题联席会议办公室 省加强社会管理领导小组办公室关于以中 共省委办公厅、省政府办公厅名义转发加强社会管理实施意见的请 示。2021/4/1365转发性文件，文种重复、标题繁琐。 如：市人民政府转发省人民政府转发国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知的通知的通知。 应改为：市人民政府转发关于进一步加强企业安全生产工作的通知。2021/4/1366标题及正文不符，标题不能涵盖公文的内容，文不对题、题不对文。如春节时某地方政府印发了一份关于做好节日期间爱国卫生有关工作的通知，文内除讲做好卫生工作外，还讲了注意道路交通安全、搞好安全生产、文化科技下乡等工作。2021/4/13

31、67公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“长方形”、“沙漏形”等，有的标题在回行时词意不完整。2021/4/13682021/4/1369标题中乱用标点符号，不规范。如法规和规章全称外不加书名号而使用引号，或者不是法规或规章全称却加书名号。标题中文种使用重复。如：市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告、厅关于反馈省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见（征求意见稿）的意见函。联合发文的发文机关名称表述不规范。如三部门办公厅联合发文时，标题中写成了部 部 部办公厅，貌似甲乙两部及丙部办公厅联合发文，不合适。2021/4/1370主体要素8. 主送机关：指公文的主要受理机

32、关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。 向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左上方，及正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号或逗号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。2021/4/1371常见错误：多头请示。有的机关向上级机关报送请示时，写明了报给多个上级机关（注：联合行文时可以）；或者虽只标注一个主送机关，但同一个文件实际上向多个上级机关报送而又不注明分送情况，造成上级机关交叉批示。随意编造主送机关的简称。如“发改委”、“工信部”、“住建部”、“安监总局”。标注位置不正确。排序不当。如顺序错误，或有的机

33、关向下级机关普发公文时，每次给下级机关的主送栏排序都不一样。主送机关标点符号使用不规范。本来同级同类机关之间使用顿号的，却用逗号；同级不同类机关之间用逗号的，却用分号（主送机关中一般不用分号）；主送机关结束之后应用全角冒号的，却未用标点符号。 如：例54-主送机关.doc 各区县、开发区人力资源和社会保障部门，市级各有关部门、直属机构人事处：应当主送上级机关的公文，错误主送给其办公厅（室）。使用主送机关旧名称。如有的单位在机构改革后已被撤销，但仍用原名称。2021/4/1372主体要素9. 正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。位于标题或主送机关下方。2021/4/1373两个必须

34、：公文首页必须显示正文。如主送机关名 称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的抄送之 上，除将“抄送”二字改为“主送”外，标 识方法同抄送。盖章页必须同时显示正文、发文机关署 名、日期和印章。当公文排版后所剩空 白处不能容下印章或签发人签名章、成 文日期时，可以采取调整行距、字距的 措施解决，务使印章及正文同处一面， 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。2021/4/1374主体要素10. 附件说明： 是公文附件的顺序号和名 称。 附件是公文内容的组成部 分，及正文一样具有同等 效力。 在正文中涉及附件内容 处，一般须加括号注明“见 附件”或“附后”。2021/4/1

35、375常见错误：公文中带有附件，却漏标附件说明。多标附件说明，“画蛇添足”。有的公 文在标题和正文中均写明印发、报送、 上报、批转、转发等字样，在附件说 明处一般就不必再标注“附件”字样的， 却标注。例51-市政府转发通知.gd “附件”二字只标了一个“附”字，或附件 名称未标全称。公文附件的顺序号和名称，及后附附件 中的顺序号和名称不一致。 2021/4/1376附件说明编排位置不规范。有的编排 在正文下一行或及正文之间空隔多行， 有的编排在落款下空一行，有的未左 空2字而是顶格编排。附件顺序号用汉字“一、二、三” 来标注。（正解：阿拉伯数字）附件名称没有紧随“附件：”之后书写， 而是另起一

36、行，有的附件名称后标注 标点符号。文字较长的附件说明回行后，没有及 上一行附件名称的首字对齐，而是顶 格编排或是及附件顺序号对齐。2021/4/1377主体要素11. 发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。（新规定。以前不用署名。）2021/4/1378常见错误：发文机关署名及发文机关标志、标题中的发文机关名称前后不一致，如部制发的公文，却署名为“部司”或“办公厅”。联合行文时，各机关要署名并加盖印章的，但许多机关只用印不署名。发文机关署名简称不规范。 “人力资源和社会保障部”正确的简称为“人力资源社会保障部”。2021/4/1379主体要素12. 成文日期： 一般署会议通过日期或领导同志

37、签发 日期。两位以上领导人审签，署最后 一位的签发日期。 联合行文，署最后签发机关领导同志 的签发日期。 领导同志签发后，因故不能及时发文 时，成文日期可请示签发人重新确定 或由发文机关秘书部门提出意见报领 导确定。 成文日期应用阿拉伯数字写明年、月、 日。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。2021/4/1380主体要素13. 印章：除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。2021/4/1381主体要素加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，在成文日期之上、以

38、成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。2021/4/1382主体要素联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。2021/4/1383主体要素14. 附注 例42-带附注文件.sep公文需要说明的事项。对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。请示件及重要函件应注明联系人的姓名和电话。例15-请示.doc字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1

39、行，居左排，前空2个字，用小括号括起。 上行文如正职负责人不能签发，应在附注中说明，标注于联系人姓名和电话下一行。2021/4/1384 主体要素15. 附件附件应当另面编排，并在版记之前，及公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。序号后不再加标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当及附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。2021/4/1385如附件及正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。2021/4/1386公文的结构版记版记： 公文末页首条分隔线以下、末条分隔线

40、以上的部分称为版记。包括：分隔线、抄送机关、印发机关和日期。注：公文主题词已取消。2021/4/1387版记要素16. 抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时及冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。字体字号用4号仿宋_GB2312。2021/4/1388常见错误：未严格按照工作需要和保密要求确定抄送范围，滥抄、错抄或漏抄，或有的单位在主送单位和抄送单位中重复出现。将向上级的请示性公文“抄送”给直属的下级机关。 印制环节中，将抄送机关排版错误。2021/

41、4/1389版记要素17. 印发机关和印发日期：由公文印发机关名称、印发日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。2021/4/139018. 页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。2021/4/1391内部格式 例38-公文格式.doc 标题用2号小标宋体字。 正文：及标题空一行，用3号仿宋_GB2312。层次序数：正文中结构层次序

42、数依次可用“一、” “（一）” “1.” “（1） ” 标注。不得逆向使用。 第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点） 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） 第三层 “1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）。 行距：一般用30磅。领导讲话的格式、字体。例24-2014年局工作报告.doc给领导审批的稿件，上空两行2021/4/1392四、公文写作2021/4/1393公文写作的特点 公文写作是一种实用写作。完全是为了实际应用，这决定了公文写作内容要务实避虚，凭客观事实、数据立论，配合形势需要和工作进展，直

43、接应用于机关的实际工作。 公文写作是一种受命写作，要严格按上级指示精神， 按照领导的意图、要求制发。 公文写作是时限写作。 公文写作是一种规范写作。 公文写作是一种定向写作。2021/4/1394内容要求符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。文种正确，格式规范。2021/4/1395文风要求内容简洁 主题突出观点鲜明 结构严谨表述准确 文字精炼2021/4/1396方法要求深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部

44、门意见，力求达成一致。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。2021/4/1397能力要求观察能力：沟通主客观世界、摄取材料和信息的第一步。实质上是发现能力。认识能力。文章是思想的体现，是信息的载体。“文以识为主。认题立意，非识之高卓精审，无以中要”（清 刘熙载艺概）思维能力。写作是一门思维艺术，是分析、综合、判断、推理的思维过程。文章是思维活动的“物化成果”。技巧能力。写作技巧是写作主体最直接的表现形式。2021/4/1398提高写作能力的途径学习理论知识，提高认识和思维能力深入实际，丰富生活经验学习写作知识，提高文化素养勇于实践，多写多练多修改爱岗敬业，树立责任心2021/4/1399

45、文章构成的基本要素一、主题（标题、题目）灵魂衡量主题的标准要正确 例4-强拆关公像.doc 例5-发文规定抽烟.doc 要明确要深刻 “见人所未见，发人所未发” ； “人人心中皆有，人人笔下俱无”要新颖 抓住新的经验、新的典型，把握事物发展趋势。准确把握领导的意图、基本观点 2021/4/13100提炼主题的方法片言居要 善用标题 点明主题概括阐述 开门见山 直奔主题单一集中 “一文一事”以意役法 确立主题的统帅地位善于提炼主题句 段旨撮要 例23-政府工作报告.gd 例24-2014年局工作报告.doc 提升高度 例48-讲话.doc 体现新意 例47-标题.doc2021/4/13101文

46、章构成的基本要素二、材料血肉积累材料的重要性是形成或提炼主题的基石。“每句话都不是凭空说出，都是根据大量的历史和政治材料写成的”。（马克思）是表达主题说明观点的支柱。“立言之要在于物”。（朱熹）是发挥写作技能的物质基础。巧妇难为无米之炊。司马迁“究天人之际，通古今之变，成一家之言”。材料传递，增殖文章信息。2021/4/13102材料的种类事实性材料和观念性材料个别性材料和综合性材料历史材料和现实材料正面材料和反面材料原始材料和转手材料 2021/4/13103 材料的来源： 1、阅读文件，学习有关方针、政策（延续性、理论基础） 2、参加及文件有关的会议 3、阅读报刊，网络搜索 4、收看新闻

47、5、调查研究 7、听取群众的声音 8、对基本数字感兴趣 9、借鉴历史2021/4/13104材料的选择标准能表现主题 “要知道在大理石上刻出人脸来，无非是把这块石头上不是脸的地方都剔掉罢了”。（契诃夫）真实、确切典型新颖2021/4/13105使用材料应注意的问题决定材料叙述的先后顺序 先重后轻 例25-就业创业实训基地项目建设.doc 时间顺序 例25-就业创业实训基地项目建设.doc 并列顺序 例23-政府工作报告.gd确定材料叙述的详略程度 符合文体特征2021/4/13106文章构成的基本要素三、结构骨架结构，就是文章内部各种质料、各个部分的组织安排。公文结构的特征：整体性 起承转合层

48、次性 稳定性2021/4/13107公文结构的要求自然结构顺畅地表达思想，有过渡，不要像拼积木一样呆板完整基本情况、存在问题、解决措施。解决措施原则上要和存在问题一一对应。层次不可过多。 “一、” “（一）” “1.” “（1）”。 例45-社保中心.pdf 严谨公文是严谨的逻辑构成。衔接连贯匀称。 2021/4/13108层次不清的常见病及解决办法对反映的客观事物认识不清 分清主次，认识本质、特点思路不清，逻辑思维混乱 加强学习和逻辑思维的锻炼，按照事物内部的联系顺序安排层次写作前对文章的结构缺乏通盘考虑 先写写作提纲、要点细目2021/4/13109结构技法一段式不分段，一气呵成，内容上仍

49、有层次。例15-请示.doc总分式例23-政府工作报告.gd列条式把主体分成若干条，条及条之间呈并列或者递进关系。陈述式注意段及段之间的逻辑关系。例25-就业创业实训基地项目建设.doc2021/4/13110开头和结尾“起句当如爆竹，骤响易彻；结句当如撞钟，清音有余”。（明 谢榛）公文常见的开头： 开门见山式 例15-请示.sep 目的式 例28-报送新征地农民养老保险的通知的请示.doc 根据式 例29-事业单位公开招聘公告.doc 缘由式 例30-中小学职称制度改革请示.doc公文常见的结尾 首尾呼应式 归结式 说明式 申明式 祁请式 期望式2021/4/13111开头的常见病入题太慢扣

50、得不紧，上下不接滥用某些模式，形成套路，显得平淡、俗气结尾的常见病画蛇添足，完全多余重复冗长，缺乏新意2021/4/13112文章构成的基本要素四、语言细胞公文的语言特点实用性使用的是实用语言（非艺术性）规范性严格遵照词汇的词典意义（循规蹈矩），严格遵循语法规则模式化2021/4/13113适当运用修辞（多在领导讲话中） 如：“照镜子、正衣冠、洗洗澡、治治病” “工作作风上的问题绝对不是小事，如果不坚决纠正不良风气，任其发展下去，就会像一座无形的墙把我们党和人民隔开” “现在，一些地方，楼堂馆所何其豪华，迎来送往何其热闹，前呼后拥何其壮观，鸟语花香何其艳丽，觥筹交错何其铺张”2021/4/13

51、114 准确 庄重 简洁严谨 平实 规范语言要求2021/4/13115语言要求准确 语言的准确性，不仅是健康文风的要求，而且首先是健全理性的要求。概念准确，避免歧义。要让听者听得明，读者看得懂。 措词得体，防止误用。把握分寸，褒贬得当。例：成果、效果、结果、后果。 大张旗鼓、铺天盖地前后照应，杜绝矛盾。细心检查，排除错漏。避免错别字：如截至7月底，到7月底截止 人名、地名、数字、日期要准确。日期应当 写明具体的年、月、日。例32-史上最穿越公文.doc2021/4/13116语言要求准确成份完整，搭配得当。 句子成分：主、谓、宾、定、状、补。 例: 为了树立良好政风行风形象，进一步转变局机关

52、和窗口单位工作人员作风和服务态度，全面提升行政服务效能。在加大机关作风整顿集中治理干部慵懒散、深入开展各项纠风专项治理工作和党的群众路线教育实践活动调研工作的基础上，我局主动公开向社会聘请22名政风行风监督员，加大社会监督力量。 词语搭配。如：召开会议，举办活动，开展工作 2021/4/13117语言要求庄重公文语言必须文雅庄重，严肃认真。把握文体特点，把准文章语言基调。 命令、决定、决议庄重严肃； 法规讲求严谨、确切、利落。注意接受心理。 上行文尊重而不阿谀讨好； 下行文谦和但不失度； 平行文以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。在选词、用词上要注意掌握“分寸感”。如称谓：本、我；贵、你

53、；该。不追求诙谐及幽默。2021/4/13118语言要求简洁简明是写作的最高境界。简洁明快、干净利落、言简意赅、文约事丰 高尔基：如果有个人写起文章来废话连篇，这就说明他自己也不明 了他说些什么。” 如：可不可以，请马上批示意见妥否，请批示 在处理公务的记录里在案 收到了，知道了收悉（不用“已收悉”） 为了这个目的为此 因为上述原因鉴于此2021/4/13119语言要求严谨不仅指具体语句的严谨，还包括整篇文章结构表达上的严谨。 2021/4/13120语言要求平实语言平直自然，通俗易懂。托尔斯泰：“夸张和做作的语言是用来掩饰空洞的内 容的。” 平易 朴素慎用形容词 修饰语实话实说 直截了当 2

54、021/4/13121语言要求规范不用方言口语、土语、行话、 网络流行语，以及没有必要使用的外来语。别林斯基：“在有同义的俄语词的情况下去使用外来词，就意味着损害健康的文意和文风。” 使用规范的现代书面语言 例31-秦朝公文.doc正确使用标点符号。西哈努克亲王八日到京 外交部长姬鹏飞到机场迎接2021/4/13122公文专用词语称谓：本、我；贵、你；该。领叙：根据、按照、为了追叙：经、并经补叙：另、再承转：为此、据此、综上所述2021/4/13123公文专用词语祈请：请、务请、希望、望商洽：妥否、当否、可否受事：承蒙、为荷令知：务必、严禁、不得告诫：切勿2021/4/13124公文专用词语见

55、解：应、应予、不予、同意时态：兹、现、即、届时、值此目的：特此、此报送：呈上、呈送、附上、报请颁行：发布、下达、批转、转发、遵照执行、认真执行、参照执行例43-公文写作常用词汇大全.pdf2021/4/13125语言要求规范引文应规范。标题（加书名号）+发文字号（加括号） 正确：国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通 知（国发201023号，以下简称通知） 错误： 国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知 国发201023号文件（第一次出现时） 国发201023号文件国务院关于进一步加强企业安 全生产工作的通知2021/4/13126“以下简称”（或“以下称”、“以下统称”）的错用：该用不

56、用，造成啰嗦重复。如在一个文件中反复出现（如3次以上），显得很冗长。在第一次出现时，就可以在括号中标注“（以下简称通知）”。不该用时滥用。如在一个文件中仅出现了两次，就没必要再用简称了。该用时用了，但不规范。如明明在第一次交待过“（以下简称通知）”，但下文又出现了国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知的全称。或在括号中将通知用双引号“”括起来（以下简称“通知”），多此一举。2021/4/13127语言要求规范引用原文要加引号，引用外文应当注明中文含义。 公文中词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字，或邻近的两个数字并列连用表示概数时，应使用汉字。其他均应使用阿拉伯数字。特殊

57、情形可灵活变通，但应保持文内统一。数字要务必准确，核准。规范化简称可直接使用例37-机构简称.pdf。使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 如：GDP国内生产总值 CPI 居民消费价格指数 PM2.5细颗粒物2021/4/13128语言要求规范防止人名、职务张冠李戴，地点、单位一般用规范化全称或简称，地名前一般注明上一级或两级单位名称，根据具体情况使用准确或模糊时间。2021/4/13129常见毛病：堆砌华丽词藻不必要的重复讲套话错别字2021/4/13130核稿中发现的错误举例西安市人力资源和社会保障厅、西安市人力

58、社会保障局“生产安全事故”误写成“生产安全故事”“现予批准”误写成“先予批准”“工伤保险”误写成“工商保险”“联席会议”误写成“联系会议”“主管部门”误写成“主观部门”“有针对性的措施”误写成“由针对性的措施”2021/4/13131例26-层次不清的讲话.doc 例27-修改后的讲话.doc2021/4/13132小 结责任心吃苦心掌握领导意图和习惯。平常的知识、素材积累勤写多练 写作具有很强的实践性，天桥把式光说不练 文章是写出来的，练出来的 练习可以熟悉规范及格式 练习可以解决心手不应的问题 艰苦的训练是从知到行不可跨越的步骤精修细改：逐字逐句校核，防止发生词语成分残缺、搭配不当、词序混

59、乱等语病和错别字、多字掉字、标点符号的问题。2021/4/13133会议工作2021/4/13134会议工作流程初步沟通会议筹备召开会议会后收尾2021/4/13135一、初步沟通（一）确定会议基本事项： 1. 会议名称、主题和会议内容； 2. 会议时间； 3. 是否邀请市委、市政府或其他上级领导出席； 4. 参会人员范围； 5. 会议议程； 6. 是否邀请新闻媒体。（二）确定会议地点 1. 根据会议需求及规格，选择会议地点。 2. 实地考察会议举办地的食宿、会议室、电子设备等方面情况。 3. 拟定会议地点，并及会议举办地达成初步协议。（三）向领导报送举办会议请示，内容主要包括： 1. 会议名

60、称、主题和内容； 2. 会议时间和地点； 3. 会议议程； 4. 参会人员范围和人数； 5. 拟邀请的上级领导； 6. 拟邀请的新闻媒体； 7. 住宿安排； 8. 车辆安排； 9. 会议用餐及正式宴会的安排； 10. 经费预算。 2021/4/13136二、会议筹备（一）制定会议筹备工作方案。主要内容为：会议名称、主题、时间、地点、内容、议程等会议基本事项；成立会议筹备工作机构，一般应成立会务组、材料组和宣传组，并明确各组的具体分工；工作要求，是否着正装等；所有工作人员的联系方式。（二）拟定会议通知。会议通知应包括：会议名称、主题和内容；会议时间和地点；会议议程；参会人员；会议报到时间和地点；