会议沟通技巧

1、第 第12页在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开导言在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开导言虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。【自检】【自检】你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点？你在会议沟通活动中是否具

2、有以下行为要点？你的会议沟通表现是否1.总是在会议开始前 3 天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会者。2.当与会者询问议程安排时总是回答： “还没定呢，等通知吧”。3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实，并在会议开始前加以确认。安排好。天确认关键人士是否会出席会议。始前才发现忘了邀请主管领导参加会议。 9会议时间安排恰当，能够完成所有的议题。以上 12 个问题，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，利 进 行 。 11沟 通 。 12都盼望着早点结束会议。以上 12 个问题

3、，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，自己的总分吧！自己的总分吧！36 分：你的会议沟通技巧是值得称道的。36 分：你的会议沟通技巧是值得称道的。03 分：你的会议沟通技巧也还不错，但需要进一步改进。00会议的安排制定 2议程 协调。安排 3.整理相关议题，并根据其重要程度排出讨论顺序。4.把议程安排提前交到与会者手。1.首要原则是少而精。挑选2.信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人与会都参加。者3.决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威,以及能对执行决策做出诺的人参加。4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。1.现场会议室一般比较方便且费用低廉,

4、因此是首选适宜 地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与沟通 会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专的会 用会议室。议室 2.与会者的身体舒适需求不能忽略，应注意会议室布置 的空调温度、桌椅舒适度，灯光与通风设备也应与会议的规模与安排的活动相适应。会议安排核查表会议的主持3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。会议安排核查表会议的主持3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。检查项目检查项目具体工作负责人检查结果会议沟通目标会议议程安排参加会议人员安排会议实物安排(一)成功地开始会议(一)成功地开始会议重要

5、的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的重要的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的开始。会议开场秘诀开始。会议开场秘诀1准时开会1准时开会对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事会者怀疑组织者的工作效率与领导能力。会者怀疑组织者的工作效率与领导能力。2向每个人表示欢迎2向每个人表示欢迎用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一过面了，也要确保把客人与新来乍到的成员介绍给大家。过面了，也要确保把客人与新来乍到的成员介绍给大家。3制定或者重温会议的

6、基本规则3制定或者重温会议的基本规则会议的基本规则是会议中行为的基本准则，你可以使用“不会议的基本规则是会议中行为的基本准则，你可以使用“不55询问“我们都同意这些规定吗?”要得到每一个人的肯定答复，询问“我们都同意这些规定吗?”要得到每一个人的肯定答复，而不要想当然地把沉默当成是没有异议。而不要想当然地把沉默当成是没有异议。4分配记录员与计时员的职责4分配记录员与计时员的职责如果可能的话，让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人如果可能的话，让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人些职责。些职责。(二)会议主持人的沟通技巧(二)会议主持人的沟通技巧一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的意见以

7、指引一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的意见以指引的效率。的效率。我们常用的问题大致可以分为两类：开放式的问题与封闭式我们常用的问题大致可以分为两类：开放式的问题与封闭式同意这种观点吗？”同意这种观点吗？”这就是封闭式的问题。做为一名有经验的会议主持人，你这就是封闭式的问题。做为一名有经验的会议主持人，你应该善于运用各种提问方式。应该善于运用各种提问方式。问题类型 棱镜型问题问题特点把别人向你提出的问题反问给所有与会者。 环形问题广播型问题定向型问题向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听每个人的工作计划，小王，由你开始。”向全体与会者提出一个问题，然后等待一个够纠正一下

8、？”这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压力。(三)圆满地结束会议(三)圆满地结束会议无论是什么样类型的会议，在会议结束的时候重新回顾一下无论是什么样类型的会议，在会议结束的时候重新回顾一下很必要的。很必要的。（1）总结主要的决定与行动方案以及会议的其他主要结果。成的事项；说明下次会议的可能议程。（3）给每一位与会者一点时间说最后一句话。（3）给每一位与会者一点时间说最后一句话。（4）就下次会议的日期、时间与地点问题达成一致意见。（4）就下次会议的日期、时间与地点问题达成一致意见。说“谢谢各位”来结束会议。说“谢谢各位”来结束会议。灵活地应对会议的困境灵

9、活地应对会议的困境会议依赖于与会者的相互作用。开会时出现问题是不可避免会议依赖于与会者的相互作用。开会时出现问题是不可避免并保持讨论的正确方向。(一)某些人试图支配讨论的局面的。有时问题因为人而产生，有时因为程序或逻辑而产生。在任并保持讨论的正确方向。(一)某些人试图支配讨论的局面在会议中，常常会出现“一言堂“的局面。如果我们会议的在会议中，常常会出现“一言堂“的局面。如果我们会议的位。当这种情形发生时，其他人通常就会只是坐着听。这时，主持者就应该提一些直接的问题，将与会者调动起来。持者就应该提一些直接的问题，将与会者调动起来。如果其他办法都不能奏效，不妨尝试在中间休息时与那个人如果其他办法都

10、不能奏效，不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈一谈，也许会有所帮助。私下谈一谈，也许会有所帮助。(二)某些人想争论(二)某些人想争论这种人可能自称无所不知，或者掌握的信息完全是错误的，这种人可能自称无所不知，或者掌握的信息完全是错误的，愚蠢的或牵强的发言，然后不再理睬他们。通常，这种人会激怒全体，会有人讲出不欢迎他们的话，然后一片沉默。这时，主持平衡。平衡。通常地，这个喜欢辩论的人会意识到情况，然后不再提出问通常地，这个喜欢辩论的人会意识到情况，然后不再提出问间。然后主持者立即向另一个人提问，以便让讨论继续下去。间。然后主持者立即向另一个人提问，以便让讨论继续下去。(三)某些人与身边的人开小会(

11、三)某些人与身边的人开小会当与会者人数很多时，经常会发生这种情形。开小会往往是当与会者人数很多时，经常会发生这种情形。开小会往往是大会提出某种想法前，想先试探别人的看法。通常，会议中有人时间持续长了才会成为一个问题。时间持续长了才会成为一个问题。一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容，另一个办一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容，另一个办法就是沉默，然后看着那个破坏秩序的人。通常，这样就会恢复会议秩序。会议秩序。(四)习惯性的跑题者(四)习惯性的跑题者FAST训练一个习惯性跑题者采取一些更富有建设性的行动：F，面对造成问题的人；训练一个习惯性跑题者采取一些更富有建设性的行动：F，面对

12、造成问题的人；A，感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图；A，感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图；S，建议一种新的行为方式；S，建议一种新的行为方式；T，多做几次尝试，可以逐步改变或者提高你的要求：T，多做几次尝试，可以逐步改变或者提高你的要求：例如，假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很例如，假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很风趣的人，但是他总是会让会议跑题。为了管住他：风趣的人，但是他总是会让会议跑题。为了管住他：F，注视他，说:“小王，我有个建议”F，注视他，说:“小王，我有个建议”S，“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是S，“但是我仍然不清楚你那聪明的脑

13、袋对这个问题真正是怎么看的?说真的，你是否能够告诉我们你的建议?”怎么看的?说真的，你是否能够告诉我们你的建议?”T，如果他还是没有改变，或者你可以更加严厉一些：T，如果他还是没有改变，或者你可以更加严厉一些：“别这样了。我们已经乐过了，但是现在的要点究竟是什么呢?”如果这些公开的干预仍然不能够见效，你可以问小王是否可如果这些公开的干预仍然不能够见效，你可以问小王是否可些什么。这样的谈话可以比公开场合中的语气更为坚定与严厉。【自检】请你根据左栏的问题，从右栏挑出相应的对策，将问题与相【自检】请你根据左栏的问题，从右栏挑出相应的对策，将问题与相应的对策用直线连接起来。通过该练习学习如何更好地控制会应的对策用直线连接起来。通过该练习学习如何更好地控制会议。议。问问题对策你想令讨论热烈。对策你想令讨论热烈。A.请每个与会者总结其他人的发言。个与会者总结其他人的发言。你想打断某项讨论。你想打断某项讨论。B.问小组一个开放式的问题。组一个开放式的问题。几个与会者在开小会。几个与会者在开小会。C.询问小组的反馈意见。小组的反馈意见。两名与会者就一个观点争执。两名与会者就一个观点争执。D.问小组一个具体