采购管理程序

1、文件编号： 标题：采购管理程序版本：A/2页码： PAGE 6/6目的：规范采购工作程序，确保采购的物资符合要求。范围：适用于本厂产品之生产性用的原材料、辅料、机器设备/工治具、检测设备、二次加工部品等；及非生产性用品（如办公用品、总务后勤用品）等的购买。职责：3.1生产部经理：3.2技术部经理：负责审核关于生产设备(如：机器、工具、加工治具等)和水电维修用品之采购申请单及采购订单；3.3品管部经理：负责审核关于检测用的仪器和量具等之采购申请单及采购订单；3.4行政部主任：负责审核关于办公用品(如:文具纸张、各类表单、工衣与办公设备等)之采购申请单及采购订单；3.5行政部任：3.6工厂总经理：

2、负责对所有采购申请单及采购订单的批准。 4.定义：无5.程序内容：5.1生产性原材料、二次加工部品的采购：5.1.1调度室依据客户订单所作的物料计划核算,若需请购原材料或二次加工部品时, 则调度室通知物料仓统一填写采购申请单,原材料由总经理审批,二次部品通知副总审批；5.1.25.1.3采购员依据批准的采购申请单,参考相关的采购标准或资料,及时填写采购订单,经生产部门经理审核，呈工厂总经理批准后,向合格的供应商发出订单。5.2其它物资的采购：需要时,均由需求部门主管填写采购申请单； 根据请购物资的不同类别,应将采购申请单分别送相关职能部门经理（或 主管）审核(见本程序第3条),并呈工厂总经理批

3、准后,转采购员； 采购员根据批准的采购申请单,参考相关的采购资料,填写采购订单,按本程序第3条规定进行审批后,向合格供应商发出订单。采购原则： 5.3.1采购人员应遵循“5R”原则(即“适时、适质、适量、适价、适地”)进行采购。适时：确保不断料；适质：确保所购物资之品质符合要求；适量：确保无积压，无呆料；适价：确保是最低的价钱（可与同行业的同类产品作比较）；适地：确保是较近的供应商，以保证交期。5.3.2采购人员通常应通过“询价、比价、议价和定价”四个环节，来尽量降低采购成本；而且每买一种物资，至少应找到两家以上的供应商报价（必要时提供样品及材质证明等资料）送相关人员（见本程序第3条）审查、筛

4、选； 5.3.3原则上采购产品应在合格供方名单中选择；若有顾客指定的供方，采购部必须从该供方处采购。采购物资的验收与付款： 5.4.1生产性原材料、二次加工部品及夹头的验收，由IQC依据来料检验程序进行；5.4.2其它物资的验收(包括质量和数量)，首先经采购人员初验后，再通知申购部门指派合适的人员进行验收；其实物的数量和质量均与采购订单、送货单相符合者，由验收人员在该送货单上签名后，知会仓库人员入库入帐，同时将送货单一联送采购存档作为到时付款凭证，另一联仓库保存作为收货凭据；5.4.3若属于现金付款者，经仓库收货入库后，则由仓库组长填写现金付款通知，并呈工厂总经理批准；送货供应商持此“通知”方

5、可到财务部领取现金；5.4.4原则上，采购人员与货物验收人员或仓库开据现金付款通知者不可由一人兼任。采购物资不合格的处理： 5.5.1生产性原材料、二次加工部品来料经检验后，判定不合格者，由品管经理依据不合格品控制程序中相关规定执行； 5.5.2其它物资来货经相关人员检验后，若因数量或质量不符合要求，则由该验收人员在其送货单上注明，并即时知会该采购人员处理；5.5.3该采购人员根据此货不合格的严重程度之不同，可分别采取以下处理办法：降价让步接收（但须征得总经理及供方同意后，由总经理在送货单上批示）仓库方能入库入帐；拒收（退货）； c) 即时换货后重新验收。 5.5.4与供应商的沟通,当供应商出

6、现品质异常时,品管部将IQC检验报告交采购人员传给供应商,如发现严重品质问题时,则由品管部填写纠正与预防措施报告交采购人员传真给供应商确认回传,采购人员将回传的报告复印一份给品管,由品管人员跟踪改善结果,如果未及时改善,再通知采购与供应商做进一步的沟通。采购订单修改：当采购订单规定的内容有变更时(如：送货日期、价格、数量、付款方式、规格、 品质要求等)，采购员负责修改采购订单，修改后的订单编号，可保持原编号不变，但须在修改后的订单上应注明“更正”和注明原订单“作废”；修改后的采购订单经审核后，应即时传给供应商确认并回传；交期管理：5.6.4.1采购人员依据供应商回复及确认采购单的交期进行汇总，

7、采购以电话、传真或E-mail等方式跟催。将实际交期记录于采购单中。5.6.4.1供应商的评定： 5.7.1如果重复订货采购员根据所需求采购物料，选择原相应的供应商； 5.7.2本公司以ISO9001:2008作为基本质量体系要求进行供应商质量体系的开发，并以供应商符合ISO/TS16949为目标（适用于汽车类产品）。供应商开发的先后顺序取决于供应商的质量/环境绩效和他们提供产品或服务的重要程度。外发加工供应商至少要通过ISO9001：2008认证（汽车类产品或客户有此要求时）。对暂无能力实施ISO9001：2008或ISO/TS16949标准的供应商，由采购组制订供应商体系开发计划要求供应商

8、按照计划达成。5.7.3若新的供应商，采购发出供应商调查表对供应商作初步确认，包括规模、品质声誉、生产能力、地点、价格、交货期、企业合法性、产品合法性等；如有必要采购可申请组织技术部、品管部、生产部、体系部之相关人员对供应商进行实地评审（或质量体系的评鉴）。新供应商评定标准分四等级：A级为合格；B级为可试用；C级为保留；D级为不合格；A、B级定为初步确认好的新供应商,可进一步作了解；C、D级定为初步不合格供应商,不考虑采购； 5.7.4采购员对已初步确认好的新供应商发出技术标准或图样（参照技术部三级文件），要求提供样品或进行少量采购，同时要求其报价；5.7.5对产品质量/要求有重大影响的材料或

9、工艺等送样（汽车类产品或客户有特殊要求时），依PPAP控制程序执行； 5.7.6品管部与技术部对供应商提供的样品进行验证或试验（如有必要请生产部试做），并作相关记录，将验证结果附一份给采购；采购可根据验证结果，经总经理批准后，可对样品OK的供应商进行批量采购； 5.7.7连续供货三批以上OK的新供应商，采购与供应商鉴订品质协议、不使用有害物质保证书，并要求供应商提供营业执照、组织机构代码证、材质证明等基本资料，评审合格后呈报总经理批准后，则正式列为合格供应商，可记录于合格供应商一览表中；顾客指定的供应商直接录入合格供应商一览表中。 5.7.8对现有的供应商(主要指体系建立前已长期合作良好的供方

10、)只需填写新供应商评定表,如评定合格就纳入合格供应商一览表中.合格供应商的管理5.8.1每半年由品管与采购对原材料、二次加工部品的合格供应商(不含其他供应商)进行“品质（包含供应中断）”、“交期（包含超额运费）”与“配合度”等进行考评，考评后可将其分为四个等级，A级90分以上（含90分），B级80分以上（含80分），C级60分以上（含60分），D级60分以下（不含60分）；记录于合格供应商评定表中，被评定为D级的供应商列为不合格供应商，及时从合格供应商一览表中删除；被评定为C级的供应商列为观察供应商，发出纠正与预防措施报告，IQC对其产品进行加严检验，追踪至其效果良好后再对其进行正常的采购与检

11、验；被评定为B级的供应商列为合格供应商，保持正常的采购与检验；被评定为A级的供应商列为良好供应商，可对其放宽检验。 5.8.2合格供应商最少每年复核一次,由生产部采购每年年初制定年度供应商审核计划，组织品保部、技术部、体系部、生产部等部门负责人对供方进行评定，以重新确认合格供方的资格；审核发现的不符合项由供应商及时回复审核不符合项改善报告中待下次审核时确认改善效果。采购信息和资料的收集 采购人员，应在日常工作中注重对相关采购资讯的收集和整理，存档备用； 所收集的采购资讯，包括对供应商的调查资料，供应商提供的材质证明、质量证书及产品目录等，采购人员可以书面形式或电脑档形式进行归档管理。 采购人员

12、需将本公司的环境物质的要求、质量要求、以及客户的特殊要求及时传达给供应商，确保供应商提供的产品符合本公司的要求。 委外加工的管理： 5.10.1 5.10.2采购组按5.7进行选择供应商,并报工厂总经理审批； 5.10.3总经理确定合适供应商,并决定委外加工的产品类型和数量； 5.10.4委外加工时,由调度室下达订单,技术部提供必要的生产图纸或样板以及相关作业指导书等资料；必要时品管部提供必要的检验规范、量具等资料； 5.10.5委外加工时,调度室书面通知品管部,必要时品管部跟进品质问题； 5.10.6委外加工完成,收成品仓收货,通知品管部,品管部按品质检验管理程序中相关规定进行验收； 5.10.7经检验合格的产品由调度室进行消帐,记录在外发加工记录表上； 5.10.8如出现品质问题则按5.5.4进行处理。6. 相关文件 6.1产品防护管理程序 6.2品质检验管理程序 6.3纠正与