电子邮件写作技巧市公开课金奖市赛课一等奖课件

1、电子邮件写作技巧张本声第1页处理邮件三种方式一、写邮件 。二、回复邮件。三、转发邮件。第2页电子邮件格式四关键点一、收件人二、抄送三、 主题（标题）四、内容。第3页邮箱地址（收件人）注意事项收件人：1.确认传送讯息对象，并将人数降至最低。2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成无须要困扰第4页电子邮件抄送要领抄送：1.在必要和确定情况下，抄送给对应需要知道进展情况人员。2.普通情况下不要给普通人员抄送。3.确认抄送讯息对象，并将人数降至最低，以免造成无须要困扰第5页主题填写要领主题：1、电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件内容。2、主题要明确、

2、精练与内容相关，表示出对方需要了解信息，而且能够区分对同一事物不一样信息。让人一望即知，方便对方快速了解与记忆第6页邮件内容写作要领（一）内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件内容力争简明扼要，并求沟通效益。普通信件所用起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都能够省略。但称呼，正文，结束，落款，署名四点要尽可能完整。包含以下：第7页邮件内容写作要领（二）1、称呼1)假如有收件人姓名话,能够让对方感觉愈加友好。2)若知道对方性别能够用：*先生、*小姐、*女士3)假如知道对方身份能够用：*总经理、*经理、*董事长、总、董、经理、 工第8页邮件内容写作要领（三）2、正文：做到主题明确，语言流畅，内容简练

3、。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成无须要困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌。在撰写汉字时候，只对部分以示强调词采取加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面处理。3)回复信件时,有必要加上部分原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)假如有附件，应该在正文处说明附件内容和用途；第9页邮件内容写作要领（四）3、结束：1)假如可提供好选择,应在结尾处提出。如:请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联络我.2)最好结尾要着眼未来。如

4、：希望我们能够达成合作3)结尾应显示诚恳。如：感激您抽闲洽谈第10页4、落款/署名：当前，有不少同仁时常会因为自己电子信箱中堆满了无数无聊电子邮件，甚至是陌生人电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不但会浪费自己时间和精力，而且还有可能会耽搁自己正事，鉴于此，在邮件中应该有落款/署名，以示身份和礼貌。邮件内容写作要领（四）第11页电子邮件写作应五C标准Correctness 准确标准Conciseness 简练标准Complete 完整标准Complete 清楚标准Complete 礼貌标准第12页一、准确标准 因为公务电子邮件涉及是公务活动双方权利、义务关系，其准确性沟通至关重要。具体而言，不仅

5、电子邮件语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。第13页二、简练标准简练标准是公务写作最主要标准，指在不影响完整性和礼貌性前提下，尽可能使用简单句子和简短词语。其词汇特征是用语简练，语言简明扼要。一封拖沓冗长、措词复杂电子邮件既浪费写作时间，也会给阅读者带来无须要麻烦，故公务电子邮件应以简明扼要为第一要务。第14页三、完整标准 公务电子邮件内容应力争详细、明确、完整，提供读者所需要信息，尤其像盘、问询事务及详细执行等需要回函电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含详细信息邮件，才能到达良好沟通效果。邮件是否完整，能够用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。第15页四、清楚标准 公务电子邮件写作要做到层次清楚，用词准确第16页五、礼貌标准公务电子邮件应遵照措词婉转、礼貌标准。鉴于电子邮件直接影响到与客户合作成败，客我双方应十分重视措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接收。在写作电子邮件时，能够经过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表示观点，提出要求。第17页小结 伴随企业对外活动不停扩展，电子邮件主要性也日益显著。同时，网络普及、沟通便捷，往往会让写作者忽略电子邮件应有规范和格式，就出现这么或那样问题。然而准确规范电子邮件，不但能反应写信人文笔