文件管理程序

1、PAGE PAGE 14 文件管理程序代码 版本A共 14 页日期 编制审核批准1、目的为了对公司文件实现有效管理，确保使用单位得到和使用有效文件，特制定本管理程序。2、适用范围本管理程序适用于公司所有文件的管理，包括电子媒体形式文件及适用的外来文件的管理。3、依据性法律法规及上级公司文件无4、职责4.1经营管理部负责组织公司管理手册的编写、评审、修订、发布工作；负责组织公司程序文件的评审、修订、发布工作；负责汇总编制公司； 4.2综合部负责公司红头文件的审核、发布；负责政府、上级公司来文的识别、传递、保存；4.3各职能部门负责本专业范围内的程序文件的编写、评审、修订工作；负责本专业第三层次文

2、件的编写、评审、修订；负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；负责建立本部门。4.4项目部(分公司)负责本单位第三层次文件的编写、评审、修订；负责本单位管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；负责建立本单位。5、工作程序本管理程序包括的工作事项有：内部文件的管理、外来文件的管理。具体要求如下：5.1内部文件的管理5.1.1内部文件的分类内部文件包括：a)公司管理手册。b)公司程序文件。c) 规章制度、规范、办法等长期使用的文件。d) 记录表单。e）计划、通知、方案等时效性文件。5.1.2文件的编号公司一体化管理体系文件代码、编号及其含义:a)管理手册：YCEC-M-版

3、本号。b)程序文件：YCEC-SP-程序文件序号-版本号。c)公司公文：采用发文文号标识。d)支持性文件（作业指导书）：YCEC-W-单位简称（编制单位名称拼音的前两个大写字母)-年号。e)记录表单： JL/产生记录的文件编号-序号-年号，具体执行记录管理程序。f)时效性文件：采用发文文号、文件名称及发文日期标识。注：YCEC公司， M管理，SP标准程序，W作业指导书（包括：操作规程、规范、办法、方案、细则等），JL记录表单。5.1.3文件的编制与审批5.1.3.1公司管理手册由经营管理部负责组织编制， 管理者代表审核， 总经理批准。5.1.3.2公司程序文件由经营管理部指导各单位按归口职能编

4、制，各单位负责人审核，公司分管领导批准后实施运行。经营管理部统一保存签批后的程序文件底稿；程序文件在审核过程中如需修改，由经营管理部根据各级领导的修改意见，组织相关部门人员对程序文件修改完善后再按照上述流程进行审批。5.1.3.3行政公文形式下发的制度、规范、办法等文件由有关部室拟稿，部室负责人审核，如需多个单位共同办理，则由牵头单位拟稿后，有关单位负责人会稿，由综合办公室核稿，公司分管领导或主管领导签发。具体执行公司公文公函及督查督办管理程序。5.1.3.4支持性文件（作业指导书）由单位自行编制，单位负责人审核，公司分管领导审批，必要时由总经理审批。5.1.3.5时效性文件（如计划、通知、方

5、案等)由各职能部室负责起草编制，单位负责人审核、公司分管领导审批。5.1.3.6凡是注明日期的引用文件， 只有被引用的版本适用于管理体系文件。 不注日期的引用文件， 该引用文件的最新版本适用于公司管理体系文件（包括任何修订版本)。5.1.4 文件的发放与接收5.1.4.1公司管理手册和程序文件由经营管理部确定发放范围， 通过内网公布，或通过OA系统发放至各单位。各单位进行二次分发时，应建立。5.1.4.2 行政公文形式下发的制度、规范、办法等文件由拟稿单位确定分发范围，综合部按照分发范围通过公司内网或OA系统分发。具体执行公司公文公函及督查督办管理程序。5.1.4.3 支持性文件（作业指导书）

6、由本单位确定发放范围，控制发放并建立。5.1.5文件的评审5.1.5.1文件归口管理部门每年至少组织一次对文件的充分性和适宜性进行评审，并根据评审结果填写文件评审表。5.1.5.2当出现下列情况之一时，应及时对文件进行评审，必要时进行修订：a)法律法规、管理标准换版或发生重大变化。b)上级公司或其它相关方要求发生变化。c)管理机构及职责发生变动时。d)体系审核和管理评审提出改进要求。e)作为文件制定依据的外来文件发生变化等。5.1.6文件的更改5.1.6.1文件更改时，发放部门填写，经原审批部门或人员审批后，按原文件发放途径下发。5.1.6.2文件由文件持有单位指定人员更改。若指定其他部门或人

7、员进行更改审批时，必须获得原审批部门所依据的背景资料。5.1.6.3 文件更改的方法a)划改：更改内容较少时，采用划改方法。即在需更改的文字上划一道横线，并在适当位置写出更改后的内容。同时用小写英文字母 a、b、c、d 等作相应标识；修改者填写修改记录并负责保存。b)换页：当一页中更改内容较大时，进行换页更改，同时修订状态通过 0、1、2 等进行识别。c)换版：由于文件更改影响使用时及时换版，换版时，用 A、B、C 等区别版本，同时收回作废文件。5.1.7文件的使用管理5.1.7.1各单位负责人收到公司发布的纸质文件后，通知本单位体系管理员3个工作日内将新收到的文件纳入本单位，要求单位人员学习

8、并执行文件。5.1.7.2对于通过OA系统公布的体系文件，单位负责人阅览后确认其适用性，对适用本单位的文件，通知本单位体系管理员3个工作日内将新文件纳入本单位，要求单位人员学习并执行文件。5.1.7.3电子文档的文件由经授权的人员专门负责管理，采用授权、 设置口令、加密编辑等方式进行控制，确保现行文件不被任意更改。5.1.7.4文件借阅时，填写，由借阅人签字方可，借阅人应在规定的期限内归还。5.1.8文件的保管及归档5.1.8.1文件持有人要确保文件的完好。当文件持有人办理离/退岗手续时，应将文件送交该文件发放单位体系管理员并办理文件退还或更换手续，由体系管理员在发放该文件时填写的中的“备注”

9、栏签名确认文件已归还。5.1.8.2用于储存的电子媒体文件需定期备份，确保备份文件为现行有效文件，并做好记录和标识。5.1.8.3需归档保存的文件资料由文件持有人交综合部档案室归档保管，具体执行档案管理程序5.1.8.4属于公司商业秘密的文件，按照其保密等级进行审批、传递、保管、复制、销毁、应用、出版、宣传审查等活动，具体执行行政综合事务管理程序 。5.1.9文件的作废及销毁5.1.9.1在用文件如需作废，体系管理员将填写齐全的文件评审表报本单位负责人批准后，在文件作废之日将公司内部网或OA系统中相应的作废文件删除。5.1.9.2所有失效或作废文件由原拟制部门通知发放部门，发放部门体系管理员按

10、原发放清单逐一收回并记录于。5.1.9.3作废文件的原稿上加盖作废印章，保存于发放部门，不作销毁,其余副本作废文件，由发放部门填写，经由原文件批准部门批准后，作统一销毁处理。5.1.9.4作业现场不准保留作废文件。其余留用的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由体系管理员加盖作废印章后方可保存参考。如有发放纸质文件需要作废，由文件编制单位体系管理员按原文件到收文单位体系管理员处，在文件作废时收回作废文件，并在中做好文件作废登记。文件编制单位体系管理员填写文件销毁单，经本单位负责人签字批准后对收回的作废文件进行销毁处理。如作废文件需要保留时，文件编制单位体系管理员对作废文件做“作废保留”标识，

11、隔离存放。5.2外来文件的管理5.2.1 外来文件的分类外来文件是来自公司外部的文件，包括与项目管理、生产经营有关的法律法规、规章、标准、规范，外函、上级公司的规定、通知要求及其他相关方要求文件，顾客提供的标准、图纸、图样等。5.2.2外来文件的使用管理5.2.2.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发,以确保其有效性。5.2.2.2 安全技术部负责收集质量/环境/职业健康安全适用的法律、法规与其它要求的最新版本,统一编号，加盖“外来文件”印章,分发到相关部门、单位使用,同时收回过期版本。5.2.2.3专业管理部门收集和接收到外来专业性文件，首先由有关专业人员进行文件及适用性条款的识

12、别，适用的文件送本部门体系管理员进行文件登记，纳入。然后将文件呈报公司有关领导阅示，有关部门根据领导意见对文件要求进行宣贯落实。文件需要多部门落实时，根据文件内容涉及的范围，（文件是纸质时）填写转送到使用单位体系管理员，电子版外来文件由专业管理部门体系管理员报本部门负责人审核同意后直接转发给使用单位负责人和相关人员。5.2.2.4各使用单位体系管理员接收专业管理部门下发的适用的纸质外来文件后，将文件纳入本单位，外来文件可直接引用原文件编号、年号和版本号进行标识。体系管理员填写后发放给单位负责人和相关人员，单位负责人应落实文件有关内容。使用外来文件过程中文件持有人要妥善保管好文件，防止文件损坏或

13、丢失。5.2.2.5专业管理部门确认外来文件作废时，应到文件使用单位的体系管理员处收回作废文件，作出“作废”标识，需要保存时隔离存放，若需销毁由专业管理部门体系管理员填写经本部门负责人批准后进行销毁处理。6、相关/支持性文件6.1记录管理程序6.2公文公函及督查督办管理程序6.3档案管理程序6.4行政综合事务管理程序7、记录表单7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.1：公司文件/记录清单业务系统程序文件依据性法律法规及上级文件相关/支持性文件 （工作标准、规程、作业指导书、细则等）记录表单序号编号名称7.2：公司文件发放/接受记录单序号文件名称文

14、件编号页数接收单位接收日期接收人备注7.3： 公司文件评审表序号文件名称评审依据评审结论验证结论验证人备注符合基本符合不符合评审小组签名注：评审结论基本符合的，需对不符合部分内容进行修改并对修改结果进行验证。评审结论不符合的文件需重新修改后，重新提交评审。7.4： 公司文件更改通知单文件名称文件编号更改处数更改前更改后页码内 容标记内 容7.5:公司文件/记录清单单位名称责任人序号文件名称记录表单备注7.6: 公司文件借阅登记表部门：_ 序号文件编号文件名称借阅人借阅日期交还日期备注7.7: 公司文件发放/回收登记表部门：_ 序号文件名称文件编号发放记录回收记录发往部门发往日期数量签收发往部门发往日期数量签收7.8: 公司文件更改/废止申请单文件名称