谈对现代会计管理新方法的探析

1、谈对现代会计管理新方法的探析摘要：现代会计档案管理具有不同于人工会计的许多特点。最主要的是用计算机代替了人工记帐，同时还有现代化载体，软硬件环境，系列化资料等要求。文章分析了现代会计管理的新方法。关键词：会计档案管理分析1现代会计档案管理的新特点会计电算化是指用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及局部替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。电算化会计档案管理有如下特点：计算机技能。电算化会计系统对人员的素质与系统平安操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，才能顺利实现电算化。现代化载体。根据1

2、999年1月1日起施行的?会计档案管理方法?规定，采用电子计算机进展会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。系列化资料。这是由电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据，还要保存能被计算机识读的程序文件、数据构造文件以及各种代码，然后才能借助计算机进展会计核算。软硬件环境。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算

3、机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。2会计档案的搜集与保存为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的搜集、管理与保存、利用等方面的工作。2.1档案的搜集。所谓电算化会计档案的搜集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝备份存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。2.2档案的保存。由于电算化会计档

4、案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“ab备份法进展数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的消灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进展检查，定期进展复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丧失，造成无法挽救的损失。2.3档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断晋级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：所调阅的会计档案的版本号与当

5、前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅或数据恢复功能进展调阅即可；所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进展调阅。3电算化会计档案的管理问题分析3.1完善硬件设施建立提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；装备具有高明晰度打印才能的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的平安防护功能，如有联网，注意进展定期的补丁维护，防止因电脑平安或网络平安，导

6、致会计档案泄密或被人为恶意修改。针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进展管理时应对硬盘上的会计档案，采取相应的平安保密措施，防止对会计档案进展修改。3.2完善各项管理制度3.2.1建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保存副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。3.2.2建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进展会计档案数据备

7、份，备用盘与储存盘别离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进展编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。3.2.3建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管指导、财务部门负责人批准。3.2.4建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进展定期检查、复制，以防止会计信息损坏。3.2.

8、5建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据构造文件等，那么只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的平安性，减少人为修改的可能。3.3进步会计人员素质由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析才能的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好根底；同时电算化软件维护及系统平安的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。3.4进步思想重视程度实现会计电算化的企业单位，有关指导应当高度认识对电算化会计档案资料进展科学化管理的重要性，并催促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经历，因此，应当进一步进步电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。电算化会计档案作为