高校图书馆与院系资料室联合目录数据库建设探讨

1、高校图书馆与院系资料室结合目录数据库建立讨论摘要以广西师范大学为例，阐述了高校图书馆与院系资料室结合目录数据库建立的意义，并对施行细节进展了讨论。关键词高校图书馆；资料室；书目数据库；结合目录1前言自1998年11月国家高等教育文献保障系统ALIS(hinaAadeiLibraryInfratinsyste)工程正式立项以来，成效斐然。目前ALIS三级保障系统(全国文献信息效劳中心、地区分中心、各图书馆)主干网的根本框架已经完成，成员开展迅速，“截止到2022年12月31日结合目录成员馆总数已达604家。ALIS在第一期建立阶段已获得显著成效：共建共知共享的观念得到了普遍的认同；越来越多的高校

2、图书馆积极参与ALIS的建立，一样地区内高校图书馆的合作活动越来越多；馆际互借活动在方式方法上、效劳内容上日益丰富；促进了一批高校图书馆的现代化建立及一批省市的文献信息保障体系建立，增加了对用户文献信息需求的保障力度。然而就在我们为高校馆之间实现文献资源共建共享而不懈努力并获得可喜成就时，往往忽略了眼前的一个事实：我们自己校内文献资源的共建和共享工作由于种种原因却停滞不前。以ALIS为中心的文献信息共享网络主要只是在各高校图书馆之间运行，而作为高校内部图书馆的组成局部的各院系资料室大多被抛弃在开展轨道之外。作为ALIS的一个组成局部高校内部文献信息系统也包括高校各院系资料室，缺少了院系资料室的

3、参与，高校内部自身的文献保障体系就是不完好的，从而影响了ALIS整体的文献保障。所以ALIS强调各高校要大力加强自身的文献保障体系的建立，以促进ALIS全面化的文献资源建立，因此作为ALIS成员馆的各高校其自身的文献保障体系的建立就显得异常紧迫。高校内文献资源共建共享不仅是促进高校教学、科研开展的重要组成局部，同时也是ALIS赋予我们各高校的职责。我馆是ALIS的成员馆，我校的文献资源保障系统从酝酿到论证到如今详细施行已经过了较为充分的准备。它的建立目的是一方面建立起校内的文献保障体系，建立本校的文献资源共享网络，把对高校教学和科研的信息效劳进步到一个崭新的程度，为重点学科建立及总体目的的实现

4、提供有力的保障；另一方面ALIS赋予我们建立各自子系统的责任，进一步稳固和完善ALIS三级文献保障体系，对进步ALIS综合效劳程度，扩大ALIS效劳范围做出有力推动。高校文献保障体系的一项非常重要的工作就是校内结合目录数据库的建立，它是共知共享的基矗只有建成一个全校统一的结合目录数据库，才谈得上校内文献信息资源共享。由于各种原因很多高校内都没有进展结合书目数据库建立，或者是书目数据库建立得不完好，这样的书目数据库对全校文献信息资源保障来说是不完好的。联机公共查询是实现共知的最正确途径，馆际互借和文献传递是实现馆际共享，互惠互利的真正表达，而这一切都是建立在结合目录数据库之上的。我校结合目录数据

5、库就是在这样的背景之下作为2022年全校文献信息建立的头等大事开场了全面建立。2结合目录数据库建立内容及目的广西师范大学结合目录数据库是广西师范大学文献保障体系重点建立的数据库之一。该工程方案在一年内以建立全校范围(图书馆与各院系资料室)结合目录数据库为根底，建立以联机合作编目、书目资源公共查询和校内互借三大效劳系统为主要目的的文献资源共享系统。其建立内容为利用现代信息技术手段，建立全校的资源共享网络，为全校教学科研人员提供书、刊及其他文献资源的网络公共查询，支持高校文献资源系统的联机编目，实现全校甚至国内、国际馆际互借和文献传递，把对高校教学和科研的信息效劳进步到一个全新高度，为重点学科建立

6、及学校总体目的的实现提供有力保障。工程的目的是：在一年内以建立结合目录数据库为根底，建立起以联机合作编目、书目资源公共查询和校内互借三大效劳系统为主要目的的资源共享系统。为全校教学科研人员提供书、刊及其他文献资源的网络公共查询，支持图书馆及全校各院系资料室联机合作编目，实现全校各院系之间院际互借及文献传递。上述三大效劳子系统是以结合目录数据库为根底的。多语种、多文献类型和采用不同AR格式的书目记录集成在同一个书目数据库。它包括中外文书刊目录，以及多媒体、电子资源等非书资源的目录。工程在操作上依托校园网，统一采用汇文文献信息效劳系统，遵循ALIS编目规那么，方案在一年内完成全校所有书、刊、光盘等

7、大约60万条书目数据的回溯工作，提供全校范围内的公共查询效劳，实现全校联机合作编目和院系之间文献互借和传递，为全校文献保障体系的全面施行、滚动开展打下良好的基矗作为ALIS的成员馆，我校的结合目录数据库在建立目的及建立方案的总体思路上遵循与ALIS结合目录工程一致的建立原那么。只是ALLS结合目录子工程作为一个全国性的建立工程，效劳的对象普及全国范围乃至全世界所有有需求的用户，工程在宏观规划以及微观把握上它可能更多要侧重于宏观的考虑。而我们作为其子系统的一个成员，在本校结合目录数据库的建立上结合本校的实际，尤其是在校文献保障体系建立初级阶段，更多侧重详细施行的各个环节。3结合目录数据库建立前期

8、准备工作我校图书馆内文献资源机读目录数据已于2022年前全部回溯完成，但各院系只有少数几个资料室由图书馆陆续派人利用假期回溯了总数大约3万条的机读目录数据。结合目录数据库建立工作首先要对全校各院系资料室所藏文献全部进展数据回溯，这是一项流程较复杂、耗时费力的工作，必须对工作对象做详细调查，才能制定详细施行方案。通过深化到各院系，调查结果如下。(1)设备严重缺乏。18个院系中只有文学院有工作机2台、检索机5台，并且于2000年购置ILAS文献信息效劳系统，其他院系自身的设备多是各院系实验室淘汰下来的旧电脑，功能差，无法完全支持现代化的文献信息效劳系统的正常运行。(2)人员紧缺。调查显示，18个院

9、系中有5个院系资料室分别只有1名专职人员，另有5个院系资料室分别仅有半个工作人员(资料室的工作人员还另兼财务、办公室秘书等杂务)，大多数院系资料室工作人员身兼数职，人员非常紧张。(3)工作方式落后。都是手工效劳。文学院虽然购置ILAS文献信息效劳系统，但由于人员紧张，并且现有的工作人员都不具有现代化文献信息管理与效劳的技能，因此ILAS的各项功能未能得到有效的应用。(4)书目数据缺失。大局部院系资料室的书刊都是既无机读目录数据也无完好的卡片目录，只是按大致的学科归属放置架上，凭经历查找。(5)文献回溯尚未完成。全校18个院、系、附属机构共有总藏量为269941种657001册文献资料。除文旅学

10、院、社科部、化学化工学院、附属外国语学校已由我馆有关人员从2001年起采用假期加班方式，陆续完成约30000种、80000册中文图书回溯建库外，仍有240000余种、577000余册书刊需要进展机读目录数据回溯。调查显示，完全由图书馆派自身人员完成此项工作，事实证明那将是一个漫长的工程。而由各院系资料室自己的工作人员亲自施行更不现实，恰学校此时为了迎接普通高等学校本科教学评估，对图书馆的建立非常重视，借此时机图书馆以工程的形式进展专门立项，向学校申请专项经费，获得学校批准。该工程规定要在一年内突击完成。此前，该工程已陆续开展了5年的工作。4确立数据库建库方案结合目录数据库建立考虑到我们学校详细

11、的情况：时间紧、条件差、人员缺等，我们决定采用逐一完成的方式来进展，即由学校统一发动，图书馆详细负责，成立专门工程小组，由图书馆统一调度，各院系大力配合。施行分三个阶段。41第一阶段：工程筹备阶段411在图书馆设立工程组，作为结合目录数据库工程建立和施行的执行机构，全面负责该工程的设计、建立和管理工作。412使用设备进展统一招标。每个院系装备2台以上的计算机，一台作为工作机，另一台提供用户检索。413各院系与图书馆一致全部采用汇文文献信息效劳系统，全校所有书目数据都建在同一个中央数据库内，文学院原有的ILAS系统不再使用。414对各院系资料室人员进展第一阶段的业务培训。42第二阶段：工程运行阶

12、段421组建专门队伍。向社会进展招聘成立专门编目队伍，并对招聘人员进展编目培训。培训内容有：中国图书分类法第四版、文献著录总那么、普通图书著录规那么、ALLS联机合作编目手册等。422制定建库标准。建立健全数据库建立的标准、标准和条例，数据库建立执行统一格式、统一标准。4.23制定编目细那么。以文献著录总那么、普通图书著录规那么、中国机读目录格式、ALIS联机合作编目手册为标准，与采编部图书编目细那么保持一致，制定回溯建库工作分类排架号的选取规那么，数据录入字段的选取规那么等。424确定数据回溯形式。书目数据回溯大多采用以卡录入数据或以文献实物录入数据2种方法。过去我馆馆内书目数据回溯时采取的

13、是利用原有卡片目录与书一一核对，之后用卡片回溯数据的方式。由于图书馆的图书分藏在不同库室，很容易造成漏核现象，再加上错架的书与丧失的书、未还图书等原因，在花费了较大的人力后得到的卡片记录仍与实际库藏有不小的误差，根据卡片回溯的数据库所造成的一些数据错误、数据遗漏等问题到如今还未完全解决。故此我们这一次工作决定采取利用实物直接回溯的方式。425制定工作流程。合理的工作流程是高质量与高效率的保证。(1)数据加工流程。1)。凡我馆数据库已有AR记录的只添加卷期号等馆藏信息。我馆没有AR数据的由工程小组人员做好AR数据并分配好索取号后再由负责编目组的人员添加详细信息。2)图书。通过查重确定在图书馆中央

14、数据库中已有书目数据的图书只添加复本，注明详细馆藏地；中央数据库中无数据的图书从ALIS下载数据，参照690字段增加索书号、增加复本信息注明详细馆藏地；如受编图书通过多途径查重不能在中央数据库中查找到相应数据的，也无ALIS数据可下载，那么需进展原始编目。加工流程如图1所示。转贴于论文联盟.ll.(2)人员工作流程。借鉴工厂流水作业的高效工作经历，对招聘的13个人员进展专项分工：4人专做添加复本、下载数据的工作(A组)，4人做原始编目(B组)，2人做外文图书数据(组)，3个人负责回溯数据(D组)。由于中央数据库已有数据的书以及能从ALIS下载数据的书占大多数，而需要进展原始编目的书就抽出来交与

15、B组，所以这4个小组里A组总是最先完成，他们完成第1个院系后最先进入下一个院系，紧跟着是做原始编目的或是外文组的人相继跟进，形成一种滚动前进的工作流程，使各个工作环节衔接严密。工作流程见图2。大局部院系资料室场地都很紧张，根本无法提供一个同时包容十几个人的工作场地。我们把人员分为不同几个小组一方面是借鉴流水作业的高效率，专做一项工作会使速度最大限度的提升，再加上按量计酬的薪金结算方式，使我们的工作效率大大进步；另一方面能有效实行人员分流但又能保证各工作环节严密衔接。我们从一个场地条件最好的院系开场，随着不同小组相继进入下一个院系，从而实行人员分流。事实证明我们采取的这种工作方式是一种高效率的工

16、作方式，我们工程小组3名工作成员(负责工作管理，培训及数据抽查等工作)和招聘的13名编目人员，在8个月的时间里一共完成44万多册(张)书刊、光盘等书目数据的回溯工作。426全面建立，初步完成建立目的。我们采取边建立边开通的方式，建成一个系开放一个系。并且为了减少对读者利用产生的影响，在数据回溯期间照常接待读者，假如读者需借阅图书仍采用手工登记的方法借出，读者还回的图书那么先进展数据录入再上架尽量不影响读者的利用。最后一个院系建立完成，就进入全面开通运行阶段。43第三阶段：进一步优化、完善和维护建成的数据库，并发挥其各项功能、431运行文献信息效劳系统的各项功能。对各院系资料室人员进展进一步的业

17、务培训，内容包括汇文文献信息效劳系统的各项功能的操作与应用。并加强联机编目工作的进展，开展编目工作考核，制定考核标准，只有考核通过的人员才能由图书馆开通编目权限，然后对院系所新购图书进展联机编目。432进展数据修改及维护。大范围的数据回溯不可防止会出现一些问题数据，工程小组安排专门人员长期进展数据维护及修改，以保证数据质量。433制定共享的规那么。高校文献信息保障体系的建立目的就是要走整体开展的道路，为全校培养高层次人才和进展学科研究提供文献信息保障。制定全校文献信息共享规那么是共建、共享的保证。在原那么上所有的文献资源都应在共享的范围内，但考虑到资料室藏书特点、人员编制等问题，一步到位地采取

18、与图书馆一样的全开放型效劳，条件还欠成熟，可以有个逐步实现的过程。第一步由学校统一发放一卡通的借阅证，图书馆与各院系通用。同时采取有限借阅的方法，即资料室文献以阅览、提供复印为主，一些院系的图书可以提供外借，但期限可比图书馆的短以便进步流通速度。在获得一定程度的共享经历后再开通多方面、较高层次的共享效劳。图书馆作为中心馆在效劳上要实在起到主导作用，并责无旁贷做好技术指导工作。5完毕语由于是在迎接评估这个机遇下开展的此项工作，全校在思想认识上高度统一，并且学校落实了专项经费，人力财力都有较充分的保障，工作进展得比拟顺利，原订一年完成的工作最后只用了8个月就提早完成。初步运行后反响很好，图书馆在学校的地位有了较大的提升，其意义是深远的。(1)实现文献的共知共享。校内结合目录数据库的建立实现了全校文献信息联网的目的，用户可以通过图书馆的书目查询系统查询到数据库内所有的数据，并根据目录提供的馆藏地址，恳求借阅，充分发挥文献资源的作用。(2)实现文献资源最大利用。文献只有在利用的过程中其价值才能得到表达，从这个角度，利用的人越多，其价值越大。校结合目录建成后师生反响非常好，利用率大为进步。(3)