依托现代信息技术 构建公文现代化管理体系

1、PAGE PAGE - 3 -依托现代信息技术构建公文现代化管理体系成都铁路局是铁道部下属的18个铁路局（集团公司）之一，地处西南，管辖宝成、成渝、襄渝、成昆、川黔、黔桂、沪昆、内六、渝怀、遂渝、遂成、沪蓉、万凉13条干线和11条国铁支线，以及达成、达万、乐巴、成灌4条合资铁路。管辖范围广，管理单位多、单位员工多是与众多大型国企共具的特点，但铁路运输的特殊性又决定了运输指令必须及时准确传递，文件精神必须及时准确贯彻，沿线信息必须及时准确反馈，信息渠道畅通无阻是运输安全的基本保障。成都铁路局办公信息系统2022年开始研发，2022年投入使用，8年来经过不断推广和完善，从最初仅在机关试运行到如今推

2、广到全局运输站段，从仅用于公文流转传输到现在覆盖后勤管理、人事管理、计划基建、规章管理、法人授权等多个专业多个系统，如今已成为全局上下不可或缺的重要办公手段，办公信息系统在全局的顺利推广使用优化了办公流程、提高了办公效率、降低了办公成本、提升了企业管理水平。作为最初研发最广泛使用的公文管理模块，经过历次调整和优化，不仅流程设计更为科学合理，数据整理更加方便快捷，其功能也由原来单一流转程序管理逐步扩展为办前有提示，办中有控制，办后有追踪的科学管理体系，对促进全局公文规范化管理起到了重要作用。一、合理分析流程，构建严谨的公文管理体系1.实现公文拟制与公文交换既相互独立又有机结合。路局办公信息系统自

3、2022年末与西南交大联合研发，初建公文拟制、收文处理、签报管理等以公文处理为核心的办公平台，同时搭建机关与所属各单位、部门间的公文交换中心，2022年在路局直管站段体制改革的过渡期，又开发了短信通知系统，实现节假日发文及紧急公文短信通知。经过多次改进优化，目前基于C/S（客户端/服务器模式）架构的办公系统平台（含短信平台）与基于B/S（浏览器/服务器模式）架构的公文交换及资料交换平台既相对独立又相辅相成、有机结合，共同构建了路局安全、统一、高效、灵活、方便的文件运作平台。2.实现以用户身份界定操作权限。（1）对公文处理过程进行阶段性分解。认真分析公文处理中发文、收文、签报、督办等每个过程的规

4、律及规范，将其分解成前后连贯而又相互独立的阶段，避免各阶段混淆从而出现流程控制的蜘蛛网现象。（2）厘清公文处理过程中的角色。以机关办公系统为例，其角色主要分为一般办理人员（含文稿组织人）、部门科长、部门领导、局领导秘书、局领导、文书员（含部门秘书）等，每个人注册即被分配不同角色，每个角色在公文处理各阶段菜单设计坚持可操作才可见，不可操作则不可见的原则，如只有文书员才有生成文号发文或新建收文登记操作，只有主办部门相关人员才能发起会签，只有处室领导才能会签签字，只有秘书才能送签签字等等，最大限度避免错误或违规操作。（3）阶段与角色完美结合，实现流程的有效控制。在公文处理每个阶段对每个角色的菜单设计如上所述，坚持可操作才可见的原则。菜单及流程设计一方面要充分考虑公文处理的基本原则，要卡控关键环节，坚持流程的唯一性、不可逆性；另一方面又要兼顾容错原则，在某些阶段要允许退回、修