内控制度体系管理制度

1、内控制度体系管理制度 总 则为规范xx有限公司（以下简称“公司”）内控制度建设活动，建立“精简、高效、实用”并体现公司特色的、科学的内控制度管理体系，规范内控制度的制定、发布、废止、执行、监督和评价等程序，以适应公司的经营发展需要。根据国家相关法律法规及xx集团有限公司内控制度体系管理制度规定，结合公司经营模式，特制定本制度。本制度所称“内控制度”是指根据本制度制定和生效的公司工作规则、制度、办法、细则、指引、手册等各类管理文件，是公司制度文件的总称。公司内控制度体系管理的目标是保障公司的运作合法化、有序化、规范化和标准化，降低公司经营成本。公司的内控制度管理遵循如下原则：系统性原则。从公司整

2、体发展的角度制定全面适用的内控制度体系，各项内控制度间须相互匹配、避免冲突；合规性原则。公司各项内控制度要符合国家现行法律、相关监管要求和集团内控制度的相关规定；实效性原则。从公司经营管理实际出发制定内控制度，认真调查研究，确保内控制度的可执行；稳定性与适应性相结合原则。在保持内控制度相对稳定地发挥效力的同时，也须根据外部环境的变化和管理理念的更新，及时调整内控制度，使之不断满足公司的发展要求。本制度适用于公司各项内控制度的管理，但涉及党务、工会、以及团委工作的内控制度按照其相关规定管理。内控制度管理体系及构成公司对制度进行体系化管理，构建制度管理框架和制度的效力位阶，将公司所有的制度划分为三

3、级：一级制度是指公司治理类议事规则及由国家政策法律法规衍生出的、公司整体运行所必需的基本管理制度；二级制度指从一级制度中分离、延伸出来的独立的具体管理办法；三级制度指在具体实施操作时所应当遵循的细则、指引和手册。公司章程具有最高效力，公司其他各项制度不得同公司章程相抵触；公司一级制度的效力高于二级制度，二级制度的效力高于三级制度。公司制度的名称格式要规范，结构层次要统一，具体内容要清晰。（一）制度名称一般由“管理的实施主体（xx有限公司）+管理的对象、过程、活动名称+文体名称”构成；对于需要试行后再作修订的，可在名称中加上“试行”或“暂行”字样。公司各级制度的“文体名称”规定如下：“公司一级制

4、度”主要命名为“规则”、“制度”；“公司二级制度”主要命名为“办法”；“公司三级制度”主要命名为“细则”、“指引”、“手册”。对于名称中需包含“试行”、“暂行”字样的内控制度，其至少须满足以下条件之一：公司以前没有制定此方面的内控制度或类似管理文件；该项内控制度的运作效果难以预测或判断；该项内控制度的执行可能会产生风险。制度的试行或暂行时间原则上不超过一年，制度拟定部门根据其运行效果及时修订，履行相关审批程序后，形成正式制度文件。公司制度的结构层次要统一，同一文体名称的制度须采用同样的结构层次，涵盖共性的基本要素，遵照标准的格式要求编写，以便于制度的统一管理。公司制度的具体内容要清晰，各项制度

5、一般须包括以下内容：制度制定目的、有关术语定义、适用范围等；制度内容涉及的管理机构及职责分工；制度内容涉及的主要管理内容、管理流程及具体管理要求等；制度实施的有关要求，与该制度相关的其它制度、流程、表单名称，与相关制度的关系，制度解释主体、审批机构及生效日期，制度的附件等内容。具体结构层次、内容参照相关制度模板执行（详见附件3）。公司根据财政部等五部委颁发的企业内部控制基本规范、企业内部控制应用指引、企业内部控制评价指引，围绕内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督五要素制定公司经营管理内部控制手册、公司内部控制自我评价手册。结合公司财务共享业务依托信息系统流程进行业务处理的行业特性

6、，制定公司业务流程内部控制手册。管理机构与职责公司董事会职责：审批公司一级管理制度；审批内控制度体系建设成果；授权董事长签署董事会审批通过后的内控制度；审批内部控制手册；组织成立由董事长担任负责人的内部控制领导机构。公司总经理办公会职责：审批公司二、三级管理制度；审批内控制度体系建设和管理方案；审批有关公司内控制度建设的其他重大事项；授权总经理签署总经理办公会审批通过后的内控制度。质量控制部是公司内控制度体系建设及管理的归口管理部门，全面负责公司内控制度体系建设及管理相关工作，其主要职责是：根据公司经营管理需要向各部门提出内控制度编写要求；汇总和审核各部门提出的内控制度建设计划、修编方案及制度

7、草案；负责对内控制度起草部门在内控制度编写过程中进行指导与支持；负责组织开展内控制度草案的会审、会签及提请上会决策工作；负责公司内控制度制订、修订定稿的发布工作；负责或督导实施公司内控制度培训宣贯工作；定期组织开展制度在实施过程中的问题检查、反馈及优化更新；负责公司内控制度清单整理、内控制度文件的归整和建档等工作；负责有关公司内控制度体系管理的其它各项工作。公司各部门是本部门职能范围内内控制度建设的主体责任机构，其承担以下职责：起草或修订本部门职能范围内或与本部门职能相关的内控制度；根据要求参与审核、会签与本部门职能相关的内控制度；贯彻执行公司的各项内控制度，并对本部门内控制度执行情况进行监督

8、检查；结合管理需要适时提出内控制度新增、修订及废止建议，推动内控制度优化完善。党群人资部从纪检角度提出年度规章制度评价报告，在公司经营环境、资源配置、经营方向和领域等发生重大变化时，将发现的有关制度建设及执行方面的问题及时反馈给质量控制部。跨部门制定或多部门联合出台的内控制度，要根据内控制度的编制主体和主要内容确定内控制度的主责部门，并由主责部门将该内控制度纳入本部门管理，其它部门予以配合。内控制度的制定、发布和废止内控制度的制定公司各部门对本部门职责范围内内控制度的制定、修订及废止全过程负责，并对其起草内控制度的科学性、规范性、操作性，以及与上级和相关内控制度的协调一致性负责。内控制度在制定

9、或修订前，各部门须认真研究分析确定其需求来源。根据自身需求，负责本部门职能范围内内控制度的起草工作，并充分听取其它部门的意见，进行必要的内外部调研。内控制度制定具体流程如下：责任部门进行信息收集与分析。各部门充分搜集和分析与该内控制度编制相关的信息资料，具体须明晰如下内容：待制定、修订的内控制度所述管理事项的管理现状及存在的问题，与外部法律法规、政策及公司内部其他内控制度的相互关系等，避免发生重复、冲突和抵触。责任部门拟写制度草案，并将制度草案提交质量控制部审核。质量控制部进行制度草案审核并反馈意见。质量控制部对内控制度草案进行审核，并形成书面审核反馈意见。审核内容包括：格式是否标准规范，内容

10、是否清晰合理，建议修改事项，与公司其它内控制度的衔接情况等。责任部门按质量控制部审核反馈意见进行修改完善，形成制度草案（修改稿）。责任部门对制度草案（修改稿）征求意见。任何部门不得在未经征求意见的情况下发布要求其他部门或人员执行的制度。责任部门在公司范围内进行制度草案（修改稿）征求意见（可采用会议讨论方式或纸质会签方式），并根据各部门反馈意见结合实际情况进行修改完善，形成制度（送审稿）。内控制度的审批和发布对制度草案、制度草案（修改稿）的反馈意见及采纳情况作为公司董事会、总经理办公会审批制度的前置性材料。制度（送审稿）由质量控制部统一提交相关决策主体审批。经审批通过后的制度，由审批机构授权对应

11、的权限主体进行签署，成文制度（包括一、二、三级制度及内控手册）由质量控制部统一发布执行。公司各部门未经批准，不得擅自下发内控制度。根据工会法及劳动合同法等相关法律规定，凡涉及民主管理、职工福利、全员劳动合同、职工奖惩方面涉及职工切身利益的内控制度，除履行上述审批程序外，还需经职工代表大会审议，或采取其它方式听取职工代表意见。内控制度的废止质量控制部须会同公司各部门定期对内控制度进行清理，明确其效力状况，应予废止的须及时废止。内控制度有下列情形之一的，应当予以废止：因制定制度依据的国家法律政策、相关规定发生重大变化，而失去合法性的；规范事项已完成，或因情势变更，不必继续施行的；同一事项已由新规章

12、作出规范，原规章失去存在必要的；暂行期或试行期已过，暂行规章或试行规章不必继续执行或已被新规章取代的；一直未实际执行或执行情况较差，且并未对正常经营管理工作造成重大影响的；其他应予废止的情形。单独废止内控制度时，由该项内控制度的责任部门向质量控制部提出废止请求，其废止审批权限按照内控制度制定权限执行。因管理需要或内控制度本身的变更修订，需废止原有内控制度的，须在修订后的内控制度中予以明确说明。内部控制手册的相关内容增减，由质量控制部会同相关部门决定。内控制度的执行和监督内控制度的培训和宣贯。对于签署后发布生效的内控制度，其责任部门须在公司内部对相应制度进行至少一次解读，根据需要编制内控制度培训

13、教案和培训计划，提交质量控制部，由质量控制部会同责任部门、培训管理岗，对公司相关人员进行培训宣贯。内控制度的执行和监督。公司各项内控制度一经发布，必须严格执行。各责任部门须对实施情况及时跟踪收集相关信息；其它部门就内控制度执行过程中发现的问题，及时对责任部门提出改进意见。公司应按年度向集团经营管理中心提交内控制度执行情况自检自查报告。应遵照集团制度的要求，推动内控制度在公司执行实施。公司检查监督内控制度执行情况时，要建立检查执行情况的原始记录文档，且记录要真实、全面，以作为公司督导和明确责任的依据。内控制度执行中特殊情况的处理。内控制度执行过程中，如发现重大情况确实不能按规定执行或难以实施的，

14、须按本制度关于内控制度的废止规定执行，或报请公司相应制度决策机构批准同意后及时进行修订。内控制度修订程序参照制定程序执行。修订规章制度时，通过检查内部控制管理手册与其他制度的一致性，并同时更新相应的内部控制手册相关指引。内部控制手册相关指引的修订由质量控制部复核确认。内控制度修订原则上采用制度内容完全更新法，不得采用打补丁法。内控制度的评价公司对内控制度进行定期或不定期评价。定期评价：质量控制部出具的公司年度内控制度管理综合评价报告作为公司对内控制度的定期评价，其主要内容来自： 1.各制度责任主体年度内控制度“废改立”及制度运行情况自检自查报告；2.党委人资部从纪检监察角度对内容制度监督评价报

15、告；3.审计机构在开展各类审计后有关制度问题的反馈；4.从法律风险角度出具的制度的法律审核论证意见；5.质量控制部在履行归口管理相关职能过程中发现的问题；6.集团、董事会、总经理办公会的意见。不定期评价：发生下列情况时，质量控制部须及时收集各部门的反馈意见，组织对公司内控制度体系或专项内控制度的评价工作：1.国家宏观经济政策调整、重要法律法规实施等造成公司经营环境改变时；2.公司的资源配置、经营方向和领域、组织机构等发生重大变化时；3.公司的经营管理策略进行重大调整时；4.公司的业务存在较大风险时；5.特定内控制度执行出现明显违规操作现象时；6.其它改变公司外部或内部经营条件的事项发生时。公司

16、内部控制自我评价按公司内部控制自我评价管理办法的相关规定执行。内控制度评价结果的运用识别并确定公司内控制度管理的需求。确定公司各项内控制度的培训、编制、修订、执行中止、废止等事项；确定公司内控制度管理改进创新的空间和实施措施；内控制度评价结果可作为公司各部门进行年终评比的考核依据。附 则本制度由公司质量控制部负责解释。本制度由公司董事会审议批准，自发布之日起生效实施。附件：1.内控制度命名规则及编写格式规定2.内控制度的编码方法3.制度/办法模板4.内控制度审核、会签单5.内控制度编制/修订情况记录表6.内控制度评价报告单附件1：xx有限公司内控制度命名规则及编写格式规定1.内控制度名称的确定

17、xx有限公司内控制度由“管理的实施主体（xx有限公司）+管理的对象、过程、活动名称+文体名称”构成，命名规则示例如下：分级内控制度文体名称内控制度名称示例一级制度议事规则、制度xx有限公司董事会议事规则xx有限公司印章管理制度二级制度办法xx有限公司考勤休假管理办法三级制度细则、指引、手册xx有限公司积分管理实施细则xx有限公司费用报销业务审核指引云南能投财务共享服务系统业务操作手册2.内控制度具体格式要求（1）文档版面设置页边距：上30mm，下25mm，左25mm，右25mm行距：标题行距：28磅；正文行距20磅；附件行距：单倍行距，设置值为1倍，无文档网络对齐页眉左顶格插入公司logo，右

18、边标明制度所属类别页脚为页码编号，编号格式为“1”“2”（2）标题字体为方正小标宋简体小二号（3）编码字体为楷体三号（4）正文字体均为新宋体小四（5）文档中涉及的数字字体为“Time New Roman”正文按照章、节、条、款、目的格式编写。正文的章、节、条用“第x章”“第x节”“第x条”分别表示，其中正文的“条”不分章、节，采用连续顺序号；正文的“条”下设“款”，“款”下设“目”，“款”、“目”分别用数字“（一）（二）（三）”和阿拉伯数字“1.”“2.”“3.”表示；“目”下用阿拉伯数字“（1）（2）（3）”表示；再往后可以用英文字母“a、b、c”等表示。（6）制度正文的每个段落，首行缩进两

19、个字符；“第x章”后面、“总则”和“附则”的两字之间均空一个字符；“附件x”在页面左端顶部顶格写，不空字符；“章、节”的标题以及表单、流程均居于页面居中，表单根据页面自动调整，其他文字两端对齐。附件2：xx有限公司内控制度的编码方法FSC公司各项内控制度的编码统一采用“FSC+五位阿拉伯数字”进行编制，具体编码方法规定如下：内控制度流水号，采用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始依次后延内控制度分类和分级代码，采用两位阿拉伯数字表示：议事规则、制度类为“11”，办法类为“22”，细则类为“33”，指引类为“44”,手册类为“55”。公司名称缩写例如：xx有限公司董事会议事规则的编码为：FSC

20、11 001附件3：xx有限公司XXXX（制度/办法）（制度编码FSC*）总 则新宋体（小四）为了（这里写目的）xx有限公司（以下简称“公司”），根据（这里写国家、集团的相关制度依据），结合公司实际，特制定本制度/办法。XXXX（管理内容）是指（即对管理内容作个定义或说明）XXXX（管理内容）的管理原则本（制度/办法）适用于管理机构及职责（本章节明确制度内容涉及的管理机构及职责分工）XXXXXX（本章及后续章节主要明确管理活动的内容与方法，可根据具体管理内容分为若干个章节，主要内容包括：）1.制度内容涉及的主要管理内容、管理流程及具体管理要求等。若编写制度为办法，则须详细规定该管理活动所涉及的全部内容和须达到的要求，采取的措施和方法；2.制度实施的有关要求。逐步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容；3.明确每个过程中的各项工作由谁干、干什么、干到什么程度、何时干、怎么干以及为达到要求须如何进行控制，并注明需要注意的任何例外或特殊情况。4.涉及流程描述的要辅以流程图。5.管理要求尽可能量化，不能量化的要求须用可比较的特性表述。6.须规定该项管理活动所形成的报告、记录格式、签发、传递路线和保存期限。7.其它。