居民小区物业公司公文管理规定

1、居民小区物业公司公文管理规定一、总则一为了统一公司公文运行程序，强化公文管理，提升办公效 率，特制定本规定。二各级政府、上级机关和其他单位发送、报送本公司的公文， 统一由行政人事部收管，并负责签收、分类、登记、分发和传阅工作。三以公司名义发出的各种文件，由行政人事部统一编号、登 记，对外发送。四全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。五必须严格保守文书的机密。六公文的处理。凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律 以公文的形式进行。所有公文的处置都必须以准确与迅速为原则，必 须明确责任。即使在紧急状况下，以口头或 形式处置的事项，事后也必 须以公文形式记录下来。二、公文的

2、收发七公文到达后全部由后勤部接收，并按以下要点处置。一般公文予以启封，分送各部门。私人公文不能开启，直接送给收信人。分送各部门的公文假设有差错，必须马上退回后勤部。八节假日及工作时间外到达的公文，由值班人员接收后转交。三、公文的处理九将公文按机密程度可分为以下几类：绝密公文指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄露内容 的公文。秘密公文指次重要但所涉及的内容不能向公司内外无关人员 透露的公文。外密公文指不宜向公司以外人员透露内容的公文。一般公文指非机密公文。如果附有其他调查问卷之类的重要东 西，则另当别论。传阅公文指在本公司内广为传阅或传达的公文。十一般公文的处理。由部门经理以上级别的管理人员负

3、责对公文送件审阅、回答、 照会及其他必要的处理，或者指定下属对公文进行具体处理。如果碰到重要或异常事项，必须及时与上一级管理人员取得联 系，按上级指示办理。与各部门有关联的事项，必须经过与各部门的合议后才干予以 处理。十一机密公文的处理。机密公文原则上由责任人或当事人自行处理。指名或亲启公文的寄发，原则上在封面上注明公文所涉及事项 的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。收到的指名或亲启公文，原则上由信封上所指名者开启，其他 人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受 本条规定约束。十二公文的阅览原则。公文被阅览后，阅览者必须签字画押，表示已经阅览完毕。在 有必要的状况下，在公

4、文的空白处填写阅览后的看法，转给或交还公 文的主管。在各部门传阅的公文，必须附上“传阅登记簿，按传阅登记 簿规定栏目填写，并最终交还公文主管。十三与各部门有关的公文，如果在处理看法上存在分歧，则 由公文的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报或请示高 一级领导，由上级裁决。四、公文的请示审批十四凡公司经营的重要事项，都必须经请示，获得董事会、 总经理的检察、裁决和下文批复之后，才干执行或行事。十五必须请示审批的事项如下：各种制度性规定的变更。有关公司经营的重要计划与企划。职务及重要人事安排。重要契约的缔结、解除与变更。土地、建筑物的购买与转让。诉讼行为。大额馈赠、谢礼以及宣扬广告费用的开

5、支。分支机构的增变与升级。预算与决算事宜。借款与贷款。重要或高额物品的采购，不急用或不必须要物品的转让与廉价 出售。定期或不定期刊物的发刊、修改与废除以及费用开支的修订。与政府有关的各种重要的请示回执、申请等。其他重要事项。十六请示审批者为公司总经理以及以此基准确定的管理人员。十七请示审批的提案公文，必须进行认真斟酌，以便能顺利 地予以实施。十八请示审批的事项，必须以提案公文的方式，经主管呈交 公司。如果事情紧急，同意直接以非公文形式请示，但事后必须尽快 撰写请示提案公文上报。十九请示提案公文的内容包括标题、正文、理由、说明和附 录，提案公文一式多份，分送有关部门。二十请示提案公文必须编号，并

6、注明起草或请示者、所属部 门以及签名盖章。二十一请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，就以请示 提案书副本替代批复返回请示部门执行。二十二请示提案原件由后勤部保管。五、公文的制作二十三公文制作要领。公文必须简明扼要，一事一议。语言措辞力求准确规范。必须交代起草公文的理由，包括起因以及中间交涉过程。必要 状况必须附上有关资料与文件。必须明确起草公文的责任者，署上请示审批提案者姓名。对请示提案公文进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改 后必须署名。二十四公文的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确 的决定之后进行。公文的草案必须予以储存。二十五重要公文或契约书案，必须经过公证，并且在正式公 文

7、形成之日前，必须掌握且附上具有价值的证据或证实文件。二十六公文的署名。公司内公文，如果是一般往来公文，只必须主管署名即可。如果 是单纯的上报公文，或者不涉及各部门，且内容并不重要的公文，只 必须部门署名即可。如果是重要公文，按责任范围署名经理或有关部门 的主管姓名与职务。对外公文，如契约书、责任状、许可申请书、回执、公告等重 要公文，一律署名总经理职务与姓名。如果总经理委托的事项，可由 指名责任者署名。上列规定以外的公文，也可署名分公司或分支机构 主管职务与姓名。二十七公文的盖章。在正本上必须加盖公文署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。如果公文署名者不在，则加盖职务替代或代理者印章

8、，且加盖 具体执行者印章。在这种状况下，公文存档前加盖署名者印章。以部门或公司名义起草的公文，在旁加盖有关责任者印章。二十八总经理与公司印章按以下原则使用。有必要加盖总经理或公司印章者，必须填写委托申请书，经所 属部门经理认可，并且加盖印章之后，向公司后勤部提出。公司后勤部经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则必须请 示总经理。在事情紧急状况下，可以口头申请与批准，但事后必须补 填申请书。在必须要总经理签字的状况下，手续同前。经公司后勤部批准后加盖总经理或公司印章。带有公司字样或总经理职务字样的印章，须经主管同意，再申 请加盖。六、公文的送发二十九一些必须要邮寄或专人递交的公文，按以下要点进

9、行， 必要时给文秘处以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。公文封面必须清楚写明发送或接收单位与地址，收件人姓名， 并且注明“快递“邮寄 “面呈或“转交。如果是公司内部公文，原则上不作封缄。三十各部门的邮寄公文，必须在发送前在发信登记本与邮资 明细账上做好登记与记录。七、公文的整理与储存三十一公文按内容进行整理，并分为两类分别保管。一类是 尚未完结的公文，另一类是可以归档的公文。三十二全部完结的公文，分别按所属部门、文件机密程度、 整理编号和储存年限进行整理与编辑，并在“公文储存簿上做好记 录，归档储存。三十三制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文等特别 重要的公文，由后勤部填写重要公文目录

10、后，予以储存。三十四分公司或分支机构的公文，分为特别重要公文和一般 公文。特别重要公文，直接归分公司主管领导储存，一般公文，留存 各部门保管。三十五公文的储存年限。永久储存公文，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要 的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册公文，股票关系书 类，重要的诉讼关系公文，重要的官方许可证书，有关公司历史的公 文，决算书和其他重要的公文。必须储存10年的公文，包括请示审批提案公文、人事任命公文、 奖金工资与津贴有关公文、财务会计账簿、传票、会计分析报表及永 久储存以外的重要公文。必须储存5年公文，指不必须要储存10年的次重要公文。储存1年公文，指无关紧要的或者临时性公文。如果是调查报 告原件，则由所在部门主管负责确定储存年限。本条规定以外的公文储存年限，依法律或部门主管指示。三十六全部重要的机密公文，一律存放在保险金库或带锁的 文件柜之中。三十七储存期届满的公文以及没必要持续储存的公文，经总 经理决定，登