2022年高职院校档案信息化问题及解决方案

1、第9页共9页2022年高职院校档案信息化问题及解决方案1前言档案管理模式正由传统的手工管理转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理。因而，加快高职院校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足学校、社会对档案信息资源的利用需求，已成为高职院校档案事业发展的必然要求。2高职院校档案信息化建设的内涵和意义所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和_下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程1。在全国档案事业发展“_五”规划纲要中，档案信息化建设被列为“_五”期间档案事业发展八大主要任务之一。其内容主

2、要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设2。高职院校在教学、科研以及管理等各项活动中都积累了丰富的档案资料。随着学校对档案工作的重视以及档案内涵的不断丰富，档案的数量在急剧增加，使用的频率也在不断提高。同时，因计算机技术、网络技术的快速普及，各种电子版的档案也随之越来越多。长期以来，学校的档案管理模式多为手工方式，使得档案管理工作效率低下，服务质量不高，档案信息化建设成为当务之需。3高职院校档案信息化建设的现状3.1国外研究进展以美国为例，美国档案管理机构非常明显地划分为两种类型：一种类型为联

3、邦级的档案管理机构，主要包括国家档案馆及其设置在各地的分馆，构成集中统一的管理体制;而另一种类型则为各地_府、院校、企业、社会_等自行设立的档案管理机构，它们形成了一种分散的、多元的、无中心的管理体制，彼此之间可以通过协会来沟通和协作。美国档案管理的重要特点是档案、图书和资料的一体化管理模式，很多机构的档案管理在职能方面和图书、资料管理都属于统一的管理机构，也就是图书馆，这在它们的高职院校中也是如此。在naa的牵头和_下，美国建成了nail(档案信息导航系统)。nail是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络

4、一体化的国家。除了国家级的大型工程外，还有许多专项工程：塔夫斯大学于_年实施的perseus(珀尔修斯)工程;哥伦_、杜克和密西根大学合作实施的advancedpapyrologyinformationsystem(高级莎草纸信息系统)工程等等。3.2国内高职院校档案信息化现状笔者以_为例，从以下几个方面来说明高职院校档案信息化建设的现状。目前大多高职院校档案室都有足够的库房面积，并且都配备有计算机、打印机、复印机以及扫描仪等电子设备，部分档案室配备去湿机、光盘柜、底图柜、消毒设备等设施。大多档案室配有档案柜，另有部分档案室配有档案密集架。部分档案室使用了档案管理软件，但是录入数据仅限于归档文

5、件目录，未著入全文数据库，尚未开发与实物三维图像、数码照片、录音、录像等关联信息。档案办公室电脑多与校园局域网联接，但档案管理系统没有实现网络链接，档案信息大多实行管理员单机查询。归档的电子公文保存方式不规范，没有按照档案分类方案进行，电子文件只存储在计算机硬盘中。高职院校均设置综合档案室作为档案管理机构，隶属学院(学校)办公室、党委办公室等部门没有独立建制馆(室)。_%的学校成立档案工作委员会，负责领导学校的档案工作。档案室均配备1_名及以上专职工作人员，_%的院校在二级_了兼职档案员。专职档案员文化程度：本科以下学历占_%，本科生占_%，研究生占_%;具有档案学专业学历占_%，计算机专业占

6、_%，其他专业占_%，年龄在_岁以下占_%，35_岁占_%，_岁以上占_%，且女性居多，占_%。专职档案管理员中非档案管理专业居多，有部分是转岗而来，缺乏扎实的专业知识技能。另一方面，兼职档案员变换频繁，档案管理专业的培训较少，缺乏基本的知识技能。由于高职院校_史相差较大，如苏州农业职业技术学院长达1_年，而苏州工艺美术职业技术学院建校仅_年，所以馆藏档案数量差别较大，有的上万卷，有的只有_多卷。档案开放度与利用率情况更是差强人意，“以藏为主”、“重藏轻用”的现象十分突出。档案资源一般只对本校的教职员工和学生开放，对社会开放较少，多数档案室只提供档案检索目录，不能提供全文检索信息和声像图片检索

7、信息。学校少有专门的查档室、检索室和视听室，如需查阅一般在办公室进行。档案编研工作缺乏计划和安排，一般只开展了一些如文件汇编、大事记等，但没有形成常规化和程序化，而文献出版、全宗介绍、档案专题等编研工作鲜有开展，档案资源的开放程度以及开发利用程度较低。4高职院校档案信息化建设中的问题分析4.1档案信息化建设观念落后目前部分高职院校领导及教职工，缺乏对学校档案工作的足够重视。档案规章制度不健全，档案工作人员不专业，管理方式比较落后，依然停留在立卷、归档、鉴定、保管等环节上，认为只要不丢失、不损坏就行，缺乏档案资源数字化、信息化管理观念;认为档案工作是一项附带工作，做好做坏无关紧要，不会对学校产生

8、多大影响;认为档案信息化建设与自己毫无关系，是技术部门负责的工作。4.2档案信息化基础设施薄弱尽管高职院校目前具备一定的基础设施，比如打印机、计算机以及扫描仪等，但目前这些档案设施的配置还无法满足信息化高速发展的需求。很少有高校会使用专门的档案管理系统软件，大部分都是运用计算机对档案进行简单管理。4.3档案信息化建设缺乏统一的标准规范档案管理工作规范化、标准化是指采用统一的规范标准对文件档案信息进行存储、交换以及共享，档案信息化建设对档案的数据格式、存储形态、整理流程等方面的要求较高，而目前我国高职院校档案管理缺乏完善的制度作为依据，档案信息化建设随意性较大，对于档案文件的归档、整理方面还缺乏

9、统一的标准作为参考。4.4档案工作队伍综合素质有待提高档案信息化建设，对档案工作人员的知识水平和技术水平有着较高要求，但由于档案效益具有隐蔽性和滞后性，高职院校目前对档案工作并不重视。首先，档案信息化工作是一项要求细致的工作，各个环节都很繁琐，要求档案工作者能够沉得下心、耐得住性子，专注以待。由于档案室隶属校办，多数高职院校档案工作人员不仅要完成档案工作任务还要处理校办的其他事务，专职不专，导致档案工作得过且过，其他事务勉强应付。档案工作者的积极性不高，责任心缺乏，创新意识更是无从谈起，严重制约学校档案事业的发展。其次，拥有专业计算机知识以及专业档案业务知识的复合型人才少之又少，这使得档案信息

10、化管理缺乏人才支撑。5加强高职院校档案信息化建设的对策5.1树立档案信息化意识档案信息化建设是档案满足现代化需求的必然趋势，包括档案资源的开发利用、档案管理制度的建立等多项内容，档案信息化建设水平能直接反映高职院校现代化水平的高低。只有做好档案信息化建设，才能促使高职院校多元化发展。要从根本上转变观念，强化档案信息化管理观念，运用全新的理念来指导高职院校档案信息化建设3。应不断的用现代化的方式来处理所遇到的问题，摆脱传统的观念，充分结合管理工作与重点工作，找出共性，将信息化建设工作落实到位。5.2加强基础设施建设高职院校档案室应该根据学校自身的信息采集需求，配备专门的光盘刻录机、计算机以及信息

11、管理系统软件等基础设施，为了便于采集电子文件以及目录数据，应建立专门的电子档案录入的接收中心。档案信息管理系统软件除了要具备基本的管理功能，还应该具备与其他数据库共享数据的功能。5.3加强档案信息化标准体系建设档案管理需要遵循一定的程序，如档案的收集、整理、归档以及利用等，都需要有合理的规范和标准作为支撑。对于电子档案，应该对其进行集中式的管理，并在此基础上建立一个实用性较强、大多数软件均能接收的文件存储及交换的格式标准，以此来确保校园内档案电子信息的资源共享。国家相关管理部门制定了一系列标准化管理规范及技术指导文件，如电子文件归档与管理规范、磁性载体档案管理与保护规范等。高职院校应严格执行，

12、并以此为依据科学制定适合本校实际情况的档案信息化管理标准，确保所有档案文件标准统一，保管和使用有序。5.4加强人才队伍的建设一是要努力引进和培养计算机专业人才，并加强培训他们的档案业务知识，使其能更快适应档案信息化管理工作的需求。二是加强对已有档案人员的业务技能培训，并将其纳入技术考核体系中。应充分利用继续教育培训平台，有针对性地对档案人员的技能水平、知识水平展开培训，使其业务水平得到提高。在掌握计算机知识的同时，还具备档案业务知识。只有培养出专业的复合型人才队伍，才能使高职院校档案信息化建设满足现代信息化需求，使档案管理工作向现代化、规范化方向迈进。6结语总而言之，档案信息化建设是顺应时代发

13、展的必然趋势，除了提高档案管理效率，还提高了查询检索效率。2022年高职院校档案信息化问题及解决方案（二）以_为指导，全面贯彻党的教育方针，以推进义务教育科学发展为目标，以提升教职工教书育人、管理育人、服务育人能力为核心，以提高教职工绩效为导向，着力构建完善的教职工绩效考核评价制度，促进广大教职工为全面实施素质教育、办人民满意教育贡献智慧和力量，中学绩效考核方案。二、考核原则1、尊重规律，以人为本。2、以德为先，注重实绩。3、激励先进，促进发展。4、客观公正，简便易行。5、多劳多得，优绩优酬三、实施对象全校在编在岗的教职工，包括学校领导、教师及其他专业技术人员、一般管理人员和工勤人员。四、考核

14、内容考核内容以教职工履行法定职责、岗位职责和完成工作任务为基本依据，重点考核工作实绩。学校结合实际制定科学完善的考核方案和量化标准。1、学校领导(含副校长、校长助理)绩效考核的主要内容是:履行校长职责、学校自主发展、管理理念、水平和能力、工作绩效等情况。2、教师绩效考核的主要内容是:履行义务教育法、教师法和教育法等法律法规规定的教师法定职责，以及完成学校规定的岗位职责和工作任务的实绩，包括师德、教育教学、班主任工作等方面的实绩。师德主要考核教师遵守中小学教师职业道德规范等法律法规及规定情况，特别是为人师表、爱岗敬业、关爱学生的情况;德育工作重点考核教师结合所教学科特点，在课堂教学中实施德育教育

15、的情况，规划方案中学绩效考核方案。教育教学工作主要考核教师从事德育、教学、教育教学研究、教师专业发展的情况;教学工作重点考核教师教学工作量、教学准备、教学实施、教学效果，以及组织课外实践活动和参与教学管理的情况;教学效果重点考核教师完成国家规定的教学目标、学生达到基本教育质量要求的情况，教师关爱每个学生，特别是学习上有困难或品行上有偏差的学生;教育教学研究工作重点考核教师参与教学研究活动的情况;教师专业发展重点考核教师拓展专业知识、提高教育教学能力的情况;班主任是义务教育学校教育教学工作中的重要岗位，班主任工作是教师教学工作量的重要组成部分。对班主任工作的考核，重点考核班主任对学生的教育引导、班级管理、组织班集体和团队活动、关注每个学生全面发展的情况。包括培养学生良好的学习、行为习惯，关注落实困难学生帮困措施，加强学生人生观、价值观的正确引导，注重学生心理健康，营造良好班风学风等方面。3、其他教职工(包括管理人员、教辅人员和工勤人员，下同)绩效考核的主要内容是:履行学校规定的岗位职责和完成工作任务的实绩，包括服务教学、服务师生等方面的实绩，主要考核德、能、勤、绩、廉等方面，重点考核工作实绩。学校特