办公室日常管理手册职责

1、 办公室日常管理职责（征求意见稿) 加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展情况，制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见或建议，根据形势和任务的需要，不断充实和完善。1.办公室主要职责 负责公司内部的后勤管理及相应服务工作。 负责文件的收、发管理及存档工作。 负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。 负责办公用品的购买登记和发放管理。 负责办公设施的维修管理。 负责外来人员接待、登记、管理。 负责大型检查、活动的准备工作。 负责策划并组织公司的大型活动。 负责企业文化的宣传。 负责车辆管理工作。 负责档案、合同管理工作。 负责公司人力资源管理

2、工作。负责公司各种证照的年检、变更或升级工作。2.文件管理职责 办公室负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。 收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。 收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理处，介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜，然后由总经理做出审验签收。 收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。 办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。 收到领导

3、下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。 收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。 收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。 失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交总经理签字批准后，由两人以上销毁。3.会议职责 参与公司召开的各种会议，承办会务工作，做好会务服务。 传达会议通知时，要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假，

4、并附相关手续以备存档。 负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。 严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。 在会议期间，参加会议人员不得窃窃私语。做到有言即发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意与否都必须认真贯彻执行。 在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。 会后将形成的会议纪要呈报总经理批示，然后再附学习、检查催办通知一并抄送各部门及相关单位。4.办公用品管理职责 各部门所需办公用品需提前报给办公室。办公室根据办公用品库存情况以及消耗水平，制定出公司办公用品采购计划报总经理审批，确定采购数量，经财务部

5、核准后支领资金实施采购。 部分办公用品根据实际情况酌情定量库存。 需要临时采购的物品，各部门必须提前申报计划，经总经理审批后方可采购，临时或急用物品以不耽误使用为原则进行购买。 办公室采购办公用品应到批发市场购买，要货比三家，保证价格合理、质量过关，要建立价格数据库和供应商目录。采购过程中严禁以次充好，营私舞弊，中间提成。 严格按照采购计划执行，特殊用品办公室无法采购的可先提出申 请，经领导批准后由使用部门或使用人自行采购。 办公室采购的办公用品须登记入册。 所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。 消耗品根据部门实际情况定量发放；自然损坏的要以

6、旧换新，人 为损坏的由个人赔偿。 入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申 请，向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室。5.办公设施的管理职责 公司的办公设施包括：桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、扫描仪、照相机、摄像机等。 办公室统一采买、配备、管理公司办公设施，并且要对各部门的办公设施做定期检查和维修，对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。 办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量、质量等登记工作。 办公室要做好相关贵重办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公

7、室主任提出申请，由办公室主任根据实际情况做出批示借用并做好登记。6.外来人员的接待职责 接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。 外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访问部门、访问何人、访问事由、出入时间。7.大型检查、活动的准备职责 在公司接受大型检查以及举办活动时，办公室主任要组织人员在 检查、活动的前期，准备好检查、活动时必须用的标语、条幅等宣传物品或备用物品，并督促各部门做好迎检或活动的准备工作。 组织人员做好录像、摄影等必要的资料留取工作。8.策划组织公司大型活动的职责 大型节日和公司重要纪念日，按照公司领导的指示，策划、组织公司活动。 在活动前先定好活动场地、

8、活动时间、采买活动所需物品，统计参加活动的人员并做好通知等相关事宜。 做好请帖邀请公司的重要客人，并做好详实登记交领导批示。 确定活动主题，设计活动流程等事宜并报请领导批示。 做好活动结束后的事务料理工作。9.企业文化宣传的职责 由办公室主任组织人员宣传公司体系、管理方针。 对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公 司品牌，扩大公司知名度。 配合施工队伍搞好品牌工程设计，为扩大施工工程整体形象做好 宣传工作。 配合组织学习公司各种会议精神和重要决策指示，增强全体员工对 公司的认同度，调动工作积极性和潜在的创造能力，从而扩大公司业 绩和影响力。10.车辆管理 负责车辆管理以及对驾

9、驶员的培训、管理工作。驾驶员要努力学习驾驶技术、车辆保养维修常识和交通规则，不断提高业务水平。 公司车辆的证照及其验证等事务统一由办公室负责管理，并负责组织驾驶员学习交通安全管理条例，强化安全意识。 驾驶员因公用车时，须事先向办公室主任申请调派，主任可依事情重要性合理安排派车，不按规定申请者，不得派车。 每车设车辆使用记录表格，并在使用前核对车辆里程表与记录表 上前一次用车的记载是否相符，努力降低单车运行成本。 每车设置车辆养护记录表，每次加油及修理或保养时均由该车驾驶员详细记录，每月初连同行驶记录一并转办公室审查并存档。 车辆保养车辆维修、清洗、打蜡等应先填写车辆请修报告，注明行驶的里 程，

10、核准后方得送修。车辆应有指定厂商保养，特约维护厂维修，否则维护费一律不报销。自行修复者，可报销买材料零件费用。车辆行驶途中发生故障或其他损耗急需修理更换配件时，可视实 际情况需要与领导沟通后进行修理。由于驾驶员使用不当或疏于保养致使车辆损坏或机身故障，所需 修护费用应依情节轻重由公司与车辆驾驶人或车辆负责人分担。使用人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗 干净。 违规与事故处理 酒后驾驶、无照驾驶及违反交通规则被罚者责任及罚金自负。未经许可将车擅自借予他人使用者重罚。如非公派出车各种事 故维修费用由驾驶员自负，并追究责任。如非公派出车遇到交通肇事一切自负，如被拘留按旷工处理。各种

11、车辆如在公务途中遇到交通肇事，应立即通知交通警察和 保险公司理赔科，勘察现场，分清事故责任并立即通知办公室，并与相关人员联合，协调处理，如属轻微事故，可进行初步处理后再向办公室报告。意外事故造成车辆损坏，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保 险额后再视实际情况由驾驶人与公司分担。费用报销。公务车用油，视车辆行驶里程、用油量等情况，以现金或油卡等方式在指定加油站为车辆加油。公务车维修费用以相关凭证实报实销。 驾驶员管理制度公司司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关 交通安全管理的规章、规则，遵守公司员工管理手册，安全驾车。同时遵守本公司其它相关的规章制度。司机应爱惜公司车辆，平时要注意车

12、辆的保养，经常检查车辆的 主要机件，确保车辆正常行驶。司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁。 (包括车内、车外和引擎的清洁)。出车前要检查车辆的水、电、油及其它性能是否正常，发现不正 常时要立即加补。如出车回来，要检查存油量，发现存油不足时，应立即加油，不得出车时才临时加油。司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不能自行检修的，应立 即报告车队长并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要 的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂修，违者费用不予报销。出车在外时停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在 不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险 锁，防止车辆

13、被盗。钥匙及行驶证件交给管理人员。不准私自用 车。司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车一定 保证证件齐全。晚间司机要注意休息，不准疲劳驾驶，不准酒后驾车。司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由 司机本人承担。司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括 高速、追尾、争道、赛车等)。行车途中如发生交通事故，适用快速处理方式解决；如必须现场处理，应立即报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规则、违章驾驶而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。车内不准吸烟，要保证车内干净整洁。提倡敬业精神，自觉加强职业道德修养，端正驾驶作风。凭用 车申请出车，与用车部门搞好

14、协作，要准时出车。未经领导批准不得公车私用。11.卫生管理 为保证工作场所良好的卫生环境，每天进行清洁工作，包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角等。 经常清洗饮水机，保持饮水清洁。洗手间必须随时保持清洁，清洁镜面、化妆台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。 工作场所应保持空气流通。 清洁工作完成后，各种物品要摆放整齐，将需要检修项目记录并上报。 严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。各工作场所、必须保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随意丢失或涂改文件。领导办公室的清洁卫生应做得彻底，清理工作完成后

15、及时关灯并将门锁上。14.考勤管理制度 总经理负责公司项目经理、总工、技术负责人及各部部长假期的审批。 项目经理及部长负责本部下属员工假期的审批。 考勤记录、上报与考核。 本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间签到： 总经理和财务经理以及经总经理核准免予签到者。 因公出差填妥“出差申请单”经主管领导核准者。 因故请假经核准者。 临时事故，事后说明事由，经主管领导核准者。 员工请假应及时将审批过的有关凭证交办公室。 公司按月进行考勤，办公室月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。 考勤内容。作息时间以公司实际情况按不同时段来规定。各项目部人员上班时间由各项目部另行规

16、定。上班时间已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到 者应提前向主管领导请示，得到主管领导的批准后方可不到公司 签到，待返回公司后补签，并注明原由。未到下班时间而提前离岗者，即为早退。有事外出不能及时返回 公司签到者必须与办公室说明，于次日补上，并注明原由。员工迟到、早退一次罚款 元。一个月内累计达3次者，扣除满勤奖。本公司员工上、下班均应亲自签到，不得委托他人代签。员工无故旷工半日者，扣发当日工资；旷工一天罚款 元。无故旷工超过5天者，视为自动离职。如因事必须亲自处理，应在前一日下午5：00时前申请，经主管领导认可。四天以上事假须报总经理审批。并将请假凭证交由办公室备案。事后请假申请

17、视为旷工。但遇偶然事故，应及时请示主管领导，取得主管领导同意。事后将请假凭证交由办公室备案。因病请假需经主管领导审批，六天以上需经总经理审批。并交由办公室备案。 值班内容办公室员工值班，其时间规定如下： 节假日：白班8：0017：00 (可随办公时间的变更而变更)。值班人员由各部门统一安排上报，值班表由办公室编排，于上月 底公布并通知值班人员按时值班。并应设置值日牌，写明值班员 工的姓名悬挂于明显的地方。临时发生事件及各项必要措施。预防火灾、盗窃及其他危机事项。随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。公司交办的各项事宜。 项目部管理人员值班内容。参加值班人员：项目经理、工长、技术员、质检员、安全

18、员。工地值班时间规定，根据项目部需要制定时间。各项目部值班人员由项目经理合理安排。节假日必须由项目经理值班。负责值班期间的施工全过程控制，重点部位必须亲自检查。处理临时发生事件及采取各项必要措施，做好预防火灾、盗窃及 其他危机事项。随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密及公司交办事项。15.岗位证件管理 项目经理、工长、技术员、质检员、安全员、预算员、材料员必须持证上岗。证职相符，证件由公司办公室统一保存，并登记入册。 岗位证件的借用要经负责人批准，由借用人填写岗位证件借用 登记表，在规定的期限内将证件归还办公室。 职工离职取证时要经总经理审批后，并到办公室办理完相关手续方可取证。 及时组织相关

19、岗位证件年检工作，保证证件的持续有效性。 禁止借证人将借出的证件用于他途。 工程开工后项目部收集现场所有特殊工种的证件，证件原件存放 项目部，证件复印件及特殊工种名册上报公司办公室。 项目部将劳务人员名册及证件复印件上报公司办公室。16.企业业绩管理 及时按有关文件要求办理企业奖项及个人奖项。 所获奖项要办理登记、存档(含电子版)。 企业奖项借用时要经负责人审批，并填写借用登记表。 年终对本企业所获奖项要汇总，并上报总经理。 制作企业业绩宣传材料，及时更新改版。17.印章管理 印章管理目的：为维护公司印章使用的权威性、严肃性和安全性，保障公司的正常利益和工作的顺利开展，特对公司各类印章的使用管

20、理作此规定。 管理原则 经公司总经理授权，由办公室负责公司行政公章及合同专用章的管理工作，监督行政公章的保管和使用；由公司财务部负责财务专用章的管理工作，监督财务专用章的保管和使用。 公司设立印章管理登记制度，使用以及领取、归还印章时应予以登记和审批。材料，及时更新改版。 公司各部门一律不得自行刻制公章。 印章保管及使用 公司行政公章及合同专用章由办公室保管，财务专用章由财务部保管。 保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的安全。除总经理外，不得擅自转交他人代管。保管人员应对文件内容和印章使用审批单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好

21、内容的介绍信、证明以 及合同上盖章。印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写印 章使用审批单时载明事项，经总经理审核同意后，由两人以上共同 前往，方可携带使用。 公司行政公章、合同专用章使用审批手续。公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章的，由经办人填 写印章使用审批单；公司员工因私事需出具证明而使用公司行政 公章的，由需使用的员工在公司行办公室填写印章使用审批单。经部门经理或负责人签字，总经理审批。办公室根据规定盖章后，要将盖章的文件原件存档保管，在确实无法 留存原件时以复印件存档。已盖章的文件若不能使用，必须交回办公室销毁。 财务专用章使用审批手续。财务部使用的常规

22、性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等， 由总经理或财务部负责人审批后盖章。公司其他各部门若需加盖财务财务专用章，由经办人填写印章使用 审批单。经部门经理或负责人签字，总经理审批。财务部盖章，并将盖章文件的原件交办公室存档保管，在确实无法留 存原件时以复印件存档，。财务部使用的常规性、一般性的表格、函 件，如规范性的各类报表等除外。已盖章的文件若不能使用，必须交回财务部销毁。 档案管理制度1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据中华人民共和国档案法

23、和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。2.档案管理范围 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作，包括合同管理工作。 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。3.档案管理机构及职责 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司办公室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 办公室对公司各部门上交的档案进行管理。 公司依据档案法等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和

24、移交等有关规章制度。 办公室负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 各部门负责各内部的档案管理工作收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的

25、安全和保密。 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 档案管理人员变动时，办公室要对档案交接负有监交责任，且应该在档案案卷移交目录上签字确认。 会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。4.档案管理原则 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。 任何人不得拒

26、绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。 借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向办公室报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。 借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写档案借阅登记簿等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。 公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。 企业对保管期限已满的档案

27、进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由办公室监销。5.档案管理办法 档案档号的编制： 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。 档号编制方法 档号基本结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。 档案保存期限： 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。 工程档案（工程技术、质量、安全、经营、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。 档案的归

28、档 归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。 归档要求： 公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交；声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在档案案卷移交目录上签字。 已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门文件更改申请单，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。 归档的文

29、件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，办公室保存复印件。 工程竣工档案管理： 工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交办公室，办理档案移交手续。 档案借阅时填写档案借阅登记表经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。 年终档案归档结束后，将存档情况上报公司领导。 定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写竣工档案登记明细表，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。6.档案分类管理说明 文件档案的管理： 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集、保管、整理和立卷，并定期交档案室集中管理。 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐