XX投资公司行政管理制度

1、PAGE 二行政管理制度公司行政管理制度 行政办公程序为规范公司的办公程序，使公司的各项工作能更进一步条理化、规范化，现制定以下办公程序：一、各部门的月工作总结、工作计划、统计报表，一律在公司内部网上协作办公系统上进行。员工工作日志应在当日下班前完成，特殊情况不得晚于次日上午10时前。二、有关公司主页信息、一级栏目及本公司内部有关内容的调整，都必须先提出变更申请，并附变更内容交CTO，由技术会议讨论签字批准后方可执行。三、凡是给七彩公司上网用户统一发放的E-mail，在发出之前，需书面上报综合管理部部，由综合管理部部统一发布。四、各部门需要相互协调的工作如：网站、E-mail服务器、数据库调整

2、，线路、服务器发生故障等事项须事前通知综合管理部，由综合管理部统一通知有关部门。五、综合管理部在刊登新广告之前应征求有关部门意见，将形成的清样及将刊登的媒体上报总裁，由总裁审核后，正式刊登。六、公司办公用品由综合管理部统一购买，因特殊原因需自购的办公用品，必须向综合管理部申请，由综合管理部批准后方可购买，报销票据需综合管理部经理签字后，财务方可报销。七、公司各类图书资料，由综合管理部统一管理、登记、办理借用手续。八、各部门需在广告栏张贴的材料，必须交综合管理部统一张贴。九、凡各部门需要发送的外省传真、复印的材料，都由综合管理部统一办理。十、公司各部门无权对外招聘任何员工，所需人员必须先提交申请

3、报告，交综合管理部经理，由总裁签字后，方可招聘。凡试用期满后，由员工填写转正申请表，按有关程序来办理。第二节 行政管理制度办公用品管理制度办公用品原则上统一由综合管理部部购买，由综合管理部行政助理办理出入库手续。对特殊情况的，需购买办公用品按行政办公程序办理。办公用品只能用于办公，不能移作他用或私用。领取办公用品须办理相关手续，各中心由部门经理统一领取。员工应节约使用，杜绝浪费。各种报刊，杂志由公司统一订阅，员工阅完后必须交回综合管理部。文件收发、宣传制度1、公司文件由综合管理部起草，总裁审核并签发。2、文件印制应有专人校对，经编号、登记、盖章、然后发送各部门，将原稿归档保存。3、秘密文件，应

4、规定密级并在文件首页标明，由专人印制、编号、登记、报送。4、外来文件由综合管理部负责签收、拆看，并转有关部门。5、传阅文件由综合管理部负责传递，传阅者阅后应签名并及时退回综合管理部。6、综合管理部及时搜集传阅人意见，上报领导并存档保存。7、接待新闻记者必须由一个人负责，向记者所谈的内容必须得到公司的认可。印章管理制度公司印章（含行政公章、财务专用章、业务专用章）必须严格管理。印章实行专人保管，严禁任何员工随身携带各种印章外出办事。印章实行领导审批和使用登记制度，凡需用公司印章者，须填写使用登记表（包括使用何种印章、目的等内容）。经法人批准后方可使用。印章使用登记册必须妥善保管，归档长期保存，以

5、备查验。严格控制使用已盖有公司印章的空白函件（如介绍信、空白合同书等）。如确需要，必须经主管领导批准，并登记备查。印章保管人对印章必须妥善保管，严防丢失被盗。一旦丢失被盗，应及时报告有关部门领导并采取补救措施。公司公章和业务章由综合管理部保管，财务专用章以及银行预留印签由财务部保管，负责保管印章各部门负责印章使用登记。违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究当事人责任；触犯法律者，追究法律责任。机器、设备管理制度公司指定专人负责机器设备的管理。公司员工如需配备计算机，需向公司申请，经公司同意，符合条件者方可配备。公司制作机器设备统一标牌，并登记使用人，在任何情况下，使用者需保管、保护好机器。凡

6、经部门经理签字同意办理机器设备，软件或其它公司财产用于公司开发市场及其它公司业务工作的，除办理相应手续外，需办理领用手续，填写机器、设备使用单，做到专人领用，专人保管。用于部门共用的公司财产，由部门内部指定专人负责。严禁私自装、卸、调换计算机任何部件，如确有需要者，须征系统维护部门同意。装、卸、调换后及时通知设备管理人员。变更机器配置登记，并及时由系统维护部门在机器设备使用单上进行变更登记。装、卸、调换统由系统维护部门进行，个人无权进行此项工作，违者公司将视情节轻重进行处理。严禁私自安装软件，若需安装须经主管人员批准方可，严禁私自安装游戏软件及其它与工作无关的软件，现有的必须立即删除。 严禁工

7、作时间利用互联网络进行与工作无关的业务，工作时间严禁网上浏览、闲聊、影响工作者公司将视情况进行处理。机器、设备使用（借用单）（员工需认真填写逐项内容）部门借用人办理日期使用原因型号配置技术参数数量（使用）人： 经办人：退机时间：退机原因：退 机 人： 经办人： 机器、设备使用（借用单）（员工需认真填写逐项内容）部门借用人办理日期使用原因型 号配 置技术参数数 量（借用）人： 经办人：退机时间：退机原因：退 机 人： 经办人： 四、电话使用管理制度电话为公务配备、使用。私事打市内电话不得妨碍公司联系业务。禁止员工为私事挂发长途电话，违者除补交长话费外，给予罚款处理。确有需求者，应先请示部门领导同

8、意。联系业务时应以最有效的方法与客户联系，尽可能不挂长途电话。严禁工作时间经常性、长时间拨打私人电话。严禁工作时间用总机打电话，避免影响客户与我公司的业务联系。公司资产管理制度采购管理（供参考，届时根据公司实际情况制定）采购申请审查采购业务流程 N采购申请审查采购询价申购 采购询价申购 Y合同签定及审核合同签定及审核 物资出库支票领用支票领用 N退货验收入库退货验收入库 Y财务部采购统计财务部采购统计业务流程说明申购：申请人提出申请，填写申购清单，经申请部门经理审查批准后，交市场营销部门经理。对于工程采购，申购应当在合同签定，预付款到达或工程开始实施时才可采购。2、采购申请审查：市场营销部根据

9、库存情况，确定是否采购。对于有库存的物资，由库管员在申购清单中注明后转交申请人；对于没有库存的物资，重新开列采购清单。3、询价：市场营销部门经理根据具体情况，指派专人依据采购清单进行询价，该采购员根据市场询价结果，填写采购清单中“供应商/价格”一栏。市场营销部经理将采购清单转交申请部门经理，确定供应商，经市场营销部经理和申请部门经理签字审批后转交采购员进行采购。4、采购：市场营销部经理根据采购申请指派专人（如果条件允许，询价与采购过程应由不同的人完成）根据采购清单进行采购。采购员根据采购属长期及大宗情况，进入“合同签定及审核程序”；若属小额采购，则由供应商处直接采购。5、合同签定及审核：与供货

10、商签定的合同需经市场营销部经理进行一次审批，而后报总裁或部门经理审批后方可签定。6、支票领用：采购员填写支票领用申请单，经部门经理签字审批后，由采购员和出纳根据已定的合同完成支票领用。大额采购应按财务部备案规定由总裁签字，方可领用。7、验收：并且办理入库。8、入库：采购员、申请人、库管员检查收到商品的数量、包装，根据采购清单和各项技术指标判定所采购物品，如果不合格，则退货。如果合格，由库管员 在采购清单上签字，填写入库单，并且指派搬运工将物品存放在指定的地点。9、采购统计由专人对采购清单、比价单、入库单等单据进行统计。按月顺序装订成册存档管理。采购统计工作内容包括：每月所用资金，每月每种主要产

11、品的进货量，工程急缓程度的划分、相应处理结果，及采购人员的月工作量。市场营销部对公司常用物资推荐并介绍23种产品的品牌（厂家）、规格、型号，定期根据市场情况调整其价格及采购周期并及时发布，供各业务部门参考；对市场出现的新品牌、型号的产品，若因质量特别好，或价格特别低需选用的，可作为建议选用物资予以发布。10、市场技术委员会机构设置：它是对所有的项目的进行技术论证、市场论证，是对项目所用物资（价格）采购过程和项目的实施过程进行控制和监督的非常设机构，工作直接对总裁负责，委员会由总裁及委员（各部门经理）组成。工作方式：1）、委员会成员定期对部门采购物资的价格和过程进行抽查，以监督采购的全过程；委员

12、会成员可直接查询库存量和进货价格，并负责了解失常价格。2）、各部门对进货价格有异议时，应以书面形式提交委员会，由总裁指定专人负责调查处理，而不能以其它形式传播。3）、委员会对项目的实施过程进行监督与检查，检查工程的质量和进度。4）、采购变更：对于已经申购的物资，如果需要变更或取消，应该以经过部门经理签字的书面的变更通知单及时通知采购部。采购业务管理规范 装备营销部是公司的重要职能部门之一，采购工作人员的思想素质、业务水平、管理能力直接关系到公司的健康发展，因此需要高度重视对采购工作人员的管理。1、采购工作人员行为准则：以维护公司的利益为最高准则；以为各部门服务为宗旨；积极学习业务知识，采购优质

13、优价的物资；照章办事，不徇私情；严禁接受任何名义的贿赂；不断追求物资工作科学化。2、采购人员工作要求必须熟悉自己业务范围内的物品，清楚地掌握各项物资的品名、型号、规格、性能、相应价格及近期市场供需情况，并随时向部门经理提出建议，分析物价的跌涨原因。严格遵守采购程序，全面了解市场价格，随时了解市场动态。对非常用物资询价不得少于三家（公司）。对常用物资中价格浮动较快的，应在采购清单备注栏里注明并及时反映给相关主管领导及申购部门领导。必须严格按采购清单进行采购，不得接受和办理任何部门或个人的口头采购要求。对型号、规格不清楚、不全的采购物资，应在一小时内书面反馈给申购部门，并要求对方在书面反馈栏中签字

14、。如暂时确定不下型号等，以确定下来的时间为准，供货周期顺延。严禁采购人员私自更改或决定所采购物资 的型号、规格及数量。必须在采购期限内保质保量完成采购任务，若遇特殊情况不能按时完成时，根据具体情况，应在接受采购清单的四小时以内或限到期两天前，以书面形式予以说明。但对生产所需批量物资需随时向主管领导汇报。在采购过程中，对于要更改型号、规格、数量的采购物资，必须有申请部门的书面说明。必须有关部门要求规定的选型产品进行采购，严禁以次充好，蒙混过关。整机要求附件齐全，保修卡齐全。板、卡必须有保修凭证。若没有保修凭证，应做好记录，便于今后维护和责任追溯。3、款待与馈赠：不同公司所提供的礼品差异很大，小至

15、可以接受的价值不高的宣传赠品，大至绝对不能接受的贿赂或馈赠。馈赠不仅是指物品，还包括服务、优惠或折扣。商业款待：经部门主管同意，员工可接受或给予他人符合商业惯例的款待，例如餐宴及其它娱乐，但费用必须合理。接受馈赠：一般来说，采购业务人员是不能接受馈赠的，但在具体操作时，要根据情况区别对待。1）员工及家属不能接受可能影响或是令人怀疑将影响供应商与本公司之间的业务关系的任何赠礼。2）员工可接受诸如新产品大宣传赠品、文化礼品、纪念品等价值不高、不超过人民币二百元的礼物。超过价值标准的一律要上交公司。3）员工不得接受现金、现金带代用券，不论价值高低。4）在某些特殊情况下，员工在家中或在综合管理部部因一

16、时推脱不掉，而收到金钱或 异于一般习惯的礼物，应马上报告主管，并上交公司。在某些情况下，如新业务往来，员工可提供一般价值的礼物（如宣传赠品等）给供应商。遵守法律：采购人员执行公司业务时，要遵守所有适应于其业务的法律、法规。4、惩罚措施采购人员在采购过程中如有贪污受贿行为的，一经发现，立即开除。对不按本规定执行而造成采购成本增加的费用，由所在部门承担全部经济责任，其中可追溯责任人的，由责任人承担损失，不可追溯的，由部门经理承担损失。 第三节 出入库制度一、凡公司外购物品（包括办公用品、耗材、机器设备、书籍资料）购入后，需马上办理入库手续。相应的管理人员填写入库单（见附表），经办人签字。入库单中需

17、详细注明产品各项情况（包括供货单位），并注明项目名称、合同号及用途。管理人员需随入库产品收齐其所附材料。入库单一联交于经办人，二联交财务部报帐，三联交库管人，四联自存。二、外购时需与购货单位签定购货合同，以备日后维修。此合同由库管人保管存档。办理出库，需由管理人员填写出库单（见附表），经办人签字。单中应详细注明各项情况（需与出库产品一致），并注明所做的项目名称及合同号，填毕交部门经理签字后办理出库，出库一联交于经办人，二联交财务部报帐，三联交库管人，四联自存。三、办公用品、耗材、书籍办理入库手续后，由综合管理部部行政助理办理出库，并按其职责进行保管，员工的办公用品由部门经理统一领用。四、办理机器设备及其它产品出、入库时，需进行详细的技术参数及配置登记。机器出库后