部门职责手册

1、PAGE PAGE 13职能部门门通用职能能制度建设设本部门和和本专业业流程与与相关管管理制度度的建设设和完善善。负责培训训本部门员工相关关流程与与制度，确确保员工工理解和和遵守公公司与部部门规章章制度。根据业务务发展或或当前突突出的问问题，制制定创新课题，不不断进行部门业务务与管理理的创新。部门计划划、预算及总总结根据公司司战略规划，组组织制定定部门年度度、季度度和月度度计划与与预算，并并负责计计划与预预算的分分解、实实施、控控制。总结部门门计划预预算的完完成情况况，并对对部门的的各项工工作进行行总结。部门日常常管理专业能力力建设：本部门门专业能能力的培培训、交交流和总总结制定部门门员工绩绩

2、效考核核指标与与目标，辅导、考核员工，并收集、上报要提供的绩效数据。完成本部部门职位位说明书书的修订订、完善善工作。完成本部部门各类统计计报表的的编制、汇总总及上报工作。负责部门门设施、设备及办公用品品的日常常维护、管管理工作作。知识管理理根据本部部门业务务工作开展过程中出出现的出现的重大大失误或杰出出的贡献献编辑工工作案例例，进行知识管理。总结本部部门先进进、科学的管理理经验或方方法供其其它部门门学习或或分享。整理、管管理本部部门文件件档案工工作。5、文化化管理根据公司司企业文文化建设设的需要要，负责责本部门门员工职职业价值值观、职职业行为为的管理理和引导导；负责本部部门文化化的建立立及宣贯

3、贯；负责本部部门团队队士气的的保持。二、专业业职能人事行政政部职能能人力资源源规划组织开发发、编制制、修订订、完善善员工职职能线各各项管理理制度，对对制度的的执行实实施定期期和不定定期的检检查和评评估分析析。负责公司司制定公公司人力力资源战战略规划，并并组织实实施。负责每年年度的人人力资源需求求预测，并并制定相相关解决方案，并并组织实实施。组织管理理结合业务务流程，理理清各级级组织工工作界面面，明确确管理层层级、功功能定位位和职责责权限。实施组织织运行的的正常维维护与监监控，根根据需要要，提出出组织运运行诊断断和评估估报告。根据公司司规划，提提出组织织架构设设置与岗岗位设置置方案，协协同各中中

4、心确定定各部门门人员编编制方案案，提出出人员配配置方案案。组织公司司岗位说明书的维护工作作。人员招聘聘与晋升拟定招聘聘策略，制制定招聘聘计划和组织织招聘及及录用考核核工作，满足公司对人力资源的需求。办理公司司所有人人员的任任免手续续。拟订优秀秀员工职业生生涯规划划，选拔、培培养后备人才。进行任职职资格管管理，实实现人力力资源与与岗位的的高度匹匹配，提提升岗位位价值。培训管理理建立公司司培训体系，建建立公司司内外部培培训资源库和培训课课程体系系。起草、审审批公司司年度培培训计划并并实施。负责公司司培训的日常常管理工工作。评价培训训效果和和督促各各部门的内部培训工作。绩效管理理负责公司司绩效管理理

5、体系建建设，确保保绩效管理理体系有有效支撑撑战略目目标与年度度经营目标的实现。根据公司司经营目标，组织制定定公司绩绩效考核核方案，培培训、指导各部门门内部绩效考核核方案，并实施绩效考评。汇总、处处理考核结结果，提提出考评评奖惩建建议，督督促各部部门根据据考核结结果改进绩绩效。执行公司司奖惩、晋升制制度，保保证各项激励措施能能及时、合合理实施。员工薪酬酬福利管管理负责公司司薪酬福福利体系系建设，以有有效激励励员工、保证公司战略目目标的实现。负责薪酬酬总额的预算、控控制与员员工工资的结算。负责员工工养老、医疗疗、失业、生育育、财产产、人身身安全、住房公公积金等各各类保险的办理和费用扣缴，及及其与工

6、工资、保险等等凭证相相关的汇汇总保管管工作。员工关系系管理负责员工工劳动合同同管理，管管理公司司人员的劳动关关系。负责员工工入职、转正、调岗、调薪、离离职等日常常人事异异动手续的办理。负责员工工信息维维护。负责员工工入职、离职面谈、入职跟跟踪。负责员工工入职后工作作指导人的确确定和协协调。完善员工工沟通制制度，拓拓展沟通管管道，建建立内部良好好的沟通氛围。了解和掌掌握员工的的思想动动态，组组织员工工满意度调查并汇总总分析，采采取措施施，稳定员工队伍。负责调解解和处理员工提出出的申诉诉意见与劳资纠纠纷。企业文化化建设根据公司司经营战战略，编制企业文化建建设规划，并并组织实实施。负责提炼炼、建立立

7、、维护护公司的的理念文文化、行行为文化，编编制员工手册。公文管理理负责公司司文件材材料的审审核办理理，公司司年度计计划、总总结等各各种综合合材料的的草拟，公公司对外外和上报报材料的的修改、把关。负责公司司级文件（主主要指公公文、数数据、信信息等）流流转；沟通内部联系，保保证上情下下达和下情情上报；将领导导批示件件下发并留存存。对公司形形成的各各种文件件、合同同、协议议、函、会议纪纪要等正正式文件件的书写写规范化化进行审查。行政管理理负责公司司级别的的行政会会议安排排和来访访接待工工作。负责公司司行政类类制度的的编写，发发布及监监督实施施。负责组织织编制年年、季、月度行行政后勤勤、工作作计划。本

8、着合合理节约约的原则则，编制制年、季季、月度度后勤用用款计划划，搞好好行政后后勤决算算工作，并并组织计计划的实实施和检检查。总务后勤勤管理负责办公公区域环环境、卫卫生工作作管理制制度拟订订、检查查、监督督、控制制和执行行。负责做好好公司经经营用水水、电管管理工作作。加强强用水、电费用用核算，及及时交纳纳水、电电费。负责员工工就餐饮饮水的卫卫生管理理工作。定期地地询问公公司员工工对就餐餐质与量量的要求求，以确确保员工工就餐的的安全及及饮用水水的及时时供应。负责公司司的报纸纸、刊物物征订及及发放工工作。公司行政政用车的的派车、车辆保保养、年年检等管管理工作作。外联宣传传和区、市市级政府府人员联联系

9、沟通通，更好好的完成成各类项项目的申申报及跟跟踪。公司资质质及荣誉誉的申请请。作为公司司与法律律顾问联联系沟通通的牵线线人，有有计划性性、规范范性的解解决公司司各类法法务问题题。员工出国国及客人人来访邀邀请函订票（机机票、车车票）及及住宿安安排。签证、邀邀请函、护照等等的办理理。非经营性性固定资资产管理理负责公司司非经营营性固定定资产（如如办公场场所、车辆、办办公设备备等）管管理工作作，建立立固定资资产台帐。负责公司司非经营营性固定定资产的的发放与与使用管管理工作作。负责公司司非经营营性固定定资产（计算机机类除外外）的日日常维修、维护护的相关落实工作。财务部工工作职能能会计核算算和报表表负责制

10、定定公司财财务、会会计核算算管理制制度。建建立健全全公司财财务管理理、会计计核算、稽核审审计等有有关制度度，督促促、各项项制度的的实施和和执行。定期编制制年、季季、月度度各类财务务会计报报表，搞搞好年度度会计决决算工作作。负责固定定资产的的管理。会同各各部门办办理固定定资产的购建建、转移移、报废废等财务务审核手手续，正正确计提提折旧，定定期组织织盘点，做做到账、卡、物物三相符符。负责公司司资金的的收付，办理现金收支和银行结算业务。及时登记现金和银行存款日记账，保管库存现金，保管好有关印章、空白收据、空白支票。根据国家家规定按按时开具具发票，及及时上交交税款。负责监管管仓库等部门，定定期对仓仓库

11、物资资组织清清查盘点点，做到到账卡物物相符。监管存存放在供供应商的的产品，定定期与采采购人员员进行核核对，确确保物资资数量相相符。督促业务务部门清清理库存存产品，盘盘活资金金。组织织季度库库存处理理行动，与与业务等等各部门门确定促促销方案案或其他他解决方方案，经经公司审审批后，进进行处理理。负责对公公司低值值易耗品品盘点核核对。会会同有关关部门做做好盘点点清查工工作，并并提出日日常采购购、领用用、保管管等工作作建议和和要求，杜杜绝浪费费。负责配合合公司外部部财务审审计及税税务审计计工作。根据有关关规定负负责会计计档案的的管理工工作。完成对外外统计报报表工作作。依据公司司的实际际情况进进行税收收

12、筹划工工作。负责完成成出口产产品退税税、核销销管理工工作。财务管理理和控制制制订或配配合制订订与公司司各项内内控管理理制度。负责组织织内部核核算工作作，完成成内部核核算，并并形成管管理报表表。组织编制制公司经经营预算算，定期期检查、监督、考核计计划的执执行情况况，结合合经营实实际，及及时调整整和控制制预算的实实施。负责编写写财务分分析及经经济活动动分析报报告。会会同有关关部门，组组织经济济行动分分析会，总总结经验验，找出出经营活活动中产产生的问问题，提提出改进进意见和和建议。同时，提提出经济济报警和和风险控控制措施施，预测测公司经经营发展展方向。根据公司司的组织织架构和和考核方方案，进进行各部

13、部门考核核数据的的提供。根据公司司需要参参加经营营会议，参参与经营营决策。分解资金金占用额额，合理理地有计计划地调调度占用用资金。对采购合合同进行行审核，控控制帐期期和其他他付款相相关的条条款。对销售合合同价格格，根据据公司定定价原则则进行审审核。每月完成成工作核核算及工工资发放放。财务运作作职能根据公司司的战略略目标，测测算资金金需求及及计划资资金的筹筹措方式式。对公司的的投资方方案进行行测算，完完成方案案可行性性分析。对公司的的资金进进行投资资理财，保保证资金金的合理理升值。监控公司司重大投投资项目目在预算算范围内内进行并并在控制制之中。国际业务务部工作职职能市场分析析及政策策收集收集国内

14、内、外相相关政府府部门的的法律法法规及外外贸相关关政策，密密切关注注其变化化。掌握握行业发发展的新新动态， 准确领领悟、传传达。分析公司司产品销销售区域域、市场场占有率率、客户户采购量量等销售售数据，为为公司战战略规划划提供信信息，并并参与制制定公司司中远期期规划。负责组织织收集、整理、归纳国国内、外外相关市市场行情情（包括括新产品品、替代代品、客客源、价价格等信信息资料料），提提出分析析报告，制定不同阶段的营销策略。组织并参参加各类类展会，提提出并执执行参展展方案，增增加公司司知名度度，开发发新客户户。外贸市场场的维护护与开发发积极推进进TRUUEMAAX 品品牌建设设和维护护，提升升公司在

15、在国内外外市场的的影响力力和知名名度。积极维护护和服务务好老客客户，稳稳定老客客户的定定单量并并努力扩扩大其销销售额，开开发老客客户的新新产品销销售。积极开拓拓公司产品品的新客客户、新新市场，提提高市场场占有率率。积极配合合开发新新产品，并对新产品的推广完成市场分析及推广方案，拓展公司产品系列，增加市场竞争力及市场应变能力。负责按不不低于公公司规定定的产品品销售价价格进行行销售，尽尽量降低低成本，加加强风险险控制，争取公公司利益益最大化化。编制年度度销售计计划，经经批准后后执行，按按时完成成销售业业绩。销售合同同管理1）负责责拟定销销售合同同，重点点把握收收款方式式，避免免收汇风风险，与与客户

16、进进行合同同谈判并并签署。 22）负责责合同条条款的审审核，并并按合同同规定的的收款、发货、质保等等条款执执行及监监控。 33）与采采购、单单证、财财务部门门的协调调与沟通通。渠道建设设及代理理商管理理 11）负责责培养老老客户，选选择优质质客户，发发展代理理商，建建立销售售渠道。 22）负责责代理协协议的拟拟定，与与客户签签署合同同及审核核、控制制协议履履行过程程中的各各项事宜宜。 33）维护护代理商商，保证证年度代代理商业业绩的完完成。定定期让代代理商提提供销售售报表，进进行销售售分析。客户服务务建立客户户档案，提提供售后后部门不不定期进进行客户户回访，对对客户使使用产品品后的回回馈意见见

17、和其他他需求进进行分析析，挑选选有价值值的信息息，开展展深度合合作及顾顾问式销销售。处理与本本部门工工作有关关的客户户投诉，做好记录，对于共同问题，组织进行案例分析，避免相同的情况再次发生。负责来访访客户的的行程及及接待安安排，加加深客户户对公司司的认识识程度及及认可程程度。负责客户户的售后后服务，收收集客户户提出的的投诉及及问题，与与各相关关部门沟沟通，妥妥善解决决客户的的问题。客户回访访整理客户户信息及及资料，完完善客户户购买记记录。不定期对对客户进进行回访访，了解解产品使使用情况况及跟进进客户的的进一步步购买需需求，筛筛选有用用信息，提提供业务务部门，进进行老客客户的新新业务开开发。定期

18、进行行满意度度调查，并并将情况况汇总后后，提供供公司管管理团队队决策用用。客户投诉诉接听服务务热线及及接受客客户邮件件，受理理客户投投诉，并并做好记记录。分析客户户投诉的的问题，分分别反馈馈给相关关部门要要求提出出整改意意见，并并督促部部门按时时按约定定的方式式落实，并并与客户户进行有有效沟通通。分析客户户投诉中中重要及及共性的的问题，定定期召开开专题例例会，分分享案例例，或对对疑难问问题的解解决方案案进一步步探讨。国内业务务部工作职职能国内市场场及产品品分析负责国内内市场及及产品的的调研，进进行产品品选型及及销售通通路建立立，提出出国内销销售开展展的可行行性方案案及计划划。制定产品品的国内内

19、销售价价格策略略、营销销策略，经经批准后后实施。业务开发发及产品品销售提出目标标客户名名单，与与目标客客户的接接触和沟沟通，开开发新客客户，建建立业务务联系。签订产品品销售合合同，监监督合同同的履行行，按时时回款，注注意合同同的风险险控制。编制年度度销售计计划，经经批准后后执行，按按时完成成销售业业绩。客户服务务建立客户户档案，进进行售前前、售中中、售后后的客户户服务，不不定期进进行客户户回访，与与客户保保持良好好的沟通通。负责来访访客户的的行程及及接待安安排，加加深客户户对公司司的认识识程度及及认可程程度。单证部工工作职能能进出口业业务的询询价，报报价，订订舱向船公司司，航空空公司货货代询海

20、海运费价价格，并并报合适适价格给给业务部部。按公司制制度确认认海运费费空运费费后，选选择合适适的订舱舱。进出口业业务的制制单负责制作作正确的的报关单单据。.负责制制作正确确的议付付单据。.按客户户及公司司规章制制度审核核信用证证，通知知业务员员改证。负责跟踪踪所有货货物到货货情况并并及时通通知业务务员与客客户。负责整票票单证进进行过程程中所有有相关的的单证信信息的收收集，反反馈，跟跟踪，处处理解决决。所有单证证业务登登记整理理，月底底出报表表，进行行分析。快件寄送送负责公司司所有国国际快件件的询价价，议价价，报价价。负责公司司所有国国际快件件的安全全寄送，并并登记整整理，月月底出报报表。国际，

21、国国内物流流商的供供应管理理负责国际际、国内内物流供供应商的的选择跟跟踪维护护。建立与国国际、国国内物流流供应商商的健康康关系。对物流供供应商的的评估，淘淘汰与更更新。4） 流流供应商商签定货货运协议议，保证证我司出出货安全全。行业内新新政策新新情况的的了解及及应对负责收集集反馈行行业内的的新政策策。评估新政政策带来来的变化化，影响响。对新政策策带来的的变化提提出合理理建议。出货安全全、收汇汇安全确保按公公司规章章制度对对货物采采取一定定的置留留，发货货权。（保保证出货货安全）。确保按公公司规章章制度对对报关/清关单单据采取取一定的的置留，寄寄单权。（保证证收汇安安全）。负责信用用保险的的投保

22、，与与客户资资信查询询。负责国内内、国际际运输阶阶段保险险事宜。做好与采采购部、业务部部、财务务部的沟沟通衔接接工作按时及时时沟通反反馈信息息。对相关缺缺少的信信息及时时催要。品牌推广广部工作作职能品牌策划划通过对公公司产品品的市场场调研，提提炼产品品的差异异性，提提出产品品推广的的重点及及亮点。 22）对产产品推广广进行策策划，提提出并实实施推广广方案，使使品牌具具有竞争争力。 33）通过过各种方方法，对对品牌进进行保护护，落实实保护措措施。2广告告、展会会策划及及实施 11）组织织业务部部门制定定年度广广告投放放方案，明明确投放放重点及及效果预预测，并并实施广广告合同同的签订订。 22）组

23、织织业务部部门制定定年度参参加展会会的方案案，明确确展会的的突出重重点，及及主打产产品，完完成报名名手续及及展位预预订。 33）策划划广告促促销礼品品及客户户礼品。 44）组织织展会的的现场布布置方案案及展品品跟进，确确保展会会的顺利利进行，达达到预期期的参展展目的。3广告告宣传品品设计 11）完成成公司产产品宣传传册、标标识、宣宣传用品品、旗帜帜等广宣宣品的设设计，体体现公司司统一的的风格，合合理使用用VI，保保证形象象的统一一及达到到宣传的的目的。 22）选择择合适的的材料制制作各类类广宣品品，使设设计方案案得到较较好的体体现。 33）协助助进行网网站的平平面设计计，对于于上传网网站的图图

24、片进行行修缮。 44）配合合业务部部门进行行来访客客户、公公司活动动、产品品照片的的收集、汇总及及整理。4电子子商务的的管理 11）对各各类B22B商务务平台进进行维护护，保证证公司产产品的排排名及优优先顺序序，利于于客户对对公司的的搜询。 22）负责责公司网网站的推推广，使使公司在在各种搜搜索引擎擎具有排排名的优优势。 33）统计计、分析析各种询询盘数据据，不断断进行优优化。采购部工工作职能能1公司司中远期期战略制制定及供供应商战战略制定定通过对供供方市场场的调查查，提出出新产品品开发方方向，参参与营销销策略的的制定。分析公司司供应商商的价格格优势，参参与销售售部门主主打产品品的选型型。与优

25、质的的供应商商建立长长期合作作的战略略关系。供应商开开发及评评估编写供应应商名录录，对供供应商合合作过程程中的交交货期、合格率率等进行行记录，做做为供应应商评估估的依据据。制定年度度供应商商开发计计划，签签订采购购总合同同（协议议），规规范帐期期、质保保及相关关条款，为为现金流流管理及及风险控控制提供供保障。针对供应应商的弱弱点，向向供应商商提出改改善建议议，培养养供应商商符合公公司的要要求。每年度对对主要供供应商进进行供应应商评估估活动。采购管理理按公司规规定的流流程，进进行采购购产品的的比价，合同评审及签订，按期交货、质量检验等作业。进行公司司产品主主要材料料的市场场动向，分分析产品品成本构构成，预预测产品品采购价价格。编制采购购报表，运运用数据据管理，监监控采购购过程，分分析、解解决问题题。对客户有有关产品品质量的的投诉，与与供应商商进行沟沟通，妥妥善处理理。建立采购购台帐，进进行各项项数据的的统计、整理，编编制采购购报表。研究产品品采购的的规律，与与业务部部门一起起，确定定经济批批量，降降低采购购成本的的同时，提提高库存存周转率率。质检部工工作职能能质量管理理负责采购购产品的的品质，对于有国家标准的按国家标准，没有国家标准的，结合合同中对产品的品质及出货要求制定标准，并告知供应商。考察重点点供应