经费申请与核销作业流程课件

1、经费申请与核销作业流程课件经费申请与核销作业流程课件目 錄 一、緣起二、內部控制的意義及重要性三、教育部針對研究計畫經費管理機制改善建議四、國立大學常見內控缺失五、內控缺失案例六、財務相關人員及責任七、法律責任八、風險管理2目 錄 一、緣起4一、緣起邇來媒體報載相關報導，多名國立大學教授涉嫌以不實發票核銷，或利用學生充當人頭，詐領學校相關研究經費，有違反貪汙治罪條例等罪之嫌。學校現行計畫核銷作業，多數由計畫助理處理，異動頻繁，籲請同仁，應確實依規定辦理各項經費採購、驗收及核銷等事宜，以避免因未諳法令或以訛傳訛，誤蹈法網之情事發生。為建立本校同仁內部控制觀念，防範不法情事之發生，在此做內控相關事

2、項之宣導。3一、緣起邇來媒體報載相關報導，多名國立大學教授涉嫌以不實發二、內部控制的意義及重要性(一)內部控制的意義 內部控制係一種管理過程，由管理階層設計並由董事會(或相當之決策單位)核准，藉以合理確保下列目標之達成： 1.可靠之財務報導 2.有效率及有效果之營運 3.相關法令之遵循4二、內部控制的意義及重要性(一)內部控制的意義6(二)內部控制的重要性1.大學自治：除司法、行政等他律的機制外，透過內部控制制度實施自律機制。2.消極面：避免讓人誤觸法網。 積極面：協助單位貫徹政策，達成預期目標。3.符合相關法令規定，並有利爭取預算。 國立校務基金管監辦法第6條：各校應訂定內部 控制相關規章，

3、據以建立及維持有效之內部控制制度，並由校長督促內部各單位執行。5二、內部控制的意義及重要性(二)內部控制的重要性7二、內部控制的意義及重要性6加強研究助理與教授對研究經費核銷有關規定之訓練建立經費執行爭議處理機制重新檢視授權機制，研訂合理之分層負責 必要事項設置專任型行政研究助理或行政辦公室，協助教授辦理經費核銷訂定計畫結餘款之合理分配比率共通性經費支用訂定開口合約或集中採購研議類似採購卡機制非強制事項三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議8加強研究助理與教授對研究經費核銷有關規定之訓練必要事項設加強研究助理與教授對研究經費核銷有關規定之訓練(待研議)建議學校應研擬鼓勵教授參與訓練之相關

4、機制。 （如系所教授出席經費核銷訓練達一定比率以上者，可增加系所結餘款分配比率等），以避免未諳規定而有所誤解或誤蹈法網之情事發生。7必要事項(一)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議9必要事項(一)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議建立經費執行爭議處理機制(執行中) 一、與法令不符 不能核銷 二、法令有解釋之模糊空間，屬本校行政裁量權部份 請各單位專案另簽，依行政程序校長或其授權人核准後報支相關經費 三、如無法依行政程序解釋 請計畫主持人函請相關單位解釋或修改規定8必要事項(二)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議10必要事項(二)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之

5、改善建重新檢視授權機制，研訂合理之分層負責(執行中)針對現有經費請購流程、採購流程及核銷流程等作業，應重新檢視在維持內控與稽核機制原則下，訂定合理之分層負責授權機制，以簡化程序，提升行政效率。9必要事項(三)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議重新檢視授權機制，研訂合理之分層負責(執行中)11必要事項(重新檢視授權機制，研訂合理之分層負責(執行中) 本校目前請購、核銷授權情形(經費來源及使用已奉核可後)： 10必要事項(三)非限制性招標10萬元以下，由一級單位主管決行逾10萬未達100萬元，由總務長決行100萬500萬元，由副校長決行500萬元以上，由副校長決行限制性招標採購金額逾10

6、萬未達50萬元由總務長決行採購金額逾50萬未達100萬元由主任秘書決行國外採購案暫借款申請單逾10萬未達100萬元，由總務長決行三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議重新檢視授權機制，研訂合理之分層負責(執行中) 12必要事項設置專任型行政研究助理或行政辦公室，協助教授辦理經費核銷(待研議) - 以院或系所為單位，由各計畫所編列之行政辦公 費共同分攤聘請專職行政助理辦理經費核銷作業。 - 學校設置行政辦公室，由各計畫所編列之行政辦公費共同分攤聘請專職行政人員，統籌辦理計畫之人員進用管理作業、採購作業及經費核銷或非消耗品管理等作業。11非強制事項(一)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改

7、善建議13非強制事項(一)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善訂定計畫結餘款之合理分配比率(待研議)建議可適度降低學校及院系所之分配比率（即增加計畫主持人可再運用額度），以減少教授為避免經費分 配予學校，而以其他方式辦理之情形。12非強制事項(二)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議14非強制事項(二)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善共通性經費支用訂定開口合約或集中採購 (執行中)各系所常用或通用之財物(如試管等實驗器材)、或相 關經費動支項目(如印刷費等)：- 學校應儘量以訂定開口合約之採購方式辦理。 - 以集中採購方式，落實消耗品領用管理機制。 - 可簡化學校行政作業，

8、亦可減少教授因個別採購所衍生之問題。13非強制事項(三)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議15非強制事項(三)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善研議類似採購卡機制(待研議)建議與銀行簽訂契約並建立與學校經常往來之廠商為特約商店，學校與特約商店之交易，不需逐筆檢據核銷，以簡化行政作業流程。14非強制事項(四)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善建議16非強制事項(四)三、教育部針對研究計畫經費管理機制之改善四、國立大學常見內控缺失(一)畢業班停課期間，教師未有授課事實仍核發鐘點費。辦理招生事務工作所支給之工作酬勞，與支給要點規定不符。未有輔導學生之事實，仍發給導師費。發給獎勵

9、金、至他校兼課交通費、工作費等，無適法依據。學校虧損，仍發給編制人員法定待遇以外之給與及進用編制外人員。15四、國立大學常見內控缺失(一)畢業班停課期間，教師未有授課事取具不實單據、浮報人事費、謊報出差費。工讀生工讀與上課時間重複、工讀時數與工讀金無法勾稽。邀請國外專家學者已支給生活費，又另支給演講費等其他報酬。學校場地供基金會使用或放置提款機、販賣機等，未依規定計收租金。與廠商簽訂委託經營合約，依合約應由廠商負責之費用，卻由學校負擔。16四、國立大學常見內控缺失(二)取具不實單據、浮報人事費、謊報出差費。18四、國立大學常見分批辦理公告金額以上之採購、同一施工地點短期間內分批購料、施工，不符

10、常規。分批辦理採購，規避請購程序或逾十萬元依採 購法應辦理招標之程序，並且無法以量制價， 形成部分經費之浪費。工程糾紛經判決後，未取得債權憑證，致債權 未獲清償。開口合約之執行，未隨時注意核銷金額是否已 超過契約金額。17四、國立大學常見內控缺失(三)分批辦理公告金額以上之採購、同一施工地點短期間內分批購料、未經事前核准或採購程序即進行採購，先行採購再補辦請購程序，不符經費動支程序，並可能造成經費無法核銷之情事(無預算、非可動支之項目或主管不同意)。財產或物品之財產帳、會計帳、盤點結果不符。款項未撥付受款人，無法明確劃分財務責任。採購1萬元以上且耐用年限2年以上之財產，未登錄財產。18四、國立

11、大學常見內控缺失(四)未經事前核准或採購程序即進行採購，先行採購再補辦請購程序，涉及所得稅部分未送出納組登記，致未遵循稅法之規定並影響國家稅收。非屬可代為決行之案件(如二級主管差旅費、十萬元以上採購案分期付款)，以代為決行辦理，有誤用授權之情事。19四、國立大學常見內控缺失(五)涉及所得稅部分未送出納組登記，致未遵循稅法之規定並影響國家一萬元以上之價款應以直接匯入受款人金融機構存款帳戶為原則，若未能即時取得單據應辦理預借費用，並直接匯入受款人帳戶，以減少保管現金及挪用款項未支付予廠商之風險。本校人員應避免逾一萬元款項墊付，如有必要應上簽呈說明代墊理由。信用卡付款，除員工差旅及員工旅遊外，應由主

12、管審度實情核准後方得辦理。部分理由列舉如下：信用卡付款有部分現金或紅利回饋，難以計算實際所需支付之價款。信用卡付款因廠商轉嫁手續費予消費者，價格一般較現金價格昂貴。20四、國立大學常見內控缺失(六)一萬元以上之價款應以直接匯入受款人金融機構存款帳戶為原則，五、內控缺失案例(一)案例一： 某大學教授向廠商訂購30萬元針筒式高壓泵，要求廠商開立金額10萬元以下、以耗材為名目之發票核銷，致未列入公有財產。林某將公款購買之儀器據為己用，甚至意圖轉賣，幸尚未得款就被查獲。內控缺失： 驗收證明人或主管於採購核銷時未能有效監督。司法單位辦理情形: 高分院依貪污治罪條例判刑3年6個月，並追繳犯罪所得。21五、

13、內控缺失案例(一)案例一：23五、內控缺失案例(二)案例二： 某大學教授擔任國科會研究計畫及教育部計畫主持人，卻於民國96年11月至98年11月間涉嫌利用學、研究助理等人頭詐領研究計畫經費約新台幣108萬元。內控缺失： 計畫人員聘用及人事費請領缺乏勾稽覆核機制。司法單位辦理情形: 地檢署以詐欺、偽照文書等罪嫌起訴。22五、內控缺失案例(二)案例二：24五、內控缺失案例(三)案例三： 某大學退休職員，退休後仍返校擔任志工送公文，99年4月上旬，她趁機抽換文件、偷蓋章，被會計察覺；校方追查過去她經手的帳目，發現87至95年間，她利用人頭製作不實文件，詐領退職補償金2,000多萬元。內控缺失： 印章

14、未妥善保管、濫用授權。司法單位辦理情形: 高等法院更一審依貪污等罪判處有期徒刑15年。 23五、內控缺失案例(三)案例三：25六、財務相關人員及責任財務相關人員執行預算人員 計畫主持人 經手（辦）人 驗收證明人 經管財物人員財產（物）保管人員 出納收支事務人員 會計人員負責長官 24六、財務相關人員及責任財務相關人員2625財務相關人員執行預算人員經管財物人員出納收支事務人員會計人員負責長官負責長官經手（辦）人驗收證明人&計畫主持人27財務相關人員執行預算人員經管財物人員出納收支事務人員會計六、財務相關人員及責任財務責任-執行預算人員支出憑證處理要點-第3點 各機關員工向機關申請支付款項，應本

15、誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。審計法-第71、74條 各機關人員對於財務上行為應負之責任，非經審計機關審查決定，不得解除。 審計機關決定剔除或繳還款項，應依限悉數追還，對於簽證該項支出有故意或過失者，應連帶負損害賠償責任。 執行計畫請參閱教育部訂定之大學校院教師執行計畫重要規定自我檢核表。26六、財務相關人員及責任財務責任-執行預算人員28六、財務相關人員及責任財務責任-經管財物人員審計法第72 、73條 各機關經管票據、證券、財物或其他資產，如有遺失、毀損，經審計機關查明未盡善良管理人應有之注意時，該機關長官及主管人員應負損害賠償之責。 由數人共同經管

16、之遺失、毀損或損失案件，不能確定其中孰為未盡善良管理人應有之注意或故意或重大過失時，各該經管人員應連帶負損害賠償責任。27六、財務相關人員及責任財務責任-經管財物人員29國科會補助專題研究計畫作業要點第24點 計畫主持人執行研究計畫，應依補助用途支用，並對各項支出所提出支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。28六、財務相關人員及責任國科會補助專題研究計畫作業要點第24點30六、財務相關人員及國科會補助專題研究計畫作業要點第25點支出原始憑證經本會查核，如發現疑有虛報、浮報者由本會進行初審，請申請機構及計畫主持人提出書面說明。國科會召開專案小組審議，審議結果如認定證據確切時，得按情

17、節輕重作成下列處分。書面告誡計畫主持人。對計畫主持人終身停權或停權若干年。要求申請機構及計畫主持人檢討改進。追回全部或部分研究經費。追回申請機構管理費，額度為浮報虛報總額一倍至三倍。自次年度起對申請機構降低本會補助專題研究計畫管理費補助比例。如虛報、浮報情節重大，認有移送檢調單位偵辦之必要者，即另案辦理移送事宜。29六、財務相關人員及責任國科會補助專題研究計畫作業要點第25點31六、財務相關人員及七、法律責任假憑證真報銷、浮報經費、借用人頭 貪污治罪條例 偽照文書 違反採購法、圖利特定廠商 詐欺罪如未出差，詐領公款誤觸法網，造成之傷害自毀前程，拖累家人 學校聲譽受損 30七、法律責任假憑證真報銷、浮報經費、借用人頭 32八、風險管理不