全泰投资有限公司公文管理制度

1、全泰投资有限公司公文管理制度一、总则为提高本公司的工作效率，切实减少公司文件在流通过程中的各种拖延，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。二、本公司文件种类1请示：请上级指示和批准，用“请示”。2报告：向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。3指示：对下级机关布置工作，阐明工作、活动的指导原则，用“指示”。4布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向国内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。5批复：答复请示事项，用“批复”。6通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位

2、的公文，用“通知”。7通报：表扬好人好事，批评错误行为，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。8决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。9函：平等的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。10. 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。三、文件等级划分1机密：最高级别保密文件，由报告人直接送主管领导。2秘密： 指不宜向无关人员透露内容的文件。3一般：指非机密、秘密的文件。4特急：随到随办。5紧急：指必须在二个工作日内处理完毕的文

3、件。6一般：指应当在三个工作日内处理完毕的文件。四、行文规范1中美全泰投资（集团）有限公司简称为“中美集团”，所有公司公文由档案负责人统一规范文号。2集团及子公司各部门的请示、汇报等文件，对外函件、内部发文等文件的编写。（1）文件开头须有“中美全泰投资（集团）有限公司”隶书、小一号字的文头，下有上细下粗4.5磅（2）文件题目：关于的* 黑体、小三号字（3）（*的含义为：文件内容的性质，如请示、说明、汇报等）（4）文件正文使用宋体、小四号字，行距为1.5倍，页边距上下为2.5厘米、左右为2.5厘米，页码居中。（5）文号格式：集团简称 +（代称）+ 字 + 所在年号 + 第 + 第N次发文+号例1

4、：中美集团（财）字【2010】第011号含义：中美全泰投资（集团）有限公司财务部在2010年发出的第11份文件。 例2：中美集团（阀门）字【2010】第3号 含义：中美全泰投资（集团）有限公司子公司中美宏凯威阀门制造有限公司在2010年发出的第3份文件。集团及子公司简称一览表部门名称代称中美全泰投资（集团）有限公司中美集团集团总部总裁办公室总办人事部人行政部行财务部财法务部法子公司中美宏凯威阀门制造有限公司阀门中美宏凯威国际拍卖（北京）有限公司拍卖中美宏凯星国际传媒（北京）有限公司传媒中美宏凯星网络科技（北京）有限公司网络中美全泰国际担保有限公司担保中美全泰国际电气有限公司电气注：如有新公司或

5、新部门成立，则取最代表其性质的文字为简称，公司取两字，部门取一字；分公司则为主公司代称与地点合称，如电气公司在福建的分公司，则称之为“电气福建”。3签发人：发文及会议纪要一律由集团总裁或相关授权领导亲手签名，各部门上报文件一律由发起部门的负责人亲手签名。4文件落款应包括发起公司名称及部门名称。5底款：为抄报、抄送、归档三行，需要时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”，归档部门应为行政管理部门。6文件印章：加印在发文日期中间，采用压年盖月方式。7页数：使用页脚中“第N页，共N页”形式，居中。8表格制作时，页边距、行距、字号等可根据内容自行设定，但应在装订或打印不出现缺失现象

6、为准，字体仍使用文件规定字体。9公文的内容要求一文一事，绝对真实，并具有较强针对性，且行文有条理、准确。五、印装格式：1文件均采用横书横排。2单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。3装订可用线装、钉装、胶粘办法。4必要时可使用专用装订机构。六、文件的署名：1对内文件，如果是一般往来文件，只需主管署名；如果是单纯的上报文件或者不涉及各部门且内容不重要的文件，只需部门署名；如果是重要文件，按责任范围由总裁、副总裁、或者署有关部门的主管姓名与职务2对外文件，如责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁或总经理职务与姓名。如果是总裁或总经理委托事项可由指名责任者署名七、文件制作注意事

7、项：1文件必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。2可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。3减少联合行文，避免联合行文过程中时间延误和扯皮。4行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。5不轻易越级行文。八、发文管理1发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、用印、登记、发送、原件归档等程序。2拟稿：草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确。并应详细写明发送范围、份数和密级。3发文部门拟稿后，交行政管理部门核稿，凡以集团或公司名义发出的公文、函件及用集团或公司印章的，行政管理部门对内容和文字有权审核，并负有把关

8、责任；对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回重新拟稿。4核稿后填写发文审批单，发文的密级按保密工作条例有关规定确定执行，如为联合发文则需要双方部门负责人签字确认，同时发文部门应注明文件传达范围。5签发：有关领导审批签发，明确签署意见、姓名、日期。集团正式文件须经总裁签发。公司正式文件须经总经理签发，遇紧急事项，总裁、总经理均可由行政管理部门请示用印后补办审批手续。凡涉及资金转移、联营参股、股权变化、下设机构等重要事宜的，均须报总裁签发。6. 编号：按相关制度统一编制。7用印：取得编号后可依据发文审批单，在核稿完毕无误、规范的文件上统一用印。8印发：经领导批准签发后的文稿由行政

9、部统一打印，依据发文审批单上印制文件份数，如页数较多时，也可使用电子版文件，但需在发文编号本上注明接收人及传输方式。9填写发文编号本：行政部门统一填写集团的发文编号本，如文件传达范围为全体员工，则可直接发文给部门或公司专职收文人员，如为指定传达范围，则必须由本人签字接收。九、收文管理1收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序。2公文签收应由专人负责，签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字。3指名或亲启文件、密级文件原则上由责任者或当事者自行处理，其他人不得擅自启封，如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。4收文拆封后应对文件进行认真清点，填写收文处理单。

10、5一般函、电等公文，分别由前台秘书直接分转处理。6为加速文件运转，秘书应在当天或第2天将文件送到承办部门，如关系到2个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。7由行政主管负责对公文进行审阅、回答、批办以及其他必须处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理，并将意见填写在收文处理单上。8如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。9结办：已答复发文单位，有处理意见的文件，或传阅部门均已签字确认后，视为结办，由行政部门统一归档。10行政秘书对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散。十、文书的归档与保存参照档案管理制度执行。十一、文件的借阅与销毁参照档案管理制度执行。发文登记表序号日期文件编号标题或主题签收人发文审批会签单保密等级： 绝密 机密 秘密 传递等级： 特急 紧急 一般文件标题： 发文编号： 印制份数：