使用邮件合并和向导 完整版课件

1、第10章 使用邮件合并和向导 10.1 使用邮件合并功能制作补考通知单10.2 课堂练习制作请柬 10.3 使用中文信封向导制作单个信封 10.4 课堂练习制作货签 10.1.1 建立数据源文件 新建一个文档。在文档中输入数据源文件内容。其中，第1行为标题行，其他行为记录行， 将文档以“补考名单”文件名保存，这样数据源就创建好了。 10.1 使用邮件合并功能制作补考通知单 10.1.2 建立主文档 新建一个Word文档，写好补考通知单的正文部分（姓名、学号、班次和科目位置暂时空着就可以了），并将其保存为“补考通知单”，至此准备工作完成。 10.1.3 使用邮件合并向导制作补考通知单 数据源和主

2、文档都创建好了，接下来就可以进行邮件合并，具体操作步骤如下。 1 打开已创建的主文档，单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”按钮 ，在展开的列表中的可看到“普通Word文档”选项高亮显示，表示当前编辑的主文档类型为普通Word文档。 2 单击“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，在展开的列表中选择“使用现有列表”，打开“选取数据源”对话框，选中创建好的数据文件“补考名单”文档，然后单击“打开”按钮。 3 将插入符放置在文中第一处要插入合并域的位置，即“大学”二字的左侧，然后单击“插入合并域”按钮，在展开的列表中选择要插入的域“班次”。 4 用同样的方法插入“姓名” 、“

3、学号”和“科目”域。 5 单击“完成并合并”按钮，在展开的列表中选择“编辑单个文档” ，在打开的“合并到新文档”对话框中选择“全部”单选钮，然后单击“确定”按钮。Word将根据设置自动合并文档并将全部记录存放到一个新文档中，合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。 10.2 课堂练习制作请柬 下面通过批量制作如图所示的请柬，来进一步熟悉邮件合并功能的使用方法，具体操作步骤如下。 1 创建主文档。新建一Word文档，纸张大小为：21.618.6厘米，上、下、左、右页边距均为1.5厘米，纸张方向为横向，输入主文档内容并设置格式，然后将其保存为“请柬”。 2 将插入符置于主文档“TO：”的右侧

4、，然后单击“邮件”选项卡上“开始合并邮件”组中的“选择收件人”按钮，在展开的列表中选择“键入新列表” 。 3 打开“新建地址列表”对话框，单击“自定义列”按钮”，打开“自定义地址列表”对话框，单击“添加”按钮，在打开的“域”对话框中输入域名“称呼”，然后单击“确定”按钮返回“自定义地址列表”对话框，单击“确定”按钮返回“新建地址列表”对话框 。 4 在对话框的“称呼”编辑框中输入第一个嘉宾的称呼，按【Tab】键移动光标，依次输入第一个嘉宾的所有信息，单击“新建条目”按钮，然后输入第二个嘉宾的信息。用同样的方法将其他嘉宾的信息输入。 5 单击“确定”按钮，打开“保存通讯录”对话框，输入文件名，然

5、后单击“保存”按钮。 6 将插入符置于“TO：”右侧，单击“插入合并域”按钮，在展开的列表中选择“姓氏”，插入“姓氏”域，再次单击该按钮，在展开的列表中分别选择“名字”和“称呼” 。 7 单击“完成并合并”按钮，在展开的列表中选择“编辑单个文档”，在打开的对话框中保持默认设置，然后单击“确定”按钮。 10.3 使用中文信封向导制作单个信封 利用Word 2007的中文信封的功能，用户可以制作符合国家标准、包含有邮政编码、地址和收信人的信封。下面我们使用中文信封向导制作单个信封，具体操作步骤如下： 启动Word 2007，单击“邮件”选项卡上“创建”组中的“中文信封”按钮，打开“信封制作向导”对

6、话框，然后根据进示操作即可。 格式化后的信封10.4 课堂练习制作货签 下面通过制作货签，介绍在Word中制作标签的方法，具体操作步骤如下。 1 新建一文档，单击“邮件”选项卡上“创建”组中的“标签”按钮，打开“信封和标签”对话框，在“地址”编辑框中输入所需文本“运输号码：”、“发货 人：”、“收 货 人：”、“发 站：”、“到 站：”、“货物名称：”和“件 数：”。 2 单击“选项”按钮，在打开的“标签选项”对话框的“产品编号”列表中选择所需的标签类型。 3 单击“确定”按钮返回“信封和标签”对话框，在”打印“设置区中选中“全页为相同标签”单选钮，然后单击“新建文档按钮预览标签，此时Word创建一个包含标签页的文档。 4 根据需要调整表格的行