ECM高效沟通管理大型会议应用解决策划方案

1、ECM高效沟通治理大型会议应用解决方案 北京炎黄新星网络科技有限公司目 录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc33871084 1炎黄新星简介 PAGEREF _Toc33871084 h 1 HYPERLINK l _Toc33871085 2高效沟通治理系统简介 PAGEREF _Toc33871085 h 1 HYPERLINK l _Toc33871086 2.1ECM为客户带来的利益 PAGEREF _Toc33871086 h 1 HYPERLINK l _Toc33871087 2.1.1高效沟通节约运营成本 PAGEREF _Toc33871087 h

2、 1 HYPERLINK l _Toc33871088 2.1.2加强内部上传下达、提高治理政策执行力度 PAGEREF _Toc33871088 h 2 HYPERLINK l _Toc33871089 2.1.3加强平级沟通、提升部门协作效率 PAGEREF _Toc33871089 h 2 HYPERLINK l _Toc33871090 2.1.4提供企业治理的有效依据 PAGEREF _Toc33871090 h 2 HYPERLINK l _Toc33871091 2.2ECM要紧功能 PAGEREF _Toc33871091 h 2 HYPERLINK l _Toc3387109

3、2 2.3要紧应用领域 PAGEREF _Toc33871092 h 3 HYPERLINK l _Toc33871093 2.4要紧客户及应用简介 PAGEREF _Toc33871093 h 4 HYPERLINK l _Toc33871094 2.5ECM要紧特点 PAGEREF _Toc33871094 h 5 HYPERLINK l _Toc33871095 2.5.1高效的多渠道群发通讯工具 PAGEREF _Toc33871095 h 5 HYPERLINK l _Toc33871096 2.5.2确保目标实现的治理工具 PAGEREF _Toc33871096 h 5 HYPE

4、RLINK l _Toc33871097 2.5.3软硬件一体化，安装使用简单方便 PAGEREF _Toc33871097 h 5 HYPERLINK l _Toc33871098 2.5.4领先的融合通讯技术、语音合成技术 PAGEREF _Toc33871098 h 6 HYPERLINK l _Toc33871099 2.5.5ECM与CRM、ERP、OA的关系 PAGEREF _Toc33871099 h 6 HYPERLINK l _Toc33871100 3大型会议应用 PAGEREF _Toc33871100 h 6 HYPERLINK l _Toc33871101 3.1会前

5、打算 PAGEREF _Toc33871101 h 7 HYPERLINK l _Toc33871102 3.1.1会议联系人导入 PAGEREF _Toc33871102 h 7 HYPERLINK l _Toc33871103 3.1.2会议打算批量发放 PAGEREF _Toc33871103 h 7 HYPERLINK l _Toc33871104 3.2会议召集 PAGEREF _Toc33871104 h 8 HYPERLINK l _Toc33871105 3.2.1会议报名通知 PAGEREF _Toc33871105 h 8 HYPERLINK l _Toc33871106

6、3.2.2会议报名 PAGEREF _Toc33871106 h 8 HYPERLINK l _Toc33871107 3.2.3会议报名情况收集 PAGEREF _Toc33871107 h 8 HYPERLINK l _Toc33871108 3.2.4会议报名催办 PAGEREF _Toc33871108 h 8 HYPERLINK l _Toc33871109 3.3会前提醒 PAGEREF _Toc33871109 h 9 HYPERLINK l _Toc33871110 3.4会议资料发放 PAGEREF _Toc33871110 h 9 HYPERLINK l _Toc33871

7、111 3.5会议服务安排 PAGEREF _Toc33871111 h 9 HYPERLINK l _Toc33871112 3.5.1登记合作服务单位 PAGEREF _Toc33871112 h 9 HYPERLINK l _Toc33871113 3.5.2合作服务单位通知 PAGEREF _Toc33871113 h 10 HYPERLINK l _Toc33871114 3.5.3登记会议参与人房间分机号 PAGEREF _Toc33871114 h 10 HYPERLINK l _Toc33871115 3.5.4会议参与人服务（如订票服务等） PAGEREF _Toc33871

8、115 h 10 HYPERLINK l _Toc33871116 3.6会议组织 PAGEREF _Toc33871116 h 10 HYPERLINK l _Toc33871117 3.6.1会议关心 PAGEREF _Toc33871117 h 10 HYPERLINK l _Toc33871118 3.6.2紧急联络 PAGEREF _Toc33871118 h 11 HYPERLINK l _Toc33871119 3.6.3会议通知 PAGEREF _Toc33871119 h 11 HYPERLINK l _Toc33871120 3.6.4会议变更 PAGEREF _Toc33

9、871120 h 11 HYPERLINK l _Toc33871121 3.7会议互动活动 PAGEREF _Toc33871121 h 11 HYPERLINK l _Toc33871122 3.7.1会议投票 PAGEREF _Toc33871122 h 11 HYPERLINK l _Toc33871123 3.7.2会议竟猜小游戏 PAGEREF _Toc33871123 h 11 HYPERLINK l _Toc33871124 3.7.3抽奖活动 PAGEREF _Toc33871124 h 11 HYPERLINK l _Toc33871125 3.7.4人文关怀 PAGERE

10、F _Toc33871125 h 12 HYPERLINK l _Toc33871126 4成功案例 PAGEREF _Toc33871126 h 12 HYPERLINK l _Toc33871127 4.1国家开发银行应用案例 PAGEREF _Toc33871127 h 12 HYPERLINK l _Toc33871128 4.2中国旅游饭店业协会 会议应用案例 PAGEREF _Toc33871128 h 15炎黄新星简介北京炎黄新星网络科技有限公司是一家面向智能化通信业务的综合技术服务提供商及相关软件产品的领先供应商。作为智能通信综合业务的设计师和建筑师，我们一直致力于以智能化通信

11、产品开发、通信业务综合服务为核心的新技术、新产品的研发，投入了巨大的人力和资金，迄今为止拥有：炎黄新星独家最新提出的高效沟通治理（ECM）、第三代统一消息、电信运营商级的电子邮件系统，以及国际领先的、拥有自主知识产权的语音技术等一系列有核心竞争力的产品。炎黄新星一直致力于在信息通信技术领域提供创新产品和解决方案，促进智能化通信业务进展。短短的三年时刻我们拥有了众多精诚合作的合作伙伴：中国电信、中国移动通信、中国联通等国家级电信企业和国内外闻名的IT企业，如：IBM、HP、清华同方、方正科技、清华紫光等。作为新一代高新技术企业，炎黄新星情愿运用公司丰富的技术资源，强大的研发实力，将技术成果带入您

12、的企业，以最先进的技术、最优质的服务，为大中型企业的信息化建设及电子政务做出自己的贡献。高效沟通治理系统简介高效沟通治理（Effective Communication Management，缩写ECM）是基于治理学的理论，为企业提供强有力的通讯工具和治理工具。它强调以现有的一切通讯手段作为基础，包括WEB、电话、电子邮件、短信、传真、即时通信等，结合多种治理手段，包括事务提醒、自动催办、确认回复、团队协作、监督和报警等，实现沟通的高效和治理。ECM为客户带来的利益高效沟通节约运营成本在企业里，职员和中级主管花在沟通上的时刻大约占其工作时刻的40%-50%，而关于高层主管，那个比率会更高。在使

13、用ECM之后，职员用于沟通的时刻将会大大减少，人职员作效率得到了提高，人力资源成本因此而节约。以每人每天节约半个小时计算，一个公司每年节约的时刻也是特不可观的。ECM整合了多种通讯手段，职员能够用最合理的方式进行沟通，从而节约内部的通讯成本，关于跨地域的集团公司来讲，更能节约大量的长途电话费用。例如：国家开发银行总行及28个分行在使用ECM后，长途费用降低了50%，具体分析请查看 附件：成功案例。加强内部上传下达、提高治理政策执行力度ECM是一个可靠的多渠道通讯工具，它能够利用各种通讯手段快速的传递信息，并运用事务提醒、自动催办、确认回复、事务监督报警等治理手段，不但保证信息的准确到达，而且使

14、企业各项事务具备可治理、可监督性。ECM还有一个重要作用，立即平常的“非正式沟通”行为转变为企业内部的“正式沟通”、“团队沟通”行为，使团队沟通信息在企业内部快速、高效、有序的流转。加强平级沟通、提升部门协作效率ECM可灵活定义部门之间的协作过程。将各部门之间的沟通过程和事务办理情况进行明确记录和跟踪，消除灰色地带，并能够跨部门监督和报警，保证部门协作时各个环节的紧密有序，责任明确。提供企业治理的有效依据ECM将企业内部的各个环节进行有效关联，并采纳自动事务记录机制，记录所有团队沟通信息，这将成为企业进行治理过程改进、组织结构安排、人员责任分明的重要依据，为企业治理者提供关心。ECM要紧功能多

15、渠道消息群发ECM具备以下通讯方式：WEB 电子邮件固定/移动电话语音 手机短信 传真 即时通信ECM能够同时向多人发送消息，不但可用于企业内部，也可用于企业和投资人、合作伙伴、客户之间。多种方式回复确认ECM为每一次沟通都加上回复确认机制，变单向沟通为双向沟通，一项事务只有在得到对方的回复后才确认结束，如“会议通知是否收到？”“情况是否完成？”，回复的方式也能够多种多样，如短信回复、IVR语音电话回复等。事务沟通治理用户可灵活使用ECM中的多种治理手段，包括：事务提醒 事务通知 自动催办 领导监督 系统自动报警等应用自动催办功能，ECM系统可代替负责人督促执行者尽快完成工作，领导能够随时监督

16、事务处理状态，独特的报警机制幸免情况延误。这些治理手段和多样化的通讯方式相结合，确保每件事务的沟通目标实现。团队协同工作关于需要多人参与的事务，用户能够灵活定义沟通过程，ECM系统自动对沟通过程进行记录和跟踪，对每个执行者的工作内容和进度进行治理，保证各个协作环节紧密有序，责任明确。沟通灵活转移ECM可完全配合用户的使用适应，或者特不情况下的需要（如出差，调动等），将沟通信息转移到指定的通讯方式上。用户可依照具体需要，将某些事务转移给其他责任人进行处理。查询统计ECM能清晰记录系统中的各种信息，提供给用户和治理员进行事务、信息发送的统计和查询，方便治理者了解企业的工作效率。要紧应用领域ECM能

17、够满足企事业单位的各种通讯及治理需要，具有众多的应用领域。政府办公：可用于政府机关内部、政府与政府之间、政府与管辖企业之间的沟通，要紧用于提高政府机关办事效率，对紧急事务的反应速度，解决大批量政务沟通的问题。企业日常治理：要紧用于企业内部沟通治理，包括日常事务提醒、通知发放、事务督办等。市场营销：要紧用于企业营销，包括信息公布、开展促销活动、客户关怀、客户调查分析等。销售治理：流淌销售治理、分区域渠道治理。客户服务：要紧用于企业售后服务，包括售后快速响应、服务状态反馈、服务统计、收缴欠款等。物流治理：销售订单、库存操纵报警、采购治理要紧客户及应用简介客户名称差不多应用国家开发银行总行及全国28

18、家分行1、总行与分行之间日常治理，包括日程通知、会议治理、工作通知反馈；2、重要客户帐户情况、贷款情况、交易情况的语音通知、语音电话查询中国电信数据通信局内部治理；与下级电信部门协作办公长春市政府长春市政府内部治理；应急指挥系统国家安全生产监督治理局1、内部治理；2、应急指挥系统中国旅游饭店行业协会会议报名治理；会议组织：包括通知、提醒、反馈；会议互动活动组织同方计算机本部1、企业内部治理；2、会议治理；3、计算机渠道治理ECM要紧特点高效的多渠道群发通讯工具ECM能够独立作为一个传递信息的手段，实现多渠道立体化传递信息，保证用户在开会、出差、专门办公环境等情况下，仍然能够有效的接收信息。同时

19、，它所特有的大批量群发功能，为企业大批量发送短信、电子邮件、传真提供了便利。确保目标实现的治理工具ECM是一个治理工具，它能够记录下来沟通的全过程，以便于进行查询和审核。同时，用户能够预先设定大量的策略，包括沟通对象、通讯方式、事务内容、处理要求、催办条件、监控方式等，各种策略会在条件满足的情况下自动执行，确保沟通目标的实现。软硬件一体化，安装使用简单方便ECM是一个软硬件一体化的设备，真正实现了即插即用，安装时仅需分不同电源、电话线及公司网络连接，并进行差不多配置后即可投入使用。ECM的使用用户，能够依照自己的使用适应设定喜爱的通讯方式，无须增加额外设备，不给使用者添加负担。以下是ECM产品

20、系列：ECM1000系列经济实惠，以最小的投资全面提升小型企业内部沟通效率ECM2000系列并发量高、扩展性好，适合中型企业使用ECM3000系列高稳定性、高可靠性、高并发量，适合于大型企业或电信运营商使用，可对外提供ASP服务领先的融合通讯技术、语音合成技术ECM采纳先进的融合通讯技术，将多种通讯手段进行集成，满足用户进行多渠道沟通的需要。同时采纳炎黄新星自主知识产权的语音合成技术，能够自如的将文字信息转换为语音信息，使用户通过电话就能收听到各种沟通信息。ECM与CRM、ERP、OA的关系ECM除独立使用外，还能够与ERP、CRM、OA等信息化系统实现有效结合，起到兼容、强化执行和补充的作用

21、。例如，企业原来差不多有CRM系统，但在售后服务的过程中，经常出现找不到责任人、故障排除不及时或相互之间推委责任的现象，与ECM对接之后，能够关心CRM解决通知、催办、监控、报警等沟通问题，加强系统的执行力度，使系统运行更顺畅。又如，企业已有ERP系统，在缺货时能够用ECM及时通知提醒仓库人员及供货商补货，而应收款到期仍未收到款时，能够用ECM督促应付款的公司付款。ECM对OA的补充更为明显，例如内部周报、月报、各种工作的提醒、催办、通知、都能大大加强公司内部治理的执行力度。大型会议应用由于ECM系统具备多渠道（Email、短信、语音呼出、传真）、双向的通讯方式，能够实现快速、准确、有效的沟通

22、，因此在大型会议的召集、安排、组织上，有着广泛的应用。它的要紧应用目的是实现分处在不同地域的群体间的会议召集，以及会议期间的信息交流、信息共享，提供一种高效协同工作的手段。 ECM大型会议解决方案充分运用Intranet/Internet网络资源、电信语音及传真网络资源、移动网络资源等先进的信息交流技术，在大型会议的召开中完全实现电子化的会议召集、会议召开、会中治理、会议互动以及会议语音、传真文件、电子文件的发放等功能。ECM大型会议解决方案，解决了大型会议中，因为人数众多，通知不便，反馈延误、互动性差而造成的会议组织困难、拖延时刻长、服务不当的问题，同时为会议举办方节约了大量的人力、物力，是

23、组织大型会议的理想帮手！以下依照大型会议的举办要求，从会议组织过程的各个方面论述ECM的应用。会前打算在举办大型会议之前，要事先进行拟订会议打算，整理会议联系人（与会议参与人不一定相同），发送会议打算等工作。会议联系人导入大型会议中，先进行会议联系人的整理，差不多整理完成的会议联系人，能够导入到ECM系统中，无须手工进行输入。会议联系人信息一般包括:联系人姓名、单位、mail地址、手机号、传真号等信息。会议联系人导入到系统后，能够依照联系人类不或所在公司类不进行分类治理。会议打算批量发放公司会议打算是以Word 文档、Excel文档进行存放的，因此一般通用的会议打算发放方法，是以传确实方式，假

24、如会议达到200人以上时，工作量特不大。ECM系统具备将Word、Excel文档转换成传真格式进行发送的功能，而且具备群发功能，能够同时发送几百份传真（具体发送数量与产品线有关），因此极大的解决了人工批量传确实困难，提高了工作效率。会议召集会议报名通知在会议召集过程中，先要进行会议报名通知，为了节约成本，能够采纳Email+短信的报名通知方法。也确实是讲，在发给会议联系人报名通知邮件的同时，发送一条短信，提醒他去查看邮件，并登陆INTERNET的某个网址进行报名。会议报名会议联系人在收到报名通知邮件后，能够直接从邮件中的超级链接地址，链接到相关的报名页面，并填写报名信息。报名信息是指会议参加人

25、的信息，包括：姓名、性不、年龄、单位名称、职务通信地址、邮政编码、生日、办公电话、手机、传真、电子邮件、到达时刻、到达交通方式。会议报名情况收集系统自动将报名情况进行收集，并产生详细的会议名单，会议名单能够转换为Excel表格进行下载。同时，会议组织人员能够对会议名单进行分类整理，分成不同的通讯组，便于会议期间联系使用。下载的Excel表格有着更广泛的应用，比如讲，对报名表进行分类，提供给服务机构（如酒店）进行分房等。会议报名催办在进行会议报名通知时，可定制一些催办功能，假如没有及时回复，则开始进行催办。催办可分等级，开始时，能够仅用办公电话进行催办，催办间隔时刻可长一些。假如过了某个时刻限度

26、，仍然没有回复，则开始使用移动电话、传真等形式来催办，催办间隔时刻也能够短一些。假如仍然没有回复，还能够催办会议联系人的上级领导，所有这些，都保证会议报名能够得到及时回复。会前提醒依照预定的会议打算，在会议召开前一到两天，能够进行会前提醒，提示会议召开时刻，以便于会议参加人能够早做预备。会前提醒的名单以报名期间收集的“会议名单”为准。会议资料发放假如一些会议资料，需要大伙儿在会议前提早查看，能够提早进行资料发放，资料发放方式能够采纳录音文件、电子文件、传真等方式。录音文件能够直接收听，也能够放在Email系统中，通过附件下载下来长期保存；电子文件，能够在Email系统中，直接下载打印；传真文件

27、，能够直接发送到与会人员的传真机上。会议资料发放后，能够要求各接收人确认收到，以便于会议资料能够顺利的交给各个会议参与人员。会议服务安排每一个大型会议的召集，都需要酒店、餐厅、车队、票务部门等多个行业服务部门的积极关心。在传统情况下，一般均需要用传真方式来解决，传真方式有一些弱点，比如讲反馈速度慢、成本高等，使用ECM之后，能够解决会议服务方面的难题。登记合作服务单位在找到相关服务的合作单位后，先期在ECM系统中建立相应的合作服务组，将合作服务单位的联系信息进行登记。登记内容有：联系人姓名、性不、年龄、单位名称、职务通信地址、邮政编码、办公电话、手机、传真、电子邮件方式。合作服务单位通知在会议

28、组织过程中，有专门多服务需要合作服务单位的配合，这时可运用ECM系统进行通知。一般来讲，许多服务单位并没有网络系统，而只有电话、传真等传统通讯方式，而ECM具有的多种通讯方式，刚好在合作服务单位的通知上有专门好的应用。即使会议组织人员周围没有传真机等工具，也照样能完成传真机、短信、语音电话等通知方式。对合作服务单位的通知，能够通过回复确认，来保证通知质量。登记会议参与人房间分机号为了有效节约成本，还能够在会议开始时，依照会议参与人房间号，登记其分机号，部分通知事宜能够采纳分机进行通知。会议参与人服务（如订票服务等）在会议过程中，能够通过短信等方式，了解会议参与人需要的服务。例如订票服务，能够批

29、量向会议参与人发出订票邀请，请会议参与人及时回复订票信息，以便于更好的为会议参与人服务。会议组织会议关心当会议参与人到来后，系统会定时发送关心短信，告知ECM系统使用方法、会议的差不多安排、重点会议场所的地点、吃饭时刻等。与会人员查询一些专门信息时，能够发送关心业务号码到短信中心，短信中心能够及时回复相关的关心信息。例如：查询会议安排等。紧急联络会议开通紧急联络短信，发送给所有会议参与人，假如会议参与人有任何紧急事务，能够立即回复该短信，该短信会在第一时刻转发给会议组织者及其领导手中，便于在紧急事务发生时，会议组织者有着良好的反应速度。会议通知在每次会议召开时，能够采纳提早20分钟、提早5分钟

30、（时刻能够灵活变化）两次提醒及自动催办手段，保证每次会议的正常、及时的进行。会议变更假如会议期间，有些安排出现了变更，则能够用ECM系统及时的将会议安排变更信息通知给每一个会议参与人，同时可通过确认来幸免出现遗漏。会议互动活动会议投票会议投票能够采纳ECM系统来完成，能够在投票前先公布投票规则，然后通过短信发出“开始投票”的通知；会议参与人用短信回复的方式，输入自己的投票选项，比如讲当投票选项为1，表示同意，投票选项为2，表示不同意，投票选项为3，表示弃权。会议组织者通过收集投票反馈结果，来公布投票结果。会议竟猜小游戏会议过程中，能够用短信出一些小型智力题目（如谜语等），让大伙儿参与作答，首先

31、给出答案者获胜，能够获得一些会议组织者给出的礼物等。抽奖活动会议过程中，能够安排一些抽奖活动，在ECM系统中建立单独的抽奖模块，循环显示所有会议参与人的手机号码，在点击回车键后即停止，停止时显示中奖号码，并给中奖人发一个祝贺短信及点播一首歌曲。人文关怀在会议期间，假如有会议参与人员过生日，系统还能自动给他点播一首生日歌，同时能够通知会议组织者，以便于会议组织人员能及时为他预备一份特不的礼物。成功案例国家开发银行应用案例项目背景国家开发银行原有OA系统是建立在Window NT操作系统之上；使用服务器、磁带库、光盘库等物理介质；采纳Lotus Domino/Notes平台并依照开发银行实际情况开

32、发出的大型应用系统。该OA系统已在总行及全国范围内28家省级分行全面使用。国家开发银行“柜台前移”系统是基于Lotus Domino平台，专门针对国家开发银行各分行与行外客户单位之间的信息传递而开发的应用系统。要紧功能为：流程报表在分行与行外客户之间的信息传递、分行与行外客户部对完成文档的查询等。OA和柜台前移是开行要紧的业务系统，该系统在运行过程中产生的大量消息需要通过电话、短信等多种方式通知用户，同时需要接收人进行“消息确认”，同时内外部系统用户需要进行实时短信查询、语音查询。为了完善OA系统和柜台前移系统，提高内部工作效率和客户服务质量，国家开发银行决定将ECM开发平台与原OA系统、柜台

33、前移系统进行对接。建设内容该项目的建设内容包括如下部分：通过POP3、SMTP等协议和XML技术，实现与现有OA系统的互联、互通，实现OA系统中各种信息的多种方式到达通知功能, 包括传真、短信、电话等，接收人能够使用多种通讯方式发送“确认回执”。同时用户能够主动通过语音电话、短信实时猎取邮件等各种信息。为外部系统用户提供通知和语音查询功能，如：以柜台前移系统为例，查询帐户余额（其中包括存款帐户余额和贷款帐户余额）、交易流水等。系统结构及功能实现 ECM平台提供了OA系统、柜台前移系统与用户之间通过语音、手机短信等进行信息交换的途径，建立了通畅的信息传输渠道，实现了信息的异步传递和实时查询。信息

34、交换采纳统一接口方式，屏蔽了应用系统的网络结构及具体功能操作，ECM平台可只在总行设立服务器，应用接口也只设立在总行，总分行所有的通知信息均先路由到总行的应用接口系统中，由应用接口传输到ECM平台中。接口业务要紧包括：通知公布及反馈、信息实时查询、柜台前移系统帐务实时查询。以通知公布及确认反馈为例，讲述接口业务的实现过程：系统名称业务名编号交易名报文种类办公自动化系统柜台前移系统发送1通知CMT001接收2确认回执CMT002ECM平台发送3确认回执CMT002接收4通知CMT001“通知公布及确认反馈”采纳邮件作为数据传输的通道，以SMTP/POP3作为接口用的通讯协议。首先设立一个应用接口

35、邮箱，该邮箱建立在总行现有的邮件服务器上，采纳Lotus Domino的邮件数据库作为模板。由于OA系统本身也建立在Lotus Domino平台上，因此OA的通知信息将通过Domino的路由服务发到应用接口邮箱中，其他系统也能够将通知信息通过SMTP/POP3协议发送到接口邮箱中；ECM平台通过SMTP/POP3从应用接口邮箱中猎取消息，并进行通知发送，同时将接收回来的“确认回执”发回到接口邮箱中。开发进程该项目一个月内便完成安装、系统对接、调试、测试的整个过程，现已稳定运行半年多，国开行总行和23个分行均使用此系统，客户对ECM平台与原系统的快速对接和稳定运行表示特不中意。案例分析国家开发银

36、行成立于1994年3月，注册资本500亿元人民币。100%政府拥有，直属国务院领导，是中国三家政策性银行中最大的一家，是除中国人民银行外唯一正部级金融机构。国家开发银行在全国范围内共有包括总行以及28家省级分行多家分支机构，原有内部OA系统以及柜台前移系统在运行过程中，在各分支机构之间以及分行与客户存在大量信息交换，在那个过程中需要通过电话、传真等方式实现内外部的沟通。由于异地通信频繁，人工处理事务的效率限制，因而产生了庞大的通讯费用和人工成本。为了提高内部人员办公效率和客户服务质量，节约通讯费用的开支，国开行决定采纳北京炎黄新星的ECM开发平台与原有OA和柜台前移系统进行对接。对接之后，实现

37、原有OA系统的功能全面扩展，诸如邮件的多通讯方式发送及多方式回复、工作流、日程多方式通知及回复、工作内容自动催办和提醒。在实现ECM系统与原有系统对接后，人员的办事效率大大提高，原来“找人难、总分行交流速度慢、反馈时刻延迟”的现象得到了改善，特不是紧急事务的处理效果特不行。同时，通过对各种通讯方式的灵活调用及有效操纵，大大减少了内部通讯费用。在系统平稳运行一年的时刻里，国开行内部通讯费用下降了50%以上，日常业务处理时刻也大大缩短。通讯费用节约的缘故在于：各种通讯方式灵活调用，选用其中最节约成本的联络方式。例如：往常总分行之间的通知事宜，差不多采纳长途电话，目前差不多改为Email+短信通知，

38、仅此一项，即节约了总行30%的长途通讯费用；通讯的有效性使得原来需要2-3次沟通才能完成的事宜变为1-2次完成。例如：原来总分行之间催缴报表等事务，一般均需要2-3轮的沟通才能收齐28家分行的报表，目前加上“确认回复”机制后，所有信息均有效记录，回复速度也大大加快，一般通过1-2轮沟通，即可完成所有报表催缴。通过通讯有效性操纵，节约了总行20%的长途通讯费用，以及40%的市话通讯费用。国开行长途费用统计图（上ECM系统前）国开行长途费用统计图（上ECM系统前后）同时，由于ECM使通讯有效性大大加强，而且支持群发，国开行的人工成本也节约了许多。ECM系统在国开行的与原有系统对接之后，能够为外部系

39、统用户提供通知和语音查询功能，如：以柜台前移系统为例，客户能够通过电话和短信进行自主查询帐户余额（其中包括存款帐户余额和贷款帐户余额）、交易流水等。大大提高用户关于国开行工作的中意度，也节约了工作人员为处理客户查询的时刻。ECM系统在国开行原有OA和柜台前移系统中的成功应用，充分体现了ECM在提高办公效率、节约企业通讯成本、提高客户服务中意度方面的优势。中国旅游饭店业协会 会议应用案例项目背景中国旅游饭店业协会经常召开大型的行业会议，涉及到多达700多家行业企业的会议组织工作。在没有ECM系统之前，全靠人工来进行会议通知、参与人员确认等召集工作。原有的操作模式存在以下几个问题：人职员作量太大，发传真需要发700余份；工作效率低下，通知和确认工作前后需要半个月时刻才能完成；通讯信息可能丢失，对方有没有收到无法确认，经常出现丢失现象；通讯费用高