工贸实业发展有限公司文件管理制度

1、工贸实业发展有限公司文件管理制度一、文件的种类：发出的文件，收进的文件，企业内部文件，二、文件传阅的管理方式1、建立传阅文件管理责任制行管部部长应分配好管理文件传阅的文秘人员，指定各文秘人员负责哪些文件的传阅。掌握文件流向 文件保管人员应做好传阅文件的登记工作，及时催阅。3、文件的借阅管理本企业的工作人员如借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，而由文件保管人员掌握，但如借阅机密性文件，且其在阅读范围之外，需经领导批准后方可借阅。外单位人员借阅文件时，须持有介绍信，介绍信写有文件号、借阅姓名、职务、借阅时间、借阅目的等。外单位借阅一般需要领导审批。文件保管人员应按规定请借阅人员履行借阅登记

2、手续并签字借阅人应保护好文件，不得丢失、裁剪和涂改，并按时退还。借阅人应做好保密工作，不得翻印和复印，不得转借他人，绝密级文件在指定地点阅读。文件退还时，文件保管人应根据借阅登记簿检查、核对、无误后予以销账。对借阅的文件在限定的时间内还未归还者，文件保管人员应及时催退，以防文件散失或影响他人借阅。根据实际情况，催退可采用电催，面催货函催。4、文件的翻印管理须经文件制发单位批准。经批准翻印文件时，要注明翻印机关的名称、翻印时间及份数，并向原机关备案。上级单位翻印下属单位的文件可不受此限。复制秘密文件，须按规定履行批准手续，并建立严格的审批、登记、管理制度。复制的文件要有复制单位的标志，并按原本文

3、件进行管理。汇编文件，须经文件制发单位批准或授权，文件汇编本应按照其中文件最 高密级管理和利用。需要公开发表的文件，应按规定履行审查批准手续。报刊上公开发表的文件，同内部印发的文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行。凡经公开发表的文件，制发单位按正式文件格式印发少量份数，以存档备用，而不在印发。5、文件的存放管理要求：存放于安全的场所，便于查找和利用。按文件类别进行分类、归档、整理。 6、文件的销毁：销毁文件的程序如下清点清点时在企业文书立卷清理工作结束后，把证明需要销毁的文件按文件账逐份校对点清的工作。一般需要在收发文登记簿上加盖“销毁”印戳。签批应销毁的文件经领导同意后方可销毁，领导同

4、意销毁对文件的最后鉴别，确认文件没有存档价值和存档必要应当销毁。三、公文处理规定1、目的作用 公司大案公文（包括电报）是发布企业规章、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的工具。为了促使公司公文处理做到准确、及时、安全、规范、特制定本规定。2、公文的格式 公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、发文时间、印章、主题词、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位、事由和文种，除批转规章制度性文件外，一般不加书名号。发文字号，包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号

5、。 公文除会议纪要外，应加盖印章。保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文应分别标明“特急”、“急”。请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄报形式。公文如有附件，应在正文之后，注明附件名称和顺序。发文单位应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。会议通过的文件（指决定、决议），应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。文字从左到右横写、横排。公文纸一般用A4复印纸，左侧装订，装订公文一律使用三颗订书钉，装订时公文纸张的地方翻页口边要齐整。文件标题一律用二号宋体字，正文使用小四号仿宋体字。主题词、报送、发送单位一律小四号宋体字。3、行文规范公

6、司总部及各子公司的行为关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。公司各部门在自己的权限内，可以互相行文，可以同下一级企业有关业务部门互相行文；也可以根据公司总部授权和有关部门规定对子公司直接行文。各子公司之间的重要行文，应抄报公司总经办。凡部门之间对有关问题未协商一致时，一律不得各自向下行文。各子公司可以联合行文。请示的公文，一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不要直接接送领导者个人，更不要同时报送几个领导，严禁多头请示。4、公文办理 发文处理程序 主要程序依次为：拟稿-核稿-签发-注发-打印-盖印-装封-分发-归档A 拟稿。拟稿分两步，首先由公司领导人草拟文件，表达的文件的内容和意图，

7、然后由秘书人员按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。拟稿的要求是：重点突出、观点鲜明、表达准确、文种合理，尽量“一文一事”。B核稿。拟稿后，应将稿件交办公室主任进行核稿，检查内容是否准确反映领导的意图，语法文字是否规范，格式是否符合要求，文种及标题是否合适等。C签发。涉及企业整体事物或冠以公司名义的文件，必须由公司的主要负责人签发。签发人对文件负有完全责任。签发内容是：发送单位、阅读范围、密级程度、缓急要求等。D注发。文稿经过签发，正式文件已经形成，进入注发阶段。一是要对文稿进行编号；二是确定发出日期；三是确定文件的印刷方法。E打印。打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校对，确认无误后才可按所要求

8、的份数打印出来。F盖印。文件需要加盖印章后才能发送，印章是企业发文有效的凭证。印章保管人负责执行，所盖的印章应清晰端正。G装封与分发。将文件分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章；发出文件前必须填写发文登记表，并由发出人签字。H归档。指打印的文件底稿应进行归档妥善保管。收文处理程序 主要程序依次为：签收-登记-阅文-拟办-批办-承办-催办-办复。A签收与登记。来件经过清点检查无误后应办理签收，然后根据文件的类别进行登记。B阅文。负责处理批文的秘书人员应阅读文件，了解内容，以便正确批文。C拟办。拟办的主要工作确定文件的分送与传阅范围，一般由办公室主任负责，如果所收文件份数

9、不够分送传阅，还要加印复制。D批办。来文如提出了办理问题的要求，因此需要分派公司某个部门去具体执行和办理。这需要由公司的领导来确定承办单位及协办单位。E承办。领导批示的具体承办部门，应认真阅读文件，领会贯彻、执行的要点，按要求完成承办任务。如果所承办的事情重大，本部门难以独立办好，则应立即说明理由，请求上级安排协办单位配合执行。F 催办。公司应建立文件催办制度，目的是督促所需办的事能及时办好，以免承办部门因事务忙而遗忘或积压拖延。催办人员应及时将承办部门办理情况的信息反馈给公司领导。G 办复。来文中提出需办复的，公司在承办结束后，应向来文单位作答复。办理过程注意事项A凡需要办理的公文，总经办应

10、根据内容和性质，送领导人批示或交有关业务部门办理。紧急公文，总经办应提出办理时限。B凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关部门方面意见不一致，要如实反映。C已送领导批示或交有关部门业务部门办理的公文，总经办要负责检查，对于多次催办仍无效果的，应向总经理汇报，采取必要的处罚措施。草拟公文应注意事项A要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。B情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要求简短。C人名、地点、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。D公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、

11、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一律用汉字书写。在同一文件中，数字的使用应前后一致。E引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。F用语要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。G公司发出的公文，由公司总经理或授权的分管领导签发。H公司领导审批公文要认真、负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。I草拟和签拟公文，应使用黑色水笔。J公司各部门需要以公司名义或公司总经办文件发出的公文，文件起草完后，统交公司总经办核稿，以便统一编排文号和分发。K上报的公文，如不符合本规定的，公司总经办可退回呈报单位。L传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。M

12、草拟公文应使用公司或各子公司统一印刷的发文拟稿笺。其他需注意事项A 公司总经办签收文件要逐一清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文单位查询并采取相应措施，急件要注明签收的具体时间，发传真时要问清接收人的部门、姓名、接收时间，并一一作好登记，以备查询。B登记文件须将标题、密级、发文字号、缓急时限，来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理等逐项登记清楚，以利于查询。C批办文件要根据内容、密级和工作需要确定文件主批人、承办单位以及印发范围，急件要及时处理。D报请主管领导人批示的文件，一般应由总经办提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导审批参考。E分发文件要严格按批办范围进行。时限性强的要及时分送，以免压误。F传阅文件，要严格登记手续，随时掌握文件