中国石油内部资料：人事档案操作手册

1、中国石油油人力资资源管理理系统用户操作作手册人事档案案管理（人人事岗专专用）人力资源源管理系系统项目目经理部部二九九年三月月目录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc225607949 一、档案案转递信信息 PAGEREF _Toc225607949 h 1 HYPERLINK l _Toc225607950 1档案案转入管管理 PAGEREF _Toc225607950 h 1 HYPERLINK l _Toc225607951 2档案案转出管管理 PAGEREF _Toc225607951 h 7 HYPERLINK l _Toc225607952 二、待移移交档

2、案案材料管管理 PAGEREF _Toc225607952 h 9 HYPERLINK l _Toc225607953 1. 功功能概述述 PAGEREF _Toc225607953 h 9 HYPERLINK l _Toc225607954 2.操作作流程图图 PAGEREF _Toc225607954 h 9 HYPERLINK l _Toc225607955 3. 具具体操作作 PAGEREF _Toc225607955 h 9 HYPERLINK l _Toc225607956 4. 批批处理工工具的使使用 PAGEREF _Toc225607956 h 100 HYPERLINK l

3、 _Toc225607957 三、档案案查（借借）阅情情况信息息 PAGEREF _Toc225607957 h 13 HYPERLINK l _Toc225607958 1档案案查阅情情况信息息 PAGEREF _Toc225607958 h 13 HYPERLINK l _Toc225607959 2档案案借阅情情况信息息 PAGEREF _Toc225607959 h 18人事管理理岗在人人事档案案管理中中的职责责一、 档档案转递递信息1档案案转入管管理（1） 功能概概述“档案转转入”是记录录档案材材料转入入情况的的信息。（2） 操作流流程档案转入入根据业业务流程程，需要要先从“待转递递

4、人事档档案信息息”做起，由由人事管管理岗和和档案管管理岗协协作完成成。如图图：（3） 具体操操作操作路路径：SSAP菜菜单人事档档案管理理事物代代码：ZZPA330_HHR133 - 管理人人事档案案信息人事管管理岗负负责：维维护 “待转递递人事档档案信息息”的档案案来源、回执时时间、移移交人、审核人人、移交交单位、状态栏栏。状态态栏根据据实际工工作情况况维护成成“处理中中”。如图图：状态维护为“处理中”SHAPE * MERGEFORMAT说明：移移交单位位：指人人事管理理处室、科室；移交人人：指人人事管理理岗人员员。举例例：大庆庆油田公公司人事事部干部部管理科科，刘铭铭辉。人事管管理岗负负

5、责：档档案审核核通过后后，将待待“转递人人事档案案信息”中状态态栏调整整为“提交”，表示示可以向向档案管管理岗人人员提交交档案。状态维护成“提交”（4） 批处理理工具的的使用一由由“待转人人事档案案信息”自动生生成“档案转转入/转转出”信息 当一次次维护多多个员工工的人事事档案转转递信息息时，可可以通过过两种方方式进入入：其一：操操作路径径：SAPP 菜单单人事档档案管理理工具ZHRRBI2205待转转递人事事档案信信息批量量导入程程序其二：事事务代码码：ZHRRBI2205待转转递人事事档案信信息批量量导入程程序具体操作作：第一步：下载“待转递递人事档档案信息息批量导导入程序序”模板：选择“

6、下下载模板板”，用户户可以根根据需求求决定是是否要输输出人员员，如果果选上了了“模板输输出人员员”，则需需要在组组织单位位处选择择输出哪哪个单位位下的人人员如果是是对系统统里已有有信息进进行修改改,请在在“转递状状态”中选择择修改，同同时在“档案材材料状态态”中选择择相应的的状态即即可。如如图：点击执行行后，输输出模板板如图，人人员编号号和姓名名会自动动带出，维维护员工工“待转递递档案”相关信信息即可可，其中中字段“状态”有下拉拉选项且且为必填填，对于于状态中中三个下下拉选项项“处理中中”、“提交”由人事事管理岗岗人员维维护；“档案员员确认”由档案案管理岗岗人员维维护。如果选选择“档案员员确认

7、”导入后后，会自自动生成成一条相相应子类类型（转转入/转转出）的的“档案转转递信息息”维护完毕毕数据后后，将文文件另存存为“Uniicodde 文文本”格式：保存后，返返回数据据导入界界面。第二步：上传数数据。点点击“上传数数据”，在导导入文件件文件名名中，选选择刚才才保存的的文本，一一般选择择调用事事务，运运行方式式选择“E 显显示错误误”，然后后，点击击执行。导入完成成后，会会出现如如下两种种情况：如果导入入数据有有错误，会会在此显显示员工工号，姓姓名及其其错误信信息等。（2） 如果果没有错错误，则则如下为为空。这样批量量的人事事档案转转入数据据就导入入完毕。二直直接维护护“档案转转递信息

8、息”当一次直直接维护护多个员员工的人人事档案案转递信信息时，可可以通过过两种方方式进入入：其一：操操作路径径：SAPP 菜单单人事档档案管理理工具ZHRRBI2205档档案转递递信息批批量导入入其二：事事务代码码：ZHRRBI2205档档案转递递信息批批量导入入第一步：下载“档案转转递信息息批量导导入程序序”模板：如图所示示：如果果是对以以前导入入数据的的修改，在在“转递状状态”中选择择“修改”。选择“下下载模板板”，用户户可以根根据需求求决定是是否要输输出人员员，如果果选上了了“模板输输出人员员”，则需需要在组组织单位位处选择择输出哪哪个单位位下的人人员；同同时选择择“导入文文件”及“转递状

9、状态”点击执行行后，对对“档案转转递信息息”中相关关字段进进行维护护，对于于有下拉拉选荐的的请按选选项去填填写。同同时将文文本另存存为“Uniicodde”的形式式。保存后，返返回数据据导入界界面。第二步：上传数数据。点点击“上传数数据”，在导导入文件件文件名名中，选选择刚才才保存的的文本，一一般选择择调用事事务，运运行方式式选择“E 显显示错误误”，然后后，点击击执行。导入完成成后，会会出现如如下两种种情况：如果导入入数据有有错误，会会在此显显示员工工号，姓姓名及其其错误信信息等。2档案案转出管管理（1） 功能概概述“档案转转出”是记录录档案材材料转出出情况的的信息。（2） 操作流流程（3）

10、 具体操操作操作路路径：SSAP菜菜单人事档档案管理理事物代代码：ZZPA330_HHR133 - 管理人人事档案案信息当员工工发生调调出、离离退休或或减册业业务时，档档案需根根据管理理权限转转到相关关单位。人事管理理岗负责责：维护护“待转递递人事档档案信息息档案转转出”，并将将状态栏栏调整为为处理中中，如下下图：“通知人人”上面加加一个“审核人人”栏! 人事管管理岗负负责：审审核通过过后，人人事管理理岗将“待转递递人事档档案信息息”的状态态栏调整整成“提交”，即通通知档案案管理人人员该员员工档案案需要转转出:状态维护成”提交”（4） 批处理理工具的的使用操作同“档案转转入管理理的批处处理工具

11、具的使用用”二、 待待移交档档案材料料管理1. 功功能概述述“待移交交档案材材料信息息”是记录录新增归归档材料料的移交交过程。2. 操操作流程程图3. 具具体操作作（1）操操作路径径：SAAP菜单单人事档档案管理理（2）事事物代码码：ZPPA300_HRR13 - 管管理人事事档案信信息（3）人人事管理理岗负责责：当有有新增材材料归档档时，需需要维护护“待移交交档案材材料信息息”。在维护人人力资源源主数据据的界面面，选择择“待移交交档案材材料信息息”，点击击创建，进进入到“待移交交档案材材料信息息”子类型型的选择择界面，如如图：根据新增增材料的的类别选选择相应应的子类类型后，进进入到“待移交交

12、档案材材料信息息”的界面面。如图图：人事管理岗维护单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择维护完毕毕后，将将“状态栏栏”调整为为“提交”。4. 批批处理工工具的使使用当一次维维护多个个员工的的人事档档案转递递信息时时，可以以通过两两种方式式进入：其一：操操作路径径：SAPP 菜单单人事档档案管理理工具ZHRRBI1129待待移交档档案材料料信息批批量导入入其二：事事务代码码：ZHRRBI1129待待移交档档案材料

13、料信息批批量导入入具体操作作:第一步：下载“待移交档档案材料料信息批批量导入入程序”模板：如图所示示：选择择“下载模模板”，用户户可以根根据需求求决定是是否要输输出人员员，如果果选上了了“模板输输出人员员”，则需需要在组组织单位位处选择择输出哪哪个单位位下的人人员如果是是对系统统里已有有信息进进行修改改,请在在“转递状状态”中选择择修改，同同时在“档案材材料状态态”中选择择相应的的状态即即可。如如图：点击执行行后，输输出模板板如图，人人员编号号和姓名名会自动动带出。其中中“档案材材料名称称”和“档案材材料类别别”为必填填字段对于有有下拉选选项的请请严格按按照选项项中的填填写！如果在在“状态”一

14、栏中中选择“档案员员确认”会自动动生成一一条相应应的“档案目目录信息息”维护完毕毕数据后后，将文文件另存存为“Uniicodde 文文本”格式：保存后，返返回数据据导入界界面。第二步：上传数数据。点点击“上传数数据”，在导导入文件件文件名名中，选选择刚才才保存的的文本，一一般选择择调用事事务，运运行方式式选择“E 显显示错误误”，然后后，点击击执行。如果是上上传“修改”的信息息请选中中“修改”同时选选重相应应的“状态材材料状态态”即可。导入完成成后，会会出现如如下两种种情况：（1） 如果果导入数数据有错错误，会会在此显显示员工工号，姓姓名及其其错误信信息等。（2） 如果果没有错错误，则则如下为

15、为空。这样批量量的待移移交档案案材料管管理信息息的数据据就导入入完毕。三、 档档案查（借借）阅情情况信息息1档案案查阅情情况信息息（1） 功能概概述“档案查查阅情况况信息”是记录录人事管管理岗在在实际业业务查阅阅档案过过程的信信息。（2） 操作流流程如果是非非人事部部门用户户查阅员员工档案案，则由由查阅人人员直接接填写查查阅审批批单，人人事主管管部门签签字同意意后，由由档案管管理岗填填写“档案查查（借）阅阅情况信信息查阅信信息”，并完完成查阅阅过程。（3） 具体操操作操作路路径：SSAP菜菜单人事档档案管理理事物代代码：ZZPA330_HHR133 - 管理人人事档案案信息人事管管理岗负负责：

16、填填写“查借阅阅人填写写”的内容容，并将将状态栏栏调整成成“提交”，回车车后系统统自动档档案存放放位置，然然后点击击保存。如图：人事管管理岗负负责：打打印“查阅人人事档案案审批单单”。操作路径径为：SSAP菜菜单人事档档案管理理表单档案查查借阅事物代码码：ZHHRISSPAFFM1002 - 查阅阅人事档档案审批批单（人人事岗用用）打印出查查阅审批批单：经过本部部门领导导签字后后，拿着着审批单单去档案案室查阅阅档案。（4）批批处理工工具的使使用说明：当当一次性性维护多多个员工工的档案案查阅情情况信息息时，可可以使用用批处理理工具，有有两种方方法进入入：其一：路路径为：SAPP 菜单单人事档档案

17、管理理工具ZHRRBI0019- 档案案目录信信息批量量导入其二：事事物代码码为：ZZHRBBI0119 - 档案案目录信信息批量量导入该批处理理工具的的操作分分两步：第一步：下载模模板，如如图所示示，选择择“下载模模板”，用户户可以根根据需求求决定是是否要输输出人员员，如果果选上了了“模板输输出人员员”，则需需要在组组织单位位处选择择输出哪哪个单位位下的人人员：如果对系系统中已已有的信信息进行行修改，请请选择“修改”同时对对修改情情况下的的状态进进行选择择。如图图：点击执行行后，输输出模板板如图，人人员编号号和姓名名会自动动带出，维维护员工工档案查查阅相关关信息即即可：字字段“状态”中，人人

18、事管理理岗人员员维护“处理中中”“提交交”；档案案管理岗岗维护“档案员员确认”信息维护护完毕后后，保存存成“Uniicodde 文文本”格式：保存后，返返回数据据导入界界面。第二步：上传数数据。点点击“上传数数据”，在导导入文件件名中，选选择刚才才保存的的文本，一一般选择择调用事事物，运运行方式式选择“E 显显示错误误”，然后后，点击击执行。导入完成成后，会会出现如如下两种种情况：如果导入入数据有有错误，会会在此显显示员工工号、员员工姓名名、档案案材料类类别及错错误信息息等。如果没有有错误，则则如下为为空。2档案案借阅情情况信息息（1） 功能概概述“档案借借阅情况况信息”是记录录人事管管理岗实实际业务务中借阅阅档案过过程的信信息。（2） 操作流流程如果是非非人事部部门用户户借阅员员工档案案，则由由借阅人人员直接接填写借借阅审批批单，人人事主管管部门签签字同意意后，拿拿到档案案管理部部门，由由档案管管理岗填填写“档案查查（借）阅阅情况信信息借阅信信息”，并完完成借阅阅过程。（3） 具体操操作操作路路径：S