某集团公司应付账款管理制度

1、某集团公司应付账款管理制度(机密)1. 总则 1.1 为规范公司的应付账款管理,保证应付账款的安全,特制定本办法。 1.2 应付账款风险控制实行从“源头控制、过程监控、责任到位”的原则,业 务发起人为风险控制的第一责任人。1.3 本制度适用于“深圳XXXX集团有限公司”和“深圳市XXXX有限公 司”,以及在深圳总部注册和进行账务处理的XX集团下属全资、控股二 级公司(以下统称“公司”)。 1.4 其他二级公司结合自身情况,参照本制度编制相应的“应付账款管理制 度”。 2. 应付账款核算 2.1 应付账款定义 应付帐款是指企业因购买材料、商品和接受劳务供应等业务活动,应支付 给供货单位的账款,它

2、是由于取得商品或接受劳务与支付价款,在时间上 不一致而产生的债务。 2.2 应付账款确认与计量 2.2.1 应付账款入账时间的确定,应以所购买物资的所有权转移或接受劳务已发 生为标志。在实际商品购销活动中,可以区别以下两种情况分别进行处理: a. 在物资和发票账单同时到达的情况下,物资验收入库后,按发票账单登 记入账。b. 在物资已验收入库,但发票尚未收到,应当在月末按照所购物资和应付 债务估计入账,待下月初再作相反的会计分录予以冲回。2.2.2 应付账款一般按应付金额入账,而不按到期应付金额的现值入账。在实际 商品购销活动中,需注意以下两种情况:a. 如果购入的资产在形成一笔应付账款时是带有

3、现金折扣的,应付账款入 账金额按发票上记载的应付金额的总值(即不扣除折扣)确定,现金折 扣实际获得时,冲减财务费用。1/4 b. 由于债权单位撤销或其他原因而无法支付的应付账款,直接转入营业外 收入。 2.3 应付账款的核算范围 因购买材料、物资和接受劳务供应等业务活动产生的应付款项,需在“应 付账款”中核算;凡不是因购买材料、物资和接受劳务供应等业务活动产 生的应付款项,不应在“应付账款”中核算,可视实际账务管理情况,在 其他业务中的“其他应付款”或“其他应收款”中核算。为简化会计核算, 将“预付账款”并入“应付账款”中核算,“应付账款”如果在借方有余 额则表示“预付账款”。 3. 应付账款

4、业务管理 3.1 主要部门职责 3.1.1 贸易中心 负责签订采购合同,确保每一笔贸易的准确性、真实性和完整性,并全 程跟进、达成其“货款、货物、货权单据、发票”等合同事项,按“合 同的约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理。 建立健全贸易风险控制体系,将贸易风险控制在公司可控范围之内,减 少贸易业务的资金占用成本。 申请采购合同对应的货款、点价保证金或合同内其他保证金款项的支付, 建立采购合同项下相关应付款项的管理帐务,为货款或保证金的安全性 负责。 每月定期与供应商、财务中心核对“货款、货物、货权单据、发票”等 合同事项,确保三方“账实相符、账账相符”。 建立健全相关贸易档案管理及

5、台帐管理制度,及时对采购合同进行备案, 确保采购合同涉及的全部信息有据可查,保证帐务的有序性、完整性和 规范性。每月定期处理业务台帐上的未达事项(合同涉及的,但又未完 成的事项),直至其按照“合同约定、相关法律法规条款及内部相关管理 约定”办理结束为止。 3.1.2 财务中心a. 审核、支付采购合同货款及对应的保证金,同步建立或完善业务台帐信 2/4 息。 及时反馈付款信息,及时将付款业务进行账务处理。 审核、签收、保管采购合同对应的发票,及时对进项税票进行认证抵扣, 同步进行账务处理及完善业务台帐的发票信息。建立健全相关贸易档案管理及台帐管理制度,及时对每一笔采购合同进 行备案,确保每一笔采

6、购合同涉及的全部信息有据可查,保证帐务的有 序性、完整性和规范性。每月定期处理业务台帐上的未达事项(合同涉 及的,但又未完成的事项),直至其按照“合同约定、相关法律法规条款 及内部相关管理约定”办理结束为止。 “监控、反馈、控制”贸易主要风险,将贸易风险控制在公司可控范围 之内,每月定期与供应商、贸易中心核对“货款、货物、物权单据、发 票”等合同事项,确保三方“账实相符、账账相符”,同步与供应商之 间形成书面的应付账款确认函。 定期对“应付账款”进行账齡分析,异常信息做到“及时反馈、跟踪处 理”。 3.2 管理要求 3.2.1 采购合同 贸易部与供应商签订采购合同后,及时将采购合同在财务中心“

7、应付岗位 人员”处备案一份,贸易中心和财务中心及时完善采购合同归档及业务台 帐录入工作。 3.2.2 货款、点价保证金或合同内其他保证金的支付 在款项到期时,贸易部依据“采购合同及其他有力证据”确定付款具体 金额,填写付款申请表走审批流程。财务中心出纳在见到审核完毕的付款申请表后,视资金情况及时付款。 付款完毕后,将付款信息及时反馈至相关人员。3.2.3 账务处理 出纳及时将付款单据传至会计人员处,会计人员及时进行账务处理。3.2.4 发货通知、反馈及物权单据 a. 在满足采购合同的发货条件后,贸易中心准时通知发货单位按合同约定 发货。 3/4 b. 发货单位在完成发货作业后,贸易中心需追踪其

8、及时将发货的物权单据 原件(特殊情况下不能取得原件时,可用复印件代替)快递(或扫描发 邮件,或传真)至贸易中心操作人员。在发货完成后,贸易中心需及时 将物权单据收集齐全,并将其原件(特殊情况下不能取得原件时,可用 复印件代替)交于财务中心应付岗位人员处。 3.2.5 发票管理 在履行完毕采购合同相关事项后,贸易中心及时从供应商处取得货物发 票,并及时将发票交于财务中心。货物发票经财务中心审核通过并签收后,财务中心担负发票保管责任; 若有未通过审核的发票,财务中心将发票及时退回贸易中心,贸易中心 及时将发票退回供货单位,并重新取得发票。税务人员及时将审核通过的货物发票完成认证、抵扣工作。 3.2.6 应付账款对账 每个月结束后(特殊情况在对应交易完成后),财务中心应付岗位人员需与 贸易中心操作人员、供应商财务人员(或供应商销售人员)进行应付账款 对账工作。经核对无误的应付账款信息,需与供应商之间形成书面的应付 账款确认函,以便明确购、销双方间的债务与债权关系。 3.2.7 合同未尽事项处理 对于未及时履行的“付款、发货、货权单据移交、发票”等主要合同事项, 贸易中心和财务中心需每月定期按“业务台帐”体现的未达事项进行跟进 处理,直至其按照“合同约定、相关法律法规条款