某环保企业文档管理规定

1、文档管理理规定总则1.1为为建立科科学、合合理、规规范的文文档管理程程序，使使公文处处理准确确、及时时，提高工作效效率和公公文质量量，结合合公司实实际，制制定本制制度。1.2本本制度适适用于公公司内部部发文、外来收收文、档档案和证证照的管理理。发文管理理2.1公公司内部部发文包包括日常常公文和和程序文文件。2.1.1日常常公文，指公司司经营活活动中经经常性、重复性性使用的的文种，包括：1）命令令：用于于变更体体制、编编制，增增减机构构，任命命和聘用用干部；2）规定定：用于于发布重重要的行行政规章章制度，采取重重大的强强制性行行政措施施；3）决定定、决议议：对重重要事项项或重大大行动做做出安排排

2、，用“决定”；经会议议讨论通过、要求各各单位贯贯彻执行行的事项项，用“决议”；4）通知知：用于于告知某某一事项项，如任任免通知知、会议议通知、指示性性通知、转发性性通知、一般性性通知等等。5）通报报：用于于向各单单位传达达上级重重要精神神、通报报工作情情况、典典型事例例、经验验教训、表扬先先进、批批评后进进等；6）请示示、报告告：向上上级请求求批示与与批准，用“请请示”；向上级级汇报工工作、反反映情况况、提出出建议，用“报报告”。7）函：用于与与公司互互不隶属属单位（机关、公司）之间，相互商商洽、联联系工作作、询问问和答复复问题等等；8）会议议纪要：用于记记载或传传达会议议精神和和议定事事项。

3、2.1.2程序序文件，指确立立公司办办事程序序、规范范的文种种，包括括规章制制度、管管理细则（办办法）、岗位操操作方法法和计划划等。2.2发发文依照照拟稿、报批、登记编编号、付付印、分分送和归归档的程程序行文文。各环环节责任人人审核并并确认所所负责部部分,并在发发文处理理单上上签字。2.2.1 拟拟稿公司发文文由指定定人员拟拟稿，要要求格式式规范、条理清清晰、语语句通顺顺、用词词准确、字迹清清楚。有有抄报或或抄送单单位的，拟稿人人须注明明。拟稿稿人将文文稿交部部门负责责人初审审，以确确定发文文的必要要性，并并完备公公文格式式、规范范用语等等。2.2.2 核核稿部门负责责人初审审合格的的文件，交

4、行政政管理部部门审核核公文格格式和规规范用语语。2.2.3 报报批由拟稿人人呈报签签发手续续。各类类文件签签发领导导如下：1）董事事会、监监事会文文件，由由董事长长签发；2）公司司文件，由总经经理签发发；3）部门门文件，由公司司分管领领导签发发，重要要内容由由总经理理签发。签发后的的公文不不得再做做任何修修改。若若确需修修改，必必须重新新送签。2.2.4登记记编号文件签署署后，交交董事会会或行政政管理部门登记、并统一一编号。1）日常常公文编编号、董事事会文件件编号为为：“深深东环董董年份号号”；、监事事会文件件编号为为：“深深东环监监年份号号”；、公司司文件（含公司司对外文文件），编号为为：“

5、深深东环年份号号”；、部门门文件（含财务务、行政政、人事事、技术术、生产产、营销销等类别别），由由行政部部统一编编号并分分别冠以以“财、行、人人、技、生、销销”等标标注，编编号为：“深东东环X 年份份号号”。、公司司对外业业务联系系函件，一般只只登记不不编号，重要函函件有必必要时，编号为：“深东环环函年份号号”。2）程序序文件编编号DJHBB / XX .XXX 2000X年代号顺序号文件种类类公司代号号DJHHB：“*”的的拼音缩缩写XX：文件种种类的拼拼音缩写写，分为为：财务务类-CCW、行行政类XZ、人人事RRS、技技术类-JS、生产类类-SCC、营销销类YYX、等等等。XX：文件顺顺序

6、号，从011起按颁颁发顺序序统一编编号。2.2.5 付付印经登记编编号的文文件，统统一由行行政管理理部门按公文文格式打打印装订订。1）纸张张规格：A4；左左边距33.0ccm，右右边距22.5ccm，上上、下边边距均为为2.554cmm；无页眉，有页脚脚“第页共页”并并居中。凡有统统一编号号的文件件首页需需印制在在公司红红头文件件纸上；其它发发文和对对外函件件的首页页可印制制在公司司信笺纸纸上。2）文件件纸幅面面格式：抬头红红色（或或黑色）一号宋宋体字“深圳市市*股份有限限公司”；换行行后居中中用黑色色四号黑黑体字“深东环环年份号号”、居居右用黑黑色四号号楷体“XXXX签发”或“XXXX签签发

7、 XXXX已阅”，下方方有红色色1.55磅横划划线。文文件最后后应有黑黑体四号号字标示示以下要要素：主主题词、抄送或或抄报单单位（部部门、个个人）、承办部部门与承承办人、联系电电话、打打印份数数。3）文件件内容字字体与字字号：“文件标标题”使使用二号号宋体或或黑体、不加粗粗；“正正文”使用用四号或或小三号号，其中中“一级级标题”使用黑黑体、“二级标标题”使使用宋体体、正文文使用仿仿宋。2.2.6分送送和归档档文件付印印、装订订后，由由行政管管理部门门交印章章保管人人加盖公公司印章章，统一一分发并并由受文文部门签签收。行行政管理理部门须将领领导签批批的发发文处理理单和和报批文文件稿统统一存档档。

8、收文管理理3.1收收文处理理一般包包括登记记、分办办、拟办办、批办办、催办办等程序序。3.2凡凡中央、省市、区以及及有关部部门的来来文一律律由行政政管理部门统一一签收、拆封、登记、呈阅、分发，并按不不同类别别进行分分类处理理，填写写收文文处理单单，并统一一编号“深东环环收文2000XXXX号”后，送公司领导导阅批或或相关部门门办理，办理完完后文件件须退回回行政管管理部门门归档保保存。3.3行行政管理理部门按按公司领导导批办意意见送有有关领导导或部门门传阅，跟踪办办理结果果，填写写收文文处理单单中“处理结结果”一一栏，并并负责文文件最终终归档。3.4 需要交交业务部部门留存存的文件件，行政政管理

9、部门应复印印一份存存档。3.5行行政管理理部门对对有领导导批示的的公文及及本公司司发出的的文件，要认真真督促、催办，以防积积压或漏漏办。各各分公司司、各部部门对上上级发出出的文件件，需要要汇报贯贯彻执行行情况的的，要及及时检查查反馈。3.6 公文办办理完毕毕后要及及时送交交行政管管理部门门整理立立卷。任任何人不不得私自自保存应应存档文文件。3.7领领导参加加重要会会议带回回的文件件，在汇汇报和传传达后，应将会会议文件件交行政政管理部部门立卷卷归档。档案管理理4. 11 归档档范围4.1.1重要要的会议议材料，包括会会议的通通知、报报告、决决议、总总结、领领导人讲讲话、典典型发言言、会议议简报、

10、会议记记录等。4.1.2上级级机关发发来的与与本公司司有关的的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等等文件材材料。4.1.3本公公司对外外的正式式发文与与有关单单位来往往的文书书。4.1.4本公公司的请请示与上上级机关关的批复复。4.1.5本公公司反映映主要职职能活动动的报告告、总结结。4.1.6本公公司的各各种工作作计划、总结、报告、请示、批复、会议记记录、统统计报表表及简报报。4.1.7本公公司与有有关单位位签订的的合同、协议书书等文件件材料。4.1.8本公公司领导导任免的的文件材材料以及及关于员工奖励励、处分分的文件件材料。4.1.9本公公司职工工劳动、工资、福利方方面的文文件材料料

11、。4.1.10各各部门、各分公公司的发发文。4.1.11本本公司的的历史沿沿革、大大事记及及反映本本公司重重要活动动的剪报报、照片片、录音、录像像等。4.2立立卷归档档4.2.1 行行政管理理部门是是公司档档案归口口管理部部门。4.2.2 各各部门、分公司司均应指指定专（兼）职职文书人人员负责责本单位位的文件件材料及及时收集集立卷归归档。4.2.3 凡凡本公司司缮印发发出的公公文一律律由行政政管理部部门统一一收集管管理。4.2.4公司司与其他他单位签签订的合合同书、协议书书，以及及各部门门、分公公司代表表公司所所签定的的合同书书、协议议书正本本交行政政管理部门保存，以便归档及及查阅。4.2.5

12、 公公文承办办人员应应及时将将办理完完毕或经经领导批批存的文文件材料料，收集集齐全，加以整整理，送送本部门门、分公公司专（兼）职职文书归归卷。工工作变动动或因故故离职时时应将经经办的文文件材料料向接办办人员交交接清楚楚，不得得擅自带带走或销销毁。4.2.6每年年3月份，各部门门、分公公司应将归档文件材材料归档完毕，并向行政政管理部门办好交接接、签收手续。4.2.7没有归档和存查查价值的的公文，经过鉴别和公司领导批准后后，可以以定期销销毁。销毁秘密文文件，应应当进行注销登记，由二二人监销，保证不丢失、不不漏销。4.3档档案借阅阅4.3.1借阅阅档案要要履行借借阅手续续。调阅阅档案只只限在公公司内

13、查查阅，不不能带出出。必须须带出公公司查阅阅的，要要经公司司分管领领导批准准；属公公司机密密级以上上的文件件借阅，按保保密制度度规定定办理。4.3.2借档档人不得得转借、拆卸、调换、污损所所借的档档案，不不得在文文件上圈圈点、划划线和涂涂改，未未经批准准不得复复印档案案。4.3.3借档档人确因因工作原原因需要要复印文文件或摘摘抄文件件，须经经公司分分管领导导批准。复印机机要档案案须经公公司分管管领导审审核，报报总经理理批准。证照管理理5.1 因公司司生产经经营需要要所取得得的各类类证照，由行政政管理部部门保存存证照原件件和正本，相关部门门指定人人员保管证照照的副本本和复印件件。5.2 行政管管理部门门应建立登记记表，用以登记记和记录录所有已已取得的的证照信信息。5.3 对于过期期或废止止的证照，相应应材料作作为资料料存档，但不能能出现在在生产和和管理的的场所，不能与与有效的的证照混放。5.4 因对外外经营和和开展业业务的需需要借用用证照时，需要填写