专案规划知识与方法汇总课件

1、专案规划知识与方法汇总专案规划知识与方法汇总2課程提要專案包含一系列相關的工作，必須在限制時間或資源限制內完成必須清楚定義專案的目標與方向、進度與預算，以告知參與專案的每個人要做什麼，以確保能做對的事 。本章在說明專案規劃的基本內容、建立工作分解結構的方法與程序、專案工作包與功能組織間的關係4課程提要專案包含一系列相關的工作，必須在限制時間或資源限制3規劃的目的是製作出專案的路徑圖，提供專案成員瞭解專案的目標、任務、執行的方向，及必需達成的工作。 它可用以評估可能碰到的問題，並提出完成任務和解決問題的方案專案規劃的意義5規劃的目的是製作出專案的路徑圖，提供專案成員瞭解專案的目標4專案規劃的基本

2、思維可透過回答以下問題來整理規劃的思維：要做什麼(What has to be done)-目標、需求、範疇要如何做(How it has to be done)-可依專案生命週期及將工作予以分解(WBS)由誰做(By whom)-責任分工矩陣, RAM以什麼順序來做 (In what order)何時要做什麼(By when to do what)要花多少錢來做(For how much)6專案規劃的基本思維可透過回答以下問題來整理規劃的思維：5專案規劃的內容(1/2)範疇規劃：制定範疇說明書，作爲專案的依據。範疇定義(分解專案)：將主要的專案工作細分爲更小、更易管理的單元。活動定義：確認各

3、階段應實施的具體活動項目活動順序：明確說明各活動間的先後順序與彼此之關聯性。活動時間估算：估計爲完成各個活動所需的時間。7專案規劃的內容(1/2)範疇規劃：制定範疇說明書，作爲專案6專案規劃的內容(2/2)進度規劃：根據活動順序、個別活動之時間和資源需求，發展出專案進度。資源規劃：確定每個專案活動所需的資源（人力、裝備等）。成本估算：估計實施專案所有活動所需的成本。預算分配：將總預算分配到各項活動上。整合專案計畫：將所有計劃程序產出的結果彙總成為一份完整、連貫的專案管理計畫書。8專案規劃的內容(2/2)進度規劃：根據活動順序、個別活動之7專案計畫書的意義與作用指導專案的執行記載專案的假設及限制

4、事項明訂專案利害關係人間之溝通方式定義重要里程碑與審查計畫表提供專案執行與控管的基準9專案計畫書的意義與作用指導專案的執行8專案計畫書大綱 (1/2)摘要(緣起)工作條款工作分解結構專案組織與人力計畫訓練與發展權責指派專案時程10專案計畫書大綱 (1/2)摘要(緣起)9專案計畫書大綱 (2/2)預算規劃變更控制品質計畫專案成效報告及審查文件管理計畫成本管理計畫風險管理計畫11專案計畫書大綱 (2/2)預算規劃10專案計畫書內容：摘要(緣起)簡要說明專案之具體目標、需求（如性能/功能之需求、 品質、測試之期望需求、人力、經費需求 ）、限制、問題(含如何克服)、專案時程內的重要事件(里程碑)。12

5、專案計畫書內容：摘要(緣起)簡要說明專案之具體目標、需求11專案計畫書內容：摘要(緣起)範例IBC公司於2009年9月5日獲得MPD公司物流系統專案的合約，此專案包含包裹運送、儲存等資料庫系統的設計與安裝，以提供自動化定位；IBC公司為本專案的主合約商，負責軟、硬體設計，主要的次合約商有CRI、UPC、CRC。由IBC負責次合約商間的專案管理與相關合約監控；專案將依基礎設計於年日開始，於年日完成安裝等13專案計畫書內容：摘要(緣起)範例IBC公司於2009年912專案計畫書內容工作條款(Statement of Work, SOW)：敘述專案的目標、範疇及最後產出或交付標的工作分解結構：用工作

6、分解結構說明專案須執行的各項活動，並敘述各活動間之相互關係；另使用工作包說明每一工作活動之資源需求、所需工期及預算等14專案計畫書內容工作條款(Statement of Wor13專案計畫書內容：專案組織與人力計畫說明專案所需的技術、各專案階段所需的人力數主要團隊若干名專案計畫核心人員，協助專案規劃、設計及管理專案實施團隊實施團隊若干名實施專案工作說明招募人員的策略 15專案計畫書內容：專案組織與人力計畫說明專案所需的技術、各14專案計畫書內容：訓練及發展陳述如何發展專案團隊與實施人員訓練，以支援專案的執行；另說明訓練課程、訓練模式。 範例在職訓練(以研討會的方式，精進人員專業技術)顧問指導(

7、聘請國內外具有專精的專家學者，分享傳授其技術經驗)赴國外學習先進技術(赴國外參訪學習方式以引進新技術)16專案計畫書內容：訓練及發展陳述如何發展專案團隊與實施人員15專案計畫書內容：權責指派說明專案團隊成員之任務與職掌列舉工作包及相對應人員之職責範例專案經理：負責專案的管理、專案的執行，建立專案方針、流程及處理程序，分配專案成員的工作，分配和管理專案資源專案副理：協助專案經理或代理專案經理執行專案，協助專案經理評估與提供風險管理的建議專案各子項目負責人的職責：支援專案經理與專案副理。這些子項目包含後勤、系統設計、系統規劃、測試、與合約商溝通協調17專案計畫書內容：權責指派說明專案團隊成員之任務

8、與職掌16專案計畫書內容:專案時程：具體敘述專案及各任務的時程，並展現里程碑、決策點、週期性專案審查點與技術審查點預算規劃：編列工作分解結構中相關活動之預算；包含人員、物料、設備之相關費用。 變更控制：說明變更控制之方法、流程。 18專案計畫書內容:專案時程：具體敘述專案及各任務的時程，並17專案計畫書內容:品質規劃：說明應遵循何種流程、標準以滿足專案品質的要求。 專案審查及成效報告：說明專案審查與稽核的時間點、程序，以及審查的重點與目的；另說明成效報告提報之時間點與內容。 文件管理計畫：說明各專案程序中應交付的各項文件之更新與維護程序。包含文件清單、範本、規範，以及撰寫與審查之責任。19專案

9、計畫書內容:品質規劃：說明應遵循何種流程、標準以滿足18專案計畫書內容 :成本管理計畫：說明將如何定期地對專案的工作與實際執行的工作成本作比較，且透過實獲值分析(Earned Value Analysis, EVA)對預算成本及專案的期程績效進行評估。風險管理計畫：說明如何辨識專案風險及分析其風險程度，並規劃風險之應變方式與監控風險之程序。20專案計畫書內容 :成本管理計畫：說明將如何定期地對專案的19專案計畫書格式-範例計畫緣起專案目標任務限制及假設事項SOW(範疇、 產品說明等)專案編組及人力需求職掌工作分解結構時程管理計畫主要里程碑主計畫時程圖甘特圖(可列入附件II)網路圖(可列入附件I

10、I)專案成本分配成本基準分析圖(表)預算分配(表)風險分析，回應及管理專案控管程序及方法(含審查會議及報告等)附件(可視專案性質增減)範疇管理計畫時程管理計畫成本管理計畫品質管理計畫人力運用管理計畫溝通管理計畫風險回應計畫採購管理計畫21專案計畫書格式-範例計畫緣起專案成本分配20工作條款(Statement Of Work, SOW)工作條款或稱工作說明書乃是把專案(根據合約)所應執行之工作作具體敘述，它是整個專案任務結構的上層骨架。SOW之內容主要在強調專案之任務、技術需求、品質需求SOW應描述專案所期望獲得之結果，並說明專案最後應完成(交付的)產品或服務。好的工作條款可以清楚定義專案之需

11、求、降低專案在執行上產生誤解，幫助專案經理檢視專案執行成效，並可約束合約商之權力與義務。22工作條款(Statement Of Work, SOW)21工作條款主要內容範疇與需求 -定義專案的範圍，包含專案的描述及主要里程碑適用文件 相關參考文件，如規範、手冊 、標準 、政策 、產業規格 、技術文件等，得視需要納入合約中，而所有引用的文件需加註版本與發佈日期23工作條款主要內容範疇與需求 -定義專案的範圍，包含專案的22何謂範疇(Scope)專案範圍的文字描述專案包含的工作 (甚麼是專案要做的)專案不包含的工作 (甚麼是專案不要做的)24何謂範疇(Scope)專案範圍的文字描述23範疇定義範例

12、(CRM系統建置專案)以客戶選定功能之系統安裝，不實施客製化(如功能A、B及C)完成所有使用者(30人)操作訓練(時數至少30小時)建置成本不超過新台幣1,000,000元專案系統內所有必需使用的相關軟體由供應商提供(如: CRM Server/Client, Database & Backup)軟體不含任何硬體設備作業系統(Server or Client)25範疇定義範例(CRM系統建置專案)24工作條款要點清晰(明白)的規格需求表明賣方的特定責任，說明買方對工作完成後的期望。僅引用規格與標準所需之參考文件，因其多寡將直接造成總價款的增減。買方避免直接指導如何執行工作，僅表述需要何種結果。

13、26工作條款要點清晰(明白)的規格需求25交付標的 (Deliverable)專案生命週期中必須產出的相關交付事項；例如：專案初/中期專案管理計畫書需求訪談記錄系統設計書測試計畫書產品雛型專案末期產品測試報告使用手冊27交付標的 (Deliverable)專案生命週期中必須產26工作分解結構(WBS)在了解專案需求及工作條款 (SOW)後，應著手細部規劃，並用工作分解結構作為專案活動規劃之工具WBS的第一層是SOW的任務，再依該層向下將工作予以分解。這種方式的優點是結合時程規劃的進度，較能發現遺漏或多出的部份，也易於被理解28工作分解結構(WBS)在了解專案需求及工作條款 (SOW27甚麼是工

14、作分解結構(WBS)？工作分解結構 (Work Breakdown Structure, WBS)是一個以交付標的或系統功能為導向的專案單元，用以組織及定義專案之範疇。專案的需求在WBS分解後，即能充分的展開與顯示，並表達出專案各單元間之關聯性與其層次間之關係。工作分解結構是以階層化(Hierarchical)的結構呈現，以區分專案不同層次的工作專案可分解為任務 (task) 、次任務 (subtasks) 、工作包(Work Package) 每一工作包指派有個別作業人力與職掌，且均被賦予預算、工時估算及相關資源29甚麼是工作分解結構(WBS)？工作分解結構 (Work 28WBS 之基本觀

15、念與定義WBS它可用不同型式的圖或表來顯示，而六層結構乃是最普遍之運用方式：層級 (Level)描述 (Description)1 23 4 5 6總計畫 (Total Program)專案 (Project)任務 (Task)次任務 (Subtask)工作包 (Work Package)工作要素 (level of effort)30WBS 之基本觀念與定義WBS它可用不同型式的圖或表來顯29WBS、Work packagesWBS level 0WBS level 1WBS level 2WBS level 4(Work package)在測試的工作分項中所執行的活動Project Man

16、agementDocumentationStructure設計採購製造組合發展測試計畫準備測試樣品安裝測試儀器執行主機板測試簽署測試結果測試Mother BoardHard DiskPower SupplyAssemblySubsystem TestPersonal ComputerSystem TestSystem AnalysesProject XWBS level 5: (level of effort)31WBS、Work packagesWBS level 030工作分解結構的目的與益處從WHAT轉換至HOW ，指導專案團隊執行符合時程、成本及性能的專案目標進行費用估算及制定預算制定

17、時程規劃制定專案的工作目標便於風險辨識和估計便於工作編碼32工作分解結構的目的與益處從WHAT轉換至HOW ，指導專31工作分解結構發展要點須清楚地瞭解需求以確保專案分解的正確性參考需求及工作說明書來發展完整的頂層WBS要具體地分建專案最底層的工作工作包以 5 10 工作天為原則(視專案的性質而會有不同)工作分解結構不宜超過七層(美國政府要求合約商提供WBS到第三層)可運用數字編碼系統以利資訊化運用33工作分解結構發展要點須清楚地瞭解需求以確保專案分解的正確32建立WBS的方法 類比法 自上而下法 自下而上法 生命週期(Life Cycle)法 34建立WBS的方法 類比法 33建立WBS：類

18、比法類比法是以一個相類似專案的WBS爲基礎，來制定新專案的工作分解結構。 PRGABCA2A1C2C1B2B1編號工作名稱0某飛機系統10001100機體1200推進裝置1300導航系統1310慣性基準裝置1320天文校正裝置1330衛星導航系統1400飛控系統1500環控設備2000測控與資訊傳輸系統35建立WBS：類比法類比法是以一個相類似專案的WBS爲基礎34建立WBS：自上而下法是一種系統化的方法，其做法是先將整個專案依專案範疇作結構化的劃分，以功能性(functional)或操作性(operational)或構型項目方式從頂層到底層逐一分解。從專案最大的單位開始，逐步將它們分解成下一

19、級的多個子項目。這個過程會不斷增加級數，細化工作任務。36建立WBS：自上而下法是一種系統化的方法，其做法是先將整35建立WBS：自下而上法憑藉相類似專案的經驗來建立專案的WBS結構。專案團隊成員盡可能的確定專案有關的各項具體活動後，將各具體活動與任務進行連結與整合，並歸總到上一級/層的內容中， 直至整合至最頂層的WBS。可促進全員參與或團隊的協作37建立WBS：自下而上法憑藉相類似專案的經驗來建立專案的W36建立WBS：生命週期法將專案按階段劃分，如系統規劃、系統分析、系統設計、系統發展、系統測試、系統運作維護等階段，並結合自上而下的結構化分析，以建構整個專案的架構。38建立WBS：生命週期

20、法將專案按階段劃分，如系統規劃、系統37WBS型式WBS可有兩種表示方式 : 條列清單式（List Format） 樹狀結構式 (Tree Format)Work Breakdown Structure 1.0 _ 1.1 _ 1.2 _2.0 _3.0 _ 3.1 _ 3.2 _ 3.3 _1.11.23.13.23.31.02.03.039WBS型式WBS可有兩種表示方式 :Work Break38WBS範例-條列清單式3.0SOLUTION DEVELOPMENT3.1Program Management3.1.1Program Planning, Authorization, Mana

21、gement and Control3.1.2Contract and Grant Management3.2System Engineering3.3HW/SW Design, Development, Procurement, and Production3.3.1Hardware Design and Development3.3.2Software Design and Development3.3.3HW/SW Integration, Assembly, Test and Checkout3.3.4Production Engineering3.3.5Procurement/Pro

22、duction3.4Physical and Airspace Infrastructure Design and Development3.5Test and Evaluation3.5.1System Development Test and Evaluation3.5.2System Operational Test and Evaluation3.5.3System Independent Software Verification and Validation3.5.4Independent Operational Test and Evaluation40WBS範例-條列清單式3.

23、0SOLUTION DEVE39WBS範例-樹狀結構式 3.0SOLUTION DEVELOPMENT3.1 Program Management3.2 System Engineering3.3 HW/SW Design, Development, Procurement, and Production3.5 Test and Evaluation3.4 Physical and Airspace Infrastructure Design and Development3.5.1 System Development Test and Evaluation3.5.2 System Oper

24、ational Test and Evaluation3.5.3 System Independent Software Verification and Validation3.5.4 Independent Operational Test and EvaluationLevel 1Level 2Level 341WBS範例-樹狀結構式 3.03.1 3.2 3.3 340工作分解結構字典對大型專案，工作分解結構字典可用來說明上層WBS的工作範圍或內容，以提供專案相關人員查詢每一WBS之進一步詳細資訊42工作分解結構字典對大型專案，工作分解結構字典可用來說明上41工作包(Work Pack

25、age)(1/2)是專案中可明確定義的工作單元，屬於可以獨指派、管及監控的工作單元工作包內容包含：基本屬性：如開始日期、完成日期、與人員、輸入與輸出、工作明、完成條件等工作(技術)屬性：如系統開發、平台開發、程式設計等43工作包(Work Package)(1/2)是專案中可明42工作包(Work Package) (2/2)工作包會明確定義每一個工作包的任務：要完成的工作資源需求：設備、設施以及所需的材料時間需求：要完成任務所需的時間所須成本：要完成任務所需的開支工作輸入與輸出：開始這個任務之前的工作與接替的工作工作結果：工作交付標的和工作的最終産品，以及質量要求等職責：承擔這項工作相關責任的個人或團體44工作包(Work Package) (2/2)工作包會明43工作包說明表(範例)專案名稱專案編號專案階段工作包名稱工作包編號對應的WBS單元負責單位負責人管制帳戶管理者開始事件開始