某建设办公室文书档案管理制度

1、*建设设办公室室文书档案管理制度文书档档案管理理制度（一）文文书管理理制度第1章 总则则第1条 为为使办公公室公文文处理准准确、及及时，提提高公文文处理的的工作效效率和公公文的质质量，特特制定本本办法。办公室与与外界来来往文书书的收发发由综合合办统一一负责。综合办指指定人员员负责来来往文书书的核稿稿及收发发、拆封封、登记记、分发发、稽催催、校对、监监印等事事宜。公文的种种类公司的通通用公文文种类请示向上级部部门请求求请示、批准的的事项。报告向上级部部门汇报报工作、反映情情况、提提出建议议、答复复下级的的请示事事项。决定对重要事事项或重重大活动动做出安安排。决议经过会议议讨论或或议定，要求贯贯彻

2、执行行的事项项。批复上级答复复下级的的请示事事项通告在一定范范围内公公布应当当遵守或或周知的的事项。通知传达、批批转上级级、同级级、不相相属部门门的公文文；传达达要求下下级部门门协助或或需要周周知或共共同执行行的事项项；发布布规章、任免聘聘用事项项。通报表彰先进进，批评评错误，传达重重要情况况。函对同级或或不相属属单位相相互介绍绍、商洽洽、询问问、催办办、答复复某些问问题，请请有关部部门批准准。会议纪要要记载和表表达会议议重要精精神及议议定事项项，要求求与会单单位共同同遵守执执行。文书的保保密等级级划分绝密。指指极为重重要并且且不得向向无关人人员泄露露内容的的文书。秘密。指指次重要要并且涉涉及

3、内容容不能向向无关人人员透露露的文书书。机密。指指不宜向向单位以外外人员透透露内容容的文书书。普通。指指非机密密文书。文书的收收发到达文书书全部由由文书综合合办接收收，并按按下列要要点处理理。贴文书处处理签，拟定拟拟办意见见。送主要领领导阅示示。分送各负负责人办办理。进行文书书归档。对于文书书的收发发，要做做好收发发登记。文书制作作规范公文格式式公文内容容发文字号号：由发发文机关关代字、发文年年度、发发文顺序序号组成成，位于于是文头头与界栏栏线上。主送机关关：向上上级的请请示、报报告，一一般只写写一个主主送单位位，需同同时报送送另一个个上级部部门的，用“抄送”；对同同级或下下级则用用“抄送”。

4、标题：对对公文主主要内容容的概括括和反映映，是公公文的眉眉目。正文：公公文的主主体部分分。发文机关关：制发发文的单单位，位位于正文文的右下下侧，应应写全称称或通用用简称。公文日期期：包括括年、月月、日，写在公公文末尾尾，一般般以印刷刷日期为为准，重重要公文文以签发发日期为为准。公文印章章：加印印在发日日期中间间。密级：保保密文件件注明密密级。附件：附附件位于于正文之之后、印印章之前前，注明明附件的的序号、标题。用纸格式式本公司公公文用纸纸一律以以A4为为标准纸纸，左侧侧装订。印装格式式公文均采采用横书书或横排排。在左面装装订。装订用钉钉装。文书的签签发领导小组组文书收收领导小小组主要要领导签签

5、发。办公室文文书由办办公室主主任签发发。第10条条 文文书的盖盖章在正本上上必须加加盖印章章。第11条条 文文书制作作注意事事项文书必须须简明扼扼要，一一事一议议，语言言措辞力力求准确确规范。起草文书书的理由由包括起起因以及及中间交交涉过程程，并加加以证明明，附上上相关资资料与文文件。必须明确确起草文文书的责责任者，并署上上请示审审批提案案者姓名名。对请示提提案文书书进行修修改时，修改者者必须认认真审阅阅原件，并且必必须署名名。文书的整整理与保保存文书的整整理与保保存全部完结结的文书书，在结结办后33天内，交综合合办归存存，按“完整、有序”原则对对文件整整理、检检查，按按类别、年代立立卷，分分

6、别按所所属部门门、文件件机密程程度、整整理编号号和保存存年限进进行整理理与编辑辑，并在在“文书保保存簿”上做好好登记，归档保保存。文书的保保存年限限按有关文文书保存存年限的的规定执执行注意事项项重要的机机密文件件，一律律存放在在保险柜柜或带锁锁的文件件柜中。保存期满满及没必必要继续续保存文文书，经经主要领领导决定定，填写写销毁的的理由和和日期之之后，予予以销毁毁。机要要文书一一律经焚焚烧的方方式销毁毁。任何何个人不不准擅自自销毁文文件，或或以废纸纸出售。不需立立卷的文文件材料料逐件登登记报主主要领导导批准销销毁。销毁秘密密级以上上文件要要进行登登记，有有专人监监督，保保证不丢丢失不遗遗漏。如果

7、职务务或部门门划分发发生变更更或者做做出调整整，则必必须在有有关登记记簿上注注明变更更与调整整的理由由。必须做好好重要文文书的借借阅登记记工作，度注明明归还日日期。(二) 档案管管理制度度第1条 管理理部门文书结案案后，原稿由综合合办归档档，经办人员员根据实实际需要要留存影影本。如因业业务处理理需要，原稿须须由经办办人员保管管，应经综合合办同意意后妥善善保存，综合办办以影本本归档。第2条 文件点点收文件结案案移送归归档时，根据如如下原则则点收:检查文件件的文本本及附件件是否完完整，如有短短缺，应立即即追查归归入；文件如经经过抽查查，应有综合合办的签签认；文件的处处理手续续必须完完备，如有遗遗漏

8、，应立即即退回人人员。第3条 文件整整理点收文件件后应依依下列方方式整理理:文件以左左方装订订为原则则；文件如有有皱褶、破损、参差不不齐等情情形，。应先补补整、裁裁切、折折叠，使使其整齐齐划一。第4条 档案分分类档案分类类应视案案件内容容、部门门组织、业务项项目等因因素，按按部门、大类、小类三三级分类类。先以以部门区区分，然然后依案案件性质质分为若若干大类类，再在在同类中中依序分分为若干干小类。档案分数数应办求求切合实实用。如如果因案案件较多多、三级级分类不不够应用用时，须须在第三三能之后后增设第第四级：“细类”。如案案件不多多，也可可仅使用用“部门”及“大类”或“小类”二级。同一“小小类”（

9、或“细类”）的案案件以装装订于一一个档夹夹为原则则，如案案件较多多，一个个档夹不不够使用用时，可可分为两两个以上上的档类类装订，并于小小类（或或细类）这后增增设“卷次”编号，以便查查考。每一档夹夹封面内内首页应应设“目次表表”，案件件归档时时依序编编号、登登录，并并以每一一案一个个“目次”编号为为原则。档号的表表示方式式如下：A1A22 B1BB2C11C2DD1E1EE2其中A11A2为为部门代代号，BB1B22为大类类号，CC1C22为小类类号，DD1为档档案卷次次，E11E2为为档案目目次。第5条 档案名名称及编编号档案各级级分类应应赋予统统一名称称，其名名称应简简明扼要要，以充充分表明

10、明档案内内容性质质为原则则，并且且要有一一定范畴畴，不能能笼统含含糊。各级分类类、卷次次及目次次的编号号，均以以十进制制阿拉伯伯数字表表示，其其位数使使用视案案件多少少及增长长情形斟斟酌决定定。档案分类类各级名名称经确确定后，应编制制“档案分分类编号号表”将所有有分类各各级名称称及其代代表数字字编号，用一定定顺序依依次排列列，以便便查阅。档案分类类各级编编号风应应预留若若干空档档，以备备将来组组织扩大大或业务务增多时时，随时时增补之之用。档案分类类各级名名称及其其代表数数字一经经确定，不宜任任意修改改，如确确有修改改必要，应事先先审查讨讨论，并并拟定新新旧档案案分类编编号对照照表，以以免混淆淆

11、。档案编号号新档案。应从“档案分分类编号号表”查明该该档案所所属类别别及其卷卷次、目目次顺序序，以此此来编列列档号。档案如何何归属前前案。应应查明前前案的档档号并予予以同号号编列。档号经一一案一号号为原则则，遇有有一档案案件叙述述数事或或一案归归入多类类者，应应先确定定其主要要类别，再编列列档号。档号应自自左而右右编列，右方装装订的档档案，应应将档号号填写于于案件首首页的左左上角；左方装装订者则则填写于于右上角角。档案管理理归档文件件，应依依目次号号顺序以以活页方方式装订订于相关关类别的的档夹内内，并视视实际需需要使用用“见出纸纸”注明目目次号码码，以便便翻阅。档夹的背背脊应标标明档夹夹内所含

12、含案件的的分类编编号及名名称，以以便查档档。保存期限限按照文书书保存相相关规定定执行。第9条 档卷清清理档案管理理人员应应该及时时擦拭案案架，保保持档案案清洁，以防虫虫蛀腐朽朽。每年年更换时时，依规规定清理理一次，已到保保存期限限者，给给予销毁毁。销毁毁前应造造册呈主主要领导导核准，并于目目录附注注栏内注注明销毁毁日期。保管期限限届满的的文件中中，部分分经核定定仍有保保存参考考价值者者，管档档人员将将“收（发发）文登登记单”第五联联附注在在其保留留文件上上，并在在第五联联上注明明部分销销毁的日日期。执行秘密密载体统统一销毁毁制度，对已到到保存期期限的文文件，或或已无保保存必要要的秘密密载体，统

13、一用用火焚烧烧销毁，不得作作为废品品出售和和作为垃垃圾乱丢丢。第10条条 调卷卷程序各部门以以办人员员因业务务需要需需调阅档档案时，应填写写“调卷单单”，经其其部门主主管核准准后向管管档人员员调阅借阅档案案包括文文件资料料必须在在档案借借阅登记记簿登记记后方可可借阅，秘密级级以上的的档案文文件须经经经理级级领导批批准方能能借阅。案卷不许许借出，只供在在档案室室查阅，未归档档的文件件及资料料可借出出。档案管理理人接到到“调卷单单”应按归归还日期期先后整整理，以以备催还还。借阅期限限不得超超过两个个星期。到期必必须归还还。如需需再借应应办理续续借手续续。借阅档案案的人员员必须爱爱护档案案，要保保护

14、档案案的安全全与保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾画、剪剪裁、抽抽取、拆拆散、摘摘抄、翻翻印、复复印、摄摄影、转转借或损损坏，否否则按违违反保密密法追究究当事人人责任。借阅的档档案交还还时，必必须当面面点交清清楚，如如发现遗遗失或损损坏应立立即报告告领导外单位借借阅档案案应持有有单位介介绍信并并经总经经理批准准后方能能借阅，但不能能将档案案带离档档案室。外单位摘摘抄卷内内档案应应经总经经经理同同意，对对摘抄的的材料要要进行审审查签章章。档案归还还时，经经档案管管理人员员核查无无误后，档案即即归入档档夹。“调卷单单”由档案案管理人人员留存存备查。第11条条 调卷卷管理（1）“调卷单单”以一单单一案为为原则，借阅时时间以