深圳某物业管理公司办公室工作手册

1、PAGE 深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QRR/BGG修 改 状 态态A版 第0次次修改标题 办办公室工工作手册册目录页码第1页 共共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件件编号 文件件名称 页页数01 HFWWY.QQP-55.5.1-007 HYPERLINK l b01 办公公室岗位设设置及职责04402 HFWWY.WWI/BBG-001 HYPERLINK l b02 会议议管理规程00303 HFWWY.QQR/TTY-0022 HYPERLINK l b03 会议议（培训训）签到到表0104 HFWWY.QQR/TTY-0023 HYPERLINK l

2、b04 会议记录00105 HFWWY.QQR/TTY-0024 HYPERLINK l b05 会议记录（续页）0106 HFWWY.WWI/BBG-002 HYPERLINK l b06 公文文管理规程0307 HFWWY.QQR/TTY-0025 HYPERLINK l b07 文件件签收登登记表00108 HFWWY.QQR/TTY-0026 HYPERLINK l b08 文件件传阅办办理登记表00109 HFWWY.QQR/TTY-0027 HYPERLINK l b09 送达回证01110 HFWWY.QQR/TTY-0028 HYPERLINK l b10 文件件签发单0111

3、 HFWWY.QQR/TTY-0029 HYPERLINK l b11 发文文登记表01112 HFWWY.QQR/TTY-0030 HYPERLINK l b12 收文文登记处处理表01113 HFWWY.QQR/TTY-0031 HYPERLINK l b13 公文文批办单01114 HFWWY.QQR/TTY-0032 HYPERLINK l b14 工作联系函函0115 HFWWY.QQR/TTY-0033 HYPERLINK l b15 发送送传真审批单单01116 HFWWY.WWI/BBG-003 HYPERLINK l b16 合同同管理规程程00317 HFWWY.QQR/T

4、TY-0034 HYPERLINK l b17 合同同审批表01118 HFWWY.WWI/BBG-004 HYPERLINK l b18 档案管理规规程00319 HFWWY.QQR/BBG-0001 HYPERLINK l b19 档案案借阅审批表00120 HFWWY.QQR/BBG-0002 档案案销毁登登记表0121 HFWWY.WWI/BBG-005 HYPERLINK l b21 公章章管理规程0222 HFWWY.QQR/BBG-0003 HYPERLINK l b22 公章章使用登登记表0123 HFWWY.WWI/BBG-007 HYPERLINK l b23 车辆管理规程

5、00324 HFWWY.QQR/TTY-0035 HYPERLINK l b24 用车单001深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QRR/BGG修 改 状 态态A版 第0次次修改标题 办办公室工工作手册册目录页码第2页 共共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件件编号 文件件名称 页页数25 HFWWY.QQR/BBG-0004 HYPERLINK l b25 出车车记录表01126 HFWWY.WWI/BBG-008 HYPERLINK l b26 员工行为规范范00527 HFWWY.WWI/BBG-009 HYPERLINK l b27 福利利管理规规程0228 HF

6、WWY.WWI/BBG-110 HYPERLINK l b28 保险险办理规规程0329 HFWWY.WWI/BBG-111 HYPERLINK l b29 考勤勤管理规程00430 HFWWY.QQR/TTY-0036 HYPERLINK l b30 请假单00131 HFWWY.QQR/TTY-0037 调休休单0132 HFWWY.QQR/TTY-0038 HYPERLINK l b32 年年 月月份 管理（部门）考勤统统计表0133 HFWWY.WWI/BBG-112 HYPERLINK l b33 人员员定编规规程00334 HFWWY.QQR/TTY-0039 HYPERLINK

7、l b34 人人员增补补申请表表01135 HFWWY.WWI/BBG-113 HYPERLINK l b35 人员员招聘程序00936 HFWWY.QQR/TTY-0040 HYPERLINK l b36 面试试人员登登记表0137 HFWWY.QQR/TTY-0041 HYPERLINK l b37 招聘新人员测测试总评汇总表0138 HFWWY.QQR/BBG-0005 背景景调查意意见书0139 HFWWY.QQR/BBG-0006 HYPERLINK l b39 请求求协助函0140 HFWWY.QQR/BBG-0007 HYPERLINK l b40 背景景调查表00141 HFW

8、WY.WWI/BBG-114 HYPERLINK l b41 员工工入职与试试用规程程00242 HFWWY.QQR/BBG-0008 HYPERLINK l b42 员工花名册册0143 HFWWY.QQR/BBG-0009 HYPERLINK l b43 员工工登记表0144 HFWWY.QQR/BBG-0010 HYPERLINK l b44 押金金通知01145 HFWWY.QQR/BBG-0011 HYPERLINK l b45 新聘聘员工报报到通知知书00146 HFWWY.QQR/BBG-0012 HYPERLINK l b46 新员员工报到表0147 HFWWY.WWI/BBG

9、-115 HYPERLINK l b47 行政奖罚规规程00448 HFWWY.QQR/TTY-0042 HYPERLINK l b48 奖惩惩建议申请书书011深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QRR/BGG修 改 状 态态A版 第0次次修改标题 办办公室工工作手册册目录页码第3页 共共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件件编号 文文件名称称 页页数49 HFWWY.QQR/TTY-0043 HYPERLINK l b49 员员工违规警告通知书书01150 HFWWY.QQR/BBG-0013 HYPERLINK l b50 解解聘通知知书0151 HFWWY.WWI

10、/BBG-116 HYPERLINK l b51 转转正、晋升、降级、调调薪规程程0352 HFWWY.QQR/BBG-0014 HYPERLINK l b52 员员工试用用/晋职职考核表表0153 HFWWY.QQR/BBG-0015 HYPERLINK l b53 月月份人员转转正情况况汇总表表00154 HFWWY.WWI/BBG-117 HYPERLINK l b54 员员工离职职、调动规程00355 HFWWY.QQR/TTY-0044 HYPERLINK l b55 辞辞工申请单0156 HFWWY.QQR/TTY-0045 HYPERLINK l b56 员员工自动动离职通通知书

11、0157 HFWWY.QQR/TTY-0046 HYPERLINK l b57 员员工离职职移交表01158 HFWWY.QQR/BBG-0016 HYPERLINK l b58 离离职咨询询表00159 HFWWY.QQR/BBG-0017 HYPERLINK l b59 离离职咨询表（续页）01160 HFWWY.QQR/TTY-0047 HYPERLINK l b60 员员工工资资结算单单0161 HFWWY.QQR/TTY-0048 HYPERLINK l b61 公公司内部部人事调调动函0162 HFWWY.QQR/TTY-0049 HYPERLINK l b62 公公司内部人事借调

12、调函00164 HFWWY.QQP-77.4.1-001 HYPERLINK l b64 采采购控制程序序04465 HFWWY.QQR/BBG-0018 HYPERLINK l b65 供供应商调调查表01166 HFWWY.QQR/BBG-0019 HYPERLINK l b66 合合格供应应商清单0167 HFWWY.QQR/TTY-0050 HYPERLINK l b67 月份采购购计划表0168 HFWWY.QQR/TTY-0052 HYPERLINK l b68 零零星物品品采购申请表表01169 HFWWY.QQR/BBG-0020 HYPERLINK l b69 送送货清单01

13、70 HFWWY.QQR/BBG-0021 HYPERLINK l b70 订订货清单0171 HFWWY.QQP-77.5.3-001 HYPERLINK l b71 标标识制作程序序02272 HFWWY.QQR/TTY-0053 HYPERLINK l b72 标标识制作作申请单011深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QRR/BGG修 改 状 态态A版 第0次次修改标题 办办公室工工作手册册目录页码第4页 共共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件件编号 文件名名称 页页数73 HFWWY.WWI/BBG-118 HYPERLINK l b73 合理化化建议奖奖励规

14、程00274 HFWWY.QQR/TTY-0053 HYPERLINK l b74 合理化建议议提请单单00175 HFWWY.WWI/BBG-119 HYPERLINK l b75 员员工申诉诉规程02深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QPP-5.5.11-077修 改 状 态态A版 第0次次修改标题办公公室岗位位设置及及职责页码第1页 共4页页编制何某某审核杨某某批准卜某某岗位设置置办公室主任1人行政秘书1人总机接待1人美工1人采购员1人人事秘书1人司机2人编制：共共8人办公室职职责传达、贯贯彻公司司的决议议、会议议精神和和领导指指示。公司的合合同、档档案、文文件管理理和保

15、密密工作。负责核定定各部门门人员编编制。公司的人人事管理理工作（人力资资源的开开发、运运用、人人员选拔拔、任命命、考评评等）。负责公司司各类保保险的办办理和理理赔工作作。供应商评评审、市市场价格格调研及及公司所所需物品品的采购购工作。公司办公公环境的的管理。深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QPP-5.5.11-077修 改 状 态态A版 第00次修改改标题办公公室岗位位设置及及职责页 码第2页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某制定公司司各项规规章制度度并监督督执行。组织实施施公司新新员工的的入职培培训。统筹、管管理公司司的车辆辆、信息息及其他他行政事事务。组织、策策划公

16、司司有关活活动，创创建良好好的企业业文化。协调公司司各部门门间的联联系，建建立良好好外部公公共关系系。设计、制制作公司司的各种种标识。I完成领导导交办的的其它工工作。办公室主主任岗位位职责办公室主主任在公公司总经经理的领领导下，主持办办公室的的全面工工作，并并对总经经理负责责。安排、督督促、检检查办公公室各岗岗位的工工作。贯彻公司司会议精精神、决决议和指指令。负责公司司公文的的处理，规范公公司行文文格式。协调公司司各部门门之间关关系以及及公司与与政府主主管部门门之间的的联络沟沟通。处理来信信来访。分析、掌掌握员工工思想动动态，为为公司决决策提供供依据。负责组织织员工的的考核工工作。分析、掌掌握

17、公司司人力资资源状况况，定期期制定公公司人力力发展规规划方案案，并实实施监督督。负责公司司车辆的的管理。负责本部部门的费费用控制制和审核核。负责完成成总经理理交办的的其他工工作。行政秘书书岗位职职责行政秘书书在办公公室主任任的领导导下开展展工作，并对办办公室主主任负责责。负责公司司档案管管理工作作。负责公司司文件的的拟稿、打印、文面设设计、校校对、送送审、编编号、下下发、签签收、归归档及其其它部门门文件的的办理。深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QPP-5.5.11-077修 改 状 态态A版 第00次修改改标题办公公室岗位位设置及及职责页 码第3页 共4页页编制何某某审核杨某

18、某批准卜某某负责信、函、公公文的登登记和传传阅。负责会议议的准备备、记录录，会议议纪要的的整理。负责印章章管理。负责公司司车辆的的出车统统计。完成办公公室主任任交办的的其他事事项。人事秘书书岗位职职责人事秘书书在办公公室主任任的领导导下开展展工作，并对办办公室主主任负责责。负责人事事资料的的建立、保存及及档案管管理。负责人事事招聘。负责办理理员工入入职、离离职、晋晋职、调调动、任任免、考考核手续续。负责公司司考勤的的监督、汇总。负责人力力资源的的统计、分析。负责劳动动用工年年审、招招（调）干、暂暂住证办办理。负责公司司各类保保险的投投保及理理赔工作作。掌握员工工思想动动态，收收集整理理合理化化

19、建议。 完成办公公室主任任交办的的其他工工作。前台接待待员岗位位职责前台接待待员在办办公室主主任的领领导下开开展工作作，并对对办公室室主任负负责。负责总经经理办公公室环境境卫生。负责来宾宾的服务务。负责报刊刊、杂志志的征订订及报刊刊、杂志志、信件件分发、登记。负责电话话总机话话务、交交换机保保养，长长途电话话管理及及传真的的收发。负责会议议室、办办公室的的卫生及及秩序管管理。负责工作作餐的统统计及联联系。完成办公公室主任任安排的的其他工工作。深圳某物物业管理理公司文 件 编 号号HFWYY.QPP-5.5.11-077修 改 状 态态A版 第0次次修改标题办公公室岗位位设置及及职责页 码第4页

20、 共共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某司机岗位位职责司机在办办公室主主任的领领导下开开展工作作，并对对办公室室主任负负责。保障正常常出车。遵守交通通规则。负责车辆辆使用证证件的保保管、审审验、更更换。负责车辆辆的使用用、清洁洁、保养养。完成领导导交办的的其他工工作。美工岗位位职责美工在办办公室主主任的领领导下开开展工作作，并对对办公室室主任负负责。负责公司司形象标标识设计计、制作作、维护护、更换换。负责公司司办公环环境的监监管工作作。公司会务务、公益益活动、社区文文化现场场布置策策划、设设计工作作。负责标识识制作成成本的计计费和费费用分摊摊。负责美工工专用设设施、设设备的管管理养护护工作。负

21、责员工工工作牌牌的制作作。完成办公公室主任任安排的的其他工工作。采购员岗岗位职责责采购员在在办公室室主任的的领导下下开展工工作，并并对办公公室主任任负责。每月汇总总管理处处的 月月份采购购计划表表，报报公司审审批，再再递送给给定点供供应商。对供应商商供应的的材料质质量、价价格进行行检查、监督。负责采购购定点供供应商不不能供应应的材料料。审查定点点供应商商所送材材料的送送货单和和发票。负责收集集各部门门的使用用信息，统计并并反馈给给相关人人员。及时了解解市场行行情，就就某些材材料价格格的上浮浮、下浮浮与供应应商协商商，作相相应的调调整。完成办公公室主任任安排的的其它工工作。深圳某物物业管理理公司

22、文件编号号HFWYY.WII/BGG-011修改状态态A版 第第0次修修改标题 会会议管理理规程页码第1页 共33页编制唐某某审核杨某某批准卜某某目的规范公司司内部会会议管理理。适用范围围适用于公公司内部部所有会会议。职责总经理负负责主持持公司总总经理办办公会议议、公司司办公例例会。公司各部部门经理理（主任任）负责责召开本本部门相相关专题题会议、工作例例会。工作程序序总经理办办公会议议总经理办办公会议议的主要要任务是是讨论、决策公公司重大大问题、事项。公司的经经营方针针、远景景规划、重大改改革方案案、年度度工作计计划及目目标的制制定；重大投资资项目和和商贸活活动；公司各部部门的设设置、编编制、

23、撤撤销或重重要岗位位人员调调整；公司部门门副经理理以上人人员（含含副经理理级）任任职和辞辞退；公司工资资调整、下属单单位承包包方案或或经营目目标责任任的制定定。总经理办办公会议议每月根根据需要要和工作作安排不不定期召召开。总经理因因事不能能主持，可书面面或口头头委托办办公室主主任主持持召开。总经理办办公会议议参加人人员一般般为总经经理以及及办公室室、财务务部、品品质部等等部门经经理（主主任），若因工工作需要要，可通通知其他他相关部部门经理理（主任任）参加加。办公室做做好会议议记录，对重大大问题的的研究、讨论要要形成会会议纪要要，以便便贯彻实实施。公司办公公例会办公例会会的主要要内容：各部门汇汇

24、报工作作：上阶段工工作完成成情况，以介绍绍经验和和案例为为主；提出需要要公司和和其他部部门协助助解决的的问题；深圳某物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/BGG-011修改状态态A版 第第0次修修改标题 会会议管理理规程页码第2页 共33页编制唐某某审核杨某某批准卜某某下一步工工作计划划和完成成的时间间。总经理落落实、安安排工作作：落实上次次例会所所安排的的工作完完成情况况；解决部门门提出的的问题；安排下一一步的工工作或通通报相关关情况。办公例会会根据公公司运作作需要决决定具体体召开时时间，一一般定为为每月两两次，由由办公室室负责通通知召集集。会议由总总经理主主持，总总经理因因事不能能

25、参加，可书面面或电话话委托有有关负责责人主持持召开。办公例会会参加人人员一般般为总经经理及各各部门主主要负责责人，若若因会议议需要，可通知知相关部部门的主主管人员员参加。办公例会会由办公公室做好好记录，对重大大问题的的研究讨讨论要形形成会议议纪要，以便贯贯彻实施施。专题会议议专题会议议的主要要任务是是汇报、总结、交流各各部门专专项工作作及讨论论解决有有关问题题，并由由公司布布置专项项具体工工作。公司各类类专题会会议由职职能部门门不定期期组织召召开，由由组织部部门负责责通知召召集。专题会议议由组织织部门经经理（主主任）主主持，重重要事项项可邀请请总经理理参加，做好会会议记录录，重要要会议形形成会

26、议议纪要，并报办办公室存存档。专题会议议参加人人员由组组织会议议的部门门确定参参会人员员名单，并报办办公室备备案。各部门工工作例会会各部门工工作例会会的任务务是听取取上周的的工作汇汇报，交交流经验验，处理理问题，布置下下一周的的具体工工作。例会正常常情况下下每周一一召开，遇节假假日顺延延，特殊殊情况可可作临时时调整。例会由本本部门经经理（主主任）主主持召开开，负责责人因事事不能参参加，可可委托其其他人员员召集。各职能部部门参加加例会人人员为本本部门全全体人员员，各管管理处参参加人员员为管理理处负责责人、主主管、班班长。深圳某物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/BGG-011修改状态态

27、A版 第第0次修修改标题 会会议管理理规程页码第3页 共33页编制唐某某审核杨某某批准卜某某工作例会会要作好好会议记记录，以以便贯彻彻实施。会议组织织原则会议主题题（议题题）明确确。会议通知知：公司司会议提提前一天天通知；部门例例会时间间固定，不另行行通知。会议准备备：包括括有关会会议资料料、安排排发言人人准备等等。会议签到到：准时时到会，并在会议（培训）签到表表上签签到。纪要整理理：公司司办公例例会纪要要两个工工作日内内整理并并发放至至各部门门，其它它会议纪纪要视情情况而定定。会场纪律律：参会人员员必须准准时到会会，因故故不能参参会者必必须于会会前向召召集人请请假；未经批准准，不得得中途离离

28、场，特特殊情况况应向主主持人请请假；会议期间间手机、传呼机机一律关关机或调调到振动动状态；非会议人人员不得得滞留会会场。相关文件件和记录录会议（培训）签到表表 HFWWY.QQR/TTY-0022会议记记录 HHFWYY.QRR/TYY-0223会议记记录（续续页） HHFWYY.QRR/TYY0224深圳某物物业管理理公司会议（培培训）签签到表编号：HHFWYY. QQR/TTY0022 版版本：AA/0序序号：会议议题题会议时间间会议地点点主 持 人记 录 人应到人数数实到人数数缺 席序号姓 名名签到时间间序号姓 名名签到时间间时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时

29、 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分深圳某物物业管理理公司会议记录录编号：HHFWYY. QQR/TTY0023 版本：A/00序号：会 议 议 题题会 议 时 间间会 议 地 点点会 议 主 持持会 议 记 录录会 议 内 容容深圳某物物业管理理公司会议记录录编号：HHFWYY. QQR/TTY0024版版本：AA/0序序号：会 议 内 容容（续上上页）深圳某物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/BGG-022修改状态态A版 第第 0 次修改改标题 公文文管理规规程页码第1页 共

30、共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某目的规范公司司公文运运作，理理顺公文文管理流流程，确确保公文文严谨、实用、规范、科学，提高工工作效率率。适用范围围适用公司司及各部部门公文文管理工工作。职责总经理负负责公司司文件审审批。各部门经经理（主主任）负负责本部部门文件件的拟制制和审核核。办公室主主任负责责公司文文件格式式及内容容的审核核。办公室行行政秘书书负责公公司文件件的草拟拟、收发发、办理理、归档档、打印印、用印印及文号号管理。工作程序序上行文的的办理部门向公公司呈文文公司办公公室收到到各部门门上报的的文件以以后，行行政秘书书对文件件进行签签收并登登记，填填写文文件批办办单交交办公室室主任；办公

31、室主主任对文文件提出出批办意意见：需其他部部门会签签的公文文，交相相关部门门会签。不同意或或修改内内容较多多的公文文，返回回呈文部部门，重重新拟文文上报。行政秘书书将呈文文报总经经理审批批；办公室主主任根据据总经理理批示办办理；将批文复复印件返返回呈文文部门和和相关部部门，原原件存办办公室。公司向集集团或行行业主管管单位、政府机机关呈文文以公司名名义上报报的文件件，由办办公室负负责草拟拟或审核核，呈总总经理签签发后上上报；办公室负负责跟踪踪上报文文件的处处理情况况。平行文的的办理深圳某物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/BGG-022修改状态态A版 第第 0 次修改改标题 公文文管理

32、规规程页码第2页 共共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某公司内各各部门之之间的工工作以工作联联系函的方式式进行。公司与没没有隶属属关系的的单位之之间工作作联系以以函的形形式进行行，由办办公室进进行审核核，总经经理审批批。下行文的的办理由办公室室负责或或组织相相关部门门拟制公公文，填填写文文件签发发单后后，交给给行政秘秘书。行政秘书书对呈文文的文字字、格式式、语法法等进行行初审，交办公公室主任任。办公室主主任审核核，根据据实际情情况，签签署具体体意见。行政秘书书将呈文文报总经经理处，由总经经理签发发。行政秘书书给出文文号，并并在发发文登记记表中中登记。发文部门门进行文文件打印印和最后后校对。办公

33、室将将文件发发送各部部门，并并登记在在文件件签收登登记表中。各部门签签收文件件，相关关人员要要做好文文件的传传阅及承承办工作作，部门门资料员员将文件件及时归归档；办公室将将文件原原件进行行存档。外来公文文办理办公室行行政秘书书对收到到的外来来公文进进行签收收、登记记和编号号；并填填写公公文批办办单交交办公室室主任。办公室主主任根据据公文内内容签署署具体批批办意见见，呈总总经理批批示。办公室根根据总经经理的批批示交相相关部门门传阅和和办理。办公室将将公文进进行存档档。相关文件件和记录录文件签签收登记记表 HHFWYY.QRR/TYY0225文件传传阅办理理登记表表 HFWWY.QQR/TTY00

34、26文件签签发单 HFFWY.QR/TY0288发文登登记表 HFFWY.QR/TY0299深圳某物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/BGG-022修改状态态A版 第第0次修修改标题 公文文管理规规程页码第3页 共33页编制唐某某审核杨某某批准卜某某收文登登记处理理表 HHFWYY.QRR/TYY0330公文批批办单 HFFWY.QR/TY0311工作联联系函 HFFWY.QR/TY0322送达回回证 HHFWYY.QRR/TYY0227发送传传真审批批单 HHFWYY.QRR/TYY0333公章管管理规程程 HFWWY.WWI/BBG-005档案管管理规程程 HFWWY.WWI/B

35、BG-004深圳某物物业管理理公司文件签收收登记表表编号：HHFWYY. QQR/TTY0025 版本本： AA/0 序序号：序号来 文单 位文 件件 名名 称称文 件 签 收收 办 理备 注部 门门签收人日 期深圳某物物业管理理公司文件传阅阅办理登登记表编号：HHFWYY. QQR/TTY0026 版本： AA/0 序序号：文件名称称拟文部门门传阅情况传阅部门门传阅人收文时间间归还时间间备 注注办理结果果：深圳某物物业管理理公司文件传阅阅办理登登记表编号：HHFWYY. QQR/TTY0026 版本本： A/0 序号号：文件名称称拟文部门门传阅情况传阅部门门传阅人收文时间间归还时间间备 注注

36、办理结果果：恒丰物业深圳某物物业管理理公司送达回证证编号：HHFWYY. QQR/TTY0027 版本本： A/0 序号号：递送文件件名称附 件件 递 送送 单单 位位送 达 单 位 递送 人人收 文文（件）人递送时间间收文（件件）时间间恒丰物业深圳某物物业管理理公司送达回证证编号：HHFWYY. QQR/TTY0027 版本本： A/00 序号号：递送文件件名称附 件件递 送送 单单 位位送 达达 单单 位位递送 人人收 文（件）人人递送时间间收文（件件）时间间深圳某物物业管理理公司文件签发发单编号：HHFWYY. QQR/TTY0028 版本本： A/00 序号号：标 题题附 件件发文字号

37、号份 数签发人：拟文部门门 拟稿人校 对 人部 门门负责人会 签签：审 核 人主 题 词主 送送抄 报报抄 送送备 注注PAGE 受控文件未经批准不得复制 生效日期：2003年2月10日深圳某物物业管理理公司发文登记记表编号：HHFWYY. QQR/TTY0029 版本本： A/00 序号号：文件编号号文 件 名 称称发文部门门拟稿人签发人秘级及紧紧急程度发文日期期归档日期期备 注深圳某物物业管理理公司收文登记记处理表表编号：HHFWYY. QQR/TTY0030 版本： A/00 序序号：序号来文部门门文 件 名 称称来文字号号收文日期期办公室批 办办会 签签总经理批 示示批示下发归档日期期

38、备 注受控文件未经批准不得复制 生效日期：2003年2月10日深圳某物物业管理理公司公文批办办单编号：HHFWYY. QQR/TTY0031 版本：A/00 序号：文 件 标 题题附 件拟 文 部 门门拟 文 人收 文 时 间间返 文 时 间间办公室意意见：相关部门门意见：总经理意意见：备注：深圳某物物业管理理公司工作联系系函编号： HFWWY. QR/TY0322 版版本： A/0 序号号：发函部门门发函时间间发函经办办人收函部门门收函时间间收函经办办人发函内容收函部门回复要求回复复时间200 年 月月 日实际回复复时间200 年年 月月 日协调事宜宜：发函部门门经理（主任）签名回函部门门经

39、理（主任）签名深圳某物物业管理理公司发送传真真审批单单 编号：HFWWY. QR/TY0333 版本本：A/0 序号：部 门姓 名名职 务务申请时间间传真标题题页 数接收部门门传真号接 收 人部门经理理（主任任）审批批时 间间完成时间间备 注深圳某物物业管理理公司发送传真真审批单单 编号：HFWWY. HFWWY. QR/TY0333 版版本：AA/0序序号：部 门姓 名名职 务务申请时间间传真标题题页 数接收部门门传真号接 收 人部门经理理（主任任）审批批时 间间完成时间间备 注深圳某物物业管理理公司文 件编编号HFWYY.WII/BGG-033修改状态态A版 第第0次修修改标题 合同管管理

40、规程程页码第1页 共33页编制唐某某审核杨某某批准卜某某目的规范合同同的评审审、签署署、履约约跟进、归档管管理工作作，确保保公司利利益和信信誉。适用范围围适用于公公司所有有合同的的管理工工作。职责总经理负负责公司司合同的的审批和和签署。办公室负负责公司司合同的的评审、管理和和归档。与合同内内容有关关的部门门负责按按合同条条款执行行。财务部负负责合同同的监督督执行,凭合同同原件收收款或付付款。工作程序序合同的起起草合同的起起草原则则符合国家家合同同法的的规定，遵循合合法、真真实、平平等、协协商的原原则。凡标的金金额较大大的非即即时结清清的经济济交易行行为，及及其他要要明确权权利、义义务及责责任的

41、经经济交易易行为，皆应签签订文书书化的合合同，以以保证其其顺利履履行。合同起草草前应对对市场价价格、对对方的主主体资格格、对方方的履约约能力及及信誉等等收集足足够的信信息，做做好充分分的准备备。标的金额额较大的的建筑工工程合同同，应通通过议标标或招标标订立。合同必备备条款标的；数量和质质量；价款或酬酬金；履行期限限、地点点和方式式；违约责任任；争议解决决办法；深圳某物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/BGG-033修改状态态A版 第第 0 次修改改标题 合同管管理规程程页码第2页 共33页编制唐某某审核杨某某批准卜某某公司各类类合同由由经办部部门或公公司领导导指定部部门起草草。 合同

42、的评评审与审审批由起草部部门填写写合同同审批表表，交交办公室室。办公室根根据合同同标的情情况认真真审核后后，呈公公司总经经理审批批。如合合同标的的金额较较大，需需召集相相关部门门进行评评审。凡属集团团公司规规定要法法律主管管审核的的合同，一律送送集团公公司法律律主管审审核同意意后再行行签署合合同。合同的签签订签订合同同的原则则公司所有有合同统统一由总总经理签签字，加加盖公司司公章；一般由对对方先签签字盖章章后，再再呈总经经理签字字，盖章章；如对对方要求求同时签签约，可可由办公公室确定定时间、地点，作好相相关签约约准备；合同原则则上要求求加盖骑骑缝章。合同约定定担保的的，必须须由担保保单位法法定

43、代表表人或授授权委托托人签字字，并加加盖担保保单位公公章或合合同专用用章。根据法律律规定或或实际需需要应呈呈报主管管机关鉴鉴证或批批准、工工商行政政管理部部门鉴证证、公证证处公证证的合同同，应在在合同签签字后及及时办理理相关手手续。合同的存存档合同原件件由办公公室统一一存档，合同附附件及相相关资料料应与合合同原件件一并保保存（实实物样品品、样板板应由执执行部门门保存），合同同执行部部门、财财务部存存复印件件。合同的履履行合同签订订后，经经办部门门应认真真负责保保证其顺顺利履行行。在合同履履行过程程中，确确需变更更、解除除或签订订补充协协议的，应由经经办部门门提出书书面申请请，按原原合同审审批程

44、序序办理审审批手续续，并积积极采取取措施防防止或减减少经济济损失。合同纠纷纷处理深圳某物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/BGG-033修改状态态A版 第第0次修修改标题 合同管管理规程程页 码第3页 共3页页编制唐某某审核杨某某批准卜某某合同纠纷纷处理的的原则坚持以事事实为依依据，以以合同条条款为准准则，采采用友好好协商方方式加以以解决。因对方责责任引起起的纠纷纷，经办办部门必必须坚持持原则，保障我我方合法法权益；因我方方责任引引起的纠纠纷，应应主动与与对方协协商，并并承担相相应的责责任，尽尽量采取取补救措措施，减减少我方损失。在处理纠纠纷时，各部门门应协调调一致，积极配配合，坚坚

45、持统一一行动，一致对对外，不不互相推推诿、指指责、埋埋怨。发生合同同纠纷应应按以下下程序进进行处理理：纠纷发生生后，经经办部门门在处理理未果的的情况下下，应及及时以书书面报告告报公司司。经办部门门按公司司批示意意见，会会同相关关部门和和人员进进行取证证，并和和对方进进一步商商谈，将将双方谈谈判结果果整理汇汇总，报报公司审审批。经办人员员按批示示意见和和对方商商定最终终处理方方案，如如双方达达成一致致，签定定书面文文件；如如双方无无法达成成一致，则采用用法律手手段加以以解决。相关文件件和记录录合同审审批表 HFFWY.QR/TY0344公文管管理规程程 HFWWY.WWI/BBG-002公章管管

46、理规程程 HFWWY.WWI/BBG-005档案管管理规程程 HFWWY.WWI/BBG-004深圳某物物业管理理公司合同审批批表编号：HHFWYY. QQR/TTY0034 版本本：A/0 序号：合 同名 称申报单位位申 报 人合 同双 方甲方：联 系 人联系电话话乙方：联 系 人联系电话话合同主要要条款（事项）：标的数量与质质量要求求价款酬金金履行期限限、地点点与方式式违约责任任申报部门门意见相关部门门意见办公室意意见总经理意意见深圳某物物业管理理公司修改编号号HFWYY/WII/BGG-044修改状态态A版 第0次次修改标题 档档案管理理规程页 码码第1页 共33 页编制唐某某审核杨某某

47、批准卜某某目的建立和健健全公司司档案管管理制度度，确保保档案的的齐备和和完整，更好地地为公司司的经营营发展、科学决决策和管管理工作作服务。适用范围围适用于公公司档案案管理工工作。职责办公室主主任负责责审批档档案资料料的借阅阅。行政秘书书负责公公司档案案资料的的管理。各部门资资料管理理员负责责本部门门档案资资料的整整理和存存档管理理工作。工作程序序档案资料料的收集集和整理理办公室行行政秘书书负责公公司公文文资料的的收集，将分散散在各部部门和个个人手中中的文件件、资料料集中整整理：其其中包括括呈文资资料、收收文资料料、发文文资料、公司各各种荣誉誉证书、上报资资料、书书籍、胶胶卷、照照片、录录音带、

48、录相带带等的收收集。各部门资资料管理理员负责责本部门门档案资资料的收收集整理理。档案资料料的分类类行政档案案；人事档案案；会计档案案（参照照公司会计档档案管理理规程）；工程档案案；其它档案案。档案资料料的归档档行政秘书书或部门门资料管管理员将将公司或或部门经经领导批批示的呈呈文、收收文和发发文资料料进行科科学分类类和立卷卷，拟写写案卷标标题、卷卷内文件件排列与与编号，填写卷卷内目录录、案卷卷封面和和装订案案卷。深圳某物物业管理理公司修改编号号HFWYY/WII/BGG-044修改状态态A版 第第0次修修改标题 档档案管理理规程页 码码第2 页页 共33 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某将相应标

49、标题、编编号和内内容录入入电脑存存档。档案资料料的保管管档案资料料的保管管期限政府机关关和行业业主管部部门的批批文、公公司董事事会的各各种决议议、公司司的各种种证件以以及公司司获得的的各种荣荣誉证书书应永久久性保存存；各种建筑筑工程图图纸在建建筑物移移交出去去之前应应妥善保保管；各部门要要指定专专人，妥妥善保管管好本部部门的档档案资料料；一般的档档案资料料应保管管3年（质量体体系的记记录保存存期限按按记录录控制程程序执执行），3年后后视情况况而定：无查考价价值的，进行销销毁；有查考价价值的，重新进进行分类类、归档档、保管管。各档案保保管人员员做好档档案资料料的防盗盗、防火火、防虫虫、防潮潮、防

50、尘尘、防高高温，定定期检查查档案保保管状况况，对破破坏或变变质的档档案应及及时修补补、复制制或作其其他技术术处理。档案保管管人员调调动工作作和辞职职时，应应在离职职前办理理好交接接手续。公司下属属各部门门撤销时时，应将将本部门门全部的的档案资资料认真真整理，妥善保保管，并并向公司司办公室室移交；各种临临时机构构撤销时时，其档档案资料料也应向向公司办办公室移移交。档案资料料借阅各部门档档案资料料的借阅阅借阅人填填写档档案借阅阅审批表表，写写明借阅阅用途、借阅文文件名称称和编号号、归还还日期等等情况。档案保管管部门经经理（主主任）审审批，同同意后方方可借出出。公司档案案资料的的借阅借阅人填填写档档

51、案借阅阅审批表表。借阅人所所在部门门经理（主任）签署借借阅意见见，同意意后方可可报办公公室审批批。办公室主主任审批批，重要要档案资资料的借借阅需经经公司总总经理批批示，批批示同意意后，方方可办理理深圳某物物业管理理公司修改编 号HFWYY/WII/BGG-044修改状态态A版 第0次次修改标题 档档案管理理规程页 码第3页 共33页编制唐某某审核杨某某批准卜某某档案的借借阅手续续。行政秘书书根据审审批意见见办理借借用手续续，并作作好记录录。档案借阅阅的其他他要求档案资料料一般不不向外单单位借阅阅。集团团所属单单位借阅阅本单位位与业务务有关的的档案文文件时，需公司总总经理批批示后，方可借借阅。阅

52、读机密以上上文件，只限在在档案室室查阅。确因工工作需要要必须携携出的（只限于于本集团团内部），需经经总经理理同意，并应按按时归还还注销，注意保保密。借阅的档档案文件件，一般般不许摘摘抄。借借阅人要要对借阅阅档案严严加爱护护，不得得拆卸、调换、涂改、污损、转借、遗失、不得带带出所在在部门。借阅人应应定期归归还借阅阅档案，借出档档案的期期限最长长不得超超过一周周，如因因工作需需要，可可办理续续借手续续。档案案管理人人员或借借阅人员员因不按按规定办办理借阅阅手续而而造成不不良后果果，应该该按公司司规定追追究责任任，并进进行严肃肃处理。档案资料料销毁公司无查查考价值值档案资资料的销销毁，由由办公室室行

53、政秘秘书提出出，办公公室主任任审核后后报总经经理批准准。各部门无无查考价价值档案案资料的的销毁，由资料料保管员员提出，报部门门经理（主任）批准后后执行。档案资料料的销毁毁由专人人负责，一般为为办公室室行政秘秘书和各各部门资资料管理理员。同同时，要要有专人人进行监监督，防防止档案案遗失和和泄密。档案资料料销毁时时，原保保管人要要做好所所销毁档档案资料料的登记记工作。相关文件件和记录录档案借借阅审批批表 HHFWYY.QRR/BGG0001档案销销毁登记记表行政奖奖罚规程程 HFWWY.WWI/BBG-115深圳某物物业管理理公司档案借阅阅审批表表编号：HHFWYY. QQR/BBG0001版版本

54、：AA/0序序号：文件名称称文件编号号 文件数量量（ ）页（ ）本（ ）套申请部门门借阅原因因： 借阅人人： 年 月 日日借阅部门门意见档案管理理部门意意见总经理意意见办 理 结 果果归 还 时 间间深圳某物物业管理理公司档案销毁毁登记表表编号：HHFWYY. QQR/BBG0002 版版本： A/00 序序号：序号文件名称称页 数存档时间间销毁时间间销毁人见证人备注深圳某物物业管理理公司修改编 号HFWYY/WII/BGG-055修改状态态A版 第0次次修改标题 公公章管理理规程页 码第1页 共22页编制唐某某审核杨某某批准卜某某目的规范公章章的刻制制、用印印、保管管与废止止工作。适用范围围

55、适用于公公司所有有公章的的管理工工作。职责总经理负负责公司司公章使使用的审审批。办公室主主任负责责公司及及管理处处公章的的刻制、发布、废止、监督管管理，行行政秘书书负责公公司公章章的管理理。财务部经经理负责责财务专专用章、发票专专用章的的管理和和使用审审批。管理处负负责人负负责管理理处公章章使用的的审批。管理处综综合事务务部主管管负责管管理处公公章的管管理。工作程序序公章刻制制部门经理理（主任任）提出出公章刻刻制申请请报办公公室。办公室主主任审核核公章是是否符合合规定，报总经经理同意意后，送送公安机机关批准准。办公室负负责联系系公章的的刻制。办公室将将公章交交给相关关部门保保管。任何人不不得私

56、自自刻制公公章。公章使用用公章使用用范围公章保管管人不得得私用公公章；部门公章章主要用用于公司司内部联联系和通通知通报报、合同同协议,管理处处一般性性的对外外通知、通告；公司公章章主要用用于公司司各种行行文、上上报材料料、合同同、协议议以及对对外业务务往来等等；公章一般般不得携携带外出出。特殊殊情况需需携带外外出使用用时，须须经总经经理批准准。深圳某物物业管理理公司修改编 号HFWYY/WII/BGG-055修改状态态A版 第0次次修改标题 公公章管理理规程页 码第2页 共22页编制唐某某审核杨某某批准卜某某公章使用用程序使用人在在公章章使用登登记表签字登登记；使用公司司公章需需报总经经理签字

57、字，使用用管理处处公章需需报管理理处负责责人签字字，使用用财务专专用章、发票专专用章须须报财务务部经理理签字；公章管理理人员做做好登记记，并核核对文件件份数。损坏、遗遗失处理理公章遗失失、损坏坏后，公公章保管管人员应应立即写写出事故故经过和和书面检检查，报报部门经经理，部部门经理理要立即即查清原原因，及及时报公公司总经经理处理理办公室及及时将报报告转呈呈总经理理审批，由办公公室备案案，须登登报声明明的由办办公室办办理。对相关责责任人予予以处罚罚。使用部门门提出重重新刻制制申请，并经审审批、刻刻制。使用部门门到公司司办公室室领取新新公章。如公章损损坏，办办公室要要收回旧旧章并登登记。公章的废废止

58、相关部门门提出废废止公章章的请示示，报办办公室。办公室签签署意见见。总经理审审批。办公室发发出收回回废止公公章通知知并派专专人收回回。办公室归归档相关关资料。相关文件件和记录录公章使使用登记记表 HHFWYY.HFFWY.QR/BG0033行政奖奖罚规程程 HFWYY.WII/BGG-155公文管管理规程程 HFWWY.WWI/BBG-002合同管管理规程程 HFWWY.WWI/BBG-003深圳某物物业管理理公司公章使用用登记表表编号：HHFWYY. HHFWYY. QQR/BBG0003 版本： A/0 序号： 序号名 称称印数验印单位位用印部门门用印时间间申请人批准人经办人备 注注深圳某

59、物物业管理理公司文件编号号HFWYY.WII/ BBG-007修改状态态A版 第0次次修改标题 车辆辆管理规规程页 码第1页 共共3 页编制唐某某审核杨某某批准卜某某目的保证车辆辆完好、安全，降低使使用、维维修费用用。适用范围围适用于公公司内部部车辆管管理工作作。职责总经理负负责车辆辆保养、维修计计划的审审批。办公室主主任负责责公司车车辆的调调度、监监督及紧紧急事件件处理。用车部门门经理（主任）负责用用车的审审核。司机负责责车辆的的行驶及及日常保保养工作作。工作程序序车辆安排排用车人填填写用用车单报部门门经理（主任）审核。部门经理理（主任任）签署署意见后后由用车车人报办办公室审审批。办公室主主

60、任依据据以下情情况给予予审批意意见，同同意用车车的按正正常手续续办理；不同意意用车的的须向用用车人说说明：出车时机机是否恰恰当；有无更经经济、快快捷的交交通办法法；有无可供供使用的的车辆。办公室主主任同意意派车的的，由用用车人持持用车车单出出车办事事。司机每次次出车要要将有关关出车情情况登记记在出出车记录录表里里。司机于每每周一将将上周出车记记录表报办公公室主任任审核以以下内容容，发现现问题按按行政政奖罚规规程办办理：依据用用车单、车辆辆里程表表审核司司机记录录是否属属实；司机有无无私自用用车现象象。车辆加油油车辆的日日常用油油须到公公司指定定的定点点油站加加油（外外出深圳圳公务或或特殊情情况