商品采购作业管理办法(上)

1、商品采购作业手册 (上)目录第一章:前言第二章:采购部组织架构第一节:商品部组织架构图GHPUOP001第二节:采购部工作职责GHPUOP002第三节:采购部工作人员差不多素养要求GHPUOP003第三章:采购部业务治理规范第一节:采购部考核标准GHPUWI001第二节:商品功能定位治理规范GHPUWI002第三节:主力商品治理规范GHPUWI003第四节:供应商治理规范GHPUWI004第五节:合同管埋规范GHPUWI005第六节:商品的引进与汰换治理规范GHPUWI006第七节:商品定价与变价治理规范GHPUWI007第八节:商品促销治理规范GHPUWI008第九节:促销区商品陈列规范GH

2、PUWI009第十节:商品陈列治理规范GHPUWI010第十一节:库存治理规范GHPUWI01第四章:营采合作第一节:营采合作治理规范GHPUWI012前 言采购差不多上超市最重要的部门之一。它的成功运作将直接决定超市的商品结构、价格形象和盈利状况。依照店铺运营的投资和公司的时期性目标，总部制定了公司全年的经营指标，采购部的要紧任务确实是通过不懈的努力，完成公司的经营指标，包括:各商品部门的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用额等。围绕着这些经营指标，采购部需要做好超市的商品结构规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与治理、合同的治理、商品

3、的定价与变价、商品的促销、库存的治理，最要紧的是，我们是一个团队，营采之间的紧密合作是成功的基础。采购部的工作是至关重要的同时极具挑战性，他需要的是专业的技能和良好的综合素养。希望这本采购规范手册能够关心大伙儿成为专业的采购高手，从而从进口就严格把关，全面提升公司的效益。文件名称文件编号GH-PUOP001生效日期2003年01月10日商品部组织架构图版 次第1版页 次共3页1. 0目的为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。2. 0适用范围本治理手册适用于公司采购部、企划部、质量操纵部、人力资源部。3. 0相关文件31连锁超市组织架构图32连锁超市职责讲明书4. 0名词解

4、释：(无) 5. 0职责：51 建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量操纵部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。6. 0作业程序 61商品部组织架构图连锁超市组织架构分解图（商品部）人数合计：17人采购主管5业务副总经理总监助理1质量操纵经理1采购经理1商品(采购)总监1企划经理1美工1促销主管1质检员1核价员1合同员1采购助理2核 准制 订修订次数010203武汉泰和商机武汉泰和商机修订日期文件名称文件编号GH- PU- OP -0032生效日期2003年01月10日采购部工作职责版 次第1版页 次共2页1. 0目的：为明确规定公司商品部和采购部工作职责。2. 0适用范围：本治理手

5、册适用于公司采购部、企划部、质量操纵部、人力资源部。3. 0相关文件：(无)4. 0名词解释：(无)5. 0职责 51采购总监工作职责511监管所有的采购抉定；512负责制定销售打算和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责；513指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标；514负责年度、季度、月度促销打算的制订和监督落实。52采购部门经理工作职责521负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算；522指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存操纵指标；523进展与供应商的业务关系；524督促落实每期促销打算，审核促销品项和价格；525制订新商品引进打算和旧商品汰换打算并监督落实。

6、53促销部的工作职责531负责整体的超市促销活动打算，策划设计年度、季度、月度促销万案；532负责DM采购打算的组织和跟进；533负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作；534负责促销活动结束后的评估总结；54采购主管的工作职责541负责与本部门供应商的谈判与对供应商的治理；542完成本部门销售打算、毛利打算、库存周转打算的落实；543负责本部门商品打算表的落实和调整；544负责本部门商品的促销打算落实；545负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换；546负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力；547定期巡后，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。55采购助理的工作职责551协助采购主

7、管开展工作；552负责采购主管的文书工作；553供应商前期接待、合同和相关资料的整理。核 准制 订修订次数010203武汉泰和商机武汉泰和商机修订日期文件名称文件编号GH- PU- OP -010生效日期2003年01月10日采购部职员差不多素养要求版 次第1版页 次共2页1. 0目的：为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本治理规定。2. 0适用范围：本治理手册适用于公司采购部全体职员。3. 0相关文件： 31超市职员奖惩实施条例4. 0名词解释：(无)5. 0职责 51 操守廉洁511正直高尚的个运气质；512良好的职业道德；513不利用工作之便谋取私利，拒绝同意供应商的任何个人

8、馈赠。52市场知识521对零售行业有深入的了解；522对消费品市场有深入的了解；523掌握对所负责部门商品的专业知识；524对供应商的熟悉。53精打细算531把超市采购看成是自己的生意；532良好的成本操纵意识；533尽最大努力制造最高的利润；534时时处处维护公司的整体利益。54积极认真541敬业、爱业，热爱零售业；542良好的心态，工作认真扎实；543上进心强。55创新求进551不断寻求突破，提升业绩；552善于学习，提高自我；553不躺在原来的成就上沾沾自喜。56适应性强561良好的躯体素养和心理素养；562能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作；563合理安排工作。57团结合作571

9、良好的淡判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作；572良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作；573尊重供应商、同事及店铺职员。核 准制 订修订次数010203武汉泰和商机武汉泰和商机修订日期文件名称文件编号GH-PU-WI-001生效日期2003年01月10日采购部考核指标版 次第1版页 次共5页1. 0目的：为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本治理规定。2. 0适用范围：本治理手册适用于公司采购部门全体职员。3. 0相关文件：31超市奖惩治理条例4. 0名词解释：(无)5. 0职责 在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将商品结构的品项合理

10、化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化。60作业程序61销售打算为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售打算。依照五一超市的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，将公司销售指标打算分为两个时期：第一时期为打算如下：A类店(400-800平方米)B类店(1700-1800平方米)日均销售15000元27000元平均米效30元15元i客单价20元20元日来客数750人次1350人次周转次数14次/年10次/年周转天数26天36天平均库存40万元985万元第二时期为打算如下：A类店(400-800平方米)B类店(700-1800平方米)日均销售20000元45000元平均米效4

11、0元25元客单价22元22元日来客数900人次2045人次周转次数l6次12次周转天数22天30天平均库存45万元135万元611销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特不的单品项商品指标。612不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。613依照不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标。614制定促销商品的销售额指标。615制订DM商品的销售额指标。616每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前一日、上周、上月和去年同期的对比情况。617每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分不汇

12、总，并列比与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。618采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。619采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部，引起重视，并跟进改进措施。62销售占比和毛利打算为便于公司毛利的调整，依照超市的具体情况，便利店和便利超市系统(不含本来的大卖场)将毛利指标分三时期实行，打算如下：第一时期第二时期第三时期销售占比毛利销售占比毛利销售占比毛利生鲜10%9%15%10%15%11%副食27%12.5%20%12.5%20%12.8%食品33%13%3

13、0%13.5%30%14%洗化16%10.5%l6%11%16%12%百货14%25%14%25.6%14%28.6%综合100%13.8%100%14%100%15%621订各商品类不的占比生鲜食品、食品、百货、服装等。622制订各大类商品下小分类商品的占比。623同一商品类不申，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品。624每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门打算的对比。625每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分不列出，并列出与公司规定打算的对比，提交给公

14、司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。626采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。627采购部应在每周例会中通报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。63库存周转为强化超市系统库存周转意识，逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理操纵库存，公司应制订严格的库存商品周转打算，按不同品类制订相应得库存周转指标，并严格按打算掌握库存情况。采购部门和相关人员应随时了解公司、各店、各类商品库存情况，及时采取措施加以调整，加快商品周转。不同商品类不的库存周转天数：大分类商品类不库存天数大分类商品类不库存天数生鲜食品蔬菜l

15、-3洗化百货洗涤用品15水果3-7卫生用品20鲜活水产I厨房用品30冰鲜水产15化妆用品20熟食1医药品30乳制品3针纺织品35日配冷冻10文体用品25肉类3婴儿用品42食休闲食品I7副食调味品20饮料l0保健食品30糖果饼干I5干货食品20烟酒22罐头食品15631每天查看电脑系统的库存周转情况，了解本部门目前总体和各店的商品库存金额和周转天数。632每周一电脑信息部汇总上周、本月的商品库存情况，按部门、门店分不列出，提交公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。633采购主管在掌握库存情况后，应针对部门、门店和单品库存中存在的问题，找出缘故，提出调整改进措施。634采购部应在每

16、周例会中通报过高或过低库存的部门，引起重视，并跟进改进措施。(相关内容请参见68库存操纵)64商品引进率指标641依照不同业态制定新商品引进率指标便利店的新商品引进率指标通常一年达到60%一70%。642新商品5迸率指标要落实到全年、每月、每个商品分类。643每个部门每月都应引进本类商品5-10的新商品，新商品清单汇总后提交采购部经理并通知各店铺。644必须严格执行新商品引迸率指标，以经常给顾客带来新奇感，并在新产品中制造较高的利润65商品淘汰率指标651对有效销售发生率指标一直较低的商品要予以淘汰。652商品的淘汰是为了促进超市商品的良性循环。653商品淘汰原则上采取“一进一出”的政策。65

17、4每周以文件方式通知店铺汰换商品的清单。66其它收入利润指标661超市向供应商收取一定的合理的赞助费用。662合理的其它收入指标有利于提高超市的毛利率。663过高的额外费用指标也会损害与供应商的战略伙伴。核 准制 订修订次数010203武汉泰和商机武汉泰和商机修订日期文件名称文件编号GH-PU -WI -002生效日期2003年01月10日商品功能定位治理规范版 次第1版页 次共2页1. 0目的：为明确规定公司的商品结构组成，确定商品功能，特制定本治理规定。2. 0适用范围：本治理手册适用于公司采购部门全体职员。3. 0相关文件：3.1主力商品治理规范 4. 0名词解释：(无)5. 0职责 确

18、定商品不同功能定位，并制订相应的销售、毛利、周转等策略，合理规划商品品项，提升店铺销售，加快商品周转。6. 0作业程序61商品系统功能定位商品是卖场的灵魂，通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现。公司经营的商品在提升业绩，猎取最大化效益目标上发挥的功能是不同的，分为：形象商品，销量商品，效益商品。611形象商品：最具有低价和品牌代表性，并为消费者所熟知的生活必需乱 视其降价力度和品牌在市场的阻碍力的程度，分为全店形象商品和部门形象商品，其特征为：6111售价代表全店的低价形象。6112对顾客有吸弓力的生活必需品，或大多数顾客熟悉其价格、品质，知名度大的品牌商品；6113单品有规模销量，对专业客

19、户有吸引力；6114价格水平在一定时期内稳定(至少30天)。6311同一商品部门销售排行榜；6312同一商品部门商品销售占比；6313同一商品部门周转率排行榜。632竞争店调查法：超市刚开张时，由于缺乏相应的销售历史数据，可运用竞争店调查法来确立主力商品。6321同一业态、同一商圈、同一面积的竞争对手进行调查；6322在12:00-13:00及晚上20:00后，观看竞争店铺内磁石点货架 (端架、堆头、主通道两侧货架等)的商品空缺率；6323空缺率高的商品可定为主力商品。64主力商品的调整主力商品应随着季节、销售情况等及时调整641按季节变化调整：6411每个季度要做一次大的调整，每次大调整时，

20、只保持上一季度主力商品的50一60。6412每个月份做一次小的调整，调整幅度为10%。6413按促销活动作相应调整。65主力商品的优先治理651订单优先：保证主力商品的采购和足够的订单数量。652资金优先:为保证主力商品的按时、按量到货，应与财务部沟通，在供应商货款的按时结付、结款万式上应优先考虑。653仓储优先:在仓库存放面积上应予优先考虑。654配送优先，在供应商送货手续、配送申心配送商品时应优先考虑。655陈列优先:在卖场的货架安排、陈列布置上应优先考虑。656促销优先:在指定促销打算、安排促销商品位置时，应优先考虑。66商品组合优化策略超市中的商品按其在卖场中不同的销售业绩可分为以下四

21、类：661主力商品：即主力商品，是制造超市营业额的主力军，顾客购买频率一同。662辅助性商品：是主力商品的补充，与主力商品有较多的关联性，能够衬托主力商品的销售，同时便卖场商品显得丰富。663附属性商品：购买频率和销售比重都较低，但却是某类顾客特不喜好的商品，对满足顾客多样化的需求起到稳定的作用。664刺激性商品：品类不多，但对推动卖场整体销售有重要意义的商品，有潜力，专门可能成为主力商品。超市用于短期促销，容易弓起顾客冲动型消费的商品也属此类。67商品组合的方式通过商品的不同组合，突出超市的经营特色671季节组合：消夏商品组合凉席、冰垫、风扇、空调等。672按节假日组合：如：六一专题书包、玩

22、具、儿童书籍等。673授消费者便利性组合：如：旅游野餐食品组合午餐肉、开罐器、快食面、矿泉水、桌布、消毒纸巾等。674按商品用途组合：如：沫浴用品组合浴巾、拖鞋、沫浴露、浴帽、浴袍等。675按价格组合：如：8元特价商品，均一份商品区等。676按供应商组合：突出供应商品牌概念，如“香吧啦”产品系列。商品的不同组合需要采购经理对下属采购员的统一协调，制定“商品组合项目打算”。采购员应对自己所管的商品积极负责，主动支持整个商品组合打算。核 准制 订修订次数010203武汉泰和商机武汉泰和商机修订日期文件名称文件编号GH- PU -WI -004生效日期2003年01月10日供应商治理规范版 次第1版

23、页 次共5页1. 0目的：为明确规定公司的供应商治理程序，特制定本治理规定。2. 0适用范围：本治理手册适用于公司采购部门全体职员。3. 0相关文件：31采购部职员差不多素养要求14. 0名词解释：(无)5. 0职责 建立供应商治理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应商对店铺的支持，提升销售。6. 0作业程序61查找优秀的供应商611供应商的分类：6111按供应性质分类：制造商、代理商、批发商；6112按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、本地供应商；6113按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商；612供应商选择策略：6121全国品牌商品争取与制造商、地区总

24、代理直接进货；6122地点商品应与本地制造商直接进；6123同一品类应有至少两家供应商供货，以猎取较为低廉的供货价格；6124不引进只提供一种商品的供应商，除非特不情况，并经采购总监批准613供应商应提交的资料：6131盖公章的企业营业执照复印件 (并已办理当年度年检) ；6132盖公章的企业税务登记证复印件 (并已办理当年度年检)；6133企业法人代码证书；6134商标注册证明；6135代理、经销商的代理、经销许可 (授权书)；6136企业开户行资料；6137盖公章的增值税发票复印件；6138盖公章的商品报价表；6139其它相关资料；61310食品类商品供应商还应提供：食品生产企业许可证，食

25、品卫生许可证，新产品批准证书防疫检测报告，销售地当地的卫生防疫检测报告，进口商品卫生许可证；61311药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许可证，药品生产企业合格证;药字号保健品批准证书等。62供应商的谈判621谈判要点序号谈判要点谈判细则1销售分析1最近时期的销售情况(最近一个月或半个月)2供应商商品中销售最好和最差的商品3每天、每周、每月销售额4顾客反馈2利润回忆1销售情况专门好，供应商是否能再降低进价，以便扩大销售量2销售达到供应商的返利要求，供应商应予返利3供应商提供给其他超市更低的价格，应对本超市一视同仁或提供更低价格4供应商的通道费用3促销活动及安排1新产品上市时的促销活动2节假

26、日的促销活动3店庆及超市组织的促销活动4供应商自身的产品促销活动5促销的详细打算应提早7-10天提交给超市6促销的配合与衔接7促销员的治理8促销品、赠品的治理9促销期间的加大订单和货源保证10促销费用4供货情况1严格操纵断货现象的发生2与供应商一起分析断货的缘故:A信息沟通中的不顺畅、不及时B供应商的生产、供应能力跟不上C其他缘故3在供应商商品畅销的情况下，要求供应商的优先供货4关于销售缓慢或滞销的商品，与供应商共同分析缘故并采取相应对策:A促销B供应商提供折扣，降价C调整位置D退换商品5要求供应商逐步建立与本超市的信息系统相连接的信息系统，以便及时的信息传递6对多次断货供应商采取惩处措施5送

27、货1直接送货2送货至配销中心3，送货的预约6价格分析1其他超市同样商品的售价2其他品牌同类商品的售价3与供应商共同分析，是否还能在降低成本的基础上降低其零售价?7付款方式1付款方式(现金买断?30天付款?代销?其他?)2总部统一结款?分店结款?8新货1新产品的推广打算2新产品的进场3新产品的促销方案9市场信息1同类商品的销售情况2顾客的反馈3潜在能力的商品l0季节性销售打算1提早30-60天预备2供应商应备足货源3超市指定价位的商品开发4供应商的促销打算l1竞争情况分析1与供应商共同分析其产品在不同商场的销售情况，分析本超市的优势与不足2同类产品的其他品牌的市场状况l2货品种类进展潜质1同一品

28、类应增加的品种2不同规格、不同包装产品的开发3依照顾客的要求进行新产品的开发622与供商谈判的技巧：6221谈判前要有充分的预备；6222谈判时要精神焕发，有朝气；6223尽量与有权决定的人谈判；6224尽量在本超市办公室内谈判；6225我方应掌握主动；6226必要时转移话题；6227尽量以确信的语气与对方谈话；6228尽量成为一个倾听者；6229尽量站在对万的角度，为对方着想；62210必要时以退为进；62211不要草率做出决定；62212谈判时要幸免谈判破裂。63供应商档案的建立631供应商的档案应包括以下内容：6311供应商登记表；6312供应商产品价格登记表；6313供应商企业资料；6

29、314供应商采购合同；6315供应商洽谈登记表；6316供应商顾客投诉登记表；6317供应商顾客服务登记表；6318供应商销售业绩分析表；6319优秀供应商综合评估加权评分表。632供应商的档案应该及时登记、整理。633供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料。64供应商的汰换641经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的缘故；642应先删除销售差的单品；643对总体销售差的供应商在双万协商后仍无改进的要及时删除；644对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除；645对销售额大，单品品种多的供应商要关注，幸免其操纵超市品种、价格。核 准制 订修订次数0

30、10203武汉泰和商机武汉泰和商机修订日期文件名称文件编号GH- PU -WI -005生效日期2003年01月10日采购合同治理规范版 次第1版页 次共4页1. 0目的：为明确规定公司的合同治理程序，特制定本治理规定。2. 0适用范围：本治理手册适用于公司采购部门全体职员。0相关文件：31 供应商治理规范4. 0名词解释：(无)5. 0职责 严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审批手续，加强供应商合同的治理。6. 0作业程序61采购合同签订的原则611签订合同的供应商必须具备法人资格。612采购合同必须合法。613签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则。614签

31、订合同必须坚持等价、有偿的原则。615采购合同应当采纳书面形式。616采购合同应该双方合同公章方才有效。62采购台同的内容621合同的标的：设备、商品的品名。622商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表上，如此，采购合同上必须注明价格表为合同附件。623使用电脑系统的超市一定要求供应商的商品带有条形码 (部分生鲜食品除外)。624商品的品种应具体，幸免使用综合品名。625商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等。626商品的数量必须以超市实际销售的单位力最小单位。627商品的质量和包装：合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。628合同上有明确的包换、包

32、修、包退的条款。629商品的价格和结算方式：6291不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价。6292合同上必须规定明确的商品结算方式和程序。6210交货期限、地点和送货方式：62101合同上必须明确注明交货的时刻、地点。62102有配送中心的超市可注明送货至配送中心。6211关于新供应商，一般先签署3个月的试销合同，如三个月内销售状况良好再续约。6212商品验收方法：合同上必须注明验收的标准，合同上必须注明验收的方法、期限和地点。6213违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：62131不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。62132不按合同中规定的商品质量标准交

33、货。62，133逾期发送商品。62134注明违约责任。6214合同的变更和解除的条件62141合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同。62142合同中应注明通过什么手续来变更或解除合同。63采购合同的签订程序供应商通过谈判，符合我方各方面要求供应商提供的样品、资料通过审核 采购主管填写采购合同申请单供应商填署空白超市采购合同，并与价格表一并盖上章采购员审核签名并将采购合同上交宋购经理采购经理审核并整车，呈交采购总监审核采购总监审核、签名合同生效64采购合同的归档治理与跟进641采购合同的归档治理：6411按照商品种类分类归档；6412采购合同复印件与供应商档案归档；6413采购合同原件单独归档、统一治理642采购合同的跟进：6421以采购合同的条款检查供应商的表现；6422采购合同期限的预警；6423在采购合同期限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约；6424可在电脑系统中设定合同期限预警程序。核 准制 订修订次数010203武汉泰和商机武汉泰和商机修订日期文件名称文件编号GH- PU WI -006生效日期2003年01月10日商品引进与汰换治理规范版 次第1版页 次共3页0目的：为明确规定公司的新商品引进与滞销商品汰换流程，特制定本治理规定。2. 0适用范围：本治理手册适用于公司采购部门全体职员。3. 0相关文件