SP-01文件和资料管理程序

1、文件和资料管理程序SP-01编制人：日期:审核人：日期:批准人：日期：10目的对本公司与质量/环境相关的文件和资料进行控制，以保证在质量/环境体系运行的各 个场合所使用文件和资料的有效性。2.0适用范围适用于本公司的质量/环境体系文件以及外来文件和资料。30职责3.1质量/环境体系文件的制订、修改和作废职责文件 级别名称制定审核批准收发控制部门一级质量/环境 手册文控管理者代表总经理文控二级程序文件主管部门管理者代表总经理文控三级指导书使用部门部门经理管理者代表文控四级质量/环境 记录、附件随二、三级文件一同审批文控3.2外来文件和资料由各使用部门自行收集、整理，文控负责登记、发放。4.0工作

2、程序质量/环境体系文件分类（以下简称文件）一级文件：质量/环境手册二级文件：程序文件三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、规程、检验标准、图样、规定等四级文件：质量/环境记录、附件文件书写规那么：421质量/环境手册文件的封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及口期。程序文件封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。三级文件、附件在首页要有拟制人、审核人的签名及日期。文件的归档管理质量/环境手册、程序文件、作业指导类文件及质量/环境记录表单、附件的原稿由文 控保存，并防止文件损坏或丧失。文控负责编制全公司文件一览表，提供快速查阅的 捷径。记录的管理执行记录控制程序。各部门使用的受控文件由该

3、部门负责人指定专人管理本部门的受控文件，并每月定 期检查本部门受控文件。文控每半年向各个部门发行文件一览表，以供使用部门核对 是否为最新版本。文件的编号方式如下：质量/环境手册：QMXX程序文件：XX XX流水号（0199）Q/E/SP代表质量/环境/公共程序文件三级文件编号：wiXXXXX流水号（001999）部门代码（可省略） 作业指导书缩写（Working Instruction）部门代码如下:生产部业务部行政部品保部采购部SCYWXZPBCG四级文件编号：表格XX XXB XX流水号：（01-99）对应程序文件或三级文件编号文件发放与回收文控拟定文件发放范围交管理者代表审批。按规定范围

4、统一发放至各职能部门。 文件制订后，由拟制部门将文件的电子文档发送给文控进行更新，文控根据文件分 发部门及分发份数对文件进行复印，填写文件分发/回收登记表对文件进行发放，文 件的持有人签收。各级文件副本发行前，需于该文件封面或首页明显处加盖“受控文件” 章。当文件持有人的文件破损、严重影响文件的使用，或文件丧失时，应到文控办理更 换或补发手续。并在文件分发/回收登记表上注明原因。文件发行后，因各种原因回收，如过期、换版或更改时，文控应根据文件分发/回收 登记表回收所有的旧文件，文控保存旧版本原件，在原件正面盖“作废”章，回收的旧文 件均作销毁处理。经过发行的文件，各个部门不得在上面乱写、乱划、

5、乱涂改或私自复印。文件的制订、修改和废止当公司经营方向、地址出现变化，或组织结构和部门职责出现变化时，由管理者代 表组织各部门对文件适宜性进行评审，并根据评审结果对文件进行修改。文件的制订、修 改和废止由文件原制订部门或相关人员以文件更改/修订审批表提出及说明原因，并 交文控，如有必要，由文控组织有关部门讨论。文件的修改和废止的审批按文件批准权限 执行。作废文件需要保存时盖“文件作废”章以进行标识。文件的版次质量/环境手册的原始版本为A0,如修改某一页，那么该页版本为A1,累计修改10次 后，整份手册收回，换为B0版，依次类推。程序文件及三级文件、附件的版本号由I位英文字母和1位数字构成，即XY (版本 号，修订号)。例如：A0表示原版文件，A1表示第一次修改，依次类推。程序文件及三 级文件、附件修改累计超过1()次，应当换为B0版。版本号改变前后文件名称须保持一致。 文件一次修订之内容较多时或者程序发生重大变化时，文件需进行版本变更,换为B0版。外来文件和资料外来文件和资料指与本公司质量/环境体系有关的外部文件和资料，包括国际标准、 国家标准、行业标准、地方标准、R0HS要求、客户要求等。外来文件和资料由各使用部门负责收集、整理，采用原编号，并交文控登记在文 件一览表里。由文控填写文件分发/回收登记表统一发放。在收集过程中应保证有