软件资产管理标准

1、 软件资产管理标准1 范围本标准规定了软件资产的采购、配置、使用、处置、监督等管理内容。本标准适用于集团总部各部门及下属各单位。2 规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件 2.2 术语和定义2.2.1 软件资产软件资产是指集团及集团员工使用的所有软件资源，包括但不限于采购的商业软件和自行开发的软件。3 职责3.1 领导班子会（党委会）、董事职责3.1.1 负责对软件资产年度购置计划进行审批。3.2 网络安全与信息化工作领导小组职责3.2.1 负责审议并制定软件资产侵权行为解决方案。3.3 集团无形资产投资小组职责3.3.1 负责对软件资产年度购置计划进行审核。3.4 集团软件资产管理

2、部门（集团信息部）职责3.4.1 牵头负责软件资产管理工作。3.4.2 负责编制和更新软件资产归口管理责任表（见附件C）。3.4.3 组织进行各归口部门年度计划的汇总和预算报批。3.4.4 每季度(季度末25日)、或按年度(12月25日)汇总、上报软件资产管理信息至股份公司信息部。3.4.5 定期组织开展本单位软件资产管理合规性检查工作。3.4.6 组织协调完成软件集中采购工作。3.4.7 对软件资产进行报废鉴定。3.4.8 组织集团各单位完成软件资产管理信息在股份公司软件资产管理系统的登记工作。3.4.9 加大软件正版化的培训力度，提高集团各级员工软件正版化意识，对各级单位软件资产管理工作进

3、行监督、检查、指导，组织对各单位软件侵权情况的检查。3.4.10 提升软件资产使用效率,掌握软件资产的利用,优化许可证资产分配。制订软件管理及技术管理的教育培训计划。3.5 集团软件归口管理部门职责3.5.1 负责收集、汇总其归口管理的软件资产需求。3.5.2 制订软件资产购置（含软件升级）年度计划。3.5.3 根据情况实施软件资产集采。3.5.4 负责归口管理范围内软件资产的调拨，并形成软件资产调拨记录。3.5.5 完成软件资产登记表（见附件D），并每季度汇总至集团信息部。3.5.6 采取有效措施，保证软件使用权实现合理有序流动。3.5.7 提出报废申请。3.5.8 制定落实相关软件资产管理

4、规程。3.6 集团财务部职责3.6.1 负责处置在软件资产管理过程中的财务事务。3.7 集团法律合规部主要职责3.7.1 负责处置在软件资产管理过程中涉及的法律事务。3.8 需求二级单位和集团业务部门职责3.8.1 执行编制本部门（单位）软件资产需求汇总表。3.8.2 组织本部门（单位）完成属于自采软件目录软件的采购工作。3.8.3 完成本部门（单位）软件资产管理信息在股份公司软件资产管理系统的登记工作。3.8.4 执行本部门软件日常管理工作，避免软件侵权情况的发生。若出现软件侵权情况，必须及时完成相关整改工作。4 软件资产管理的目的与风险4.1 集团公司软件资产管理的目的是确保软件资产合法授

5、权、科学配置、有效使用、规范处置，确保信息安全，实现软件资产管理与预算管理、采购管理、信息技术管理相结合。4.2 集团公司软件资产管理原则包括：合法合规原则：严禁个人私自在集团终端设备上安装未经授权、非规范授权或超过使用许可协议、使用授权数量的软件，严禁个人终端设备安装或使用未经授权、非正规授权的软件在办公区域内从事与集团有关的工作；主要负责人负责制原则：各单位信息化分管领导作为本单位落实软件资产管理的第一责任人，应落实监督责任，保证本单位软件使用和管理符合相关法律法规、国资委、股份公司及集团公司的要求；勤俭节约、从严控制、合理配置原则：各单位应从实际工作需要出发，科学确定软件需求数量，严禁浪

6、费，合理分配；归口管理原则：软件资产实行归口管理，各归口管理部门对归口管理的软件资产实施具体管理。4.3 集团公司软件资产管理的关键绩效指标包括：各单位的软件采购是否在上年底软件资产采购计划里，计划外的是否按照规定流程进行调整；软件资产采购信息登记的及时性、准确性；本单位本年度是否出现了软件侵权事件。4.4 集团公司软件资产管理的主要风险包括：如果只是将各单位的需求计划进行汇总而不进行分析，可能造成软件资产采购配置的不合理，造成软件资产的浪费；各单位软件采购后，未及时在股份公司软件资产管理系统中进行软件资产数据的填报，未及时开展软件资产登记、分发的日常管理工作，可能造成软件资产的混乱管理，导致

7、软件资产流失，或者出现软件侵权行为；软件使用单位按照集团网络安全与信息化工作领导小组制定的具体解决方案进行整改后，如果信息部未做相关验收工作，无可能造成整改不到位，引发严重的法律诉讼风险，造成经济损失，甚至影响集团整体公司形象。5 软件资产管理标准内容5.1 采购、配置管理5.1.1 软件资产的更新、购置要坚持勤俭节约、从严控制、合理配置原则。各单位应从实际工作需要出发，科学确定软件需求数量。5.1.2 各单位根据实际需要，结合软件资产配备标准、授权期限等，综合考虑软硬件的兼容性、升级维护和后续服务等因素，制定相关计划。5.1.3 各单位和各归口部门采购的软件要合理的选择授权许可方式，规范授权

8、许可范围，对重要软件的授权许可应按集团公司规范名称统一授权，股份公司有要求的应按股份公司要求办理。5.1.4 各单位和各归口部门按软件资产归口管理责任表（详见附录C）负责收集、汇总其归口管理的软件资产需求，形成XXX年度软件资产需求汇总表（详见附录D）。5.1.5 各单位和各归口部门应根据汇总的需求制订软件资产购置（含软件升级及维护）年度计划。软件资产管理部门负责各归口部门年度计划的汇总和预算报批。5.1.6 软件资产的购买有三种形式：股份公司集采、集团公司归口部门集采、使用单位（部门）自采。各类软件采取的购买形式见附录C。5.1.7 各单位或各归口部门按批准的软件资产年度购置计划实施软件资产

9、采购工作，并组织对采购的软件验收，验收应包含数量验收和质量验收。验收的内容主要包括：软件资产授权的适用性和合规性，按合同清单核对数量和授权凭证。5.1.8 各单位或各归口部门验收后，须出具书面验收报告。5.1.9 软件资产按无形资产管理标准规定进行计价、核算、摊销等财务事务处理。购置的计算机等设备中预装的相关软件，原则上将其并入所购设备中计价，不再单独计价。5.1.10 软件资产采购完成后，各单位和各归口部门须于一周内完成软件资产登记表（见附录E），在股份公司软件资产管理系统中进行软件资产数据的登记工作。5.1.11 软件资产采购流程及相关要求见附录A。5.2 使用管理5.2.1 软件资产按照

10、下列规定登记入账，依财务的相关规定核销：a)随终端设备购置配置的软件，应按第5.1.9条规定执行；b)按本标准第5.1.6条购置的软件资产，均由归口部门登入软件资产台帐；c)软件升级维护（与升级有关的维护），须充分了解软件升级维护的类型，应与本单位财务部门、资产管理部门核准相关的票据需求。在原有基础上升级的软件，由归口部门按照实际发生的支出登入台账。5.2.2 归口部门应采取有效措施，保证软件使用权实现合理有序流动。5.2.3 各归口部门负责归口管理范围内软件资产的调拨，并实时在股份公司软件资产管理信息系统完成登记。5.2.4 软件资产管理部门应定期组织开展本单位软件资产管理合规性检查工作，确

11、保所使用的全部软件均为合法软件。5.2.4.1 服务器及办公终端设备内已安装未获授权的软件，应立即移除。5.2.4.2 需确保已安装的软件的数目没有超过已获得授权许可的软件数目。5.2.4.3 使用的软件必须满足软件许可协议。5.2.4.4 终端设备中已预装相关软件，应查核有关授权许可证明。 5.2.5 各单位和各归口部门应加强软件使用和管理的培训，严格执行软件使用操作规程，并加强对软件许可证明的管理。5.2.6 各单位和各归口部门应及时了解管辖范围内软件资产的使用、分布、应用效率等情况。5.3 处置管理5.3.1 符合下列条件之一的软件资产可以报废：a)达不到业务要求的；b)版本陈旧已不再使

12、用的；c)已超过授权期限；d)无法升级维护，或升级维护成本超过获得新授权的；e)已明确知道该软件侵犯第三方知识产权的；f)其他特殊情况需要处置的。5.3.2 由归口部门提出报废申请，经软件资产管理部门鉴定后进行报废，由财务管理部门按相关规定进行处置。5.3.3 闲置或者使用登记期限到期的软件资产，由归口部门按照有效使用的原则，优先调剂使用。5.4 监督管理5.4.1 软件资产管理部门对各单位和各归口部门软件资产管理工作进行监督、检查、指导。内容主要包括：a)管理制度建设情况；b)软件资产需求总量、软件资产现存量、购置年度计划及执行情况；c)软件资产使用情况；d)软件资产处置管理情况；e)其他重

13、要事项。5.4.2 软件使用侵权行为主要包括：a)使用未经授权的盗版软件；b)超过软件有效期仍在使用；c)集团员工使用不支持企业版本软件进行办公的行为；d)超过软件授权许可数量的安装行为。5.4.3 各单位和各归口部门应当对检查出的问题进行整改。对违反本管理标准造成损失的，追究相关责任。5.4.4 软件资产使用监督和侵权行为处理管理流程及相关要求见附录B。6 报告和记录6.1 报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。表1 报告和记录序号对应附录报告和记录编号名 称保存期限1附录CXX027B1软件资产归口管理责任表长期2附录DXX027B2xxx年度软件资产需求汇总表长期3附录EXX0

14、27B3软件资产年度购置计划长期6.2 支持性文件 无形资产管理标准附录A.1（规范性附录）软件采购管理流程图软件采购管理流程图XX027L1-1附录A.2（规范性附录）软件采购管理流程说明表软件采购管理流程说明表XX027L1-2序号流程步骤步骤说明时限主责部门重要输入重要输出1开始需求二级单位或集团业务部门有软件资产需求，流程开始。年底需求二级单位或集团需求部门2制定计划需求二级单位或集团业务部门根据管理需要，负责收集、汇总其归口管理的软件资产需求，形成XXX年度软件资产需求汇总表。年底需求二级单位或集团需求部门XXX年度软件资产需求汇总表3审批需求二级单位分管领导对本单位XXX年度软件资

15、产需求汇总表进行审批确认，集团总部业务部门负责人对本部门XXX年度软件资产需求汇总表进行审批确认。即时需求二级单位分管领导或集团需求部门负责人4汇总分析【C01】信息部将需求单位和集团业务部门的年度计划的进行汇总，信息部与软件归口管理部门分析各单位采购计划的合理性，形成最终的软件资产年度购置计划。年底集团信息部XXX年度软件资产需求汇总表软件资产年度购置计划5审议信息部将软件资产年度购置计划列入部门预算，提交集团无形资产投资小组会进行审议。即时集团无形资产投资小组6审批无形资产投资小组审议通过的软件资产年度购置计划提交至领导班子会（党委会）、董事会审批。即时集团领导班子会（党委会）、董事会7备

16、案集团信息部将审批通过的软件资产年度购置计划提交至股份公司进行备案。即时股份公司8是否有总额超过20万的新采购需求需求二级单位或集团业务部门在日常管理工作中，当有总额超过20万的新采购需求时，进入步骤9，如果没有超过20万新采购需求则进入步骤10。即时需求二级单位或集团需求部门9审批需求二级单位分管领导对本单位总额超过20万的新采购需求进行审批确认，集团总部部门负责人对本部门总额超过20万的新采购需求进行审批确认。即时需求二级单位分管领导或集团需求部门负责人10软件分类【C02】信息部根据股份公司要求，制定集团软件资产归口管理责任表（详见附录C），要求相关软件按照规定的采购流程进行分类采购：当

17、满足条件1：在集团软件资产归口管理责任表中属于股份公司集采目录的软件，进入步骤11.1，股份公司进行统一招标，信息部按照股份公司要求进行合同签订。当满足条件2：在集团软件资产归口管理责任表中属于各单位自采目录的软件，则进入步骤11.2，各单位按照有形资产采购流程组织招标、合同签订。当满足条件3：在集团软件资产归口管理责任表中属于属于归口管理部门采购目录的软件，进入步骤11.3，归口管理部门按照有形资产采购流程组织招标、合同签订。即时集团信息部集团软件资产归口管理责任表11采购相关单位按照规定组织不同类别的软件采购。并完成合同的签订。规定时间集团信息部、需求二级单位/集团需求部门、集团归口部门采

18、购合同12分发登记软件采购后，各单位应尽快完成软件的分发，然后在股份公司软件资产管理系统中进行软件资产数据的登记工作。集团信息部、需求二级单位/集团需求部门、集团归口部门13结束流程结束。附录A.3（规范性附录）软件采购管理风险控制矩阵软件采购管理风险控制矩阵XX027L1-3风险编号风险描述风险类别发生概率影响程度风险等级控制编号控制点控制措施责任部门R01只是将各单位的需求计划进行汇总不进行分析，可能造成软件资产采购配置的不合理，造成软件资产的浪费。运营33中等C01汇总分析【C01】信息部将需求单位和集团业务部门的年度计划的进行汇总，信息部与软件归口管理部门分析各单位采购计划的合理性，形

19、成最终的软件资产年度购置计划。集团信息部R02各单位软件采购后，未及时在股份公司软件资产管理系统中进行软件资产数据的填报。可能造成软件资产的混乱管理，导致软件资产流失。运营33中等C02评审【C02】软件采购后，各单位应在两周内完成在股份公司软件资产管理系统中进行软件资产数据的填报工作。集团信息部、集团归口部门、需求二级单位/集团需求部门备注：1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。2、发生概率按从小到大分为15级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为15级。3、风险等级划分标准：极高风险、高风险、中风险、低风险、极低风险。风险判定标准：极低风险：风险评分

20、3分；低风险：3分风险评分6分；中等风险：6分风险评分12分；高风险：12分风险评分20分；极高风险：风险评分20分（风险评分=发生概率影响程度）。附录A.4（规范性附录）软件采购管理权限指引表软件采购管理权限指引表XX027L1-4序号事项责任部门需求二级单位集团需求部门集团软件归口管理部门集团信息部集团无形资产投资小组集团领导班子会（党委会）、董事会股份公司信息管理员分管领导信息管理员（兼）负责人信息管理员（兼）负责人信息系统运维岗部长工作负责人1编制本单位软件资产需求汇总表需求二级单位、集团需求部门执行主持执行主持2软件资产年度购置计划集团信息部参与参与执行组织审核审批备案3总额超过20

21、万的新采购需求需求二级单位分管领导、集团需求部门负责人审批审批4集中采购集团信息部执行组织5自采需求二级单位执行组织6归口管理部门采购集团归口部门执行组织7系统登记需求二级单位/集团需求部门、集团归口部门、集团信息部执行执行执行执行组织附录B.1（规范性附录）软件资产使用监督和侵权行为处理流程图软件资产使用监督和侵权行为处理流程图XX027L2-1附录B.2（规范性附录）软件资产使用监督和侵权行为处理流程说明表软件资产使用监督和侵权行为处理流程说明表XX027L2-2序号流程步骤步骤说明时限主责部门重要输入重要输出1开始完成软件采购后，该流程开始。即时软件使用单位2软件资产日常管理【C01】软

22、件使用单位按照股份公司、集团公司要求，规范开展软件资产登记、分发的日常管理工作，保证本单位软件资产在股份公司软件资产管理系统的时效性、准确性。即时软件使用单位3检查、监督，是否存在侵权行为集团信息部对软件使用单位的资产日常管理情况每月月底进行定期检查，相关单位存在侵权行为则进入步骤4，不存在侵权行为则进入步骤7。一天集团信息部4讨论并制定解决方案集团信息部将相关单位出现侵权行为的情况上报至集团信息化工作领导小组，集团信息化工作领导小组进行讨论研究，制定相应的具体解决方案。即时集团网络安全和信息化领导小组5完成整改软件使用单位应立即执行集团信息化工作领导小组制定的具体解决方案，完成相关整改工作。

23、即时软件使用单位6验收集团信息部对软件使用单位的整改工作进行验收，确保相关工作整改到位。即时集团信息部7结束软件使用单位不存在侵权行为或完成整改，流程结束。附录B.3（规范性附录）软件资产使用监督和侵权行为处理风险控制矩阵软件资产使用监督和侵权行为处理风险控制矩阵XX027L2-3风险编号风险描述风险类别发生概率影响程度风险等级控制编号控制点控制措施责任部门R01软件使用单位如果未按股份公司、集团公司要求，及时开展软件资产登记、分发的日常管理工作，易造成软件资产管理混乱，可能导致出现软件侵权行为。运营、法律34高风险C01软件资产日常管理【C01】软件使用单位按照股份公司、集团公司要求，规范开

24、展软件资产登记、分发的日常管理工作，保证本单位软件资产在股份公司软件资产管理系统的时效性、准确性。软件使用单位R02软件使用单位按照集团网络安全与信息化工作领导小组制定的具体解决方案进行整改后，如果信息部未做相关验收工作，无可能造成整改不到位，引发严重的法律诉讼风险。法律25中等C02验收【C02】集团信息部对软件使用单位的整改工作进行验收，确保相关工作整改到位。集团信息部备注：1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。2、发生概率按从小到大分为15级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为15级。3、风险等级划分标准：极高风险、高风险、中风险、低风险、极低风

25、险。风险判定标准：极低风险：风险评分3分；低风险：3分风险评分6分；中等风险：6分风险评分12分；高风险：12分风险评分20分；极高风险：风险评分20分（风险评分=发生概率影响程度）。附录B.4（规范性附录）软件资产使用监督和侵权行为处理权限指引表软件资产使用监督和侵权行为处理权限指引表XX027L2-4序号事项责任部门软件使用单位集团信息部集团网络安全和信息化领导小组信息管理员分管领导信息系统运维岗部长1软件日常管理软件使用单位执行主持2检查、监督集团信息部执行主持3讨论并制定解决方案集团网络安全和信息化领导小组执行4完成整改软件使用单位执行主持软件资产管理标准 -XX-02-2018（A）

26、-7附录C（规范性附录）软件资产归口管理责任表软件资产归口管理责任表XX027B1适用范围一级类别二级类别（类别代码）归口部门引进标准服务器1.服务器用各类软件(SS)1.1服务器操作系统（SS01）信息部1)尽量选择预装（注意版本区别，和访问许可数量）；2）根据实际需求采购；3）无特殊需求的License授权方式尽量不选择带有升级保障的服务；1.2服务器应用系统(SS02)信息部1）根据实际需求采购（注意访问许可数量和类型）；2）公网应用的应尽量选择与设备有关计算方式（如CPU）；终端设备2.操作系统(DS)2.1计算机操作系统(DS01)办公室1)桌面操作系统尽可能选择预装，如HOME版能满足需求应选择HOME版；2）无特殊需求的License授权方式尽量不选择带有升级保障（EA）的服务；2.2其它终端操作系统(DS02)需求单位或部门1）非微软产品归口部根据需求制定采购计划；3.通用办公应用软件(BG)3.1.文字表格幻灯处理软件系统(BG01)信息部1、标配金山WPS；2、特殊需求：以实际需求为主；3.2.文档处理系统软件(BG02)需求单位或部门PDF遇以下情况对应：1）保存：不需购买，选择另存方式；2）只读无编辑：采用免费软件；3）需要编辑：采用