社会组织人事档案管理制度

1、社会组织人事档案管理制度第一篇：社会组织人事档案管理制度社会组织人事档案管理制度一、人事档案管理的基本要求1、社会组织人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分支机构、直属部门的人事档案管理工作；2、人事档案管理实行社会组织领导下的分级管理负责制；3、人事档案管理必须严格确保材料保密。社会组织人力资源部负责社会组织各级干部的各级分支机构负责人、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作；4、各分支机构人力资源部负责本机构部门以下人员的人事档案管理；5、同级组织部门有权查阅本级人事档案；6、各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部门交叉管理，其他人员不得代管。

2、二、确定两级档案管理制度1、一级档案管理为本办法所指人事档案，是职工入社会组织随转的人事档案材料；2、二级档案为职工入社会组织以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及职工基本情况复印件备查资料。三、人事档案分类第一类：履历材料； 第二类：自传材料；第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治历史情况的审查材料； 第六类：政治面貌材料； 第七类：奖励材料； 第八类：处分材料；第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类：其他可供组织上参考的材料。四、一般文档管理1、人力资源部文件：A人力

3、资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册；B人力资源工作中形成的台账、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。年终根据内容价值酌情归档；C薪资福利类保密文件由薪酬福利部门自行建档保存。2、社会组织内部文件：包括发文、所属分支机构的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。3、外部文件： 包括国家和各级政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。五、职工人事档案管理1、人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机

4、构内职工的人事档案；2、人力资源部一般情况在职工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出“调函”，交职工或其委托人，在规定时间内将档案转入社会组织。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交职工本人退回原单位补齐或做出书面解释；3、职工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在“终止/解除劳动关系手续清单”上签字，确认无遗留问题；职工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的“档案材料转移单”、或“干部介绍信”、“调出人员工资转移单”及其它有关材料，转至调入单位；4、人事档案管理，应严格执行国家和社会组织有关规定。查阅职工人事档案应

5、经人力资源部长批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。六、职工管理档案的管理1、“职工管理档案”是社会组织为每个员工建立的内容管理档案。包括该职工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案在于方便内部管理；2、职工管理档案自职工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。职工终止/解除劳动关系时，应归进职工人事档案的材料归入人事档案，职工管理档案封存；3、职工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理；4、职工管理档案中不应包含秘密内容，人力

6、资源部职工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关职工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容；5、职工管理档案仅供社会组织内部使用。第二篇：社会组织会计档案管理制度XXX单位会计档案管理制度第一条为加强会计档案管理，确保会计档案的安全、完整，使会计资料更好地为XXX的经济活动服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定，结合XXX实际情况，制订本制度。第二条XXX理事会和XXX财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由XXX财务部负责，并指定专人负责保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。档案管理部门应当

7、建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，是记录和反映XXX经济业务的重要史料和证据。具体分类：一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证及附件。二、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡 片、辅助账簿和其他会计账簿。三、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告，各类财务审计报告。四、涉税类：纳税申报表、税务稽查文书、税务业务办理文书回

8、执、其他涉税资料。五、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、银企流水对账表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。第四条每年形成的会计档案，由XXX财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。一、会计终了，将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。各类资料整理具体要求：（一）会计凭证。1、按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。2、分散装订：根据凭证号的顺序多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。3、装订封面的所有内容要填

9、写齐全，包括：单位名称、 、月份、起止日期、号码、装订人签章等。（二）会计账簿。各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。1、会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。2、会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。3、活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。4、会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底。5、装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现

10、象。6、账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。7、装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。8、会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、明细分类账、辅助台账。（三）会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档保管。（四）电子会计档案。1、建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。2、按月备份：每月末将财务服务器自动储存数据分别备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，原则上是月度备份不少于两份。3、按年刻录光盘：年终60日内，在光盘上刻录上年备份数据后统一归档保管。4、单位档案管理机构接

11、收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。5、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。二、当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由财务部指定保管人保管一年（且出纳人员不得兼管会计档案）。期满30日内，由财务部指定保管人员编制移交清册，移交XXX行政部统一保管。三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保 持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第五条XXX财务部和分管档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经XXX理事长或法人指派人员（

12、另设置）批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度并参照XXX档案管理办法办理审批手续。二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。三、会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。第六条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照国家相关规定期限执行。第七条保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：一、XXX理事会会同XXX财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起

13、止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。二、XXX理事长或者负责人在会计档案销毁清册上签署意见。三、销毁会计档案时，由理事长或负责人指派人员汇同档案管理部门和财务部共同派员监销。四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告XXX理事长或者负责人。第八条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第九条使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出

14、的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应专柜保管。第十条XXX应交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的部门，按规编制完会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完 毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。第十一条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。第十二条未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造成会计档案资料损毁、灭失，给XXX造成经

15、济损失的，承担赔偿责任及相应法律责任。第十三条本办法由XXX财务部负责解释和修订，自XXX发布之日起实施。第三篇：人事档案管理制度人事档案管理制度1. 目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化 维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2. 适用范围适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3. 人事档案分类员工人事档案分为以下四大类： 3.1 入职档案3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协

16、议等。 3.2 培训档案新员工入职培训试卷、培训心得。参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。培训服务协议。 3.3 职位档案职位说明书、职务说明书、职务任命书。 职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4 薪酬考核档案试用期考核表、员工试用期总结表。季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5 其他档案个人党、团相关资料。 各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、 其他补充协议。 4. 人事档案的归档 归档的程序如下：首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 按照材料的

17、属性、内容，确定其归档的具体位置。 在目录上补登材料名称及有关内容。 将新材料放入档案。 5. 人事档案的核查核对检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6. 人事档案的转递档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如

18、下： 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。填写转递人事档案材料的通知单。 按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。7. 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： 7.1 查阅设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 7.2 借出使用相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上

19、进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3 出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8. 人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证 8.1 查阅手续查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若

20、理由充分，手续齐全，则给予批准。 8.2 外借手续首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。 8.3 出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 9. 人事档案保密规

21、定及保存期限 9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。第四篇：人事档案管理制度人事档案管理制度1. 目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化 维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2. 适用范围适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3. 人事档案分类员工人事档案分为以下四大类：3.1 入职档案3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历

22、学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.2 培训档案新员工入职培训试卷、培训心得。参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。 培训服务协议。3.3 职位档案职位说明书、职务说明书、职务任命书。 职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4 薪酬考核档案试用期考核表、员工试用期总结表。季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5 其他档案个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证

23、明存根、补偿金协议等、 其他补充协议。 4. 人事档案的归档 归档的程序如下：首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。在目录上补登材料名称及有关内容。 将新材料放入档案。 5. 人事档案的核查核对检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑问之后，如不能确定某

24、份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6. 人事档案的转递档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。填写转递人事档案材料的通知单。 按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 7. 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： 7.1 查阅设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。7.2 借出使用相关人

25、员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3 出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8. 人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。8.1 查阅手续查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写

26、明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 8.2 外借手续首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。 8.3 出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门

27、按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。9. 人事档案保密规定及保存期限9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。员工跨部门流动管理规定1. 目的1.1 从公司全局利益角度出发，优化公司岗位配置，为员工发展提供公开、公平、公正的机会。 1.2 为保证员工内部流动的有序性，解决员工流动过程中产生的工作衔接问题，特制订本规定。 2.

28、适用范围公司所有胜任工作的员工。3. 员工个人提出调动申请的条件3.1 在同一部门连续工作满3年以上的员工，可直接向所在部门和人力资源部提出申请，部门应创造条件，支持员工的调动。原则上，部门经理不得限制员工流动。 3.2 在同一部门连续工作满2年不满3年的员工，必须征得本部门经理同意后，向人力资源部提出申请。3.3 在同一部门连续工作不满2年的员工，原则上不能因个人原因申请内部流动。 3.4 申请流程3.4.1 员工可通过公司内部主页或人力资源部咨询岗位需求信息，填写“跨部门调动申请表”，本部门总经理签字同意后向人力资源部提交申请。 4. 公司业务需要提出人员调动申请的条件遵循满足公司级业务和

29、员工职业发展需要的原则，公司会进行员工岗位的调整，保证每一年比列的流动。4.1 对于公司级业务需要，如内部招聘大区外派人员、公司投资的合资企业的人员派出或对新成立的部门的人员支持等，资格条件由牵头部门事先与人力资源部共同协商制订。 用人部门需首先以部门文件的形式向人力资源部提出用人申请，并可以从对公司业务负责的角度提出候选人，但不允许直接和其他部门的员工面谈。人力资源部审核申请并报总裁室审批同意后，和部门共同组织在公司内部进行公开招聘。 4.2 对于到岗半年以内的新员工，由于招聘时相互之间了解不充分，导致业务需要和员工本人能力不匹配，部门和员工协商一致后，可以部门文件的形式向人力资源部提出调整

30、员工岗位的申请。 5. 工作交接手续5.1 同意录用：根据以上要求和流程，员工被新部门录用后，人力资源部将结果通知本人和调出部门，原部门从接到人力资源部通知之日起开始安排工作、相关文件资料、财、物等的交接。5.2 交接时间：调动员工应主动配合原部门进行各项工作的交接，原部门安排交接的期限一般为30天。特殊情况下最长可延至2个月。5.3 相关手续：交接完毕后，调动者需要到行政部及信息部分别办理固定资产调拨手续、电子邮箱和通讯信息等的变更手续。5.4 报到：调动者将全部手续办理完毕的“跨部门调动申请表”交到人力资源部后，到新部门报到。5.5 特别注意：在上述流程办理期间，员工必须继续做好本职工作；

31、对该员工的日常管理及考核等仍原部门。待人力资源部将员工到新部门报到的信息通过邮件通知员工本人、原部门和新部门后，调动方完成。6. 违规流动的处罚人力资源部接受来自于各方面对不规范流动的投诉，对于不遵守上述规定流程，给其他部门工作造成不利影响的行为，一经发现，必严肃处理。6.1 对于调动申请未经原部门和人力资源部批准即自行确定接收部门的员工本人，将取消其调动资格。6.2 对于员工的调动申请未被批准即承诺其他部门的员工调入的部门负责人，将予以通报，追究其干部管理的责任。6.3 对于不办理交接手续自行到新部门上班的员工，在原部门的脱岗时间按旷工处理。 7. 内部岗位调整员工在部门内部的岗位调整由部门

32、根据业务的需要来确认，部门需将完成的“部门内部岗位调动申请表”交到人力资源备案。岗位调整时间以将表交到人力资源部的时间为准。员工辞职管理规定及流程1. 目的规范员工的辞职管理，使之符合国家的法律法规以及公司的规章制度。 2. 名词解释辞职：员工本人提出与公司解除或终止劳动关系的行为。 3. 适用范围 全体员工 4. 办理流程4.1 员工申请有辞职意向的员工须提前30天提交辞职申请（试用期的员工须提前3天）；与公司签署了服务协议的员工，按公司规定履行。 4.2 上机审批4.2.1 直接上级在收到员工辞职申请的5个工作日内与员工进行沟通，部门经理在收到上级意见的5个工作日内与员工进行沟通。4.2.

33、2 时间要求：签批的日期必须在员工离职日期的前5天，同意离职的日期最长不嫩超过员工提出辞职申请日期后的30天。 4.2.3 延期说明：若确因工作需要员工的离职日期需超过30天的，须与员工协商一致后，填写员工的离职日期，并说明延迟原因。 4.2.4 审计：若因工作需要需对离职员工进行审计的，部门经理可向审计部提出审计需求，并按“干部离任审计办法”办理审计手续后，再按本规定办理离职手续，若审计未结束，员工须推迟相应离职日期。 4.3 员工确认员工在收到部门经理审批通过的辞职申请后，核准确认相关信息；员工的辞职申请获得批准后，需按公司要求在离职前办理工作交接及离职手续；员工的直接上级配合员工进行工作

34、交接，并保证工作交接的效果。4.4 人力资源面谈4.4.1 在部门经理签批通过员工的辞职申请后，人力资源部需主动与员工取得联系，核准员工的离职信息（特别是服务协议部门），并进行离职面谈。4.4.2 时间要求：人力资源部须于员工离职前面谈完毕，并在员工辞职申请表上签字；负责面谈的人力资源部工作人员在面谈完毕后5个工作日内须填写面谈记录表。 4.4.3 职责划分：员工离职由所在系统/分区的人力资源专岗负责离职面谈，经理离职由系统/区域总部的人力资源总监负责离职面谈，总监级（含）以上干部离职由人力资源部负责干部管理的总监进行离职面谈。 4.5 员工离职手续办理员工于离职日期前3个工作日，凭辞职申请表

35、到人力资源部/分区人力资源专岗处领取“员工离职手续办理单”，开始办理离职手续。离职手续须在员工离职之日办理完毕，离职手续包括但不限于以下方面：4.5.1 由直接上级确认工作交接是否完成。4.5.2 归还公司物品（包括固定资产、借用物品、部门资产等）。 4.5.3 结算财务（包括借款、报销等）。4.5.4 履行相关协议，服务期限未满的员工，须按协议约定向公司交纳违约金：签订了“应届毕业生接收协议”且服务期未满，因公司办理解决户口、两地分居等原因而签订的服务协议未到期限，公司出资外派培训、出国等原因而签订的服务协议未到期限。 4.5.5 办理人事相关手续：办理档案/户口的转移，办理相关证件的转移或

36、清理，交还IC卡，办理解除劳动关系等手续。4.6 员工的离职手续未能按规定办理的处理方法4.6.1 直接上级代办：如员工在离职日期后2个工作日内仍没有办理完离职手续，由离职员工的直接上级代为办理。公司有权追究员工未按规定办理离职手续而给公司带来损失的责任。4.6.2 代办“员工离职手续办理单”的期限和流程：4.6.2.1 没有未结清的项目，务必在该员工离职后10个工作日内办理完毕。 4.6.2.2 有资产和物品的项目未结清，按照以下流程办理：部门追缴：员工所在部门在员工离职后10个工作日内追缴。如追缴未果，报人力资源部核减工资。核减后的损失在1000元（含）以下，由本部门自行承担；超过1000

37、元由本部门提交情况报告给行政后勤部保卫处继续追缴，并抄送人力资源部备案。行政后勤部保卫处追缴：部门协助行政后勤部保卫处在提交情况报告后20个工作日内追缴，追缴回来后由本部门将“员工离职手续办理单”办理完毕。如未追缴回来，部门会同行政后勤部保卫处提交追缴报告给法务部、审计部和未结清项目相关的部门，并抄送人力资源部备案。会签处理意见：部门召集法务部、审计部和未结清项目相关部门组成鉴定小组，根据行政后勤部保卫处的报告，在10个工作日内会签处理意见。如核减工资后的损失在5000元（含）以下，本部门按照处理意见办理；如核减工作后的损失在5000元以上的需报送本部门和主管财务的副总裁共同审批，本部门按照审

38、批意见办理。4.6.3 如离职员工涉及资产和物品等未结清项目，由于部门未能及时按照上述时间要求和规定开展相关资产拖欠追缴等原因而发生的相关费用及责任，由离职员工所在部门承担。给公司带来损失的按核定金额由总经理指定的相关责任人承担。 5. 各部门相关职责 5.1 离职员工所在部门负责与员工进行沟通。负责离职员工工作交接，物品清理工作。负责离职员工因工作原因而发生的借用、贷款、借款等事宜的清账工作。 会同相关部门处理离职员工未归还财务的问题。 负责代办员工离职手续。 5.2 部门人力资源相关人员 负责员工离职面谈工作。督办员工离职手续，并处理善后事宜。遇员工不辞而别、涉及追缴情况，负责牵头处理。

39、5.3 区域总部负责细化本区域的离职流程。负责本区域员工离职的人事手续办理及信息维护。 定期给部门通报离职员工未办理离职手续的情况。 协助部门处理员工离职时产生的劳动纠纷。5.4 人力资源部负责完善员工离职管理规定，监督规定的执行情况。 负责部门主管级以上（含）干部的离职面谈工作。负责员工离职的人事手续办理及信息维护定期给部门通报离职员工未办理离职手续的情况。 协助部门处理员工离职时产生的劳动纠纷。 5.5 信息部负责及时删除/关闭离职员工的网络移动、邮箱等相关账号。 负责相关费用等事项的结算清理。 5.6 行政部负责及时对离职员工的办公位、资产、通讯设备等相关物品收验工作（对于金额较大或一人

40、有多台固定资产的情况，须在接收员工离职信息后及时与部门联系，若员工离职前5天还未转移的，须于离职前5通知人力资源部，以确保公司不受经济损失）。 负责及时清理员工集体宿舍，办理户口等相关手续的转出。 对没有交还公司物品的情况提出处理意见。负责协助离职员工所在部门对未归还的公司财务进行追缴。 5.7 财务部负责核查离职员工是否移交个人借款/贷款、固定资产、资产租赁（对于借款、借用涉及金额超过2000元者，须及时与部门联系，确保公司不受经济损失）。 负责对离职员工的账务进行清理，对于员工在离职前5天还未清理账务的情况，须于离职前5天通知人力资源部。负责依据人力资源部的通知收取违约金。 负责对未归还公

41、司财务的员工的提出处理意见。 5.8 法务部和审计部对未归还公司财务和违约的情况提出处理意见。 对部门提出审计需求的员工负责审计。员工辞退管理规定及流程1. 目的规范员工辞退工作，完善公司人事管理制度，促进员工合理流动，增强企业活力。 2. 适用范围 公司全体员工3. 辞退的定义和条件 3.1 定义：辞退是指因为某种原因，公司单方提出解除、终止与员工签定的劳动合同的行为。 3.2 条件3.2.1 符合以下情况之一的人员，公司将予以辞退，应提前一个月通知员工辞退信息： 考核辞退。员工患病或者非因工负伤，医疗期满后，不嫩从事原工作也不能从事另行安排的工作的；其中，医疗期的定义、具体标注和计算方法按

42、照国家“企业职工患病或非因工负伤医疗期规定”的相关规定执行。劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行的，经当事人双方协商部门就变更劳动合同达成协议的。3.2.2 符合以下情况之一的人员，公司将予以立即辞退： 在试用期内被证明不符合录用条件的。 严重违反劳动纪律或者公司规章制度的。严重失职、渎职，营私舞弊，对公司利益造成重大损失的。 被依法追击刑事责任的。 4. 辞退工作流程4.1 提交辞退建议。对于需要进行辞退的员工，部门应按照“辞退建议表”的相关要求提交辞退建议和相关材料。 4.2 调查核实。接到部门提交的辞退建议后，人力资源部应在5个工作日内进行调查，核实员工是否

43、满足辞退条件，将审核意见及时反馈给用人部门。备注：遇有重大或事实不易认定的事件，可根据具体情况适当延长调查时间。 4.3 部门辞退预谈。经调查核实确定符合辞退标准的，用人部门应在接到人力资源部反馈处理意见的3个工作日内，根据辞退原因、结合员工实际业绩表现进行辞退预谈，听取员工意见，并将预谈结果反馈给人力资源部。 4.4 正式辞退面谈。人力资源部应在部门预谈后的5个工作日内，协助用人部门负责人、员工的直接上级与员工进行辞退面谈，面谈后向员工发出“辞退通知书”。备注：人力资源部发出“辞退通知书”后，应同时通知资产管理、薪酬福利等相关部门，以便这些部门提前做好准备工作。 4.5 办理离职手续。员工接

44、到“辞退通知书”后3个工作内到人力资源部领取“员工调离工作/物品交接单”，办理离职手续。员工应在收到“员工调离工作/物品交接单”后5个工作日内办理完毕交接手续，将“员工调离工作/物品交接单”交回人力资源部。员工办理完工作交接手续，并结清欠公司款项后，应在7个工作日内到人力资源部领取经济补偿金和最后一个月的工资。调离手续应由本人亲自办理，并在上述规定的时间内办理完毕，否则，经济补偿金/最后一个月的工资不予以发放。在员工离岗后5个工作内仍没有办理调离手续的，由本部门人力资源工作者代为办理。 特别说明：对试用期内被证明不符合录用条件的员工，部门可依据“劳动合同”和相关劳动法自行处理，无须执行以上步骤

45、，但应将辞退人员名单报送人力资源部备案。 5. 违约金和经济补偿金按照公司员工签定的“劳动合同”及相关劳动法规执行。 6. 职责分工6.1 各部门经理牵头组织本部门辞退工作。6.2 员工直接上级负责辞退员工的综合评价，提供相关支持资料。6.3 人力资源部负责辞退工作的政策支持，协助用人部门办理辞退程序，进行辞退前的调查工作。员工退休管理制度1. 目的加强退休人员的管理与服务，规范公司员工的退休操作规程。为公司的长期发展创造良好的氛围与环境。2. 适用范围适用于与公司签订劳动合同的员工。 3. 退休条件及核定3.1 条件：符合以下条件之一者，可以办理退休：男干部年满60周岁，男工人年满55周岁，

46、女干部年满55周岁，女工人年满50周岁。 男职工年满50周岁，女职工年满45 周岁，经医院证明，并经劳动鉴定委员会确认，完全丧失劳动能力的职工。3.2 核定：由劳动与社会保障行政管理部门负责退休核定工作。 4. 退休待遇4.1 退休金：公司员工退休后，按照国家政策享受社会养老保险金，即：在社会保险机构领取社会养老金。养老金核算方法详见国家相关的养老保险管理规定。 4.2 医疗：在公司参加基本医疗保险之前退休的员工，与公司的正式员工享受同等待遇。 在公司参加基本医疗保险之后退休的员工，按照国家“基本医疗保险规定”执行。 4.3 其他发给公司荣誉退休证。公司每年组织一次“退休员工交流会”。遇公司有

47、重大活动，如运动会、春节联欢会等，邀请退休员工或退休员工代表参加。 5. 退休手续办理程序5.1 退休年龄到达之日前90天，人力资源部与员工本人、劳动与社会保障行政管理部门联系，启动退休核定工作。5.2 退休年龄到达之日前60天，人力资源部向退休员工所在部门发出退休通知。5.3 退休年龄到达之日前30天，人力资源部通知退休员工办理退休手续，并发放“退休员工工作/物品交接单”。 5.4 退休员工在退休年龄到达之日前将“退休员工工作/物品交接单”签署完毕，交回人力资源部。5.5 由人力资源部向退休员工发放退休证。第五篇：人事档案管理制度黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司人事档案管理制度第一条 人事

48、档案管理的目的1、保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。2、维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。3、便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。第二条 人事档案管理制度的基本内容是对人事档案需建立健全保管制度。内容包括五部分：材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计。第三条材料归档新形成的档案材料应及时归档，归档程序为：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。再次，在档案目录上补登材

49、料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。第四条检查核对检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。其中包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。同时在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。 第五条转递制度转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的程序如下：1、取出应转走的档案；2、在档案目录上说明注销原因；

50、 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司3、按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，要通过机要程序转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。第六条保卫、保密方面1、设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。2、库房备有必要的防火、防潮器材。3、库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。5、无关人员不得进入库房。严禁吸烟。6、离开时关灯关窗，锁门。第七条统计制度1、人事档案的数量。2、人事档案材料收集补充情况。3、档案整理情况。4、档案保管情况。5、利用情况。6、库房设备情况。7、人事档案工作人员情况

51、。注：以上所指“档案”为员工入司后建立的员工档案，公司只对此部分档案负责，员工的其他人事档案需由员工本人自行落档，对于需要公司接收档案的员工，公司将其档案资料统一报送大庆市人才中心保管，相关费用由员工自理。第八条 人事档案管理的基本内容一、一级档案（原始材料）1、求职登记表2、面试评价表3、员工录用审批单4、录用通知书5、薪酬说明书 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司6、员工个人简历7、员工身份证、户口复印件各一张，一寸免冠照片二张，无违纪证明一张。8、其它（学历及学位证书、技术及职称证书、曾获得的荣誉证书等复印件等）二、二级档案（在职材料）1、员工基本档案2、劳动合同3、员工保险材料4、岗位

52、异动申请书5、薪酬调整审批表6、奖罚记录三、三级档案（离职资料)1、辞职申请表/辞退通知书2、工作交接结算单第九条 人事档案管理办法一、设立档案柜。设立档案柜可以便于档案的调卷和管理、便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。二、借出使用。借出库房须满足特定条件，如：本公司领导需要查阅人事档案；公安、其他部门因特殊需要必须借用人事档案等。外借的时间最长期限为3日，到期未还者应限3日内及时催还，逾期不还的部门和个人按保密制度有关条例进行处罚。三、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入

53、团、提升、招工、出国等。四、查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后由总经办审核，董事长批准。总经办 对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。五、外借手续。1、借档部门写出借档报告 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司2、借档部门盖章，负责人签字。3、总经办负责人对其进行审核、批准。4、进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字，归还时，及时在外借登记上注销。5、未经总经办负责人及总裁批准，任何组织和个人不得擅自查阅、复印

54、员工人事档案，更不得将档案带出公司，如有违反，按泄露公司机密进行处罚或承担相应责任。员工人事档案管理制度第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。第五条、新员工报到后按个人资料档案目录顺序进行建档，目录如下：1、招聘登记表2、聘用通知书3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件，4、身份证复印件5、照片6、员工转正申请表7、聘用合同8、奖惩材料9、任免、升降、调薪等材料

55、10、其它材料第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。第十条、任何人不得借阅自己本人档案。第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。第十三条、离职人员档案

56、保存期为一年。人事档案规范管理规章制度1一、档案保管制度：1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。二、档案保密制度：1、档案工作人员必须严格遵守纪律

57、，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。三、档案借阅制度1、外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。4、查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得

58、借出，如特殊情况需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。四、档案鉴定制度：1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。2、鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。3、对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限，并在备考表中注明鉴定时间、意见，由小组负责人签字。4、对鉴定后需要销毁的档案，必须办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准。5、销毁档案时要有2个监销，监销人要在销毁清册上签字盖章，填上日期。

59、五、档案移交制度：1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。2、应移交的档案包括文书档案、教学档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。3、档案移交时应将目录卡片等检索工具及编制的组织沿革、全宗介绍、文件汇编、参考资料等随同一起移交。4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。六、档案立卷归档制度：1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集

60、齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度机构问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。5、文书档案在第二年九月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行