NC集中采购管理专项方案V10

1、集中采购管理方案方案编号：NC_ZX_JZCG V1.0方案说明： 本方案是为各类企业集中采购业务管理信息化建设提供的解决方案。本方案适用于集团企业物资公司模式的集中采购管理、集团企业虚拟采购组织模式等多种模式的集中采购管理。本方案适用于生产性及非生产性物资、劳务的集中采购管理，同时支持企业级各种业务类型不同采购流程的采购管理。一、企业业采购管管理中经经常遇到到的问题题集团企业业如何发发挥集中中采购的的优势，降低采采购成本本？如何使原原材料库库存控制制在一个个合理的的水平？如何及时时、准确确地制定定采购计计划，按按需采购购？如何对供供应商进进行科学学、及时时、准确确的评估估，提高高交货准准确率

2、？如何有效效控制采采购价格格，以有有效地控控制采购购成本？如何保证证采购物物资的质质量？如何规范范采购交交易行为为，并确确保各级级人员按按规范处处理采购购业务？如何提供供及时、可靠的的信息供供领导者者进行采采购决策策？二、NCC集中采采购管理理能够做做什么？发挥集中中采购的的规模效效应，降降低采购购成本。支持物资资公司模模式和虚虚拟采购购组织模模式的集集中采购购。强化物资资采购的的集中管管理控制制 支支持企业业定价权权、采购购权、质质检权及及支付权权做必要要的分离离以及设设专门部部门负责责采购合合同管理理、供应应商的选选择、价价格的确确定、质质量检验验等。加强供应应商管理理。 可可以实时时采集

3、供供应商的的历史交交易记录录，建立立实用、先进的的模型，对供应应商从质质量、价价格、交交期、服服务、可可持续的的改进等等多个方方面进行行科学的的评估。加强采购购价格管管理NC系统统支持采采购询价价比价，制订采采购基准准价格，并指导导、控制制采购订订单的执执行，从从而达到到降低企企业采购购成本的的目的。5、规范范、协同同、优化化企业采采购业务务处理流流程，提提高采购购工作效效率。支持采购购业务从从请购、订单、收货质质检、入入库、收收票、到到结算全全过程的的管理，并且能能够根据据企业实实际情况况，灵活活配置适适于企业业的各种种不同业业务类型型的采购购业务流流程和审审批工作作流，支支持企业业采购业业

4、务流程程的变化化。帮助企业业掌握全全面的库库存信息息，全面面压缩库库存。NC通过过对物资资库存存存量状态态的细化化，可以以帮助企企业动态态掌握全全面的库库存信息息，并做做出科学学合理的的采购计计划，从从而全面面压缩库库存。三、集中采采购管理理如何实实现 NC认认为，综综合分析析各类企企业集中中采购管管理，可可以归纳纳总结为为三种模模式：集集团企业业物资公公司模式式、集团团企业虚虚拟采购购组织模模式、企企业级集集中采购购管理模模式，以以下将对对这三种种应用模模式进行行分析，并阐述述NC对对每一种种应用模模式是如如何实现现的。（一） 集团企企业物资资公司模模式1、应用用模式分分析 集集团企业业物资

5、公公司模式式是指在在整个集集团企业业内部，为了充充分发挥挥集中采采购的规规模效应应，降低低采购成成本，集集团企业业中单独独设置独独立核算算的物资资公司，负责对对整个集集团大部部分物资资进行集集中采购购。 集集团企业业物资公公司模式式下，集集团企业业内各公公司向物物资公司司采购，物资公公司汇总总各公司司采购需需求，集集中向供供应商采采购；物物资公司司与供应应商进行行采购结结算，同同时物资资公司与与各分公公司进行行内部采采购结算算；发货货方式主主要有两两种，一一种是供供应商向向物资公公司发货货，物资资公司向向各分公公司发货货，另一一种是供供应商直直接向各各分公司司发货。集团企业业物资公公司应用用模

6、式如如图1示示。图1注：图中中实线代代表采购购订单流流向及采采购结算算流向；虚线代代表物流流流向。应用逻辑辑角色集团企业业物资公公司模式式从系统统应用的的角度应应设置如如下逻辑辑角色，如表11示：组织结构构部门逻辑角色色角色职责责XX公司司计划部计划员主要负责责汇总各各部门的的物料请请购，生生成采购购订单，提交物物资公司司采购。仓储部库管员主要负责责物料接接收入库库、物料料库存账账簿、收收发存统统计、分分析等。财务部结算员主要负责责与物资资公司内内部采购购结算业业务。物资公司司计划部计划员主要负责责物资公公司的物物料需求求，汇总总各公司司提交的的采购订订单，制制定对各各供应商商的采购购订单。采

7、购业务务部采购主管管主要负责责对整个个采购业业务过程程的管理理和控制制。采购业务务员主要负责责对采购购订单执执行情况况进行跟跟踪，包包括采购购订单执执行状态态、到货货情况、以及退退换货等等。财务部采购结算算接收采购购发票，包括物物料的采采购发票票及费用用发票，与采购购入库单单进行结结算，确确认采购购入库成成本及应应付。销售结算算主要负责责与各公公司的内内部销售售结算及及外部销销售结算算。仓储部库管员主要负责责物料接接收入库库、对各各公司物物料的出出库、物物料库存存账簿、收发存存统计、分析等等。质价部供应商管管理主要负责责物料供供应商的的选择、评估、并指导导和监督督采购业业务执行行。采购价格格管

8、理主要负责责物料的的询价比比价以及及指导和和监督采采购业务务中的采采购价格格的执行行。质量检验验主要负责责采购的的物料进进行质量量检验。表1应用流程程图如图图2示。图2应用流程程图说明明集团企业业中XXX公司根根据各部部门请购购汇总，生成并并提交对对物资公公司的采采购订单单。物资公司司接收、确认集集团企业业各公司司采购订订单，并并通知各各公司。物资公司司计划部部负责汇汇总各公公司采购购订单，包括物物资公司司本身的的采购申申请，生生成物资资公司对对供应商商的采购购订单。物资公司司质价部部，负责责供应商商管理、采购价价格管理理，指导导采购订订单业务务的执行行。物资公司司采购业业务部对对采购订订单进

9、行行审核，提交供供应商。物资公司司采购订订单到货货、到货货检验、入库、采购发发票、采采购结算算后传应应付系统统计应付付及传存存货核算算系统计计存货入入库成本本。物资公司司根据各各公司采采购订单单生成物物资公司司对各公公司的销销售订单单，并据据以销售售出库给给各公司司，与各各公司进进行内部部销售结结算，结结算后传传应收系系统计应应收及传传存货核核算系统统计存货货出库成成本。各公司进进行入库库确认，与物资资公司进进行内部部采购结结算，采采购结算算后传应应付系统统计应付付及传存存货核算算系统计计存货入入库成本本。关键控制制点说明明请购单审审批：主主要包括括对请购购数量、请购资资金预算算的审批批，NC

10、C提供物物料的AATP可可承诺量量信息及及请购资资金预算算信息可可以辅助助进行请请购审批批。采购订单单审批：主要包包括对采采购订单单的供应应商、采采购价格格、付款款协议、交货方方式等的的审批。通过NNC系统统参数设设置可以以对采购购订单的的价格进进行合同同价格控控制、最最高限价价控制。到货环节节；交货货期、交交货数量量控制、质量控控制；采购发票票控制：采购发发票录入入时可进进行与采采购订单单比较，进行数数量容差差控制、单价容容差控制制。原材料合合理库存存水平的的控制：最高库库存控制制、最低低库存控控制、安安全库存存控制。集团企业业虚拟采采购组织织模式应用模式式分析 集集团企业业虚拟采采购组织织

11、模式是是指在整整个集团团企业内内部，为为了充分分发挥集集中采购购的规模模效应，降低采采购成本本，集团团企业中中设置虚虚拟的采采购组织织，主要要负责对对整个集集团各公公司、部部门物资资请购的的审批、订单生生成及审审批，集集团各单单位只能能对订单单进行后后续执行行。虚拟采购购组织模模式的集集中采购购在跨国国公司，外资企企业中应应用较多多，可减减少机构构，降低低采购人人员及间间接的采采购成本本，是NNC推荐荐的一种种集中采采购模式式。虚拟采购购组织模模式应用用模式如如图3示示。图3注：采用哪种种采购模模式，企企业将根根据具体体情况，根据物物料性质质的不同同而不同同，一般般对各公公司、各各分厂、各部门

12、门普遍公公用的物物料采用用集中采采购模式式的情形形比较多多。实际应用用中，采采购组织织可以是是部门，可以是是小组，也可以以是具体体的人。可以根据据物料分分类的不不同，设设立多个个虚拟的的采购组组织。应用逻辑辑角色集团企业业虚拟采采购组织织模式从从系统应应用的角角度应设设置如下下逻辑角角色，如如表2示示：组织结构构部门逻辑角色色角色职责责采购组织织采购组织织物料采购购申请及及订单审审批对集团各各单位采采购申请请进行审审核，参参照生成成并审核核各单位位的采购购订单，审核内内容主要要包括供供应商、采购价价格、付付款协议议，交运运方式等等，各单单位只能能执行订订单。集团公司司/分公公司/子子公司/分厂

13、计划部物料计划划员主要负责责各种物物料的请请购，包包括生产产性物料料及非生生产性物物料的请请购。财务采购结算算主要负责责接收采采购发票票，并与与采购入入库单进进行结算算，确认认应付。仓储库管员主要负责责采购订订单执行行情况进进行跟踪踪、采购购入库、物料库库存账簿簿、收发发存统计计、分析析等。质价部供应商管管理主要负责责物料供供应商的的选择、评估、并指导导和监督督采购业业务执行行。采购价格格管理主要负责责物料的的询价比比价以及及指导和和监督采采购业务务中的采采购价格格的执行行。质量检验验主要负责责采购的的物料进进行质量量检验。表2应用流程程图如图图4示。图4应用流程程图说明明股份公司司、各分分厂

14、、各各分公司司提出物物资请购购，在请请购时注注明采购购组织。集团公司司的采购购组织对对各单位位物资请请购进行行审批。集团公司司的采购购组织根根据审批批的物资资请购生生成各单单位的采采购订单单，并进进行审批批。集团公司司质价部部负责供供应商管管理、采采购价格格管理工工作，并并对采购购订单业业务提供供指导和和监督。审批后的的采购订订单交由由各单位位执行，进行后后续采购购日常业业务处理理，包括括采购到到货、采采购入库库、采购购发票、采购结结算等。关键控制制点说明明集团采购购组织对对请购单单审批：主要包包括对请请购数量量、请购购资金预预算的审审批，NNC提供供物料的的ATPP可承诺诺量信息息及请购购资

15、金预预算信息息可以辅辅助进行行请购审审批。集团采购购组织对对采购订订单审批批：主要要包括对对采购订订单的供供应商、采购价价格、付付款协议议、交货货方式等等的审批批。通过过NC系系统参数数设置可可以对采采购订单单的价格格进行合合同价格格控制、最高限限价控制制。到货环节节；交货货期、交交货数量量控制、质量控控制；采购发票票控制：采购发发票录入入时可进进行与采采购订单单比较，进行数数量容差差控制、单价容容差控制制。原材料合合理库存存水平的的控制：最高库库存控制制、最低低库存控控制、安安全库存存控制。企业级集集中采购购管理模模式应用模式式分析 企企业级集集中采购购管理模模式指在在企业级级采购管管理应用

16、用中，各各部门所所需物料料统一由由采购部部门进行行集中采采购，尤尤其对公公用的物物料采购购，如办办公用品品、办公公设备、消耗性性材料、劳务，及重要要物料，可以由由各用料料部门提提出采购购申请，由专门门的采购购部门进进行采购购，另外外基于“不相容容权利应应分开设设置”的原则则，将定定价权、采购权权、质检检权及支支付权做做必要的的分离，如对供供应商选选择、采采购价格格、质量量检验、采购合合同签定定等可设设置专门门的质价价部进行行管理。 企企业级集集中采购购管理应应用模式式如图55示。图5应用逻辑辑角色企业级集集中采购购管理模模式从系系统应用用的角度度应设置置如下逻逻辑角色色，如表表3示：部门逻辑角

17、色色角色职责责采购部门门采购主管管主要负责责采购业业务过程程的管理理和控制制。采购业务务员主要负责责采购订订单签定定及对订订单执行行情况进进行跟踪踪，包括括采购订订单执行行状态、到货情情况、以以及退换换货等。采购结算算员接收采购购发票，包括物物料的采采购发票票及费用用发票，并与采采购入库库单进行行结算，确认采采购入库库成本，同时传传财务应应付系统统及存货货核算系系统。仓 库库管员主要负责责采购入入库、物物料库存存账簿、收发存存统计、分析等等。质价部采购合同同/供应应商管理理员主要负责责物料供供应商的的选择、评估、签定采采购协议议并指导导采购业业务据此此执行、对采购购业务中中的供应应商进行行管理

18、和和控制。采购价格格管理员员主要负责责物料的的询价、比价、对采购购业务中中的采购购价格进进行管理理和控制制。质检员主要负责责采购的的物料进进行质量量检验。使用部门门采购申请请各部门按按业务需需要填写写采购申申请表33、应用用流程图图如图66示。图64、应用用流程图图说明NC采购购管理系系统预制制了几种种采购业业务类型型的处理理流程，包括普普通采购购、受托托代销、办公品品采购、直运采采购。另另外NCC系统专专门开发发了业务务流程配配置平台台，可以以灵活地地根据企企业的需需要定义义业务流流程，并并可以灵灵活配置置控制条条件及审审批工作作流，在在此描述述普通采采购业务务类型的的企业级级集中采采购管理

19、理应用流流程。请购单：由各使使用部门门填写请请购单，NC系系统请购购单支持持多种数数据来源源，与生生产、销销售、库库存系统统可实现现完全集集成应用用。请购购单来源源主要包包括来自自生产部部门的物物料需求求计划、基于库库存再订订货点法法生成的的采购申申请、销销售订单单传来的的请购信信息（支支持以销销定购模模式）、其它部部门提交交的采购购申请、手工录录入等。采购订单单：参照照审核的的请购单单生成采采购订单单；NCC系统支支持多种种分单方方式；同同时支持持对订单单进行细细致的业业务状态态管理。到货单：根据采采购订单单进行到到货签收收，生成成到货单单。支持持一行订订单可多多次到货货。报检单：对于到到货

20、单中中需要进进行质量量检验的的货品，生成报报检单。质检部部进行质质量检验验，将检检验结果果写入到到货单中中。入库单：库管员员根据到到货单中中的合格格品数量量生成入入库单。采购结算算：结算算员根据据入库单单生成采采购发票票，生成成采购发发票后由由系统进进行结算算，生成成成本确确认单；结算员员对采购购发票进进行确认认，确认认后生成成应付单单，形成成供应商商的应付付款。实实现采购购系统与与存货核核算系统统、应付付系统的的有机集集成应用用。5、关键键控制点点说明请购单审审批：主主要包括括对请购购数量、请购资资金预算算的审批批，NCC提供物物料的AATP可可用量信信息及请请购资金金预算信信息可以以辅助进

21、进行请购购审批。采购订单单审批：主要包包括对采采购订单单的供应应商、采采购价格格、付款款协议、交货方方式等的的审批。通过NNC系统统参数设设置可以以对采购购订单的的价格进进行合同同价格控控制、最最高限价价控制、最高库库存控制制。到货环节节；交货货期、交交货数量量控制、质量控控制；采购发票票控制：采购发发票录入入时可进进行与采采购订单单比较，进行数数量容差差控制、单价容容差控制制。原材料合合理库存存水平的的控制：最高库库存控制制、最低低库存控控制、安安全库存存控制。其它几种种采购业业务类型型的企业业级集中中采购管管理应用用流程 1）受托托代销业业务： 受受托代销销是一种种先销售售后与供供应商结结

22、算的采采购模式式，可节节省商家家的库存存资金，降低经经营风险险。企业业中受托托代销可可分为两两大类，一类是是与普通通采购类类似，执执行的是是一次入入库多次次结算的的流程，可根据据入库单单生成采采购发票票；另一一类是根根据销售售情况进进行结算算，商家家在厂家家许可的的价格范范围内，进行销销售，根根据预先先的协议议，按销销售额的的比例进进行结算算，由厂厂家开具具采购发发票。 适适用范围围：有受受托代销销业务的的商业企企业，大大型超市市等。 企企业级集集中采购购管理-受托代代销业务务类型应应用流程程如图77示。图72）消耗耗性采购购： 消消耗性采采购的特特点是采采购完成成即被消消耗掉，进入企企业经营

23、营或管理理费用的的采购业业务，无无需库存存管理，无需进进行存货货成本核核算。如如办公用用品的采采购、购购买的劳劳务费用用等。 企业级级集中采采购管理理-消耗耗性采购购业务类类型应用用流程如如图8示示。图83）直运运销售： 对对于进行行直运销销售的企企业而言言，无需需进行实实物的收收发，即即完成购购销业务务，由供供应商直直接将商商品发给给企业的的客户。结算时时，由购购销双方方分别与与企业结结算，开开具购销销发票，进行资资金的划划转。 企企业级集集中采购购管理-直运销销售业务务类型应应用流程程如图99示。图9NC对物物料采购购过程中中状态的的管理NC设置置了下面面的一些些状态，用于实实时了解解采购物物资的状状态：已计划量量：描述述已经下下请购单单，但尚尚未下达达为采购购订单的的这部分分原材料料的量；订单在途途量：已已经形成成采购订订单，但但尚未到到货的这这部分原原材料的的量；到货待检检量：已已经到货货但尚未未完成检检验，