房屋建筑和市政基础设施工程项目档案管理

1、PAGE PAGE 9附件:江苏省房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理办法第一一条 为为规范全全省房屋屋建筑和和市政基基础设施施工程项项目招标标投标档档案管理理，统一一招标投投标过程程中档案案资料的的收集、整理和和归档标标准，依依据有关关法律、法规，结合我我省实际际，制定定本办法法。第二条本办法法所称的的招标投投标档案案是指房房屋建筑筑和市政政基础设设施工程程项目招招标投标标活动过过程中形形成的，并能真真实反映映招标投投标活动动内容，具有保保存价值值的文字字、数字字、图表表、光盘盘等各种种文件资资料。第三条 各级建建设行政政主管部部门负责责招标投投标档案案管理和和监督检检查工作作，具

2、体体工作由由其所属属的建设设工程招招标投标标监督管管理机构构（以下下简称“监管机机构”）负责责，各级级监管机机构应当当按照本本办法的的规定建建立招标标投标档档案。第四条归档的的招投标标文件资资料，其其内容必必须准确确、齐全全完整、真实反反映招标标投标活活动的过过程。第五条监管机机构的项项目经办办人应在在监督过过程中及及时收集集、整理理、保存存依照有有关法定定程序备备案招标标投标过过程中产产生的各各种文件件资料，并应当当在接受受施工合合同备案案之日起起五日内内，将有有关收集集齐全的的归档招招投标文文件材料料交档案案管理人人员。经经办人发发生变化化时，应应当做好好交接工工作。第六条 招标投投标档案

3、案应当专专人管理理。档案案管理人人员应遵遵守档案案管理的的有关法法律、法法规和规规章制度度。档案管理理人员在在收到归归档的招招标投标标文件材材料后，应及时时登记，并认真真做好档档案资料料的立卷卷、装订订、归档档和集中中管理工工作。归归档整理理应符合合建设部部颁布的的建设设工程文文件归档档整理规规范（GB/T5003288-20001）的要求求。第七条 招标投投标监管管机构收收集、整整理、归归档的文文件资料料应当包包括以下下内容,并按下下列顺序序装订成成册： （一）工程建建设项目目发包初初步方案案及其附附件；附件包括括：1、工程建建设项目目审批或或者备案案文件的的复印件件；2、邀请请招标或或直接

4、发发包的证证明材料料；3、满足足招标条条件的其其他材料料的复印印件。 （二）招标人人自行办办理招标标事宜备备案表及及附件资资料； （三）工程招招标代理理委托合合同、授授权委托托书及工工程招标标代理项项目组组组成人员员情况表表； （四）单独委委托编制制施工标标底的标标底编制制委托合合同； （五）招标公公告或者者投标邀邀请书； （六）投标申申请人投投标报名名及获取取资格预预审文件件或招标标文件一一览表；（七）资资格预审审文件，中标人人资格预预审申请请材料的的复印件件,资格格审查情情况报告告；（八）招招标文件件以及对对招标文文件的澄澄清或者者修改文文件；（九）清清标情况况报告;（十）业业主评委委备案

5、表表，专家家评委抽抽取、通通知记录录表；（十一）标底的的封面、编制说说明及报报价汇总总表； （十二二）评标标报告； （十三三）招标标投标情情况的书书面报告告（其中中在前面面程序中中已提交交过的内内容，可可以不重重复提交交。）； （十四四）中标标结果公公示表； （十五五）中标标通知书书； （十六六）中标标人投标标文件中中的授权权委托书书、投标标函、报报价汇总总表、项项目班子子配备情情况以及及有关联联合体、分包等等重要资资料的复复印件； （十七七）合同同副本； （十八八）工程程招标代代理评价价意见表表；（十九）工程建建设项目目招标投投标备案案流程表表（二十）工程建建设项目目招标投投标合同同备案表表

6、 （二十十一）工工程建设设项目招招标投标标监督情情况记录录表； （二十十二）工工程建设设项目招招标投标标行政监监督意见见书；（二十三三）投标标文件的的电子光光盘；（二十四四）需要要存档的的其他材材料。中标人的的投标文文件副本本，应当当自施工工合同接接受备案案之日起起，保存存六个月月后方可可处理。 第八条条 工工程招标标代理机机构收集集、整理理、归档档的招投投标文件件材料应应当包括括以下内内容,并并按下列列顺序装装订成册册： （一）工程建建设项目目发包初初步方案案及其附附件；附件包括括：1、工程建建设项目目审批或或者备案案文件的的复印件件；2、邀请请招标或或直接发发包的证证明材料料。3、满足足招

7、标条条件的其其他材料料的复印印件。 （二）工程招招标代理理委托合合同、授授权委托托书和工工程招标标代理项项目组组组成人员员情况表表; （三）单独委委托编制制施工标标底的标标底编制制委托合合同; （四）招标公公告或投投标邀请请书; （五）投标申申请人投投标报名名及获取取资格预预审文件件或招标标文件一一览表；（六）资资格预审审文件，中标人人资格预预审申请请材料；（七）资资格预审审合格通通知书与与资格预预审结果果通知书书及其发发放、确确认的记记录; （八）资格预预审情况况报告; （九）招标文文件以及及对招标标文件澄澄清或者者修改文文件; （十）招标文文件以及及对招标标文件澄澄清或者者修改文文件的发发

8、放、签签收记录录; （十一一）标底底; （十二二）投标标文件签签收、评评委签到到记录;（十三）清标情情况报告告;（十四）评标报报告; （十五五）招标标投标情情况的书书面报告告; （十六六）中标标结果公公示表; （十七七）中标标通知书书; （十八八）工程程招标代代理评价价意见表表; （十九九）工程程建设项项目招标标投标备备案流程程表 （二十十）工程程建设项项目招标标投标行行政监督督意见书书； （二十十一）中中标人的的投标文文件副本本;（二十二二）需要要存档的的其他材材料;未中标单单位的资资格预审审申请材材料、投投标文件件应当自自施工合合同签订订之日起起，保存存六个月月后方可可处理。 第九九条 归

9、归档的招招投标文文件材料料应字迹迹清楚、图表整整洁，需需要单位位或个人人签章的的，其签签章手续续应完备备，并应应采用碳碳素墨水水、蓝黑黑墨水耐耐久性强强的材料料书写，不得使使用圆珠珠笔、铅铅笔等易易褪色的的材料书书写。 所有存存档的文文件材料料应统一一使用AA4或AA3纸（图纸除除外）。第十条 招标标投标文文件材料料的立卷卷与归档档，应遵遵循文件件材料的的形成规规律。同同一项目目分阶段段招标的的，每一一阶段应应分别组组卷，内内容相同同的材料料，可不不必重复复存档，但应在在档案备备考表中中注明相相关材料料的存档档信息；卷与卷卷之间应应保持系系统联系系，便于于档案的的利用、查询和和保管。第十一条条

10、 归档档装订的的文件材材料应有有案卷封封面和卷卷内目录录；并在在归档文文件材料料尾页之之后附卷卷内备考考表。案案卷封面面、卷内内目录及及卷内备备考表（格式）见附件件。第十二条条监监管机构构可以将将档案的的立卷、装订、归档和和保存等等工作委委托建设设工程交交易中心心承担，并应建建立健全全档案的的保管、保密、鉴定、销毁、查阅等等制度。第十三条 招标标投标档档案在监监管机构构（或建建设工程程交易中中心）保保管至合合同备案案后三年年，即可可移交当当地城建建档案馆馆保存。第十四四条 对保保存期已已满，须须移交同同级城建建档案馆馆的档案案，应按按照有关关规定办办理移交交手续。第十五五条 档案案管理人人员离

11、开开工作岗岗位前，应当按按规定移移交招投投标档案案资料，不得擅擅自处理理或带走走。 禁止任任何单位位和个人人倒卖、涂改、伪造招招标投标标档案。第十六六条 档案案室的建建设应当当具有防防盗、防防火、防防尘、防防潮、防防霉、防防有害生生物和防防污染等等安全设设施，不不得在危危险和不不安全的的环境中中保管档档案。对对破损、霉变、散失的的档案，应及时时采取抢抢救、复复制、搜搜集等补补救措施施，确保保档案的的安全与与完整。第十十七条招投投标档案案只能当当场查阅阅，不能能借阅。查阅、摘抄或或复印招招投标档档案资料料，必须须履行批准准、登记手续续。查阅阅档案时时，必须须精心爱爱护，不不得拆卷卷、抽页页、涂改

12、改、销毁毁。第第十八条 本办办法自发发布之日日起施行行。附：案卷卷封面（式样）、卷内内目录（式样）、卷内内备考表表（式样样）二七七年八月月三十日日附件：案案卷编号号：（项项目编号号） 案卷卷标题：招标项项目名称称（要求求写明项项目全称称并具体体到招标标内容）建建设单位位名称：招招标代理理机构名名称：招招标时间间： 年年 月至至 年 月 归档时时间： 共 卷 第卷卷案卷封面面式样卷内目录录序号文件编号责任者文件题目日期页次备注1工程建设项目发包初步方案，及其附件2招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料3工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表4单独委托编制施工标底的标底

13、编制委托合同5招标公告或者投标邀请书6投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表7资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告8中标人资格预审申请材料的复印件9资格审查情况报告108招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件119清标情况报告1210业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表13专家评委抽取、通知记录表1411标底的封面、编制说明及报价汇总表1512评标报告1613招标投标情况的书面报告1714中标结果公示表1815中标通知书1916中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件2017合同副本2

14、118工程招标代理评价意见表2219工程建设项目招标投标备案流程表2320工程建设项目招标投标合同备案表2421工程建设项目招标投标监督情况记录表2522工程建设项目招标投标行政监督意见书2623投标文件的电子光盘2724需要存档的其他材料卷内目录录式样（招标投投标监管管机构）卷内目录录序号文件编号责任者文件题目日期页次备注1工程建设项目发包初步方案，及其附件2工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表3单独委托编制施工标底的标底编制委托合同4招标公告或投标邀请书5投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表6资格预审文件，中标人资格预审申请材料7中标人资格预审申请材料87资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录98资格预审情况报告109招标文件以及对招标文件澄清或者修改文件1110招标文件以及对招标文件澄清或者修改文件的发放、签收记录1211招标控制价1312投标文件签收、评委签到记录14评委签到