Excel在财务中的应用第02章Excel2010基础知识

1、Excel在财务中的应用第2章 Excel2010基础知识本章学习目标学习目标本章主要介绍Excel 2010的相关基本操作。通过本章的学习，读者可以了解Excel 2010的基本功能、特点，快速掌握Excel 2010的基本操作，包括：熟悉工作簿、工作表及单元格的各种操作，数据的输入与编辑，以及对工作表进行格式化设置，为以后各章节内容的学习打下基础。目录工作薄的基本操作工作表的基本操作单元格的基本操作 数据的输入与编辑2.12.22.32.4 工作表的格式化2.5工作薄的基本操作2.12.1.1 工作薄的创建与保存1.创建工作薄启动Excel 2010后，系统会自动创建一个名为“工作簿1”的

2、空白工作簿。此外，还可以根据Excel 2010中的模板来创建工作簿。2.保存工作薄保存工作簿的方法与保存其他文件的方法类似，可直接按“Ctrl+S”组合键保存，或使用快速访问工具栏上的“保存”按钮，或使用“文件”选项卡中的“保存”或“另存为”命令来保存。2.1.2 工作薄的保护（1）打开“文件”选项卡，选择“信息”命令，在弹出的“信息”界面中单击“保护工作簿”下拉三角按钮，选择“用密码进行加密”命令，如图2-1所示。（2）弹出“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮；弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入刚才设定的密码，单击“确定”按钮，如图2-2所示

3、，即可完成加密设置。图2-1 选择“用密码进行加密”图2-2 设定密码2.1.3 工作薄的打开与关闭1.打开工作薄（1）直接双击Excel工作簿文件可以打开现有工作簿；（2）在工作簿打开的情况下，可以单击“文件”选项卡中的“打开”命令，来打开其他工作簿。2.关闭工作薄（1）使用“文件”选项卡中的“关闭”命令；（2）使用工作簿右上角的“关闭”按钮或使用“Ctrl+F4”组合键，可直接关闭当前工作簿。2.2工作表的基本操作2.2.1 工作表的选择、切换、添加与删除1.选择工作表可通过表2-1所述的操作方法来选择一个或多个工作表。2.2.1 工作表的选择、切换、添加与删除2.切换工作表一个Excel

4、工作簿中包含多张工作表，可以通过单击工作表标签，来快速地切换工作表。若所需工作表不在显示范围内，可单击工作表标签滚动条按钮 来显示需要切换的工作表标签，再单击即可。此外，按“Ctrl+PageUp”组合键，可以往前切换工作表，按“Ctrl+PageDown”组合键，可以往后切换工作表。3.添加工作表一个Excel工作簿默认会包含名为Sheet1、Sheet2、Sheet3的三张工作表，用户可根据实际需求来添加或删除工作表。添加工作表的方法比较简单，直接单击工作表标签中的“插入工作表”按钮 ，即可在工作表最后添加一张新的工作表。此外，也可通过右击工作表标签，选择“插入”命令或使用“开始”选项卡中

5、的“插入工作表”命令来添加新的工作表。2.2.1 工作表的选择、切换、添加与删除4.删除工作表删除某个工作表时，首先选中该工作表，再单击“开始”|“单元格”|“删除”|“删除工作表”命令即可，如图2-3所示。或右击鼠标，选择“删除”命令也可删除选定工作表。图2-3 使用命令删除工作表2.2.2 工作表的重命名、移动与复制1.重命名工作表为了便于识别与查看，通常会根据当前工作表中涉及的实际内容来对工作表进行重命名。重命名工作表的方法与重命名文件的方法类似，右击要进行重命名的工作表标签，选择快捷菜单中的“重命名”命令，或鼠标双击工作表标签，进入可编辑状态后，输入新的工作表名称即可。2.移动或复制工

6、作表（1）在同一个工作簿内移动或复制工作表；（2）在不同工作薄内移动或复制工作表。图2-4 “移动或复制工作表” 对话框2.2.3 工作表的拆分与冻结1.拆分工作表在财务工作中，经常会遇到数据量较大的表格。我们在编辑某个区域的数据时，有时需要边编辑边参照其他部位的内容。Excel提供的拆分工作表功能很好地解决了这一问题。（1）拆分使用“拆分”命令进行拆分；使用拆分柄进行拆分。（2）取消拆分拆分窗口后，再次单击“拆分”命令，或在分割条上双击，均可撤销对工作表窗口的拆分。图2-5 使用“拆分”命令2.2.3 工作表的拆分与冻结2.冻结工作表在财务工作中，经常会遇到数据量较大的表格。我们在编辑某个区

7、域的数据时，有时需要边编辑边参照其他部位的内容。Excel提供的拆分工作表功能很好地解决了这一问题。（1）冻结窗格（2）冻结首行和首列（3）取消冻结图2-6 选择“冻结窗格”命令2.3单元格的基本操作2.3.1 单元格、行或列的选择在处理Excel表格中的数据时，经常需要选择其中的单元格或单元格区域。在Excel中，你可以选择一个或多个单元格，也可以选择整行、整列或整个工作表，其操作方法如表2-2所示。2.3.2 单元格、行或列的插入与删除1.单元格、行或列的插入（1）插入单元格（2）插入整行或整列（3）插入多行或多列图2-7 插入单元格2.3.2 单元格、行或列的插入与删除2.单元格、行或列

8、的删除删除单元格与插入单元格方法类似，可使用“开始”|“单元格”|“删除”| “删除单元格”命令，打开“删除”对话框来进行删除。也可右击要删除的单元格，选择“删除”命令来进行删除。若要删除行或列，则需选中要删除的行或列，再执行“删除”操作即可。2.3.3 单元格的合并与拆分1.合并单元格合并单元格是将两个或两个以上单元格合并为一个单元格，常用于标题的设置和特殊结构的表格。（1）使用命令按钮进行合并；（2）使用“设置单元格格式”对话框进行合并。图2-8 使用命令按钮合并单元格2.3.3 单元格的合并与拆分2.拆分单元格不能拆分单个单元格，只有合并后才可拆分。单元格的合并与拆分是两个相反的操作，可

9、通过取消选中“设置单元格格式”对话框中的“合并单元格”复选框来拆分，也可再次单击“合并后居中”按钮或单击“合并后居中”下拉菜单中的“取消单元格合并”命令来拆分。2.4数据的输入与编辑2.4.1 手动输入数据在Excel 2010中，常见的数据类型有文本型、数字型、日期时间型等。向单元格内输入数据时，需要掌握以下3种方法：（1）单击目标单元格，直接输入数据；（2）双击目标单元格，单元格内出现光标，将光标移到所需位置后，输入数据（一般用于数据的修改）；（3）单击目标单元格，再单击编辑栏，在编辑栏中输入数据。2.4.1 手动输入数据1.输入文本文本是指输入的内容以字符或文字等组成的数据。提示：如果单

10、元格内容较多，输入时可以按Alt+Enter组合键实现单元格内自动换行，此外，也可以单击【开始】【对齐方式】【自动换行】命令按钮实现文本换行。2.4.1 手动输入数据2.输入数字在财务工作中，经常会输入大量的数字内容。Excel 2010中的数字主要包括整数、小数、分数、货币或百分号等类型。各类数据输入方法如表2-3所示：2.4.1 手动输入数据3.输入日期和时间（1）输入日期：年、月、日之间用反斜杠“”或连字符“-”隔开。 例如：输入2013/5/1或2013-5-1。（2）输入时间：时间的时、分、秒之间需要用冒号“：”隔开。 例如：输入10:35。提示： 输入系统日期按Ctrl+; 输入系

11、统时间按 Ctrl+Shift+;2.4.1 手动输入数据4.插入批注对于一些有特殊意义的数据，可以为其添加批注来帮助理解。给单元格添加批注的方法是：右击要添加批注的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“插入批注”命令，在批注框内输入批注内容即可，如图2-9所示。图2-9 插入批注2.4.2 快速输入数据1.快速输入相同数据（1）连续单元格输入相同数据当在连续单元格内输入相同数据时，可以通过鼠标拖拽的方法来完成。（2）不连续单元格输入相同数据要在不连续的单元格中输入相同数据时，首先要选中需输入数据的单元格，然后在其中任一单元格中输入数据，按“Ctrl+Enter”键，所有被选单元格都输入相同的数据，

12、如图2-10所示。图2-10 不连续单元格输入相同数据2.4.2 快速输入数据2.快速输入不同数据（1）快速输入连续数据 可使用Excel中的自动填充功能在相邻单元格内输入连续编号。图2-11 自动填充图2-12 选择填充规则2.4.2 快速输入数据2.快速输入不同数据（2）自动填充日期使用Excel处理日常事务时，经常需要输入日期序列。Excel提供了十分便捷的日期填充功能，可以快速输入序列日期。图2-13 日期的填充方式2.4.2 快速输入数据2.快速输入不同数据（3）自定义填充序列Excel提供了很多预定义的填充序列，此外，还可以根据需要来创建填充序列。图2-14 “编辑自定义列表”按钮

13、图2-15 设置自定义填充序列2.4.2 快速输入数据2.快速输入不同数据（4）设置数据有效性设置数据有效性，可以快速而准确地输入数据。【例2-1】设置“人民币存款利率表”工作簿中的“年利率”仅可输入小于1的数值，指定数据的有效范围。图2-16 选择“数据有效性”命令图2-17 设置有效性条件2.4.3 编辑数据1.数据的移动与复制在单元格间移动和复制数据的方法有以下几种。（1）使用剪切或复制命令。（2）使用鼠标拖拽。（3）选择性粘贴。【例2-2】将“某公司职工工资表”中所有职工的基本工资上涨10%。图2-18 选择“选择性粘贴”命令图2-19 “选择性粘贴”对话框2.4.3 编辑数据2.数据

14、的修改与清除（1）数据的修改。 在编辑栏中修改。 在单元格中修改。（2）数据的清除。清除单元格数据是指将单元格中的内容、格式、公式等清除，而单元格本身仍然存在。图2-20 清除单元格选项2.4.3 编辑数据3.数据的查找与替换（1）精确查找。（2）模糊查找。 使用通配符“*”和“？”（3）替换数据。图2-21 精确查找女职工图2-22 查找“张”姓职工图2-23 “替换”对话框2.5工作表的格式化2.5.1 设置单元格格式1.设置数字格式Excel 2010中提供了多种数字格式，可在“开始”选项卡中“数字”组提供的数字格式中进行快速设置，如图2-24所示。也可在“设置单元格格式”对话框的“数字

15、”选项卡中进行详细设置。图2-24 设置数字格式按钮2.5.1 设置单元格格式2.设置对齐方式默认情况下，输入数据时，文本左对齐，数字右对齐。可通过浮动工具栏和功能区命令按钮来进行快速设置，也可在“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中进行详细设置，如图2-25所示。图2-25 文本“对齐”选项卡2.5.1 设置单元格格式3.设置字体格式Excel 2010提供了多种字体格式，可在“设置单元格格式”对话框的“字体”选项卡中对单元格内容的字体、字形、字号、颜色、下划线和特殊效果等进行设置，如图2-26所示。图2-26 “字体”选项卡2.5.1 设置单元格格式4.设置单元格边框Excel 201

16、0提供了多种多样的边框格式，可以使用预置的选项快速添加边框，也可以自己绘制边框。图2-27 使用“边框”选项卡快速添加边框2.5.1 设置单元格格式5.设置斜线表头在制作Excel表格时，经常需要在单元格中绘制斜线表头，可使用“设置单元格格式”中的“边框”选项卡来完成，如图2-28所示。图2-28 使用“边框”选项卡图2-29 添加斜线表头2.5.1 设置单元格格式6.设置单元格底纹在Excel 2010中，可以通过浮动工具栏和“开始”选项卡中的“字体”组来进行单元格底纹的设置；也可在“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡中进行详细设置，包括单元格的背景色、填充效果、图案颜色及样式的设置等，

17、如图2-30所示。图2-30 “填充”选项卡2.5.2 格式化行和列1.调整行高和列宽（1）精确调整使用“行高”或“列宽”对话框进行调整，如图2-31所示。（2）适当调整（3）自动调整图2-31 “行高”或“列宽”对话框2.5.2 格式化行和列2.隐藏与取消隐藏要将某些行或列隐藏起来，首先要选中该行或该列，然后右击鼠标选择“隐藏”命令即可，如图2-32所示。若要取消隐藏，首先要将隐藏的行或列选中，然后右击鼠标选择“取消隐藏”命令即可。图2-32 隐藏列2.5.3 设置条件格式1.设置默认条件格式设置默认条件格式的方法比较简单，选中需要突出显示数据的单元格区域，单击“开始”|“样式”|“条件格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择需要设置条件的方式即可。【例2-3】将“某公司职工工资表”中应发工资大于5000的单元格填充为浅红色。图2-33 选择“大于”命令图2-34 设置条件格式2.5.3 设置条件格式2.设置自定义条件格式除直接使用默认条件格式外，还可以根据需要对条件格式进行自定义设置。【例2-4】将“某公司职工工资表”中“应发工