中美电子文件管理经验交流材料(天津)

1、天津市电子公文归档管理探索与实践天津市档案局方昀2007年11月18日目 录一、认真分析现状，积极研究对策 二、围绕核心问题，开展科研攻关 三、针对关键环节，开展标准研究 四、精心组织试点，积累总结经验 五、分类指导，稳步推进、协调开展 一、认真分析现状，积极研究对策一目前现状办公自动化系统、所采用的技术方法及系统的标准性呈现分散状态电子文件版本众多，格式各异，著录内容不统一，数据库不兼容 据不完全统计，目前天津市各立档单位自行开发的办公自动化系统已占七成，统一外购的仅占三成；这些系统产生的电子文件格式多达20余种，列居前5位的分别是DOC、JPEG、TXT、TIFF、PDF等格式。 一、认真

2、分析现状，积极研究对策二确定电子文件管理模式和技术路线三级四阶段管理模式 归档电子文件要经过档案室、电子文件中心和档案馆 三级保管单位，而电子文件的产生流转需经文件形成系统、档案室归档管理系统、文件中心管理系统、档案馆档案信息系统四个阶段。 具体技术实施路线 即通过制定统一的归档电子文件的元数据、归档内容和数据结构，标准归档电子文件格式，实现归档电子公文能够独立于文件形成系统并脱机保管，实现档案馆与档案室之间电子公文数据的有效交换和共享，保证电子文件管理工作顺利进行。 归档和移交电子公文元数据 电子公文形成系统归档电子文件元数据有30项，包括有15个必选项。 必备元数据包括电子文档号、文件标题

3、、责任者、保管期限、文件编号、日期、文种、签发人、归档机构、密级、保密期限、过程文件、文件格式、文件大小、页数。可选元数据包括分类号、主题词或关键词、内容描述、附件信息、归档时间、主送者、抄送者、语种、行文依据、相关信息、电子公文类别代码、信息系统描述、操作环境描述，阅读软件描述、数字签名描述等。 档案室向档案馆移交电子文件元数据有35项，包括有16个必选项。 必备元数据增加全宗名称。可选元数据增加维护史志、实体存放位置、载体类型、载体编号。 二、围绕核心问题，开展科研攻关 针对电子公文归档与管理、利用等各环节，先后承担国家档案局及天津市信息化办、天津市科委科研课题10多项:天津开发区电子文件

4、中心建设电子公文文档一体化管理流程及应用电子公文格式转换电子公文归档数据结构的研究电子公文归档系统功能需求电子公文利用平安功能的研究电子公文文档一体化试点应用电子文件种类格式及归档技术方法现状调查电子文件归档管理指南 文档一体化智能应用平台研究政务信息资源目录体系原型试点 一天津开发区电子文件处理中心建设 二电子公文文档格式转换的研究三电子政务环境下电子公文归档移交系统功能研究 归档和移交是系统的两个核心功能模块，重点研究包括电子公文归档的方式、文件存储、存取控制、技术环境、转换接口等归档移交系统应具备的根本功能需求和可选功能需求。 归档系统核心功能需求21项 移交系统核心功能需求11项四电子

5、公文归档和移交的数据结构研究与应用 五编制电子文件归档管理指南 主要从宏观管理到微观要求，对各级机关、团体、企事业单位从事电子政务及其相关活动产生的电子文件的归档管理进行技术方法和操作标准的研究，包括电子文件产生、流转、办理完毕后，在归档、移交和利用环节的主要技术指标和相关的操作流程，总结电子文件归档的技术要求和移交过程中数据组织形式及结构特点，总结我市已取得的电子公文归档管理科研成果，形成电子文件归档管理的操作指南并指导实践。 三、针对关键环节，开展标准研究 从管理层面 ?电子公文文档一体化业务流程管理标准?、?天津市电子公文归档与管理暂行方法?、?天津市电子公文元数据表?、?天津市电子公文

6、归档数据结构标准?、?天津市归档电子公文移交数据结构标准?、?天津市归档电子文件数据存储技术要求?、?天津市电子档案光盘存储指导意见?等一系列标准标准。 从技术层面 这些标准不仅从管理层面对电子公文归档管理工作做相应规定，还从技术层面完善电子公文元数据管理，实现数据的有效迁移与格式转换，解决电子公文的平安归档、数据共享、长久保存和利用等问题，使各立档单位电子文件管理工作能够有章可循，更加趋向系统化、科学化和标准化，以确保电子政务活动中产生的电子文件能够得到长期保管和有效利用。四、精心组织试点，积累总结经验 以市政府办公厅的先行办公系统和市档案馆的今易档案综合管理系统为范本，搭建馆室一体化应用试

7、点平台，进行深入研究。 先行系统天津市政府办公厅办公业务系统（先行系统）天津市档案馆（电子文件中心）天津市政府办公厅档案室（今易系统）五、分类指导、稳步推进、协调开展、办公自动化应用水平较高单位电子文件归档管理、单机办公的单位电子文件归档管理、天津市电子文件中心建设、天津市档案信息数据存储藏份中心建设一对于办公自动化管理水平较高的单位 按照天津市档案局制定的标准一系列标准标准进行超前指导，要求有基于软件的管理系统从文件生成时起就对电子文件进行前端控制和全程管理。归档电子文件内容正文、签发稿、重要文件修改稿、办文单、日志归档电子文件的元数据项，其中项必著工程归档电子文件的数据结构标准归档电子文件格式实现归档电子公文能够独立于文件形成系统并脱机保管应用单位：天津市四大机关办公厅、发改委、财政局、水利局、检察院等二对于不具备办公自动化系统 的单位采用 “文件夹管理的