保洁耗材管理方案

1、目录 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 一、耗材、四材管理方案2 HYPERLINK l bookmark11 o Current Document 1、采购管理方案2 HYPERLINK l bookmark98 o Current Document 1总则2 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document 1.2职责和分工3 HYPERLINK l bookmark57 o Current Document 1.3供应商及釆购合同管理4 HYPERLINK l bookmark7

2、2 o Current Document 1.4采购管理4 HYPERLINK l bookmark95 o Current Document 2、耗材及四材物料配置储备管理方案71总则7 HYPERLINK l bookmark101 o Current Document 2. 2物料摆放管理7 HYPERLINK l bookmark104 o Current Document 2. 3物料盘点管理8 HYPERLINK l bookmark107 o Current Document 2.4库房环境管理8 HYPERLINK l bookmark110 o Current Documen

3、t 2. 5库房安全管理8一、耗材、四材管理方案1、釆购管理方案1.1总则1）目的为了规范公司各类釆购行为，明确公司各部门在釆购活动中的职责分工，加强对 采购活动的有效管理，保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策，保证 釆购质量，提高釆购效率，降低釆购成本，争取公司的综合最佳效益，特制定本制 度。2）依据根据有关法律法规及公司相关管理政策等制定。3）适用范围耗材、四材等的釆购项目等。4）基本原则公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关政策、程 序、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信原则，保证 釆购质量，努力降低成本；参与釆购的相关人员应客

4、观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘 密，廉洁奉公；各部门须严格在批准的年度釆购预算范围内，制定详细周密项目釆购计划。过程 进行不得以紧急采购或其他原因为由，或将项冃化整为零，绕过必要的审批或回避竞 争性釆购方式。对处于关键路径上的突发性紧急釆购，按紧急釆购程序处理；公司所有釆购不得由一个人单独完成釆购全过程，双人制采购；釆购应当优先釆购低耗能、低污染、通过环境管理体系认证企业的货物、工程和 服务；釆购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可査。每项采 购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。5）釆购权限采购金额超过10000元，采购委员参与见证全过程。由采购秘书组织

5、相关采购委 员会成员参会进行讨论，讨论议题形成会议纪要以留备档；行政部采购人员负责公司日常1万元以下物品采购。1万元以上10万元以下参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人或财 务主管、釆购物品及设备的负责人及经办人；10万元以上采购招标委员会成员，必须参加人：分管副总、高管以外的其他委 员、高管参加人数不低于三人（含）。1. 2职责和分工合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽的职责，使公司相关政策与程序得 到有效执行，同时也应强调职能部门之间的团队协作，以取得在总体上的最佳效益。1）行政部的职责根据批准的釆购计划，牵头组织并实施釆购，包括负责组织资格评审、招标、评 标和合同签订，负贵

6、完成采购流程并同相关部门完成验收入库：牵头组织招标文本的统稿及审核；负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、 完整性、准确性和严密性进行审查；若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务，必要时向公司法律顾 问进行咨询；负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同结算；负责合同执行情况的总结和 分析，归档合同文件；建立并维护与公司采购相关的信息系统；负责临时釆购或紧急釆购的具体实施。2）相关归口部门/技术部门/使用部门的职责编制年度各项釆购预算，对超出预算的釆购，提出预算变更申请；提出釆购流程申请，确定釆购物项和服务的质保等级，跟踪流程审批；提供潜在供应商信息；参与商务谈判；负责采购的验收。

7、3）财务部的职责根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法 性，办理相关支付手续。负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项。4）审计部的职责对釆购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价；其中 包括：监督一定金额以上采购项目的过程；根据需要，对采购项目的过程及合同管理 进行不定期的监督和评价。负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性，保证釆购项目的最优化。5）法务部的职责负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审査，处 理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。1. 3供应商及釆购合同管理1）供应商的资质审査行政部招标采购人员负责组

8、织供应商资格审查，从资质、信用、技术能力、财务 状况、安全质保等方面进行审查；资格审査报告应经参加审査的全体成员签字，报授 权人批准。2）供应商库的建立行政部建立供应商库，持续改进并完善。3）供应商库的维护行政部负责补充、复审和更新供应商库，并组织对供应商合同执行情况进行评 价，将评价意见列入供应商库。1. 4釆购管理1）釆购申请审批流程所有釆购申请均需流程审批；各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表，申请获批准后的执行应严格控制，原釆购项目范围如有变化，应补充审批并说明原因。2）采购方式采购方式包括竞争性釆购和非竞争性釆购，非竞争性采购应严格控制。竞争性采 购包括竞争性谈判（一般不涉及

9、）、询价采购；非竞争性采购包括议标、紧急采购和特 殊物品釆购。询价：指同时向三家或三家以上的潜在供应商进行书面询价，潜在供应商一次报 出不得更改的价格条件后，选择价格最低或价格条件最优者为供应商。适用于采购标 的规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的釆购项目。紧急采购：指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行的采购。紧急采购应事 先申请，经授权人批准后实施，事后应按相关规定补办审批手续特殊物品采购：指由于特殊要求产生的指定性的采购。申请部门填写特殊物品 釆购申请表，申请获批准后釆购人员方可实施釆购。3）釆购方式的选择釆购方式由招标采购委员会提出建议，报主管领导批准。对于釆购金额大于100

10、00元（含10000元）的釆购项目，应釆用竞争性釆购方 式：对于釆购金额小于10000元的釆购项目，可釆用非竞争性釆购方式中的议标釆购 方式；低值易耗品、办公设备等常用物资的釆购需与之前通过竞争性釆购确定的供应商 签订年度固定单价合同，由其统一供应。年度内凡属低值易耗品、办公设备等常用物 资（含零星物资采购），不再单独向其它供应商采购。特殊情况经（副）总裁批准可不受采购金额限制采用非竞争性采购方式进行采购。4）竞争性釆购对于竞争性釆购的项目，釆购金额大于10000元，审计部门或招标委员会（暂 无）介入监督。小于10000元的采购，由行政部根据采购流程实施采购。竞争性釆购流程包括釆购计划申报、询

11、价、釆购、请款、发票、入库、出库、盘 点。1釆购计划申报各部门通过0A办公自动化系统进行釆购申报，流程审批通过后形成0A单据，釆 购人员根据单据内容核对库存情况后执行采购。2询价釆购人员根据采购计划向潜在不少于3家供应商发出询价单，询价单中列出供应 商名称，物资名称、型号、报价及交付日期等。物资釆购员对其进行评估后，形成综 合评价书面文档采购方案对比表，交由行政部经理，由主管副总裁及相关部门对其 决定取舍。3采购采购人员根据询价情况，组织与其中标单位签订合同，合同审批表送达相关部门 逐级审核，常务副总裁审核同意后进行采购。由物资验收员验收合格后由仓库管理人 员审核。4付款根据合同约定填写合同付

12、款审批表。如为分次付款，申请人在申请时需明确前期 付款金额，本次付款节点及金额。5发票、收款收据供应商出具发票并提供相关收据后执行付款。若有合同，在签订合同时可约定发 票的提供时点及发票的类别是增值税专用发票还是普通发票。如果合同中未予约定, 基于对公司有利的原则，应尽量让对方开具增值税专用发票。特殊情况下，如对方无 法开具发票，需对方开具相关收据后，先执行付款后，由采购人员另行找寻替代替 票，报销时需要提供由主管副总签字同意的书面说明。6入库、出库、盘点货品送达后办理验收、入库、出库、盘点等相关程序。货物在验收入库、使用出 库、期末盘点时需遵循办公用品领取及归还管理办法、固定资产管理制度等具

13、 体管理要求执行。5）非竞争性釆购1非竞争性采购主要是议标釆购，指与独家供应商进行议标采购的方式，议标应严格控制。2如确实无法进行竞争性采购或有足够的理由说明议标对公司最为有利旦满足下列条件之一的，可采取议标采购:曾在该供应商处釆购了货物、设备、技术或服务，出于标准化的考虑，或因需 要与现有的货物、设备、技术或服务配套，并考虑到原先的采购能有效满足需要，且 与目前的市场价格相比，釆购价格合理，而不宜另选其他货物或服务来予以代替，可 继续向原供应商釆购；因某些特殊原因。6)紧急采购在特殊情况下或者高管紧急需要时可直接采取紧急釆购的方式，紧急采购事后应 补齐采购手续。若采购流程需要的单据和相关报销

14、手续没有补齐，财务部不予报销。2、耗材及四材物料配置储备管理方案2.1总则1为加强对物料的存储管理，方便物料的存取，特制定本制度。2本制度适用于物料存储管理。3物料的存储保管，原则上应以物料的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓 库的条件考虑划区分工，合理有效使用仓库面积。4物料存储原则有以下两点。安全可靠原则。本着安全可靠的原则合理安排垛位和规定地距、墙根、垛距、顶 距。分类摆放原则。物料品种、规格、型号等结合仓库条件分门别类进行堆放，要做 到过目见数，作业和盘点方便，货号明显，成行成列，清洁整齐。2. 2物料摆放管理1吞吐量大的落地堆放，周转量小的用货架存放。落地堆放的物料以分类和规格的

15、 次序排列编号，上架的物料以分类号位编号。2物料存储要统一规划、合理布局、分类保管、编号定位。贵重物料要设专库或专 柜保管，易燃、易爆和危险品要单独按规定存放。3物料的计量单位要按照通用的计量标准实行，对不同的物料采用不同的计量方 法，保证同一种物料前后计蛍单位的一致性和准确性。4原则上编号釆取四号定位法。第一位表示库房或货场的编号。第二位表示货架或货场内分区的编号。第三位表示货架层次或货场分排的编号。第四位表示物料位置或货场垛位的编号。5物料码垛要牢固、整齐，要留有工作通道，便于保养、清点、收发，应当按照种 类、包装、体积、重量合理堆码。所有物料均应上架，对不能上架的大件物料，应按 合同号集

16、中放置，并做标识，无合同的按规格分类存放。放在室外的大件物料必须遮 盖。6库存物料在装卸、搬运过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证其完好无损。7物料仓管员对所经管的成品库存及仓运设备应负安全使用之责，如果破损应立即 向仓库主管反映并委托修护。2. 3物料盘点管理1仓库建立库存数量帐，每日根据出入库凭单及时登记核算，月终结账和实盘完毕 后与财务部门对账。2经常进行盘点，做到日清月结，按规定时间编报库存日报和库存月报3库存成品应定期或不定期盘点，填写成品盘点表。4仓库所有数据须录入ERP系统内。2. 4库房环境管理1库房内应干燥整洁、地面平坦，仓库门窗应完好，所配备锁匙、库门开启实行专 人管理。2仓库

17、灯光应充足，能满足仓库夜间操作要求，仓库电源线不得有裸露现象。3仓库应配置足够的消防器材，定期检查是否失效，并做好记录。仓库的消防器材 应放在容易发现、拿取的位置。4库内应画线标明位置、通道等，库内通道应畅通，不得有物品阻碍。5仓库地面应保持无灰尘、无碎屑、纸屑等杂物，库内应具备清洁工具（扫帚、墩 布、垃圾箱等），各仓库的推车、扫把等工具应集中摆放在固定、合理的位置，不得随 意乱扔。2. 5库房安全管理1建立健全出入库人员登记制度，入库人员必须经得物料仓管员同意，并且登记之后方可在物料仓管员的陪同下进入仓库。入库人员一律不得携带易燃、易爆物品，不 得在仓库吸烟。入库搬运时，要根据物料特性及大小、轻重的不同选择合适的搬运工 具，以免碰撞损坏。2仓库保管的物料，非经总裁助理的许可，任何人不得私自挪用、试用、调换和外 借。3物料仓管员有权拒绝不符合公司规定的物料出库、移库、退库等请求4易燃品、易爆品或违禁品不得携带入库，物料仓管员应随时注意。5做好各种防范工作，确保物料的安全存放。预防内容包