如何成为主管得力助手

1、如何成为主管得力助手专业秘书训练1专业秘书的定义一位秘书可以说是一位主管的助理，他她们：具备熟练的办公技能无需旁人指挥而能负责完成任务表现积极主动，运用判断力行事在他她的许可权内做决策他她们同时也是沟通，协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力2专业秘书的工作职能协助主管达成工作目标加强、扩大主管的社会关系辅助主管的例行业务沟通协调联系中心部门窗口促进部门工作推展参与工作小组推动专案工作办公室管理/资讯管理客户效劳/公共关系3秘书工作特性效劳性复杂性事务性时效性主动性创造性4秘书应具备的工作技能电脑语言人际关系/沟通技巧 - 口头，文字资讯搜寻整理组织方案能力专案管理其他根本秘书工作技

2、能5秘书应具备的工作知识公司组织、人事、产品、产业公司、部门、主管及个人之工作目标公司制度、惯例、规定及作业程序根本管理知识电脑及网际网络知识6我们的优势常能取得第一手信息 掌握先机拥有宽广的个人发挥空间良好的人脉关系根底较多时机应用观察敏锐度 了解主管的工作模式及想法7新世纪秘书的挑战关键才能客户导向人际建立分析思考说服影响积极主动发挥关键才能的原那么了解需求快速回应顾客满意度8数位秘书工作八大法那么严守机密，取得信任公私清楚，一视同仁工作准确迅速随时让人感觉到我的存在积极搜集资讯，传递资讯随时随地做好联络工作先一步做好所有准备工作诚恳有礼，时常微笑9成功秘书的特质大将之风解决问题的企图心与

3、技巧从公司的眼光看事情完善的根本技能积极正面思考广阔人际关系承担责任即时回馈敏锐的观察力及反响力自我提升的期许10A Secretary Is Expected to Look like a Girl Action like a Lady Think like a Man Work like a Horse 11搞定主管有一套How to Manage Your Boss12与主管共事需知1了解他的工作重心及紧急度了解他的人际风格类型了解他的人际网络了解他的情绪和压力正确接受及传达指令保持良好的沟通对主管的地位及能力表示敬意13了解他！细心的上司 - 你工作更要谨慎性急的上司 - 你要维持高效

4、率爱交际的上司 - 你要具备公关知识，礼貌的对待他的朋友脾气坏的上司 - 你要有绝大的耐心及包容心没有时间观念、松散的上司 - 你要有组织力、协助他争取时间疑心病的上司 - 你要更坦然、更尽忠职守取得信赖14与主管共事需知我接受命令时是否留意到：主管呼叫时，是立刻有精神得回应？是否用5W1H的方法记下命令内容？是否耐心听主管把话说完？是否向主管重复确认命令的重点？不清楚的地方是否问明白？是否就自己的能力、完成期限、命令的难易度等，检讨自己执行的可能性？15主管交办事项 MEMO 表交办事项具体内容确认What 做什么When 何时完成Where 使用场所Who 相关人员Why 理由与目的How

5、 方法与手段How many 多大与多少How much 预算16P D SSee检讨Plan方案Do实施5W 1H下个方案17回 报注意时效向发出命令的人回报，不可越级先说结论，再说过程报告简洁18结论 非常抱歉，还没有做好理由 由于刚刚接到客户抱怨 ，处理上费了些时间.经过 现在大概完成了三分之三对策 我尽快办好。再三十分钟完成，来得及吗？19传递讯息的本卷须知正确，忠实，完整不可添加已意不可歪曲事实不可遗漏重点不可模棱两可不可妄加判断Confirm!Confirm!Confirm!20与主管共事2协助主管事先发现问题迅速响应主管要求主动提供主管需要的讯息资料剔除不必要的工作及接触 访客

6、信件等 省下主管时间提出具建设性建议21替主管安排约会注意时间分辨轻重缓急 去轻就重酌留弹性时间边更尽早通知适时将相关文件交给主管确认重要约会提醒主管准时赴约22老板最不喜欢的六个理由那不是我的工作我忘记了我不知道你没告诉我我猜测我的工作太多了23设定工作优先级了解主管个性 需求对所有主管一视同仁不抱怨 不批评主管沟通彻底一次做对保持工作水准同类工作一起做防止拖延-过手一次处理请求他人协助为多位主管工作24主管心目中的理想秘书五心做事要细心工作要专心学习要用心经常保持开心后援工作要做得令人放心为主管分担工作，使主管在竞争剧烈的商场上，得以更有充足 的时间及精神全力以赴，立于不败之地(自己的饭碗

7、也保得住)。做好份内工作，让主管在客户或上司面前拿出漂亮的成绩单25专业秘书自我检核表我了解组织的任务与经营理念吗？我了解主管的工作执掌吗？我了解主管的工作目标吗？我了解主管的工作习惯吗？我了解主管的长处与短处吗？我了解主管的工作压力吗？我了解主管对我的工作期许吗？我了解自己在部门中扮演的桥梁角色吗？我工作时想到的是如何把我们的工作做好，而不只是把我的工作做好。主管不在公司时，我能把办公室工作安排得顺畅吗？26为了把工作做得更好，我该加强哪些能力与知识？27人生过程阶段幼儿学习1 - 6岁根底学习6 - 25岁经验累积25 - 35岁发挥专长35 - 45岁高原期45 - 55岁就业第二春，退

8、休方案55 - 65岁28与秘书相关的节目国际秘书周 四月的最后一周The last full week of April)国际秘书日 秘书周的周三Wednesday of secretaries week)老板日 10月16日29秘书的时间管理307 years = 27,375 days (1/3 sleep )18,250 days 31你的时间值多少钱？ 本表以小时计算你的时间的价值，以每年244个8小时工作天计算假设每周工作五天，减去假日与假期 若你年薪为每小时的价值（四舍五入） 每分钟的价值20，00010.000.1725，00013.000.2130，00015.000.263

9、5，00018.000.3040，00020.000.3450，00026.000.4360，00031.000.5175，00038.000.6432时间管理的理念时间的特性时间是人生中独特且必要的资源时间的供给无弹性时间无法租、买、借时间无法储蓄累积时间无替代品时间过了就不能重来时间本身是无法管理的33 时间管理的原那么效率与效能Efficient 效率：把时间做对Effective效能：做对的事情80/20 原理重要的少数，琐碎的多数，重点管理关键工作关键人物关键活动34时间管理的方法订出方案，设立优先顺序工作方案表了解优先顺序 -第一优先 重要且紧迫之事 -第二优先 重要且不紧迫之事情

10、 -第三优先 紧迫但不重要 -第四优先 不重要不紧迫的例行工作科技的运用 电脑软体Microsoft project ,Outlook ,etc.PDA35时间管理的方法万用手册行事例与日程表便条与备忘录通讯簿名片簿提醒自己的方法小纸条闹钟outlook36我有这些好习惯吗？ 自我管理=好习惯=效率事先要有安排排定优先顺序临事要集中精神沟通要彻底防止杂乱无章不苛求尽善尽美不要怕说“不不要拖延要能当机立断善用零碎时间养成“过手一次的处理原那么37请你订出周一的工作方案1 紧急事项处理2 重要事项处理3 联络/追踪事项4 会议方案5 今天完成事项38帮主管安排日程-设计“日程预定表“日程预定表最好

11、是一周一张，一个月四-五张，以便于查阅在一张表中，每天都有四个固定栏位：时间、活开工程、结果、备注活开工程固定为会议、面谈、受访、聚会、出差、演讲等，最好用不同符号来代表，如三角表示会议、圆表示面谈、方表示受访等结果栏要填上如期或更动，最好是写明更动的情况备注栏专门记载重要事项填写例子：上司今天有三个活动，我们先在确定时间旁的活开工程上填10：30与某公司某总经理在公司开会三角、11：30接受某电视台访问方、12：30与某教授在饭店会餐圆再在结果栏上记下：如果顺利那么打V；如果有更动句写改至某月某日某时备注栏上可以写：某公司写某大型超市/公司或受访主题为LG产品的促销活动商讨等39帮主管安排日

12、程-运用“日程预定表例行会议可提早填入“日程预定表中下周日程最好在本周四或周五再确认一次，并影印一份交给上司，同时，以口头提醒上司每日下班前将第二天日程交给上司 ，并做口头说明，如果来不及，一定要在当天上司到达公司时立即告之养成随时将变更情形及新日程填入“预定表中的良好习惯，以确保内容的正确性在公司放长假或上司出差、休假后，将上司回公司后一周内日程影印给上司，并做口头说明用另一张记下其他相关部门或公司内重要干部的日程，以便在上司需要了解时，立即说明情况条例外界与上司往来密切者的动向，并主动将情报报告上司，以做为上司与人交谈时的重要资讯上司活动中但凡与其他部门或同仁有关者，在确定前要再通知一次。

13、如果是个人或人数少的单位可以用 或口头通知：如果会议，最好发“会议通知，并存入档案事前先确认上司活动所使用的场地是否安排妥当临时性的日程，衡量轻重后，可立即与上司商量插入，并安排其他受影响的活动，再将更动情形，通知相关人员或单位40 把握今天因为昨天不过是一场梦而明天只是一个幻影。但是好好地度过今天，就会让每一个昨天都是一场美梦，而每个明天都是可预见的希望。因此，好好地把握今天。41有效率的整理办公桌桌面的整理办公桌抽屉的安排除非是极机密的文件，公司的文件资料应尽量放在公开的柜、架上在自己专用或私人文具上做明显记号个人办公环境可以适当地表现个人品位42桌面的整理用一只组合式文具把常用的文具放在

14、里面，如各式各色的笔、订书机、订书钉、剪刀、美工刀、小尺、回纹针、大头针、图钉、修正液等。其他如：计算器、印台、名片整理盒、便条纸、桌历、公文夹等都可以放在桌面上，以便方便取用。43办公桌抽屉安排可以按自己的习惯做分类整理，私人物品如皮包、化装品、卫生用品、私人物件、衣物.应集中放置，一面公司物品混淆，以使得自己或他人找不着公司文件。44个人办公环境可以适当地表现个人品位种一盆水生植物、养有尾小鱼、插鲜花或枯燥花，挂幅艺术作品，桌垫下压一张艺术作品，或隔板墙上挂一幅自己欣赏的诗句.在求同存异中可以帮助上司和同事更了解你。在适当的位置种植绿色植物。如：会客室茶几上、门与走道之间、主管办公桌对角上

15、财位、办公室的死角上等。 45一切由我开始生长在没有根据的民族，我们都有着壮志凌云,当我还年轻的时候，我决定改变世界,在我年长一点的时候，我发现这个志向过于宏大,所以我决定改变我的国家,等我更老成的时候，我又发现这个志向太遥远,所以我决定改变我的城市,后来我发现连这个也办不成的时候,我决定改变我的家人.现在，在我生命的晚年，我才了解我应该改变自己.如果，我“从自己开始我就可能回改变我的家人，我的城市，甚至我的国家.谁知道，说不定我可以改变世界. 一位犹太长老的临终遗言 46会议记录与安排47为什么要开会开会最主要的目的就是传递信息(information)与达成决议/任务mission)信息布

16、达意见沟通达成决议解决问题开发创意鼓励士气学习与经验分享48会议的规划与安排会议前的准备：决定日期、时间、地点、与会者拟定会议议程分发开会通知准备开会资料观察布置场地安排会议器材、用品安排茶点、住宿、交通49会议规划与安排投影片的制作要点：清晰，易说每张字型不超过两种每张颜色不要太多一张一个主题字数不可太多清单行例整齐，条理不乱多用图形50会议的规划与安排会议当天的准备:查看会议场所的布置视听器材，桌椅安排报到手续、资料分发贵宾与讲员接待文具用品、茶点安排51会议记录三步骤听做笔记-决议，负责人，完成期限是重点 Who do what and when -使用缩略语-使用速记符号撰写会议记录5

17、2会议记录时间：地点：出席者：列席者：缺席：记录：决议事项负责人完成期限53Symbol Meaning= Equals,is 即、是 Is not equal to 不是、不等于 Approximately ,about 大概、大约 Leads to ,results in 导致The result of ,due to 由于、因为Drops ,reduces 下降、减少Rises,increase 上升、增长 Because of 因为 Therefore 所以54与会者应本卷须知了解会议的性质、目的、出席人员充分了解自己负责的议题准备好足够的资料提供与会者准时出席 热心参与记得带笔记本做

18、笔记-有专业精神遵守发言程序，规定及时间限制不在会议中打或接听行动 55与会者应本卷须知发言切题，适时，简明扼要，有组织讨论时应尊重对方不同意见并仔细聆听服从多数尊重少数不在会议中交头接耳，或有不当肢体语言56会议效率评估会议评量是否准备议程开会目的清楚与否是否指定会议记录者是否准时开始与结束是否照议程进行适时整合众人意见决议工作分配妥当对主席之建议：该如何提升会议品质57充分准备善用检核表 58会议/座谈会 检查表一、一般设备桌子 椅子 简报架 讲台 空调、声光茶水及餐点 黑白板、麦克笔/电子白板二、文具笔 订书机/针 胶带 日历 橡皮筋 便条纸 回纹针三、视听器材麦克风 录音机 录放影机

19、延长线 电视机 幻灯机 投影机 指示棒 电影放映机 Notebook四、其他检查会议清单议程 地图 礼物 纪念品 资料 效劳人员 座位安插花、盆景 指标 感谢函 交通安排 名牌、桌牌 海报59文件处理与档案管理60秘书之文件处理紧急 immediate attention)签字/核准 (approval/signature)一般业务 (normal/routine action)阅读/参考 (information/reading)61名片的分类及管理要点笔画/字母行业别地区别主题别收到一张新名片，都要把见面日期或情况记在名片上隔段时间要把名片拿出来重新过滤62秘书处理信件/文件的权限完全不能

20、拆封，只作转交完全可以自行拆封处理除了上司的私人信函封套上写有机密、亲启者外，都可以代为开启阅读，并做适当处理63处理文件的几项通那么需要回复的一般信件，可先行处理，如果没有充分把握的，可以向资深同事请教，或向上司口头请示，并记下要点，草拟内容后，再请上司过目签核公文处理完毕后，应存档留底公文需要有协办单位，应迅速移交相关单位或人员上司较无参考价值的资料可转交其他部门如果有重要函件，但上司无暇阅读，可以利用空档，用口头提醒上司，将内容作简略说明64处理文件的几项通那么不可积压，要尽速作适当处理须要核对可以先行过滤，如报价单、申请书、请款单等用红笔将公文要点勾画出，方便上司阅读如有附件参考资料，

21、一并付后提交重要公文信函交与上司时，可以口头说明要点，假设上司不在用书面说明，让上司迅速掌握要点须上司亲自拆阅的信函/文件，要迅速呈交。如果上司不在，可用透明夹标上显著日期65资料系统化的管理原那么要以“随时需要交接的心情建立资料/档案管理的系统着手整理之前，要妥善规划善用档案管理工具，系统设计要有前瞻性养成随手归档的习惯，不要积压66个人生活资料档案理财/保险收据/证明健康记录待办事项各种证件食谱/运动67秘书工作档案公司组织机构图公司产品介绍目录公司参考制度资料会议检核表各种证件Menu老板人际网络68公关资料如何建档公关档的工程个人根本资料:姓名、别号、性别、年龄、生日、职位、职称、学历

22、、经验、著作等特殊资料：专长、特技、特殊奉献、特殊荣誉、个性、癖好、品位、家庭状况等与他人相关资料：如某人某单位的某人是兄弟，又与某人是师生，某人与某恩是亲人或眷属等一般往来记录：如你送了什么礼物、对方回赠什么礼物：什么时候请对方便餐，谈了什么主题业务往来记录：这个工程对业务人员特别重要，要记载拜访的次数、每次拜访的要点、成交工程、付款情况.等，记载得越详细，对客户的掌握就会越准确公关档案管理公关档案的分类和管理，可以参考名片整理的分类结构和管理要点，不过，公关档案的管理要比有一般名片还精确，一旦知道对方有任何变动或有任何新资料，应该立即更动或记录，因为公关运作是不容许有误失的69剪报应把握的

23、原那么针对一个主题要做长期的剪贴，切勿一曝十寒，终断了资讯的连续性为了节省时间，不必逐条细读每一条讯息。读报可以先浏览大标题，再看小标题，可以特别留意专栏、专论或特刊。读杂志可以看目录及各篇提要，选定之后再看内容选好简报的内容之后，要养成立刻在空白处，加上日期、出处、期数或版数的习惯办公室和报纸是大家共看的，因此，不要在一大早就把当天的报纸剪妥，不防先用红笔注明，等接近下班时或等第二天再剪，或是隔两、三天再处理，最好是排一个固定的时间，专门处理剪报有些公司印制有粘贴剪报的专用纸张，粘贴后，应立刻在固定栏位置填入日期、出处、版数、期数、页数等资料杂志通常需要整本保存，有必要个别收集的资料，不防用

24、影印的方式留存不需要整本留存的杂志，就把值得参考的资料剪下来做适当处理。由于杂志的可读性较高、时效性也较长，因此，最好是每三个月、半年，甚至一年，再集中处理。市面上的报章、杂志非常多，公司不可能全部订阅，为了让资料收集得更完整，不防定期到外面寻找。例如：图书馆、专业资料室、书店等地方影印或购置，回来后再做整理70剪报整理、流通的方法剪报整理剪报分类并没有一定的方法，只要分出大方面，经过一段时间，如果单项累积的剪报太多时，可以按内容再分细目剪报整理最好是用活页的资料夹，先设计大小固定的剪报纸，上面有刊载日期、出处、版数、页数、期数、分类工程的栏位，在某一 边打洞，以便于装订把同类的剪报按日期放入同类资料，待活页装得不够时，再增加一个新的资料流通把同一时期的各类剪报贴好后，先按日期排好，让部门内同事自由传阅后，签名为记。待大家都浏览过后，再依分类整理归档直接将剪报整理归档，再明列新增资料目录，分别交给每一位同事，请同事依需要自行参考取阅一位优秀的资料管理人员，除了定期剪贴资料外，更能随时把新的资料用口头传输给同事，让公司能迅速了解社会动态71其他相关资料的整理产品说明书：按不同的品名分类、再按不同厂商分小项。如果一家厂商有不同产品，最好按厂家分：为了方便查阅，一家厂商最好有双份说明书，一份按品名分，一份按厂家分同行活动资料：在报