房地产公司工程项目内业资料管理作业指引-模版

1、 工程项目部内业资料管理作业指引编 制：工程管理中心 日期：2020年1月审 核：姚可 郭海宾 日期：2020年1月批 准：陈昱含 日期：2020年1月版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注目的规范工程项目部内业资料管理，统一内业资料分类和归档管理办法和编号规则，实行台帐管理，方便查阅；规范工程项目部工程管理标准化,明确工程管理人员在各个阶段需要做的工作；明确工程各个管理岗位人员在工程管理过程中必须要填写的资料，做到工程管理过程中能够留下管理痕迹；以规范的内业资料体系指导项目部日常工作和检验工程管理人员的工作质量；知识管理。适用范围适用于*置地所有在建项目（含工程部由*置地管理的合作项

2、目）。职责与权限项目工程部各级管理岗位人员按照本指引进行内业资料管理工作。工程项目部文件分类分册及内容：A 册：项目部组织管理A1：工程管理策划（内容详见策划书模版，该策划书是对整个项目的管理过程的一个全面的策划，是项目部整个管理过程开展各项工作的依据，也是集团对下属公司工作落实情况检查的一个参考标准；单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）工程管理策划书（由项目经理组织编写，格式按下发的模板）样板区实施策划书（格式按下发的模板）精装修管理策划书（格式按下发的模板）其它专项管理策划书（把工程管理策划书中一些重点内容细化，如工程各阶段检查验收的部位和抽查比例的策划等）A2：项目部制度及人员管理

3、（单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）项目部职责（按组织手册，项目部根据具体情况再进行细化）项目部工作相关流程（根据授权手册，项目部根据具体情况再进行细化）项目部奖罚制度（由项目部制定内部员工管理和对供方管理的奖惩制度）国家相关法律、法规和规范文件清单（项目部根据工作需要购买）人员构架及岗位职责（按组织手册，项目部根据具体情况明确化）员工报到表考勤登记表人员培训记录A3：报建资料（需单独文件夹存放，文字版保存复印件，电子版保存扫描件，编写详细目录，不要求统一编号；根据各地和各项目具体情况确定内容，项目部配合前期部办理，项目部备案。下面内容供参考）土地证建设用地规划许可证工程规划许可证施工

4、证预售证临水开通批文临电开通批文建筑施工许可证占道许可证（10）绿化带使用许可证（11）室外广告许可证（12）其它报批报建资料B 册：计划管理（单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）B1：甲方计划（编写分目录，不要求统一编号）项目关键节点计划及审批记录项目主项计划及评审记录、主项计划调整及审批记录专项计划及平审记录、三级计划调整及审批记录计划跟踪、月报、滞后原因分析及赶工措施其它B2：施工过程控制计划（编写分目录，不要求统一编号）施工总进度计划报表及评审意见施工月进度计划及评审意见施工周进度计划及评审意见延长工期报审表或报告其它C 册：合同管理C1：合同文本合同清单施工合同及交底记录监理合

5、同及交底记录甲供材料合同及交底记录C2：合同附件清单（比如：投标技术标）D 册：监理工作管理D1：监理管理工作标准（单独文件夹，编写详细目录，不要求统一编号）监理配合指引（监理进场时对监理的交底，内容主要包括明确办事程序和合约交底，）总监理工程师任命通知书监理机构构架、监理人员登记表、人员更换审批监理规划及审核意见监理细则及审核意见其它D2：监理单位工作检查（单独文件夹，编写详细目录，要统一编号）监理月报及审核意见（按监理单位的流水号）监理安全检查及闭合记录（按监理单位的流水号）对监理工作每月检查及闭合记录其它E 册：承建商工作管理（包含总包、主要的甲指分包单位，按合同分册）E1：承建商选择阶

6、段资料管理（单独文件夹，以工程名称建立总目录，各承建商建立详细分目录）E2：承建商使用阶段管理工作标准（单独文件夹，按合同分类建立总目录，各单位建立分目录）施工单位、人员资格报审表、主要人员更换审批表施工组织设计及报审记录工程配合指引（交底）（施工单位进场时对施工单位的交底，内容主要包括明确办事程序和合约交底）开工报告场地移交记录（必须要有监理介入，参与各方签字）E3：对承建商工作检查记录（单独文件夹，总目录和分目录）对承建商每月的检查及闭合记录（按单位建立流水号）承建商履约评估（按单位建立流水号）F 册：工程技术管理F1：图纸管理（单独文件夹，建立详细目录，详细的图纸发放记录）图纸清单及图纸

7、图纸会审记录关键工序或部位的技术交底记录看图记录F2：设计变更管理（单独文件夹，按合同分类建立总目录，详细的发放记录）设计变更清单各专业设计变更及审批记录（要求设计院要有自己连续的流水号；项目部按专业建立内部管理流水号）F3：技术洽商（核定）及审批记录 （单独文件夹，按合同建立流水号）G 册：工程成本管理（按合同分）G1：进度款支付记录（单独成册，按建立总目录，按合同建立分目录）G2：费用变更记录补充预算奖励、罚款通知单甲供材料扣款工程往来其它扣款单G3： 乙供材料认质认价G4： 现场签证管理（按成本部的要求建立签证一月一清台帐）G5： 工程结算甲供材料、设备结算工程结算书H 册： 甲供材料与

8、主要材料管理H1：甲供材料计划管理承建商材料需求计划材料月度使用计划汇总表H2：材料管理甲供材料进场验收记录甲供材料进货台帐H3：与材料供应商来往文件材料供应商来文发文材料供应商H4：主要材料的管理（非甲供，如钢筋、管材等抽查记录）I 册： 会议纪要管理监理周例会纪要项目部内部例会纪要项目专题会议纪要其它会议纪要J 册：项目部收文（按时间填写总的收文记录本）J1：政府文件（建立目录，按时间编制内部管理流水号）J2：集团文件（包括通知、下发的制度、联系单等，建立目录，按时间编制内部管理总流水号和分流水号）J3：公司及各部门文件（包括通知、下发的制度、联系单等，建立目录，按时间编制内部管理总流水号

9、和分流水号）J4：监理单位来函来文（按时间编制内部管理流水号）J5：承建商来函来文（双号管理，按时间编制内部管理总流水号，按合同分类编写分流水号）K 册：项目部发文（按时间填写总的发文记录本）K1：发政府文件（建立目录，按时间编制内部管理总流水号）K2：发集团文件（建立目录，按时间编制内部管理总流水号，按部门编写分流水号）K3：发公司各部门文件（建立目录，按时间编制内部管理总流水号，按部门编写分流水号）K4：发监理单位文件（按时间编制内部管理流水号）K5：发承建商文件（双号管理，按时间编制内部管理总流水号，按合同分类编写分流水号）L 册：工程质量过程管理（以下内容供参考，各单位根据工程的具体情

10、况指定检查的部位和抽查的比例，在编制工程管理策划书时考虑，确定后报集团工程管理部备案，工程管理部以此作为检查的依据）L1：地基与基础施工水准及坐标控制点移交记录场地原始标高及移交记录桩位及标高复查记录（每天复查不少于一次）打桩统计记录（按天统计）降水布置及台班记录基坑开挖记录（挖机台班、放坡、特殊情况等）地基验槽记录（组织各方验收）桩基及基础验线记录（全比例检查）基础防水工程检查记录（全比例检查）（10）其它检查记录L2：0 以下结构施工（全比例检查）原材料质量检查记录（钢筋、止水板止水带、预埋管线及预埋件、混凝土等）隐蔽验收（检查重点：轴线及标高、钢筋间距及接头、预埋管线及预埋件位置、施工缝

11、位置及防水措施、后浇带处理及防水措施、外墙对拉螺杆和埋件的防水措施、模板体系与质量等）浇灌令（大体积混凝土浇灌方案、人员、机具等准备情况）其它检查记录L3：0 以上结构施工（一层和屋面必须检查，标准层建议抽查 30%左右）一层检查记录（按检验批的表格内容进行检查）标准层抽查记录（按检验批的表格内容检查）屋面结构检查（除按检验批内容检查外，还要重点检查出屋面的烟道、管根、构造等部位的结构防水是否合理有效）其它检查记录L4：砌筑（样板先行，样板全部检查，其他部位建议抽查 30%左右）样板检查记录（重点检查：技术交底记录、弹线与验线、墙体材料、拉结筋、底部砌筑难透水材料、砌筑高度与顶砌、砂浆管理、灰

12、缝、洞口过梁、垂直度等）抽查记录（重点检查：技术交底记录、弹线与验线、墙体材料、拉结筋、底部砌筑难透水材料、砌筑高度与顶砌、砂浆管理、灰缝、洞口过梁、垂直度等）其它检查记录L5：抹灰（样板先行、样板全面检查，其他建议抽查 30%左右）样板检查记录（重点检查：技术交底记录、灰饼、护角、墙体切割开槽、不同材料之间和水电管线处钢丝网、管道和螺杆等管洞的封堵、甩桨质量、墙体发水、二遍抹灰、养护、平整度垂直度等）抽查记录（重点检查：灰饼、护角、墙体切割开槽、不同材料之间和水电管线处钢丝网、管道和螺杆等管洞的封堵、甩桨质量、墙体发水、二遍抹灰、养护、平整度垂直度等）其它检查记录L6：门窗（样板先行，其余按

13、样板标准 100%检查）：1 米控制线移交记录门窗洞口移交记录门窗框料、防水胶、密封胶、门窗扇以及五金件等材料检查记录三线定位、塞缝、淋水试验；其它记录L7：防水检查记录屋面防水记录：（防水原材料检查记录、屋面结构试水记录、屋面防水施工旁站记录、完工蓄水记录等）卫生间防水：（防水原材料检查记录、结构蓄水记录、防水施工抽检记录、完工蓄水记录等）管根防水记录：二次吊模抽检记录、防水施工抽检记录、完工试水记录）幕墙淋水实验记录其它检查记录L8：安装及装饰工程（电梯、通风、消防、强电、弱电等）内装 1 米线移交记录各种专业工作面移交记录（土建标高、空间尺寸、预留洞、预埋件、井道、机房等）电梯工程检查验

14、收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）通风工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）消防工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）强电工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）弱电工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）装饰工程检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）其它检查验收检查记录L9：室外总体工程（管线、景观）场地移交记录（标高和坐标控制点、场地标高等）各种管线平衡成果及交底记录各工序检查验收记录（按检验批表格的内容验收，抽查比例根据项目确定）其他记录M 册：材

15、料样品及样板确认管理样品封样记录（台帐、样品加签字标签）样板确认记录（实体或照片加说明）其它记录N 册：其他日常管理记录N1：工程月报（单独成册，同每月报集团的月报）N2：专项检查/验收或质量问题记录现场专项巡视记录及封闭情况公司检查记录及封闭情况分部工程验收记录（如地基与基础、主体结构、建筑装修、建筑屋面、建筑给排水和采暖、智能化、空调与通风、电梯等）中间交工、单位工程建筑建筑质量验收记录（根据当地质检部门要求要中间验收的）工程质量问题调查、处理记录其它记录N3：监理通知单和工程联系单（单独成册）监理通知单监理工程联系单N4：日常记录电话记录形象进度照片（按工程管理中心工程部下发的要求，电子

16、版就可以）值班记录施工日记（每个现场工程师都要填写）O 册：后勤管理固定资产登记表水电费台帐房屋管理费台帐其它文件夹及目录编写原则（供参考，各公司可以在此基础上优化）：文件夹标准：原则上统一按国家的档案合标准：GB/T11822-89；文件装合原则：原则上按“册”装合，有分册的按“分册”装合；目录编写原则：每个文件夹须有文件册目总索引、文件册索引表、 文件目录表此三级索引表，以便对归档文件进行检索；文件册目总索引表列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索；文件册索引表列明本卷归档文件的分类及名目；文件目录表作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题

17、及归档时间；文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号；各文件夹按卷目编号进行排放；各工程项目部需建立统一的文件夹分类管理目录，该文件夹分类管理目录由工程资料员负责建立并保管。文件编号原则（供参考，各公司可以在此基础上优化）：对涉及到经济、合同和法律责任等文件需要统一编号，如下文件（但不限于）需要统一编号，编号可以参考以下方式：签证、工程联系单、工程通知单：HHZQ-MYW-QZ（或 SF、LXD、TZD）-00Z-08（工）013-00PHHZQ环沪战区MYW漫悦湾QZ签证00Z全部签证流水号（5）08（工）013合同编号（08 年工程专业第

18、13 号合同）（6）00P该份合同产生的签证编号工程款项支付审批表：HHZQ-MYW-08（工）023 -00Z（1）08（工）023 *建筑 08 年度工程类第 023 号合同（2）00Z该合同办理付款编号甲供材料进场验收单：HHZQ-MYW-CLYS-00Z-08（工）29-00P（补 00W）HHZQ环沪战区MYW漫悦湾CLYS材料验收00Z漫悦湾全部甲供材进场验收单流水号（5）08（工）029合同编号00P该份合同产生的验收单编号补 00W按合同约定量供货完后补货次数编号（或合同外增加不再补签合同协议）乙供材料认质认价表：*建筑 08（工）023 -00Z*建筑08（工）023 *建筑

19、08 年工程专业第 23 号合同00Z该份合同产生的材料认质认价表流水编号甲供材料计划表：*建筑 08（工）023 -00Z*建筑 08（工）023 *建筑 08 年工程专业第 23 号合同00Z该份合同产生的材料认质认价表流水编号设计更改通知单：CQXH-SBJ-1 期-JZ00ZHHZQ环沪战区MYW漫悦湾JZ00Z建筑流水号（JG-结构，ZS-装饰等）技术洽商单（技术核定单）：CQXH-SBJ-1 期洽商-JZ00ZHHZQ环沪战区MYW漫悦湾JZ00Z建筑流水号（JG 结构、JS 景观施工、TF 通风、S 给排水、D 电气安装等）对工程质量检查或抽查的记录文件可按检查部位（检查部位按策

20、划书要求）进行编号例： SBJ-标-5#楼- 砌筑-001（该编号编在子目录表上编写）（1）MYW1Q漫悦湾一期（2）标1 标段5#楼根据图纸楼号砌筑砌筑分项（地基、基础、主体、抹灰、门窗、防水、装饰、电梯、通风、消防、强电、弱电等）001第一次检查/抽查记录（第一次抽查部位要和策划书要求第一次检查/抽查的部位相同，每个部位检查的内容比较多，检查的内容按检验批表格检查记录， 该部位的检查建立子目录）；其它文件为了方便管理查阅需要编号的可以参考下列编号方式：c.文件类别c.标段或合同编号b.项目名称及分期a.XX战区 e.流水号？ZQ HHZQ环沪战区项目名称及分期：用汉语拼音的第一个字母缩写。后 2 位为所在项目的开发期号。漫悦湾一期：MYW1Q；漫悦湾二期：MYW2Q文件类别代码参见下述内容：ZD：制度类、规定类文件及管理办法BG：请示及报告类文件JB：各类工程月报、简报JH：各种计划、关于工程计划的文件