秘书的角色意识

1、.：.；秘书的角色认识陈敏伟内容摘要当前，随着经济社会及现代科技的迅猛开展，秘书人员所面临的挑战越来越多。新情势，他们秘书怎样样才干更好地承当起参与处置事务和为指点提供效力的职能，真正起到秘书的作用？我以为很重要的一个方面就是要具备正确的角色认识。秘书的角色认识是做好秘书任务的重要保证，在秘书任务中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色认识的培育，才干更好地开展秘书任务。关键词 秘书、角色、角色认识、秘书任务引 言“秘书是人们非常熟习的一个名词。在中国古代，秘书最早是指“宫中秘藏之书。东汉桓帝时设管理秘藏之书的机构秘书监。在现代言语中，对秘书的解释是多种多样的。对秘书的解释是：

2、掌管文书并协助机关或部门担任人处置日常任务的人员。在现代社会，秘书是一种行政职位，我国各级政府机关、企事业单位普遍设有秘书职位。秘书是行政首长的助手，是直接协助各级指点机构、指点个人及私人撰制和掌管文件、辅助决策、处置日常事务的执行和承办人员。在世界范围内，秘书曾经演化成一种社会职业，它属于第三产业，即效力性行业。它是一种智力效力，是以处置文书、事务任务的知识与才干为指点者、职能机构和群众效力的任务。秘书任务是以指点决策和指点任务运转为中心，经过办文、办会、办事等任务为指点者担当顾问和助手的活动。秘书由于指点的需求而产生，秘书的活动伴随指点的活动而开展，没有指点就没有秘书；相反的，指点也需求秘

3、书做他的直接助手，没有秘书，指点就失去了直接的助手，进而影响指点的活动开展。角色认识，是生物个体或团体根据本人的身份所折射出来的可以感知的特征总和以及相关的感知处置活动，这是百度词条作的解释。我个人以为，角色认识就是人们对本人的职业，身份和位置的一种认识和看法。也就是说，每个角色都应该有个定位。教师的角色定位应该是“为人师表、教书育人。那么作为秘书这种职业，他们应该怎样给它定位呢？一个秘书能否经常认识到本人是“秘书，认识到社会对秘书角色的等待，是能否进入秘书角色、顺应岗位的关键。因此，秘书的角色认识是秘书人员对秘书角色的心思体验，是秘书任务活动中的心思活动，淡化和减弱了这种心思活动，秘书人员就

4、无法发扬秘书本身的客观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器，不能够成为一个优秀乃至杰出的秘书。例如人家说秘书是指点的“高级保姆这就贬低了秘书任务；人家说秘书是“花瓶摆设这就轻视了秘书任务。因此，一名优秀的秘书人员，不仅就具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色认识更是有助于秘书在任务中获得“事半功倍的效果。由于秘书每天要处置的事情很多，只需端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位的错误，才干在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应付，才干更好地为指点提供及时、准确、高效的效力。补偿认识 从某种意义上说，秘书就是对指点的一种补偿，主要包括精神补偿、智力补偿和心思补偿。一、精

5、神补偿指点的才干普通来说是毋庸置疑的，但指点的精神毕竟是有限的。很多琐碎的事情是不值得指点去完成的，这就需求秘书出面处理掉，从而让指点有精神去完成更重要的任务。例如接打、收发文件、安排日程和时间表、预备会议等等，这些秘书要完成的任务也是对指点最大的精神补偿。 据一项国外对决策活动的调查发现，决策者用于思索和决断的时间只占% 左右，而% 的时间用于非决策活动，即打、说话、找资料、干杂活等。可见一个决策的产生, 大部分时间是被“调研和“杂活所占。秘书为指点者事先安排好时间，可保证指点活动有节拍、高效率，也可以使指点者能适当的休憩。 合理安排时间，区分轻重缓急安排指点活动日程。意大利经济学家帕累托提

6、出了著名的“二八原那么：他以为，%的目的具有%的价值，而剩余%的目的只需%的价值。指点者的任务精神主要放在带有方向性的大事上，一些详细的事情往往不在视野以内。秘书可以根据指点任务中心与办事风格，事先预备一些必要的资料、工具，协助 指点者把日程安排的更好，什么事重要，什么事必需先处置，什么事可以顺带做，都安排清清楚楚，井然有序，无可挑剔。 合理运筹时间，使指点者集中精神“攻一役。一些学者以为，“秘书每天所做的%都是老板的任务，而老板所做的有%是秘书的任务。为了有效地利用时间，提高指点的决策效率，秘书应在完成份内之事的同时，应根据指点授权来适当为指点排忧解难，恰到益处的分担部分事务与参与政务，使其

7、可以从繁文缛节的事件中解脱出来，把时间投入到有较大意义的目的中去。 过滤指点事务与文件，为指点者留出更多的空余时间以备它用。只需是日常的事情，秘书都应有权代指点处置，只需事后对指点作简要汇报即可。现代管理免不了“文山堆积，作为指点的得力助手，秘书应在成堆的文件中经过挑选过滤，分出轻重缓急，阐明情况，分门别类的交由指点审阅；或作重点符号，以便作提示；或提出本人的看法，帮指点把握文件精神。这样不仅可以减轻指点看文件的压力，还多了一个人的智慧，也可以在不影响方案的实践进程的情况下，为指点适当留一点可以自在灵敏支配的时间，反而更能确保有备无患。智力补偿 指点作为普通的人, 其智力、才干程度不能够十全十

8、美，自然有需求补偿的地方。秘书作为指点的智力补偿, 是为指点决策拾大遗、补大缺，是“出点主意, 想点方法。从总体上来说，智力补偿主要涵盖了对指点知识上的、才干上的补偿。知识补充层面上讲，共同的任务内容要求秘书与指点有部分一样的知识构造, 但绝不是全部一样, 还要有不同偏重的知识面。秘书某方面的知识偏重点, 将是指点这方面知识缺乏的补充。秘书要多留意信息积累，多参与指点决策活动，擅长更新本人的知识构造, 尤其是要集中精神专攻与指点任务严密相关，但指点却无暇顾及的知识。经过不同途径，不断充实知识的广度与宽度，发明的知识优势, 为指点者提供必要的知识咨询。另外，就才干补偿层面而言,不同指点者才干构造

9、趋向各异，性格气质各具特征，这样势必会在某些方面有所欠缺,需求秘书予以补偿。加之无暇顾及一些详细事件的办理, 从而也导致了指点者通常在这些方面才干相对较弱的现实。相反，秘书对指点智力最显明的补偿无外乎三个方面:一是写作才干的补偿；二是办事才干的补偿；三是公关和协调才干的补偿。熟练写作是秘书的看家身手,办事干练是秘书的行为特征, 较高的公关才干和协调才干是秘书的内在素质,而这些方面也正是指点者赏识秘书的重要要素。仅有助于指点者“能量的添加,而且还有助于调和与指点者的关系,从而使其他各种补偿可以建立在一个更坚实的根底之上。 我国隋唐时期的大书法家虞世南，曾经给隋炀帝做过年秘书郎，后又给唐太宗李世民

10、做高级秘书兼顾问。唐太宗对他有“五绝的评价。所谓“五绝，一是德行，二是忠直，三是博学，四是文词，五是书法。听说，唐太宗远出巡幸，官员请示要带何种书籍，太宗说：“不用了，有虞世南这个活书柜跟着就行了。三、心思补偿人都有需求他人成认的心思要求，指点也不例外，指点也需求足够的心思补偿来使本人的权威得到确认。秘书可以使指点的权威心思、自自信心思，心思间隔 、非理性心思等诸多方面得到满足和补偿。 四、思想上的补偿由于秘书与指点在任务中分担不同的角色，所以秘书与指点的思想方式、思想取向和思想重点总是存在一定的差别：指点的思想是从大处着眼,，高瞻远瞩，敢于取舍，敢于承当风险，而秘书的思想相比较而言较为细密、

11、周到。秘书思想是指点思想的补充和扩展，与指点的思想应在总体目的一致的根底上商讨磨合，从不同的思想角度、思想取向、思想重点和思想方法, 同指点的思想相互碰撞、取长补短。从而实现思想的互启互补，通力配合推进指点任务。智者千虑，必有一失,当指点者失去心思平衡时，秘书应着意谋求指点者恢复心思平衡、鼓励自信心；当指点采取顺向思想时, 秘书应采取逆向思想查漏补缺，假设指点确实思索不周,要及时指出；当指点全神贯注于某一种倾向时，秘书该当擅长发现并思索被掩盖或被忽视的另一种倾向，及时提示指点；在大是大非面前，秘书应坚持原那么立场，仔细鉴别、反复权衡, 协助 指点走出误区。顾问和助手认识要想做一个优秀的秘书，最

12、重要的当然就是做好本职任务，那么，秘书的本职任务又是什么呢？秘书任务是以指点决策和指点任务运转为中心，经过办文、办会、办事等任务为指点者担当顾问和助手的活动。所以他们普通这样给秘书定义：“秘书是为指点任务效力的办公室人员，是指点的顾问和助手。由此他们可以看出，秘书的主要任务都是以指点为中心的，既为指点效力，又要成为指点的顾问和助手。做好本人的本职任务，也就是做好指点的效力任务。 一、当好指点的顾问俗话说：“一个好汉三个帮，“三个臭皮匠，顶个诸葛亮，这生动地阐明众人的智慧要远远胜过一个人单打独斗。同样的道理，作为秘书，少不了要给指点出主意、想方法、提建议。这种顾问助手的作用，也是指点者做好任务不

13、可短少的条件。作为指点者大脑的补充和外延，秘书的主要职能之一就是协助指点者“出主意。高明的指点者不仅本人擅长出主意，而且擅长对出主意的秘书格外器重。作为秘书，要为指点当好“智囊，其中的功夫不可不练，这从下面的例子中就可以得到启发。美国的经济学家、总统罗斯福的私人顾问亚力山大萨克斯，在年受爱因斯坦等科学家的委托下，企图压服罗斯福总统注重原子能研讨，以便在纳粹德国前面制造原子弹。虽然有科学家们的信件和备忘录，但罗斯福反响冷淡，他说：“这些都很有趣，不过政府苦在现阶段干涉此事，看来为时过早。但他为了表示歉意，还是决议约请萨克斯于第二天共进早餐。早餐开场前，罗斯福就提出，今天不许再谈爱因斯坦的信。但是

14、，萨克斯含笑望着总统，说：“我想谈一点历史，英法战争期间，在欧洲大陆上不可一世的拿破仑在海上却屡战屡败。这时，一位年轻的美国发明家富尔顿来到了这法国皇帝面前，建议把法国战舰上的桅杆砍掉，撤去风帆装上蒸气机，把木板换成钢板。但是，拿破仑却想，船假设没有帆就不能航行，木板换成钢板就会沉没。他讪笑富尔顿：“军舰不用帆？靠他发明的蒸气机？哈哈，这几乎就是想入非非，不可思议！，结果，富尔顿被轰了出去。历史学家们在评论这段历史时以为，假设当初拿破仑采用了富尔顿的建议，世纪的历史就得重写。萨克斯说完后，目光深沉地凝视着总统。罗斯福沉思了几分钟，然后斟满一杯酒，递给萨克斯，说道：“他胜利了！萨克斯终于压服了总

15、统，揭开了美国制造原子弹的第一页。后来的历史证明，罗斯福总统的这个决议是多么的正确！由此他们可以看出，一个好的秘书对于指点而言是多么的重要。从某种意义上说，秘书就是指点的另一个身影，其顾问直接关系着指点的决策，起着指点智囊的作用。好的主意是为指点者统揽全局、运筹定夺提供妙计良策的，因此就要求出主意者要丢弃个人恩怨，摒弃私利得失，顾全大局，以整体的利益为重。好的主意，并不完全是顺着指点者的心思爬出来的。指点者并不是超凡脱俗的神仙，他在谋划决策的时候很难不带一点儿偏见和局限性。这个时候给指点者出主意，需求的是补遗拾漏、纠偏校正。作为部属，他的顾问作用发扬得好，毫无疑问会加深指点对他的认识，增进相互

16、间的了解与友谊，他任务起来一定会感到得心应手。 二、做好指点的助理 指点普通都很常识聪明、机灵、有头脑、有发明性的秘书，这样的人往往能出色地完成义务。有才干做好本职任务是使指点者称心的前提。一旦被人以为是无能无识之辈，既愚笨又懒惰，便很危险了。 虽然每位指点对秘书的任务期望不一样，然而只需掌握以下窍门，必能成为称职的左右手。第一，无论何时与指点在一同，都要随身携带笔、纸。这等于向他保证，他将会一字不漏地遵守指示。 第二，整理组织环境，以便指点需求某些东西时，他能立刻知道要去哪里寻觅。 第三，不要以和推销之类的小细节打搅指点的时间，自行处置这些琐事。 第四，正确、明晰地写下留言，适时拿给指点。

17、第五，记下指点给他的每一个姓名、号码、电子邮件、地址等，以备未来查询，他必然会再次需求它们。假设是一个不熟习的信息资料，试着按照性质将它们归档。 第六，利用约会簿记下指点的一切约会，包括私人约会。 第七，建立备忘档案。这对归类他或指点日后要回复的信件特别有协助 。 第八，了解他的指点正在从事的任务，以便在他分身乏术时，能协助效力对方。 第九，仔细复查他的任务。许多指点忙得没有时间修正和校正。仔细检查信件上的姓名和地址，不要由于文法上的错误打搅他的指点。在现代社会中， 只需有指点和组织的地方，就少不了秘书这个职业。有人以为秘书不过是指点身边的“花瓶，她们的任务不过是发发文件、接接而已，是吃“青春

18、饭的。实践上，这种看法是错误的。他们先来看看美国微软公司董事长比尔 此外，好的秘书是指点和员工之间的一座桥梁，他可以正确、及时、适时地反映公司内存在问题及员工的要求，还可以将指点的管理思想有效地传达给员工。全局认识和效力认识 秘书任务的范围是随指点任务的需求而延展的,而指点决策都是从全局着眼的,全局认识的有无与强弱, 直接反映着秘书思想程度的高低，具备了全局认识才干抓住事物的本质, 才干防止认识的片面性和狭隘性, 这对辅助决策来说是非常重要的。因此秘书补偿指点时必需树立全局认识。在参与决策的过程中, 秘书人员要把本组织与系统内外乃至整个社会联络起来, 把组织内各个方面综合起来, 把现实、历史与

19、未来趋势结合起来, 进展全面的分析思索和谋划。这样的顾问意见, 才符合客观现实情况及其开展规律, 才是正确的、有益的。 另一方面，秘书与指点是效力与被效力的关系。指点的主要职能是决策，秘书的义务就是为指点决策前、决策中、决策后提供多方面的效力。在现代社会，一个艰苦的决策, 往往不是单凭指点者个人阅历和知识所能构成的, 而是要经过仔细的调查、论证、预测等前期任务, 靠集体的阅历和智慧, 有时甚至还要借助现代化手段才干完成。秘书要正确把握本人在为指点任务效力过程中的特殊位置，努力做到：提建议要从指点的角度出发，办事情要以部属的角色行动，强化效力观念，使秘书的辅助作用得到更好的发扬，从而获得指点的支

20、持与欣赏。因此，秘书人员假设缺乏远见卓识，就不能够立足客观实践、紧跟时代开展潮流发明性地做好辅助任务，也不能够为指点提供高质量、高效率的效力。被动中求自动，准确定位认识 被动性是秘书任务的一大特点，因此，秘书在为指点者提倡补偿功能的同时，必需在被动中求得自动，要擅长“没事找事。在指点作出指示前, 秘书时辰想到指点的需求, 任务走在前面, 有前瞻性。擅长将指点的决策内容、实施方案和一个时期的中心任务进展分解、立项, 明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按方案列出个明细运转图。秘书任务的广度与深度普通都遭到指点授权的限制,程序和方法也不允许自在选定。在指点思想上,秘书必需在自动与被动两者之间把

21、握分寸,掌握好客观的尺度，被动过分便是失职，自动过头便是越权。鉴于此，秘书应做好四方面的任务：一是争取同指点者一样了解和掌握全局性任务；二是争取同指点者一样了解和掌握一个时期的中心任务, 分清任务的轻重缓急,自动排除干扰中心任务的事项；三是研讨指点任务的思绪, 分析指点的意图,并加以了解、完善和落实；四是深化调查、集思广益，积累和储存有关任务资料,该记住的要记熟,该保管的要保管。有了这四个方面的根底,任务中才干与指点者有一致的认识,才有共同情感和言语,才干真正补偿到点子上。 这里需求指出的是，秘书必需把握好自动性的度。在详细任务中, 秘书只能辅助决策, 而不能替代指点决策，主从不能颠倒；要参之有方, 谋之有度，握好顾问的火候,不越俎代庖、反客为主，自觉做到参而不决,参而不干涉,分忧而不分权。什么是份内，什么是份外；什么该做，怎样做，什么时候做，都要清清楚楚，时时处处摆正本人的位置,找准本人的“坐标点；守本份而不滥用权，到位而又不能越位；不将本人的意见或建议强加到指点身上,有意无意干扰指点的决断行动；指点下决心后, 秘书部门及秘书人员必需坚决贯彻执行。预备充分，擅长灵敏创新认识 秘书向指点提交的决策方案不是秘书本人拍脑门想出来的，它需求一系列有压服力的文字和数据来证明。这也就是说，秘书只需先深化调查掌握活动原资料，