办公自动化之OA系统软件

1、第3章 办公自动化OA系统软件学习要求了解电子政务内网OA系统的运行环境，OA软件的安装与配置，掌握部门定义、人员定义、群组定义、操作权限设置以及系统维护的基本操作方法。3.1 OA系统的运行环境3.1.1 OA系统软件简介OA系统软件是电子政务网络的重要组成部分，它工作在电子政务的内网上，是电子政务的基础应用软件。政务部门要开展电子政务活动，首先要提高内部办公的信息化水平及办事效率，因此，OA系统软件几乎要在所有的政务部门内运行。但是，由于在机关内部办公自动化的需求边界模糊，哪些功能由办公自动化软件实现，哪些功能应分离出来作为独立的软件或归入其他业务系统不容易确定，也没有统一的标准，故OA系

2、统软件相对于其他管理软件更为复杂、多变，通用性较差，个性较突出。与常用的办公处理软件如微软的Office套件不同，政务部门使用的OA系统软件没有统一的版本，没有统一的要求，软件的风格也因开发商采用开发工具与平台的不同而差别较大。目前，OA软件主要有三大类：一类是基于Lotus的OA，另一类是基于J2EE的OA，还有一类是基于ASP.NET的OA。Lotus是IBM公司专门为协同办公流程搭建的开发平台，是目前我国政府电子政务内网推广得较多的应用平台；J2EE则是具有跨操作系统优势的开发平台；而ASP.NET则具有与Windows 操作系统兼容且紧密相结合的特点。本书采用的“求讯办公自动化系统2.

3、0”软件是基于Lotus的OA，该软件采用Web式的设计风格，页面简洁美观，实用性强，操作方便。其主要功能包括个人办公、电子信息共享、电子公文管理、电子事务管理与系统维护，可以满足政务协同办公模拟实训操作要求。3.1.2 操作系统与软件平台要求OA系统软件的运行需要有一定的硬件与软件环境支持。从硬件方面来说，对服务器的处理能力要求较高，对一般的客户端机器要求较低。从软件方面来说，服务器与客户端的操作系统稳定性对OA软件的运行影响较大，因此，要选择性能成熟、漏洞少、安全性高的操作系统。1硬件环境（1）服务器端硬件系统服务器的硬件配置应以保证系统运行速度和稳定为前提，建议使用以下配置：主服务器一台

4、，Sun Fire 280R服务器（两个UltraSPARC III处理器），操作系统为Solaris 8），2GB内存，用于运行Lotus Domino 服务器。或：Dell专用服务器一台，Pentium 4 双核，操作系统为Windows Server 2003，2GB内存，320GB磁盘阵列，用于运行Lotus Domino 服务器。（2）客户端硬件系统客户端对计算机的硬件要求不高，可以安装在普通PC上。推荐使用：CPU：Intel Pentium/Celeron系列，时钟频率为1GHz或更高的处理器、AMD K6/Athlon/Duron系列或兼容的处理器。内存：256MB或更高。硬盘

5、：20GB以上可用硬盘空间。网卡：配置10/100M Ethernet NIC。CD-ROM或DVD。2软件环境（1）服务器端软件环境办公自动化系统的服务器端可以运行在Unix系统和Windows 2000/2003 Server下，是真正的跨平台系统。具体的软件环境可以根据选用的服务器而确定：Solaris 8，适用于Sun Fire服务器。Windows 2000/2003 Server，适用于普通PC服务器。Lotus Domino R6.51。IBM-Lotus公司的Notes与Domino平台是一个典型的用于开发和应用办公自动化系统的平台产品，它既可以运行在Unix（Linux）系统

6、下，也可以运行在Windows操作系统下，从而保证了在该平台上OA软件的可移植性。它在计算机网络环境下以客户机/服务器（C/S）模式工作，但同样可以提供B/S工作模式，即在客户端以浏览器与Domino服务器进行通信。通常使用的OA系统一般采用B/S工作模式。（2）客户端软件环境从客户端登录OA系统，需要预先安装：操作系统平台，可以是Microsoft Windows 98/2000/XP。Internet Explorer 5.0版本以上浏览器。Microsoft Office 办公软件。也可以在客户端安装Lotus Notes 产品，但对以B/S工作模式的OA软件，客户端只要有浏览器就可以顺

7、利登录OA系统，从而简化了客户端的软件安装与配置。3.2 OA系统的安装与初始化安装OA软件前，先要安装和配置Lotus Notes 系统平台，具体安装和配置方法参见附录A中的介绍。3.2.1 安装与配置OA软件1安装在Lotus平台上开发的OA系统，主要包括NSF数据库文件、OAIMAGES图形文件、CSS样式表文件及OAJS JavaScript和HTML文件。其中后四者放置在服务器上供浏览器调用，不参与服务器程序的运行。“求讯办公自动化系统2.0”软件由一张光盘和用户手册组成，光盘上的OA文件夹保存NSF数据库文件，HTML文件夹保存相关辅助文件。安装前先退出Domino服务器，以便进行

8、数据库的更换。退出Domino 服务器的方法是，在服务器运行的DOS窗口输入命令quit再按Enter键。运行安装光盘中的Setup.exe程序，按屏幕的提示操作即可完成OA系统的安装。也可手动进行，下面介绍手动安装步骤，设Domino 服务器数据文件的路径为F:LotusDominoData。（1）将安装光盘Data文件夹下的邮件模板文件mail6.ntf与配置数据库文件Domcfg.nsf复制到F:LotusDominoData文件夹中替换原来的同名文件。（2）将安装光盘OA文件夹中的所有NSF数据库文件复制到F:LotusDomino Dataoa文件夹中。（3）将安装光盘HTML文件夹

9、中的Word控件程序包WordxProj.cab、images和oaimages图形文件夹、css和oacss样式文件夹、js和oajs JavaScript文件夹复制到F:LotusDominoDatadominohtml文件夹中。完成OA软件安装后，重启Domino服务器。特别注意，start.ntf是“求讯办公自动化系统2.0”的启始数据库文件，必须复制到F:LotusDominodataoa启始目录中，并设置为Domino服务器的主页文件。同时还需要设置Domino服务器的其他环境参数，并对OA系统的数据库进行签名后才能运行OA系统。2设置Web主页经过设置的Domino 服务器启动后

10、即提供Web服务，但默认的主页是一个帮助页面，要启动OA系统的主界面必须将OA系统的启始数据库文件作为Web的主页文件使用，这需要通过Lotus Notes的管理程序进行设置。选择“开始”|“所有程序”|“Lotus应用程序”|“Lotus Domino Administrator”，启动管理配置程序，打开Lotus Notes口令窗口，如图3-1所示。输入正确的口令，单击【确定】按钮，程序与Domino 服务器进行连接，连接成功后打开如图3-2所示的管理窗口。图3-1 Lotus Notes口令窗口图3-2 Lotus Administrator管理窗口选择图3-2中的“HBTJ网络域”|“

11、文件”选项卡，将显示D:LotusDominoData文件夹中的所有数据库文件，如图3-3所示。双击其中的names.nsf，进入通信数据库文件管理窗口，选择窗口左边菜单“配置”|“服务器”|“所有服务器文档”，右边窗口显示网络域中的服务器列表，如图3-4所示。双击图中的“oaserver/HBTJ”服务器，进入该服务器的管理窗口，选择“Internet协议”|“HTTP”选项卡，进入主页设置界面，如图3-5所示。在图3-5中，双击“主页URL”项，将该栏原来的内容“/homepage.nsf?Open”改为“oa/start.nsf/firstpage?Openpage”，其他栏内容保持为原

12、来的默认值。图3-3 数据库文件列表图3-4 网络域中的服务器图3-5 主页URL设置3设置Web引擎在图3-5中选择“Internet协议”|“Domino Web引擎”选项卡，设置“会话验证”为“单服务器”，“空闲会话超时”为“30分钟”，即超出30分钟用户仍没有对屏幕操作则需要重新登录，设置“每个视图页面的缺省行数”为3000，设置“缺省搜索结果数”为2500，其他栏内容保持为原来的默认值，如图3-6所示。图3-6 Web引擎设置4设置安全性在图3-5中选择“安全性”选项卡，将该窗口右边部分“编程限制 谁可以-”中的所有文本框中都输入“*”号，即可打开所有用户的运行权限，如图3-7所示。

13、图3-7 安全性设置5为OA数据库签名在图3-3中单击左边窗口的oa文件夹，右边窗口将显示oa文件夹中所有的数据库文件，单击其中任意一个文件，再按【Ctrl+A】组合键选中所有这些文件，如图3-8所示。单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“签名”命令，Domino服务器即开始对所选的数据库文件进行签名处理。最后单击【保存并关闭】按钮，完成OA系统的设置。关闭Lotus Domino Administrator管理配置程序及Domino服务器，再次重启，OA系统即可运行。3.2.2 安装FTP服务器图3-8 数据库签名1安装双击Serv-U服务器安装程序Setup.exe，启动安装界面，如图3-

14、9所示。图3-9 安装FTP服务器按屏幕提示一步步操作，选择默认即可，完成初步安装。2配置初步安装完成后，界面弹出安装向导，如图3-10所示，需要对服务器的运行环境及管理用户作进一步的设置。图3-10 安装向导步骤一：单击【Next】按钮，出现步骤二，默认即可。步骤二：单击【Next】按钮，出现步骤三，默认即可。步骤三：单击【Next】按钮，出现步骤四，输入服务器本身的IP地址，如图3-11所示；如果不输入IP地址，该FTP服务器不能对外提供服务，只能为本机（）提供服务。图3-11 IP地址步骤四：单击【Next】按钮，出现步骤五，输入服务器主机名称：Domain。步骤五：单击【Next】按钮

15、，出现步骤六，是否允许匿名访问，选择“No”。步骤六：单击【Next】按钮，出现步骤七，是否创建账号名，选择“Yes”。步骤七：单击【Next】按钮，出现步骤八，在账号登录名（Account login name）中输入=stones。步骤八：单击【Next】按钮，出现步骤九，在密码框中（Password）中输入=stones。步骤九：单击【Next】按钮，出现步骤十，在主目录中（Home directory）中输入=C:ftp。在C盘创建C:ftp2004文件夹，里面存放document.doc和document1.doc，在C:ftp存放document.doc，这些文件可以是空文档，用于

16、Word模块编辑流程中的文档。步骤十：单击【Next】按钮，出现步骤十一，是否锁定用户在主目录，选择“Yes”。步骤十一：单击【Next】按钮，出现步骤十二，在特权账号（Account admin Privilege）中选择“System Administrator”。步骤十二：单击【Next】按钮，出现步骤十三，单击【Finish】按钮完成配置，如图3-12所示。图3-12 完成配置3启动安装完成后，将在桌面创建FTP服务器图标“Serv-U”，双击该图标，进入FTP服务界面，如图3-13所示，单击左侧窗口中的【License】按钮，可在右侧窗口看到相关的注册信息，若还未注册，应先启动注册程

17、序，注册成功后才能启动FTP服务。图3-13 FTP运行窗口若采用其他FTP服务器进行文件传输，为保证OA系统的正常运行，必须建立用户账号stones，密码设置为stones，主目录设置为C:ftp。3.2.3 配置客户浏览器客户端通过IE浏览器访问OA系统时，常需要下载OA系统提供的控件运行，因此需要对IE进行设置，以便快速、准确地运行OA系统提供的控件。在客户端启动IE，选择IE系统菜单的“工具”|“Internet选项”命令，再选择“Internet选项”对话框中的“安全”选项卡，选中“本地Intranet”，单击【自定义级别】按钮，打开“安全设置”对话框。设置所有的ActiveX控件和

18、插件为“启用”状态即可，如图3-14所示。图3-14 IE浏览器设置3.3 软件基本操作3.3.1 启动服务器1启动Lotus Domino服务器启动Lotus Domino服务器前，要确保用作服务器的操作系统中没有启动其他Web服务和邮件服务。选择“开始”|“所有程序”|“Lotus Applications”|“Lotus Domino Server”命令，或双击桌面上已建立的Lotus Domino服务器快捷图标，将启动Domino服务器，同时OA系统也启动，并等待用户的访问。图3-15所示是Lotus Domino服务器正常启动的窗口，图中可见各种Internet服务包括邮件服务、Ht

19、tp服务都已经启动。在该窗口的提示符下可运行各种Domino服务器命令，输入“help”按回车键将显示各种命令的帮助信息，输入“quit”按Enter键即可关闭Domino服务器。Domino服务器工作时的各种响应信息也会在该窗口中显示。图3-15 Lotus Domino服务器启动窗口2启动FTP服务器双击桌面上FTP服务器“Serve-U”的快捷图标，将启动FTP服务器，并等待用户的访问。图3-16所示是FTP服务器正常启动的窗口。图3-16 FTP服务器启动窗口若采用其他FTP服务器，启动后应保证用户账号stones能正常传输文件。3.3.2 启动客户端客户端开机进入Windows操作系

20、统，启动浏览器，在浏览器地址栏中输入OA系统所在服务器的域名或IP地址，将出现登录界面，如图3-17所示。“求讯办公自动化系统2.0”是广东行政学院与广州求讯计算机科技有限公司共同开发的用于政府机关的OA系统，功能全面、界面清晰、操作简单。为了最有效地运行该系统，建议用户将计算机屏幕的分辨率设置为1024768模式，在运行过程中如果浏览器显示拦截信息，则应调低浏览器的安全级别，放行OA系统的ActiveX控件。图3-17 OA系统登录界面3.3.3 用户登录在登录界面中，输入用户名和密码进行登录，下面以系统管理员admin登录。当用户名与密码输入正确，单击【进入】按钮后，用户将进入系统主界面，

21、如图3-18所示。当用户名与密码输入错误时，系统将会提示用户密码错误，此时需重新登录。C区A区B区E区D区图3-18 OA系统主窗口OA系统主界面有五大区域，分别是A、B、C、D、E区。（1）A区：OA系统的LOGO信息。（2）B区：OA系统的主菜单。主（导航）菜单中包含了6个功能模块，当鼠标移动到菜单上时，菜单下就会弹出一个相应的子菜单，用户通过选择，进入相应的功能模块中进行工作。个人事务：主要描述个人需要自己办理的业务信息，包括我的工作、我的设置、我的事务、公务授权、个人资料、个人文档、密码设置、邮件系统和在线交流。公文管理：收文管理、发文管理、正式发文。公共办公：电子公告、电子论坛、电子

22、刊物、网上调查、公共信息、规章制度、新闻动态、留言板。行政事务：会议管理、接待管理、信访管理、车辆管理、固定资产管理。系统维护：系统设置、流程设置、档案库设置、领导信箱设置和菜单设置等。（3）C区：信息栏。信息栏包括待办事宜、行政公告、网上调查、留言板。待办事宜：当用户登录后，待办事宜信息板上会显示当前用户所需办理的事宜以及最新的邮件情况。用户可以通过单击事宜标题或邮件标题，来打开文件进行阅读、办理。行政公告：主要是用于单位发布公告、通知的地方。网上调查：用于在网上搜集工作人员的意见，也可用作相关知识测验。留言板：当用户登录后，在该留言板面上会显示收到的最新留言，通过单击文档标题来打开文档，并

23、进行处理。（4）D区：新闻动态信息。这是单位发布最新新闻的场所，包括三部分内容：单位要闻、系统动态和综合新闻。用户界面上可直接观看首条新闻和首页新闻。首条新闻是指配有新闻图片和内容简介的第一条新闻，首页新闻是指显示在首条新闻之下的其他新闻。用户可以通过选择新闻标题或新闻图片来打开文档，阅读新闻内容。若用户想查看更多新闻可单击右上角的【更多】按钮，就会打开一个新闻视图，用户可以在新闻视图中选择新闻打开阅读。（5）E区：综合栏。该区包括三部分内容：领导信箱、个人日程和常用资料。领导信箱：可直接从这里给单位领导写电子邮件。个人日程：显示当月每天的工作计划。常用资料：当用户登录后，在常用资料板上可以通

24、过单击资料标题进行相应资料的查阅。3.4 系统的管理与维护Lotus Domino服务器及OA系统软件安装与配置完成后，系统只注册了一个用户，那就是管理员账户admin。接下来系统的管理与维护工作主要由管理员完成，包括部门、岗位及其人员的定义、群组定义、操作权限设置等。在实际应用中，这些定义是OA系统设计人员在对应用OA系统的单位进行设计调研时需要完成的一项基本工作。为后面学习与操作的方便出发，本书统一以南方省海滨市统计局作为模拟案例，该单位各部门的职能定义及详细模拟资料参见附录B。3.4.1 部门定义要让单位的工作人员使用OA系统，每个人员都必须拥有OA系统的一个账号，为便于管理，每个人应属

25、于某个部门，具有一定的职位，所以系统管理员首先要按某种逻辑关系定义单位内的部门与职位。系统管理员以账户名admin登录到图3-18所示的OA 系统主窗口，选择“系统维护”|“系统设置”，进入系统管理与维护窗口，如图3-19所示。图3-19 系统管理与维护主窗口在本书模拟的案例中，海滨市统计局内设8个科室，正式编制64人，部门设置分为两级：第1级是统计局本身，第2级是下属科室，级别代码分别是1和2。依据组织机构，结合办公自动化系统的数据结构确定部门信息一览表如表3-1所示。表3-1 部门信息一览表序 号部 门 简 称级 别代 号排 序 号描 述0统计局1TJ1海滨统计局，局领导4人1办公室2TJ

26、0121办公室，6人2人事科2TJ0222人事劳资科，6人3综合信息科2TJ0323财政金融审计科，8人4工交能源科2TJ0424资产投资审计科，8人5社科投资科2TJ0525社会科技投资科，8人续表序 号部 门 简 称级 别代 号排 序 号描 述6农业财贸科2TJ0626农业财贸科，8人7法制教育科2TJ0727法制教育科，8人8贸易统计科2TJ0828贸易外经统计科，8人1部门定义单击图3-19左侧窗口“系统设置”左边的“+”号，展开系统设置，选择“部门名称”|“新建部门”，出现如图3-20所示的“部门名称设定”窗口。按表3-1部门信息一览表中的内容输入一个部门后，单击【保存并新建】按钮，

27、输入下一个部门，输入完成后，单击【关闭】按钮返回。2岗位定义选择图3-19左侧窗口“岗位名称”|“新建岗位名称”，出现如图3-21所示的“岗位名称”窗口。按表3-2岗位信息一览表录入。 图3-20 “部门名称设定”窗口 图3-21 “岗位名称”窗口表3-2 岗位信息一览表序 号岗 位 名 称排 序 号描 述0局长1负责全局工作1副局长21协助局长工作2主任22部门主要负责人3副主任23协助主任工作4科长24部门主要负责人5副科长25协助科长工作6科员26一般工作人员续表序 号岗 位 名 称排 序 号描 述7秘书27一般工作人员8打字员28负责资料录入9借用人员29完成临时性工作10系统管理员3

28、0Admin，管理OA系统3.4.2 人员定义人员定义的方法有两种，一种是单个人员录入，另一种是批量人员录入。1单个人员录入单击图3-19左侧窗口“人员设置”，在人员设置窗口中单击【新建用户】，出现如图3-22所示的“用户注册”窗口。图3-22 “用户注册”窗口在“用户注册”窗口中依次输入用户姓名、人员所在的一级部门、二级部门名称，二级部门的输入可从下拉窗口中选择，如图3-23所示。按同样的方式输入岗位、用户简称、姓名排序号、用户初始密码，并选择注册邮件。输入完成后，单击窗口右上方的【注册】按钮，完成用户的注册，用户必须在注册后才能登录OA系统。该方法录入简便，但每次注册要花费较长时间，故效率

29、不高。图3-23 “选择部门名称”窗口在“用户注册”窗口中，姓名用中文，用户简称可以用拼音，两者都可以在登录时使用，且共用一个登录密码，一旦注册成功，两者都不能修改，否则将不能正确登录。如果一定要改，则必须先删除，再重新注册。因此，人名与简称不可重复，系统管理员要事先对整个单位的人员作统一的规划，避免登录名的重复，保证每个人员都能正常登录OA系统。2批量人员录入OA系统支持人员的批量注册。首先将各部门人员的信息录入至一个文本文件中，文件内容的格式为：人员姓名*人员姓名排序号*一级部门名称*一级部门排序号*二级部门名称*二级部门排序号*岗位名称*移动电话号码*人员简称*密码说明：文件的每一行对应

30、一个登录账号，一行分为10个项目，各项目之间用“*”分开。如果某项内容空缺，则在两个“*”之间输入一空格,如“* *”,一个账号的10个项目必须位于同一行。利用文本的复制功能可以快速建立多个账号，但同样要注意避免人员姓名与人员简称的重复，账号输入完成后以某个文件名保存到磁盘上备用。单击图3-19左侧窗口中的“人员设置”，在人员设置窗口中单击【用户导入】按钮，出现如图3-24所示的“用户导入”窗口。图3-24 “用户导入”窗口单击【浏览】按钮，选中已录入的用户账号文本文件，单击【导入】按钮，将完成批量用户的注册。图3-25所示为已录入的统计局各部门人员名单。单击“+”图标可展开各部门名称，单击“

31、-”图标可折叠显示。详细名单见附录B的工作人员列表。图3-25 “人员设置”窗口3.4.3 群组定义人员定义完成后，可以按照工作任务、性质、职位等的不同建立不同的群组。群组的建立可以使人员的操作更具有灵活性，在个人电子邮件与工作流程中选择人员时使用群组非常方便。单击图3-19左侧窗口中的“群组设置”，再单击【新建群组】，在“群组设置”窗口中输入群组名称，单击【选择】按钮，选择群组对象，如图3-26所示。表3-3是统计局的群组定义。图3-26 “群组设置”窗口表3-3 群组定义一览表序 号群 组 名 称群 组 描 述群 组 成 员0全体人员统计局全体人员（略）1局领导全体局级领导赵局长、钱局长、

32、孙局长、李局长2科长全体科级领导黄主任、吴主任、诸科长、沈科长、朱科长、秦科长、尤科长、孔科长、曹科长、严科长、戚科长、谢科长、柏科长、水科长、窦科长、习科长、范科长、崔科长3科员除局领导、科长之外人员郑秘书、王秘书、冯秘书、陈秘书、卫科员、蒋科员、韩科员、杨科员、许科员、何科员、吕科员、施科员、张科员、华科员、金科员、魏科员、陶科员、姜科员、邹科员、俞科员、章科员、云科员、苏科员、潘科员、葛科员、彭科员、朗科员4办公序列办公室、人事科黄主任、吴主任、郑秘书、王秘书、冯秘书、陈秘书、沈科长、崔科长、韩科员、杨科员、尤科员、叶科员续表序 号群 组 名 称群 组 描 述群 组 成 员5业务序列人事

33、劳资科、综合信息科、工交能源科、社科投资科、农业财贸科、法制教育科、贸易统计科各科室全体成员6收发文参与收发文的人员，暂时包括局领导和办公序列赵局长、钱局长、孙局长、李局长、黄主任、吴主任、郑秘书、王秘书、冯秘书、陈秘书、沈科长、崔科长、韩科员、杨科员、尤科员、叶科员3.4.4 角色设置人员定义完成后，还可以按照工作需要设置不同的角色。角色的设置可以使不同人员具有不同的操作与管理权限，增强了OA系统的安全性与有序性。在默认情况下，系统管理员具有最高的权限，而一般人员只具有阅读的权限，不能进行创建、删除等高权限的操作，通过角色设置，可以让部分人员拥有较多的权限，从而能完成相关的操作。单击图3-1

34、9左侧窗口中的“角色设置”弹出“角色设置”窗口，如图3-27所示，窗口显示所有角色列表。例如，图中“模块管理员”栏第3条记录的“办公室”表示办公室的所有人员，对应“角色”栏内列有“收文管理”、“接待管理”、“发文管理”、“用车管理”、“档案管理”、“信访管理”，则表示办公室的所有人员具有启动和管理这些流程的权限。图3-27 “角色设置”窗口（一）单击【新建角色】按扭，弹出“角色设置”窗口，如图3-28所示，在“角色”栏内选中角色管理的模块名称，在“模块管理员”栏内可直接输入人员名称，单击右侧的【选择】按钮，弹出“选择人员对象”对话框，如图3-29所示，选择角色对象，单击【确定】按钮返回。在“角

35、色设置”对话框中单击【保存】按扭，保存所作的设置，单击【关闭】按钮完成角色权限的设置。图3-28 “角色设置”窗口（二）图3-29 选择模块管理人员习 题一、问答题1求讯办公自动化系统主要有哪些管理功能？2求讯办公自动化系统的主页可以分为哪些区域？各显示什么内容？3以普通用户身份和系统管理员身份登录OA系统的区别在哪里？4能否用域名方式进入OA系统的登录界面？如果不行是什么原因？可以与你的辅导老师讨论这个问题。二、操作题1分配角色，全班同学每人与海滨市统计局的一位公务员对应，海滨市统计局的部门定义与人员定义见附录B，角色分配后，每个角色都要熟悉自己所在部门的职责及部门的所有人员。2以个人身份登

36、录OA系统，熟悉OA系统的各个区域。3以管理员身份登录OA系统，定义“科长”群组、“科员”群组和“全体人员”群组。4设置办公室主任与副主任具有“系统设置”和“会议管理”的权限。5若以Windows Server 2003 IIS的FTP服务器作为OA系统的文件服务器，应怎样进行设置？如何启动该服务？比较IIS FTP服务器与Serv-U服务器的运行效果。附录资料：不需要的可以自行删除OA是什么说起OA（Office Automation，办公自动化），几乎是人们都熟识和耳闻的一个IT名词。然而什么是OA？却是众说纷纭、莫衷一是。这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA

37、的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。其实OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人

38、办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站）。与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。OA软件的效用从OA软件近些年的发展来看，特别是进入OA第四个阶段协同办公门户。具备以下七个方面的功效。(一)内部通讯平台建立组织内部的邮件系统

39、，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。(二)信息发布平台在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。(三)工作流程自动化这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项

40、工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。（四）文档管理的自动化使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。（五）辅助办公它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。（六）信息集成我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。（七）实现分布式办

41、公就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。OA系统的两个必备条件如果你准备上OA办公软件，首先需回答好以下两个问题：（一）了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，是OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。所以第一步，你必须知道自己要什么。（二）组织保障 OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所

42、有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。如何规划自己的OA系统如何“规划自己的OA系统”？许多客户单位并不清楚。只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。但对于如何规划问题则比较模糊。 系统规划包括这些问题的考虑： 实施目标及明确需求？ 是分期实施、还是一次性实施？ 系统实施的范围？是全单位，还是局部？ 单位

43、管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？ 资金是否到位？是否配备了专门的管理员负责？在明确了以上问题后，便可以进行市场咨询、招标等过程。一般情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设和方案。许多单位不明确时，往往习惯于到其它单位“考察”，这是非常必要的。但是有一点须明白：OA系统代表着企业的管理思想、管理办法、经营思路，而各家与各家往往是不一样的。所以考察不是看都实施了什么样的功能？最重要的是要了解： 某些管理问题在系统中是如何解决的？ 如何确保系统实施和推广？ 在过程中都遇到哪些难题，并且是如何解决的？如何定义自己的OA需求（一）需求陷阱贪大求全内部需求的采集一般都

44、是把一叠白纸发给各个业务部门，一段时间后收集上来汇总；然后从各个OA厂商的产品文档中各抽取部分，然后整理出一个大而全，缺乏整体性考虑的需求。作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。你还坚持这些需求是客观合理的，而且必须100%满足，如是这样，你离失败不远了。为什么这样说呢？我们来看看，首先你搜集上来的各个业务部门的需求，很多是站在部门角度去考虑需求，普遍的情况是这些需求充满着本来应该归纳到业务范畴的应用需求。依照这种需求，世上没有一套现成的软件能够100%满足。面对这些需求中复杂的术语和深奥晦涩的部门业务概念，作为项目负责人的你未必能够逐一甄别。其次，你的需求要集各个OA软件厂商之所长，而且要1

45、00%满足。任何一家OA软件产品，都有自己的特色，亮点。要一个集所有厂家之所长的产品几无可能。如果一定要有的话，代价是实施周期无限期的延长，资金投入成倍的加大。直到开发出一个你认为集各个OA软件厂商之所长的产品来。实施周期无限期的延长与需求的不断变化，永远没有止境，最后项目只有不了了之，以失败告终，这样的前车之鉴还少吗？（二）需求建议所以你必须这么去整理需求，从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，本位主义一概放到后面，先找到一个组织共性的需求协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和实施难度可能

46、有天壤之别，你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。否则这些汇总的需求将使得你毫无把握项目主干进度的节奏的能力，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。选型八大误区应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了八大有代表性的误区，供广大用户借鉴。误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数

47、据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。误区二：功能越全越好 只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，

48、但这是你必需的么？首先，容易造成功能闲置，系统空洞；其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。其实，就OA的功能来说，在通用的核心功能之外，每增加10%，价格至少会增加100%-300%，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的O

49、A集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作误区三：价格越低越好 价格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；其次，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。还有

50、很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。误区四：系统应该完全符合单位的办公模式 如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我们要问：这样的系统价值在哪里？首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现； 其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。误区五：大企业开发的一定好 大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？首先，术业有专

51、攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍； 功能呢是大同小异。再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。误区六：选一个OA软件来彻底改善管理 单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来

52、让流程得到有效的执行；其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。 误区七：一步到位，一劳永逸 一步到位就能一劳永逸么？首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理

53、念日新月异，必须时刻更新；再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。 误区八：好的OA系统并不需要什么服务 服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事，可行吗？首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的；其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会；再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。OA与业务

54、系统集成强调协同，不仅仅是OA内部的协同，而应该是OA与其它业务系统间的协同、无缝对接。近些年来不少企业都建立自己的OA系统，上马了财务软件，并陆续引入了进销存、ERP、SCM、EHR、CRM等系统，这些系统虽在提升企业效率和管理的同时，也形成了各自为政的信息孤岛，难于形成整合效应来帮助企业更高效地管理和决策。因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件便成了大势所趋，将愈来愈受企业的欢迎。那如何解决OA与业务系统的结合甚至是无缝隙结合呢？OA产品必须具有强大的协同功能，首先内部的协同，现在更重要的是与其他业务系统的协同，能把企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储的企业经营

55、管理业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成，查阅数据能方便自如，而不必切换到不同系统进行调用。OA和其它业务系统的结合、无缝集成主要体现在统一技术标准、理念上的集成，只有制定OA统一产业标准，各家厂商都使用标准化的协议，才能使各种系统更好地结合和对接；同时系统内应采用开放式体系结构，各个模块独立实现，并具有标准接口，能为今后系统的升级和扩展打下良好基础。这是一个漫长的接口的发育过程，需要漫长的实践积累才能保证接口的成熟度。万户ezOFFICE系统本身就包含许多应用模块，对这些模块进行了大量深入的整合，比如：可以将知识管理、工作流程、公文管理以及各类办

56、公事务的处理结果或过程进行归档到档案系统中，这些模块也都可以随时调用即时通讯系统、短消息系统进行通知。此外在菜单管理、界面管理里都考虑到了通过单点登录、数据采集实现ezOFFICE与其他系统的整合。个性化需求如何满足协同办公系统比起ERP、CRM等管理软件来说，客户的个性化可能会更强，从而导致很多这类项目都离不开大量的二次开发，而二次开发就决定着系统实施的风险，不做二次开发又无法很好地满足用户的个性化需求，为了解决这一难题，万户ezOFFICE在产品规划中，部署了大量的自定义工具，包括图形化工作流自定义、数据库自定义、界面自定义、菜单自定义，以及大量的设置和开关，如权限、角色、岗位、群组、组织

57、等的设置。通过这些功能或工具，让用户对系统的控制力大大加强，在日常的使用中不再过分依赖软件开发商，能够让系统迅速适应管理的变革，能够让软件系统为用户真正创造更多价值。OA软件的互联网化软件企业与互联网企业一个典型的区别是：互联网企业从诞生之日起就把互联网服务，人性化设计、界面友好作为企业发展的立足点。软件企业更多侧重的是功能实现。随着互联网技术的发展，软件企业逐渐意识到，功能对于软件产品固然重要，但软件界面的友好，人性化，互联网化是软件能否迅速推广应用的关键。对于大众计算机知识、应用的普及，互联网相对于软件本身来说，起到了主导性的作用。万户网络1998年成立之初，就把自己定位于互联网事业，所以

58、对软件的互联网化有着深刻的认识。协同办公就是组织的内部门户（相对于外部门户网站）。外部门户应用的普及，对组织用户OA使用有着很好的应用基础。互联网化更多的体现是操作体验，所以万户ezOFFICE在客户群推广的过程中，这一优势体现的比较明显，普通用户的舒适度感受和新系统的适应速度明显高于这些用户单位实施过的各类其他软件系统。ezOFFICE的产品设计团队在系统的易用性和人性化上花费了大量心思，系统的设计不是以实现功能为目的，而是以各种计算机水平的用户能轻松的用起来为目的。项目化vs产品化优点缺点产品化1.无数用户验证了功能的适用性、性能的稳定性，并且还可以持续升级，成熟度较高2.高性价比3. 低

59、风险1.不能一次满足所有细节需求2.产品化的升级节奏可能与你的需求的成长的速度之间的匹配是个问题项目化1.能一次性满足细节需求2.根据需求量身定制1.高成本2.长周期的3.高风险的4.无法升级5.持续性服务几无可能比较了两种模式之后，大部分客户会选产品化，但有一些客户还是期望在购买时获得承诺满足产品化尚无法满足的个性化需求。这种情况下，导致了第三种模式的出现产品化局部定制。这种方式完美吗？未必，是需要条件，或者说婚姻双方需要妥协的，才会有和谐美满的婚姻。产品化局部定制会有两个结果一、客户的需求如果产品构架可以支持以扩展模块的方式满足，那么OK。二、如果产品化的技术构架不支持，客户的需求如果要满

60、足，就只能以牺牲升级来换取。在这种鱼和熊掌不可兼得的局面下，大部分客户会选择部分版本升级满足、部分以不影响升级的局部定制满足，部分舍弃。从而保持了系统的可升级性，因为从长远看，升级所换来对全局性的价值远远多于局部的个性化满足所带来的价值。安全性考虑OA是公司的文件及信息的存储中心，系统的安全性是至关重要的。除了考虑到防火墙软件，防病毒软件之外，还需考虑如下四个方面：(一)密码的安全性 硬件加密锁：有一个USB硬件设备，象U盘一样的东西，里面存放了登陆者的认证信息，当登陆时，必须插上钥匙才能进行密码的验证。(二)登陆的限制及记录1.日志：查出谁用了哪些功能，详细的日志记录，可以查出谁在什么时候，