电子政务建设档案管理系统研究

1、电子政务建建设中的档档案管理自19990年以来来，采用计计算机管理理档案就成成为 HYPERLINK /Enterprise/218722566775242752/index.shtml 政府OA建建设的主要要课题之一一。经过不不懈的努力力，计算机机档案管理理系统经历历了从微机机单机版、海量光盘盘存储系统统版、网络络版等不断断发展的渐渐进过程。其间，从从最初的辅辅助手工档档案管理，一一件一卷的的创新档案案管理，公公文、档案案一体化管管理，发展展到对绝密密档案的计计算机管理理。通过计计算机档案案管理系统统的开发应应用，档案案管理信息息化不断发发展，档案案管理工作作不断得到到创新。记记得当时吉吉林

2、省人民民政府办公公厅开发的的档案管理理系统和上上海市人民民政府办公公厅开发的的公文、档档案一体化化管理系统统都曾在全全国引起广广泛、热烈烈、积极的的反响。22001年年8月，在在“国家8863计划划十五周年年成就展览览会”上展展出的“国国务院绝密密文档管理理系统”标标志着政府府公文、档档案管理信信息化进入入了一个崭崭新的发展展阶段。当前，我我国已将 HYPERLINK /Enterprise/218722588283633664/index.shtml 电电子政务建建设作为今今后一个时时期国家信信息化的重重点，这为为档案管理理信息化的的发展提供供了极好的的机遇。但但是必须看看到，档案案管理信息

3、息化不单纯纯是工程项项目，它是是档案管理理不断创新新的过程，不不可能一蹴蹴而就。由由于档案管管理工作的的极端重要要性和特殊殊性，档案案管理信息息化仍面临临着诸多困困难和挑战战，任重道道远。创新与与 HYPERLINK /Enterprise/218719251043713024/index.shtml 安全的矛盾盾由于档档案管理的的极端重要要性，在不不同的历史史时期产生生了不同的的、相对于于那个时代代最完备的的档案管理理技术与管管理制度。近代档案案学已经是是一门完善善的、体系系严密的科科学。虽然然档案学面面临信息化化的冲击与与挑战，但但是我们必必须清醒地地看到，新新一代档案案学尚未产产生，档案

4、案管理信息息化还存在在大量未解解决的难题题。因此，处处理好档案案管理信息息化中的管管理创新和和原有档案案管理制度度之间的矛矛盾是我们们面临的首首要挑战。原有档档案管理制制度的核心心一是为了了快速查询询、应用，二二是为了确确保档案安安全。同时时，对历史史档案管理理现状难于于改变的特特点，必然然使档案管管理不可避避免地走向向管理方式式的多元化化。例如，国国务院办公公厅的档案案管理系统统就分为11990年年前和19990年后后，分别用用不同的方方式管理。在这方面面必须坚持持实事求是是，尊重历历史，毕竟竟档案的历历史管理方方法无法改改变，档案案的安全是是第一位的的。档案管管理系统向向深层应用用发展时，

5、会会出现与其其它应用系系统整合的的情况，如如文档管理理一体化。对于这类类整合，重重要的是处处理好整合合应用项目目与档案管管理特有的的、独立性性要求的矛矛盾。例如如，档案管管理中对文文件标题有有权改动，这这必然使公公文、档案案一体化管管理系统的的设计复杂杂化。采取取管理创新新和合理技技术是档案案管理与其其它信息系系统整合的的可行的 HYPERLINK /Enterprise/218714852997201920/index.shtml 解解决方案。标准化化、法制化化的挑战在我国国，档案管管理信息范范的标准化化程度相对对比较低，造造成应用泛泛围和信息息共享性大大大下降。主要原因因归纳起来来有以下几

6、几点:一是管管理体制、管理方式式不同，难难于实现标标准化。由由于档案自自身的复杂杂性，我国国政府的档档案管理体体系亦比较较复杂，分分散管理是是其突出特特点。除中中央、地方方档案馆外外，各政府府机构亦管管理着相当当有年头的的档案，有有的甚至保保存着大量量建国初期期的档案。由于多头头管理，各各有政策，造造成了管理理标准化的的困难。二是在在具体管理理细节上，各各级政府和和政府各机机构间，缺缺少必要的的协调机制制，使本来来能够实现现标准化的的管理变得得比较混乱乱。最明显显的例子是是为党、政政、人大、政协共用用的、相对对统一的档档案分类主主题词表都都很难提出出。三是信信息技术飞飞速发展造造成的应用用技术

7、体系系不断升级级、换代，标标准不断变变化，加剧剧了档案管管理信息化化的风险，加加大了投入入和建设难难度。例如如，每次存存储介质的的革命都带带来存储格格式和标准准的变革，将将已经数字字化的档案案资料置于于重新投入入巨资升级级或放弃原原有数据的的两难境地地。四是关关于档案的的立法相对对比较缺乏乏，甚至对对超过五十十年的历史史档案必须须解密都没没有明确的的 HYPERLINK /Enterprise/218722571086987264/index.shtml 法律依据，造造成大量档档案因密级级问题无法法发挥其应应有的使用用价值。至至于建立电电子档案，不不但存在巨巨大的技术术和管理方方面的问题题，而

8、且至至今在标准准、法律依依据等方面面都还是空空白。标准化程度度低影响了了我国档案案管理信息息化发展进进程，造成成大量低水水平的重复复建设；相相关法律的的滞后则令令计算机档档案管理系系统只能停停留在辅助助管理的位位置上无法法继续向前前发展。 HYPERLINK /Enterprise/218734644206501888/index.shtml 电子政政务的更高高要求当前，我我国正在加加紧实施电电子政务建建设。值得得注意的是是，电子政政务并不完完全是过去去OA、信信息化在名名称上的改改变，它具具有特定的的含义。利利用计算机机开展OAA应用早已已有之，亦亦发挥了很很大的作用用。但电子子政务的鲜鲜明

9、时代特特征表现在在两个方面面。一方面面电子政务务系统构建建在国际互互联网平台台上，因而而能够直接接为社会和和公众提供供服务，履履行政府职职能。这改改变了以往往的OA系系统，由于于建立在政政府专用网网络上，只只能为自身身业务服务务的应用目目标，使政政府实现了了直接通过过计算机网网络为社会会、公众服服务的更高高层应用目目标。另一方方面应用于于互联网上上、功效等等同于手迹迹和印章的的电子签名名技术得到到广泛应用用。这构建建了在互联联网上的最最基本的电电子信任体体系，在网网上进行有有关社会活活动便有了了可信的安安全保障。正因为如如此，国际际上电子政政府建设成成为新一轮轮公共行政政管理改革革的标志，使使

10、推进电子子政务成为为政府管理理领域里不不可避免的的一场深刻刻的革命。推进电电子政务必必将迈向电电子政府。从这个意意义出发，今今后开展政政府档案管管理信息化化建设应更更新旧观念念，研究新新问题，做做出新部署署。在政府府档案管理理信息化建建设上确实实需要创新新。从跨国国企业人力力资源管理理上看，人人才档案的的管理与应应用已经实实现了信息息网络化。美国9.11事件件发生后，不不少大公司司的资料、档案信息息系统虽然然遭到彻底底摧毁，但但仅仅几天天后，这些些公司在其其数据备份份系统和灾灾难恢复系系统的支持持下，业务务全面恢复复。说明当当前档案管管理系统已已经发展到到了高度可可靠、可用用的水平。如果还是是

11、按原来的的办法各自自为战地建建设，不从从中总结经经验，接受受教训，就就不可能加加速这项建建设的进度度，就会事事倍功半，还还会给国家家造成巨额额浪费。电子政政务建设中中的档案管管理系统必必须考虑它它是电子政政府的组成成部分。因因此必须从从电子政府府的全局出出发，构建建档案管理理系统。与与我们过去去档案管理理信息化的的需求相比比，今后系系统建设至至少需要考考虑增加以以下任务并并及时部署署。一是应应用信息安安全基础设设施PPKI/CCA，建立立可信任和和可授权的的应用系统统。在互联联网条件下下，电子档档案的应用用和管理需需要电子证证书以规范范权限和使使用电子印印章，确保保电子档案案的完整性性、不可抵

12、抵赖性和安安全、保密密要求。二二是政府电电子档案的的数据备份份、事故应应急响应和和灾难恢复复系统的建建立。电子子文档和数数据是所有有信息化建建设投资最最终获得的的几乎唯一一的回报，是是极宝贵的的数据资源源。我们应应该以全新新的理念、审慎严密密的措施、科学的方方法，从建建设之初就就构建电子子档案坚固固的安全屏屏障。新形势势下的基本本策略必须看看到，在今今天的形势势下开展档档案管理信信息化建设设应该按照照国 HYPERLINK /Enterprise/218722588250079232/index.shtml 家电子政务务建设的总总体要求开开展工作。档案管理理信息化建建设的出发发点和目标标，除了

13、自自身建设任任务外，还还应推动国国家电子政政务建设。因为，电电子政务的的实施将带带来政府管管理创新的的巨大机遇遇，将打破破许多原有有管理体系系和管理模模式，甚至至出现只有有各种电子子政务建设设共同发展展才能真正正实现电子子政务的情情况。所以以，新形势势下搞好电电子政务建建设需要采采取一系列列重要策络络。实践经经验表明以以下策略十十分重要。1、积积极纳入国国家信息化化领导、协协调机制。所有电子子政务建设设都应当自自觉纳入国国家信息化化领导小组组制定的总总体方案。政府效能能的源泉来来自管理，电电子政务成成败的关键键也必然是是管理。例例如档案管管理信息化化采用PKKI/CAA就应在国国家的统一一领导

14、、协协调下构建建和应用。2、与与时俱进，观观念创新。在推进电电子政务建建设中，采采用信息技技术引发的的工作方式式、管理方方法的变化化将会层出出不穷，必必须创新才才能解决这这些问题。例如政府府文档数据据备份问题题，可以毫毫不夸大地地说，我国国政府机构构信息系统统中还几乎乎没有符合合严格意义义的数据备备份系统，数数据安全性性十分脆弱弱。但是要要求每个政政府机构都都建立复杂杂、昂贵的的数据备份份系统是不不可能的。采用市场场的方法可可以解决企企业和相当当一部分机机构的问题题。但是党党政等重要要机构如何何解决值得得很好地研研究。这就就要求我国国各有关机机构必须结结合国情，从从实际出发发，转变观观念，从管

15、管理理念、管理制度度、机构职职能等方面面全面创新新。标准化程度度低影响了了我国档案案管理信息息化发展进进程，造成成大量低水水平的重复复建设；相相关法律的的滞后则令令计算机档档案管理系系统只能停停留在辅助助管理的位位置上无法法继续向前前发展。 HYPERLINK /Enterprise/218734644206501888/index.shtml 电子政政务的更高高要求当前，我我国正在加加紧实施电电子政务建建设。值得得注意的是是，电子政政务并不完完全是过去去OA、信信息化在名名称上的改改变，它具具有特定的的含义。利利用计算机机开展OAA应用早已已有之，亦亦发挥了很很大的作用用。但电子子政务的鲜鲜

16、明时代特特征表现在在两个方面面。一方面面电子政务务系统构建建在国际互互联网平台台上，因而而能够直接接为社会和和公众提供供服务，履履行政府职职能。这改改变了以往往的OA系系统，由于于建立在政政府专用网网络上，只只能为自身身业务服务务的应用目目标，使政政府实现了了直接通过过计算机网网络为社会会、公众服服务的更高高层应用目目标。另一方方面应用于于互联网上上、功效等等同于手迹迹和印章的的电子签名名技术得到到广泛应用用。这构建建了在互联联网上的最最基本的电电子信任体体系，在网网上进行有有关社会活活动便有了了可信的安安全保障。正因为如如此，国际际上电子政政府建设成成为新一轮轮公共行政政管理改革革的标志，使

17、使推进电子子政务成为为政府管理理领域里不不可避免的的一场深刻刻的革命。推进电电子政务必必将迈向电电子政府。从这个意意义出发，今今后开展政政府档案管管理信息化化建设应更更新旧观念念，研究新新问题，做做出新部署署。在政府府档案管理理信息化建建设上确实实需要创新新。信息化产产生的一些些问题，可可能现行各各有关部门门都不具备备解决它的的职能，这这就特别需需要职能创创新。在电电子政务建建设中，我我们的许多多机构有可可能通过分分析、研究究，从拓展展业务工作作的范围出出发，主动动承担起新新职能。或或者在国家家有关主管管部门协调调下，被赋赋予新的职职能。例如如，中央和和各地方的的档案馆就就有可能成成为各级政政

18、府的涉密密文档数据据备份中心心，在电子子政务建设设中发挥重重大作用。3、遵遵循标准，推推进标准，加加强法律建建设。在档档案管理系系统建设中中常常遇到到过分强调调本单位特特殊性，管管理方式不不可更改的的情况。这这种实质上上无视标准准化、拒绝绝采用标准准的作法极极其有害。曾有过高高层政府机机关，采用用仅凭经验验管理档案案的方法，连连续数十年年不变，虽虽然也很有有成效，但但不具有通通用性，无无法让更多多的人高效效率地使用用，最终证证明这种管管理毕竟是是落后的，必必须淘汰的的。采用标标准意味着着系统性的的进步，对对信息系统统的长远发发展有不可可估量的作作用。为了了搞好应用用并使应用用不断深化化，就必须须在标准化化上下足功功夫。有些些标准的制制定需要耗耗费巨大的的人力、物物力。例如如电子档案案的标准，不不但涉及数数据格式，还还将涉及运运行环境等等诸多因素素，本身就就包含不止止一项的复复杂课题，更更应统一领领导，集中中力量，锲锲而不舍，不不断推进。档案管理理和利用、档案管理理信息化和和电子档案案的立法工工