会计电算化的应用与管理

1、 会计电算化的应用与管理 【摘要】在知识企业自身需要的会计软件,做好会计管理基础工作,提高企业会计从业人员的素质,加强会计信息系统的安全与保密,做好电算化会计档案管理。 【关键词】会计电算化 应用 管理 随着企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题。数据保密性、安全性差。 对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施,以及突发事件的应急对策等。 必要的内部控制。在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工

2、作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是必要的。第一,实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二,建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三,建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料要实行多级备份。 加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度,如专机专用、专室专用等。 加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性,实行纸质档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全保管新型磁介质载体

3、过渡。 五、做好电算化会计档案管理 为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。LOcaLHOsT 1.电算化会计档案的收集 所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。 2.电算化会计档案的管理与保存 由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这

4、些档案时应准备双份即采用“ab备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。 3.电算化会计档案的利用 即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可。所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统

5、,然后再进行调阅。 会计电算化使财务人员从大量的算账、记账工作中解放出来,提高了财务工作的效率。但随着电算化的普及和应用,也出现了一系列的问题。比如,手工方式下的某些规定已不付存在,凭证更改痕迹的检查、某些会计岗位将取消、大量财务数据的检索应用、财务软件无法适应企业多变的体制转变、与报表系统接口、与其他业务部门软件的接口等等。特别是新形势下,互联网的应用使得会计电算化的应用又上了一个新的台阶。也给我们对于电算化的应用提出了新的课题。同时,我们也应看到,会计电算化的的实施,不能急功近利,这是一个循序渐近的过程,有一个广大财务及相关人员适应的过程,在电算化的实施过程中,不仅仅是财务核算方式的转变,更多的是要在这项工作进行摸索及总结。很多企业之所以不成功,或是上了之后,反响不好,都是存在这方面或那方面的问题,而这些个问题有些是理论与实际结合之后的必然冲突,有些是我们缺乏经验及在软件选择上的失误等原因造成的。 古语云:“凡改革之业最难,其利在后,愚者弗见,知者即或见之,而疑虑其成,若夫目前之不便,则万众所共睹也”。会计电算化不是一步完成的工作。会计电算化的成功应用最终依靠的是实施者艰韧的工作态度与不断钻研的精神,无论多理想的软件都