办公室行政制度1

1、办公室行政制度办公室管理办公环境管理室内办公用品及各种文具存放整齐有序，不准在室内和走道堆放物品、废纸、乱贴 乱画。办公桌面要求：与办公无关的私人物品摆放不得超过3件，且要求摆放规矩；文件要求统一插入文件栏内，规整有序；桌面临时需要摆放的文件等要求做好 归类，尤其是离开案台时要求归放好，下班后文件夹统一放入文件柜内，不得放置桌面，以免泄露公司内部资料。地面要求：原则上除了凳椅、垃圾桶、电脑主机之外，不允许摆放其他私人物品，确有需要应统装在纸袋内，且要求所有物品尽量摆放在隐蔽角落。文件柜要求：柜顶及柜内不得摆放私人物品，即使是办公用品也需摆放规整， 不得杂乱无章。开源节流，节能降耗，爱惜办公器材

2、、设备，不得野蛮操作。节约照明用电。白天时间充分利用自然光；电灯根据需要开启，做到人走灯灭, 杜绝长明灯。合理使用空调。室外温度高于25 c或低于15 c时方可使用空调；空调温度设置，夏季不低于25 C,冬季不高于25 C;无人时不开空调，开空调时不开门 窗；下班时及时关闭空调。节约通信费用。根据工作需要，正确选择网络、座机、手机、快递、挂号和普 通邮件等通信方式，大力提倡以网络的方式传递信息；不用座机打私人电话； 用座机联系工作业务尽量长话短说，言简意赅。节约办公耗材。充分发挥办公自动化设备的作用，修改材料尽量在电脑上进行，减少重复打印次数；可通过调整文档页面设置、字体大小、段落间距等实现节

3、 约纸张；提倡打印双面用纸及废纸的反面再利用；文件尽量传阅，减少复印， 努力实现无纸化办公。尽量减少计算机、打印机、复印机等用电设备的待机时间；有省电功能的，启 用省电模式；长时间不用要关机，延长设备使用寿命。例如， 下班关电脑时要 关闭显示器；下班后饮水机电源要关闭等。爱护公共物品，平日搞好维护，发现破损及时向行政部报修。接待区及办公区的公共区域卫生每天由保洁员清理。洽谈区使用完毕后，由接待人 负责相关清理事项，并将桌椅归放原位，关闭电源每位员工下班离开前应打扫个人办公区域卫生，整理文件，保持办公桌整洁；部门 最后一个人离开前应检查部门区域电源开关是否关闭。不得在办公室内食用午餐，保持空气清

4、新。午餐请至二楼培训室食用。公司电脑禁止安装任何聊天软件，有需要的员工请至行政部填写电脑即时通讯软 件申请单，由总经理批准后安装。公司电脑禁止安装任何游戏。禁止用公司电话用于游戏或其它充值，一经发现按10倍于充值的数值罚款，罚款金额从薪资内扣除。.办公室安全管理不得在非吸烟区吸烟。吸烟区为公司门外及与客户在洽谈室洽谈时。非工作人员不得进入办公区，交款客户、相关领导接见的重要客人及确有需要进入 办公区人员，由接见人负责带入并带出，如无接见人，由前台负责带入并带出。各部门员工每天最后离开的员工，应关闭所有未关闭的电源。注意：不能将门禁开 关关闭，以免公司门禁失效。如遇长假，保证所有设备的电源关闭（

5、除门禁电源外）。发现饮水机处于空置状态时应立即关闭电源开关，避免空烧并马上通知前台送水。不随意抽取传真机纸槽内放置的纸，容易损坏传真机入纸口导纸的零件，传真纸用 完后时补充，否则会影响传真的接收。打印机在使用过程中一旦有卡纸情况，应先将卡纸取出，如有其他故障不能正常使 用，应及时报行政部维修，避免影响正常工作。工作资料、个人物品、现金等请妥善保存，中午午餐时间及下班后锁上办公抽屉， 以免物品文件丢失或损坏。二.职场纪律.形象礼仪头发要干净整洁，不得烫染鲜艳的颜色或夸张的造型，不得配戴夸张的发饰。不得化浓妆，只宜稍作修饰，淡妆即可。保持身体气味清新，不得有异味，不得使 用浓烈的香水。佩戴耳饰、项

6、链、手链、戒指等饰物应简洁大方，不能过分花俏、奢华或另类，不 能露出彩绘、纹身等，并且耳饰最多只能戴1对。留指甲要干净整洁，不宜过长。上班时间必须穿着全套工装，扣子要都扣好，并且佩戴工作牌。男员工要求佩戴公 司统一发放的领带。没有工装的人员应穿着职业装，要求服装款式和颜色要接近工装。上班时间不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋、旅游鞋、沙滩鞋等与职业形象不相称的鞋子。 皮鞋颜色要求黑色或深色，凉鞋应以简单样式的浅色系为宜。.办公礼仪电话响起，三声内接起：你好（科威国际）。使用电话注意语言简明；代接同事办公位电话，做好必要记录并及时转达，转接电话的方法为按“*81,”电话 转接范围详见“O岐流共享-总部共享空

7、间-行政部”内表格。办公时间不擅离工作岗位，需暂时离开时应与同事交代；不在办公区域高声喧哗，接待来访、业务洽谈要在洽谈室内或其他公司指定区域进 行；适当调整你的手机铃声，在培训/会议中将铃声设为振动；有来宾进入办公区时，注意笑脸相迎，热情提供咨询或帮助；当新同事、客户或加盟商进入办公区熟悉各部门时，被介绍同事应主动出示名片， 说明自己负责工作及服务的范围。3.职业素养在未经授权的情况下，不得以公司名义对任何新闻媒介发表任何意见、消息。不得以任何方式和形式泄露公司的商业秘密。员工须严格执行公司颁布的各项规章制度。如对公司制度存有意见，应及时向上司或制定和解释该制度的部门反映。遵循管理流程、服从上

8、司的指示和工作安排。员工如认为上司的指示有违法律及商 业道德，或危害公司利益，或违反公司规定的，有权越级汇报。遇到工作职责不清时，公司鼓励员工勇于承担责任和以公司利益为重的行为，倡导主动积极地行动，推动工作完成。在工作紧急和重要的情况下，员工不得以不属于其职责范围为由推诿。严禁员工超出公司授权范围或业务指引的要求，对客户和业务关联单位做出书面或口头的承诺、确认等行为。在公司内部，员工应实事求是地订立工作目标，并积极、努力完成。员工对公司的办公设备、交通工具、通讯及网络系统或其它资产，不得违反使用规定，作任何不属于工作范围内的用途。公司的一切书面和电子教材、培训资料等，均属于公司的无形资产和商业

9、秘密，员 工应积极学习和妥善保管，任何员工未经公司授权，不得以任何形式对外传播、泄 露或提供。任何员工不得录用或调动亲属或好友到自己所管辖范围内的部门工作。向其他单位推荐自己亲属或好友的， 应分别向所在单位及总部人力资源部门提前书面申明、报批。任何员工在职期间不得直接或以信托、委托等任何间接方式参股、入股公司国内外竞争单位及其股东单位或其子公司（公开上市公司除外”不以股东、合伙人、董事、 监事、经理、职员、代理人、受托人、顾问等任何形式任职或兼职于公司国内外竞 争单位及其股东单位或其子公司；不自营或与他人合营与公司现在及将来业务领域存在竞争关系的任何形式的单位；不利用他人或其他单位与公司现在及

10、将来业务进 行竞争；不向公司国内外竞争单位或其股东提供任何方式的指导、帮助或支持，也不在公司国内外竞争单位或其股东单位或其子公司以任何方式领取薪金、报酬、分享红利或以其他形式获取相关利益。何员工不得背后非议他人，诋毁领导。若员工在职期间有贪污、受贿或作假欺骗公司的行为，均属于严重违纪，无论给 公司造成损失与否，公司均可无条件即时与之解除劳动合同。公司对外的交际应酬活动，应本着礼貌大方、简朴务实的原则，不应铺张浪费。三.行政物品申领及采购制度.物品采购范围行政部采购范围：常规办公用品、电脑、耗材、办公设备（电话机、打印机、复印 机、传真机）、办公家具、鲜花礼品等。非行政部采购范围：名片、工装。.

11、办公用品申领制度申领流程：办公用品统一在前台申领，各部门由专人负责将需要申领的办公用品清 单统计后在OA上通过内部邮件发至前台， 常规办公用品在前台填写物品申领单后 发放，非常规办公用品及大件固定资产类（如电脑、键盘、鼠标等）需经总经理批 准后予以发放。常规办公用品领用范围：A4纸、彩纸、长尾夹、回形针、文件夹、拉杆夹、订书针、订书机、文件框、裁纸刀、剪刀、图钉、修正液、胶带、双面胶、白板笔、固 体胶、档案袋、不干胶、计算器。.采购流程：常规办公用品：需要申领的部门由专人负责，每周一次将需要申领的办公用品清单 在OA上通过内部邮件形式发至前台，前台视库存情况予以采购。电脑、耗材及办公设备：需要

12、申领的部门在OA上以邮件形式发至行政部网络管理员，网络管理员统计数量后视库存及需要予以采购。办公家具：需要申领的部门在 OA上以邮件形式发至行政部行政主管处，行政主管 视库存及需要予以采购。鲜花礼品等：有需求的部门在OA上以邮件形式发至前台处，由前台负责购买。名片：申请人至行政部填写印制名片申请单，经批准后每周一次由运营管理部负责 印制发放。工装：员工至行政部填写西装定制表，行政部每月一次将西装定制名单交由运营管 理部制作发放。四.车辆使用及调度.车辆使用公司用车统一由行政部负责管理和调度。车辆由专职司机负责驾驶、及保养，任何人不得擅自移动车辆。各部门用车应提前填写出车预约单，经部门经理和行政

13、部经理确认后，由行政部安排车辆。公司派车范围原则上仅限于部门经理级及以上级别公司领导，普通员工出门办事， 提倡以公交为主，行政部备有公交月票。杭州市区内：部门经理及以上级别领导因业务外出时可申请用车，同意后执行。 一般员工提倡公交为主，行政部备有公交月票，如遇特殊业务需要先请示部门经理， 同意方可执行。杭州市区外长途：部门经理及以上级别领导派车需向总经办主任/总经理申请：本着合理、节约的原则，原则上 2人或以上同行，才同意派车，如有特殊需要展示 公司形象时应提前向总经办主任 /执行总经理申请，批准同意后方可执行。普通员 工以公交为主，到达目的地后可打的， 如遇特殊业务需要派车先请示部门经理及行政部经理请示，同意方可执行。车辆返回时司机将出车单填写完毕并交至行政部。紧急情况或遇相关领导不在时，应电话征得相关领导同意后安排用车，并在事后及 时补办用车手续。出车原则：原则上至少 2人成行，做到节约用车，合理安排路线。外地出差原则上 以公司为出发点。.车辆的保养及维修公司车辆的日常保养及维修由车辆驾驶员负责，涉及费用支出时报行政部和总经理 审批。未经审批的费用支出，公司不予报销。每天出车前，驾驶员应做好车辆出车检查工作，发现故障及时检修，