商务洽谈流程

1、文档来源为:从网络收集整理.word版本可编辑.欢迎下载支持.南堡开发区商务洽谈流程规范一、洽谈准备洽谈前3天召开商务局项目洽谈预备会。会议由项目负责人、商 务局领导及工作人员、主管招商领导、办公室等相关部门和领导 参加。会议上由项目负责人介绍对方项目情况、对方拟定来访时间、参 加洽谈人员名单等情况。相关会议材料人手一份。商务局主管招商局长初步制定洽谈会议名称、洽谈会议规模、洽 谈场地、方案及参会人员。由主管领导确定洽谈方案、参加洽谈人员，并确定洽谈主谈、副 谈和列席人员。由办公室根据客商级别安排接待档次，负责洽谈接待的物品准备工 作。如水果、礼品等。洽谈前的任何变动须向领导汇报。确定讲解人员

2、、洽谈记录人员、翻译人员。通知办公室在客商到达开发区时安排车辆，并提前通知参观单位 做好准备，制定参观路线、陪同人员，确定好陪同领导及工作人员。二、材料准备准备开发区宣传资料，宣传册，文字演讲一般在15-20分钟，如是 外商，需翻译成对方通用语言。准备好对方项目情况，包括：对方项目基本情况，对方项目产品的 市场总体状况、销售情况、竞争情况、销售渠道、市场发展空间及项 目投资方在同行业内所占的地位等等。重点查清对方项目是否属于国家产业指导目录的鼓励类、限制类或者禁止类。投资者基本情况，对方的谈判代表的具体情况，包括年龄，学历， 爱好，身体健康状况，他在公司中的位置，他对投资项目的兴奋点。对方国家

3、、区域基本情况，民族风情、喜好。根据项目与开发区的结合点，准备关于技术、管理、公共关系等各 方面的资料，制作有针对性的幻灯片，要明确地让外商清楚并理解， 他们只有在我区投资建厂，才能得到最大的投资效益。以上材料均需形成文字材料，分发给参加洽谈的领导及列席人员。制定会议议程，编订成文字材料，分发参会人员。根据洽谈对象的情况，由洽谈负责人员把设计印刷品的样式、内容， 选择图案，准备好的开发区情况介绍资料。三、洽谈会议参加洽谈人员全部着正装：男士一律应当理发、剃须、不准蓬头乱 发，不准留胡子或留大鬓角；女士应选择端正、素雅的发型，化淡妆。提前2个小时布置好会场，摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指 示

4、牌、桌旗、投影仪、幻灯片、幕布、宣传册、图纸、电脑、激光笔、 话筒等。会议室准备长桌子或椭圆形桌子。根据参加洽谈双方人员的主次， 安排桌牌、水果、矿泉水、纸巾等。在会议室周围准备休息室，以供洽谈人员私下交流、沟通感情、休 息用。会场提前调试投影仪活筒，演练一遍要给客商介绍的开发区资料， 确保洽谈顺利进行。提前半小时通知参加洽谈会的各位领导做好准备，包括时间、地点工作人员领客商进洽谈室，在门口将准备好的开发区文字资料分发 给客商，按照桌牌安排客商落座。洽谈开始由洽谈最高领导致欢迎辞，讲解员介绍我开发区情况，翻 译人员即时翻译。对方代表简单介绍对方情况时，各参会人员应仔细聆听，做简单记 录，切勿交

5、头接耳。洽谈中间休息安排茶歇和展览，方便私下交流、沟通感情。此时 对开发区优势产业、产品（与其项目有关）进行进一步展览、介绍。如双方洽谈顺利，在某方面有合作意向，需安排相关工作人员起 草洽谈通过的合作意向书，并及时给领导审阅。待领导同意后交予对 方负责人，听取对方意见。安排签约仪式，将准备好合作意向书由专人分别分发给双方负责 人，确认签字笔流畅。签约结束后，准备鲜花、红酒示意祝贺。洽谈结束后，根据项目方人员分发礼品。四、参观通知办公室安排车辆、提前通知参观单位做好准备，制定参观路 线、陪同人员，确定好陪同领导及工作人员。需在接待前1 2天确认。五、商务（午、晚）宴安排确定宴会时间地点、陪同领导

6、、宴会标准（菜单、标准、形式、 酒水），其它参加人员，提前了解对方饮食习惯及是否有饮食忌讳。客人人数较多时，需要安排好座次，制订座次卡与桌牌。安排 工作人员及双方司机的用餐。来访中有重要客商时，可建议陪同领导在门口迎接客人，对客 人进行引导。可按客商需求送到指定地点。在派车送客商返回时，还要准备 充足资金以备送行人员过夜、吃饭。四、后期联络记录人员将双方会谈资料、会议纪要、领导讲话稿等汇总建档。整 理记录，及时向领导提供。如签约书面协议，需由办公室保存原件， 负责项目的科室保存复印件。指定专人，对对方提出的问题进行跟踪，对对方的问题进行详细的 整理，并及时向领导汇报。按客商来访意向，所属行业建立商务联络数据库，方便日后联系。 一般项目