会计电算化-7课件

1、 www . ufsoft . com 第五章 基层单位会计电算化工作的组织与实施学习要点：1了解会计电算化系统的实施过程。2理解会计电算化工作的规划与组织工作的意义，掌握会计电算化系统的内容。3熟悉会计电算化日常管理各个方面的工作及其要求。4理解会计电算化系统安全控制的必要性，掌握安全控制的内容与要求。 www . ufsoft . com基层单位会计电算化工作的组织与实施1 会计电算化工作的规划与组织2 会计电算化系统的建立3 会计电算化的日常管理4 会计电算化系统的安全管理 基层单位会计电算化工作的组织与实施31 会计电算化工作的规划与组织 311会计电算化工作的规划 会计电算化工作规划

2、，是对一个地区、一个行业、一个单位一定时间的会计电算化发展方向、发展目标、发展任务及具体实施所作的安排。1会计电算化工作规划的意义（1）有利于科学、合理地安排人力、物力、财力，有效地建立会计电算化系统。（2）有利于科学、合理地控制建立会计电算化系统的整个过程（3）有利于先进的会计软件及软件应用经验的推广和普及（4）有利于做好电算化实施中的各项衔接工作，提高系统的开发效益和运行效益。（5）为会计电算化工作的实施与考核提供了依据。基层单位会计电算化工作的组织与实施3会计电算化规划的内容（1）机构及人员配置规划。不同单位可根据其自身的特点，决定是否设立专门的会计电算化机构与相应的计算机专业人员。（2

3、）计算机及其他硬件设备购置规划。（3）软件配置规划。有条件的单位也可以采用购买通用会计软件与对软件的二次开发相结合的方式。（4）费用预算计划。312会计电算化工作的组织 最好能建立一个会计电算化工作组织策划机构来具体负责。机构的主要任务：制定本单位电算化工作发展规划，组织会计电算化系统的建立，拟订会计电算化管理制度，组织会计人员参加计算机应用知识培训，负责会计电算化系统的测试与运行。基层单位会计电算化工作的组织与实施 会计电算化工作的组织结构可以分为几下几种方式：（1）分散管理方式。在单位的二级或三级管理部门设立会计机构，每个部门相对独立开展会计核算工作。 优点：能调动各部门的积极性。便于各部

4、门根据实际情况决定电算化实施进程。 缺点：可能使数据不能共享，影响系统效益。可能造成人力资源闲置或浪费。（2）集中管理方式。成立计算机信息中心。把会计电算化所包括的管理、开发和使用维护等工作都放在单位信息中心处理。会计部门定期按规定向信息中心提供核算和管理所需的数据，由信息中心负责会计电算化的日常运行。 （如下图） 优点：提高数据共享程度，有利于计算机资源的利用。 缺点：容易出现系统运行质量差，效率低等情况。易产生依赖思想，降低系统的运行效率。基层单位会计电算化工作的组织与实施计 算 机 系 统数据处理数据存储会 计 业 务输入输出基层单位会计电算化工作的组织与实施（3）集中管理下的分散组织方

5、式。单位内部设立专门的机构，统一负责计算机应用规划工作。统一安排，指导各业务部门开展电算化工作。 优点：既照顾了各业务部门的特点，又能统一组织管理。 注意：如果会计部门原有机构是按照手工处理要求设置的，则开展会计电算化就要求对原有机构进行重新设置，设置时应考虑以下因素：（1）单位管理模式和组织机构设置。决定会计机构设置的方式（2）业务规模和性质。影响会计机构设置的方式（3）现有技术条件和人员状况。基层单位会计电算化工作的组织与实施如上图所示：会计电算化系统的建立主要是指：硬件的配置、系统软件和会计软件的配置、会计人员的配备，各种电算化管理制度的制订。321会计电算化硬件配置硬件配置：是指会计电

6、算化所需硬件系统的构成模式。1单机系统是指整个系统中只配置一台计算机以及相应的外部设备。特点：所有的数据集中输入和输出。优点：数据共享程度高，数据一致性好，系统开发周期短、见效快，投资规模小，操作简便，对系统环境要求也不高。缺点：功能较弱，可靠性比较差。不利于设备、数据的共享，容易造成资源的浪费，输入输出往往成为数据处理的瓶颈。适用范围：经济和技术力量比较薄弱、会计业务比较简单、会计管理功能拓展不完整的小型单位。基层单位会计电算化工作的组织与实施2多机系统整个系统中配备多台计算机，各台计算机之间形成松散的结构，数据输入、处理和输出分布在不同的计算机上完成。优点：缓解了单机系统中输入输出的“瓶颈

7、”问题。缺点：不具有实时数据交换能力。其数据共享性能差，系统的整体效率低。适用范围：适用于会计业务比较多，会计机构设置比较分散，系统维护能力强的单位。3多用户系统指整个系统配置一台计算机主机和多个操作终端，数据通过各终端输入，主机对数据进行集中处理，处理结果可直接返回终端用户。优点：实现了对数据的共享，既提高了系统效率，又使系统具有良好的安全性。缺点：系统比较庞大，系统维护的要求比较高。适用范围：适用于会计业务量大、地理分布集中、资金充裕且具有一定系统维护能力的单位。基层单位会计电算化工作的组织与实施4计算机网络系统是指用通讯线路连接的多台计算机组成的一个运行系统，各计算机之间可以通过网络共享

8、服务器上的硬件资源和软件资源，并可以与其他计算机或其他网络进行通讯和交换信息。网络体系包括客户机/服务器（C/S）和浏览器/Web服务器（B/S）等多种方式架构。优点：能够在网络范围内实现硬件、软件和数据共享，传输速度较高，容易维护，可靠性较高，使用简便，结构灵活，具有可扩展性。缺点：安全性不如多用户系统，工作站易被病毒感染或受到恶意侵害。适用范围：具有一定的计算机应用基础和较强经济实力的大中型单位。 对于电算化会计软件的取得方式，各单位可根据自己的实际情况作出如下选择基层单位会计电算化工作的组织与实施（1）在会计电算化系统建立初期，或会计业务比较简单的企事业单位：可考虑选择商品化会计软件。（

9、2）大中型企事业单位：或业务核算与管理一般有其特殊要求的单位：可定点开发专用会计软件。（3）一般大中型企事业单位：可结合通用会计软件来定点开发部分配套的模块。 www . ufsoft . com基层单位会计电算化工作的组织与实施2商品化会计软件的选择采用商品化会计软件的优点：是见效快、成本低、安全可靠、维护有保障。缺点：一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求，二是对会计人员业务素质要求较高。用户单位在购买时应从以下各方面进行比较： （1）软件功能一个较为成熟的软件具有以下几方面的功能：一是主要功能，包括正确处理会计业务流程，完成会计凭证填制，会计账簿登记，会计报表的生成与输出等工作二是

10、辅助功能，包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一些有利于用户使用软件系统的所有功能。 基层单位会计电算化工作的组织与实施三是服务功能，包括重建文件索引，整理被破坏的数据秩序，复制会计数据档案，恢复会计信息系统文件以及清理存储空间等功能。四 是控制功能，包括输入数据的正确性控制，输出内容范围的控制，数据顺序和方式控制，使用权限的控制等系统控制能力。（2）本单位会计业务的特点 首先是单位的行业特点。 其次是单位规模大小、会计业务数据量的多少、会计核算精确度的高低等等。（3）软件的技术性能 技术性能包括使用的数据库系统的安全可靠性能，易学易用易懂的性能等。此外，软件的可维

11、护性，可审计性，可移植性，以及软件运行平台、运行环境（如网络环境、数据库环境）等等，都是需要考虑的因素。基层单位会计电算化工作的组织与实施（4）售后服务质量（5）费用 商品化会计软件的购置费用一般包括软件价格、实施费用（包括培训和安装费用）、售后服务费用、其他配套费用（如系统软件及防病毒软件的购置费用）和扩充升级费用等。基层单位会计电算化工作的组织与实施323会计电算化人员配置会计基础工作规范中要求：“各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位。”实现电算化处理后，会计部门的工作岗位可分为基本会计岗位和会计电算化岗位两大类。1基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计

12、档案管理等工作岗位。2会计电算化岗位。会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。可设立以下一些专业岗位：（1）电算化系统主管。系统主管人员负责协调计算机及会计软件系统的运行，要求具备会计和计算机基本知识以及相关的会计电算化组织管理经验。系统主管又可称作系统管理员、账套主管或超级用户，可由会计主管兼任。基层单位会计电算化工作的组织与实施（2）数据录入。录入人员负责输入记账凭证和其他有关数据，要求具备会计软件操作技能，或通过会计电算化初级培训。实施会计电算化的单位应该要求所有会计人员具备担任会计软件操作员的条件。（3）凭证审核。凭证审核员负责审核输入的会计数据以及对输出

13、的账簿、报表进行确认。要求会计人员具备会计和计算机双方面的基本知识，达到会计电算化初级培训的水平。（4）电算化系统维护。系统维护员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据。需要注意的是，系统维护员不应直接对实际会计数据进行操作。（5）数据分析。数据分析员负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备一般的软件操作知识和比较全面的会计知识，最好通过会计电算化知识中级培训。（6）会计档案保管。档案保管员负责各种会计档案资料的保管工作以及数据资料的安全保密工作。 基层单位会计电算化工作的组织与实施324会计电算化规范的确立财政部颁布的会计电算化管理办法规定，采用电子计算机替代手工记账的单

14、位，应当具备以下基本条件：（1）使用的会计软件达到财政部发布的会计核算软件基本功能规范的要求。（2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。（3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。基层单位会计电算化工作的组织与实施33会计电算化的日常管理 会计电算化系统的日常管理，是指对已建立的会计电算化系统进行全面和有效的控制，以保证系统安全正常运行。包括日常管理制度的建立、执行和常规性的系统维护等工作。331会计电算化日常管理制度的建立1岗位责任制 岗位职责是对各岗位工作职能和权限所做的规定，一般包括两部分内容

15、：一是所有岗位都应该遵守的一般性规定；二是每个岗位根据操作内容与操作权限而必须遵循的规定。 以下对会计电算化的几个主要岗位的工作职责分别予以说明；基层单位会计电算化工作的组织与实施（1）系统管理员的岗位职责根据会计软件的特点和本单位的财务管理要求，建立财务管理体系，按会计制度要求设置会计科目，主持系统初始化工作核定系统的各岗位人员的权限，监督并保证系统有效、 安全、正常的运行负责会计电算化系统的日常管理工作负责对系统资源的调用，对系统操作运行的完整性、正确性、 及时性进行监督和检查，对计算机输出的账表、凭证数据的正确性进行检查和审核做好系统运行情况的总结，提出更新和修改电算化系统的报告（2）录

16、入员的岗位职责检查原始凭证的审批手续，严格按照业务规范进行录入操作，录入后进行检查核对基层单位会计电算化工作的组织与实施随时检查系统工作状态，协助对系统的日常维护工作，严格执行对录入数据的备份存档工作严格核定权限工作，做好操作口令保密工作，维护系统按全，做好备份数据的保管工作执行系统故障记录工作，及时反馈系统工作状态（3）数据审核员的岗位职责负责对输入数据的正确性进行审核负责对输出数据的正确性进行审核和检验严格控制审核权限的使用不参与对数据和凭证的录入，对复核时发现的错误，通知和责令操作员修改基层单位会计电算化工作的组织与实施（4）系统维护员的岗位职责负责硬、软件系统的安装和调试，定期检查硬软

17、件设备的运行情况及时排除电算化系统的运行故障，保证硬软件系统的完整性、适应性和运行的正确性维护会计数据的严肃性，不打开数据库进行规范操作，不修改数据库结构，不改动数据来源和数据走向。基层单位会计电算化工作的组织与实施2会计电算化操作管理制度 在操作人员工作内容、权限、机内凭证管理以及软件使用规范等方面，相关人员应当遵守以下原则： 未经电算化培训或培训考核不合格者不能直接操作计算机软件。严格执行操作人员权限管理制度。操作员密码可以由系统理员或者会计主管进行初始设定，但只能由操作员自己修改。所有操作员必须按照规定的操作程序开展会计业务处理工作建立操作人员上机登记制度，正确记录上机时间，工作情况操作

18、人员不能擅自修改凭证或其他资料中的错误，发现问题应立即报告会计主管或凭证编制人员及时做好数据备份工作基层单位会计电算化工作的组织与实施3会计电算化硬件、软件和数据管理制度（1）计算机硬件系统管理制度所有硬件设备必须指定专人负责未经许可，非电算化岗位人员不得擅自使用主要用于会计工作的计算机保持环境清洁 （2）系统维护制度（软件管理制度）4会计电算化档案管理制度 会计档案包括以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表，存储在磁性介质或其他介质上的会计数据，以及会计软件系统有关的文档、结构图、流程图和源程序等。作为会计档案保存，其保存期限应同会计档案管理办法中规定的相应会计数据保管期限一致。 基层

19、单位会计电算化工作的组织与实施（3）要强化会计人员的协作与合作 会计软件每个功能模块处理特定部分的会计信息，各功能模块之间通过信息传递相互联系。尤其是在网络环境中，各岗位人员在不同的站点共同使用同一个会计软件，彼此的凭证传递、数据衔接都是通过软件系统进行的，相互之间联系非常紧密。要求各岗位会计人员之间加强协作，相互照应，共同维护，使系统顺畅运作。（4）适应对会计人员业务素质的新要求 要求会计人员转变观念，全方位掌握会计工作技能，积极参与各种方式的经营管理和决策，强化对会计信息的综合利用。2完善会计电算化的日常管理制度 34 会计电算化系统的安全管理 基层单位会计电算化工作的组织与实施341 日

20、常安全管理的内容与措施会计电算化安全管理是指为了维护会计电算化系统正常工作状态和保障会计信息的安全而制定的规章制度和采取的控制措施。1安全接触控制接触控制是指对接触电算化系统的硬件、软件和数据的人员，在时间上和程序上作出不同程度的限制，以防止设备、程序和数据文件被篡改或泄密。常用的接触控制措施有：（1）设备控制。（2）制度控制。基层单位会计电算化工作的组织与实施2软件与数据文件的控制常用的软件和数据控制措施有：（1）强化密码和权限管理。（2）文件加密控制。（3）操作日志控制。（4）维护秩序控制。3系统文档资料的控制基层单位会计电算化工作的组织与实施4系统后备控制后备控制有以下基本方式：（1）硬件备份。通常可采用的办法是:一是在主服务器之外再准备一台备用服务器，并定期将数据复制过去。二是采用双机容错的方法，通