检测与校准实验室能力体系文件-12 A-0 记录控制程序

1、记录控制程序XXXXXX有限公司检测中心文件编号：XXX-LQP-12页数： PAGE 4/4发行日期：2021-2-28版本：A/0修 订 记 录序号修订章节修订内容修订批准日期1 目的为确保检测中心的质量记录和技术记录完整、规范、受控，确保检测工作的可追溯性，特制定本程序。2范围本程序适用于质量记录和技术记录的填写、更改、标识、收集、归档、贮存、保管和处理等过程。3 职责3.1 资料管理员归口负责记录的归档、保存、借阅、销毁。3.2 检测人员做好记录表格的编制、记录、登记、标识。4 工作程序4.1 记录填写和更改记录填写和更改规定如下：1）纸本记录的填写必须字迹清晰、端正，内容真实，准确齐

2、全，有活动责任人员的签名。电子记录的填写必须按系统规定的格式和流程进行真实、准确地填写。2）纸本记录填写后，不得随意涂改、描改，如因笔误或计算错误要修改原数据时，必须采用单杠线划去原数据，在其上方填写更改后的数据，并盖更改人印章或签字。电子形式的记录（检测报告等）编写后需要更改时，以新文件名重新编写，原文件备份保存。3）纸本记录以蓝色或黑色笔清晰明了进行记录；4）记录表格中不进行的项目用斜划线划掉，不能空白；5）记录信息力求完整，以保证必要时在尽可能接近原条件下进行复现；6）记录必须在工作中形成，不要留给事后追记；7）数字修约按照技术标准、方法要求执行，标准未规定时，按国标数字修约规则执行。4

3、.2 记录的标识记录的格式编制、编号规定见文件控制程序。资料管理员负责对检测中心使用的记录登记入记录表格一览表建档。4.3 记录收集和存档4.3.1 检测项目、质量控制项目以及其他各种管理支持性的项目，完成后由项目负责人将产生的纸本记录收集后及时交由资料管理员归档。4.3.2 资料管理员负责对纸本记录进行归档登记，并按项目分类存放。4.3.3 对工作产生的电子记录，在项目完成后交资料管理员按项目分类放入检测中心数据库里。4.4 记录存放与维护4.4.1 记录由各部门交资料管理员按记录性质按规定的按4.4.4规定的期限保存。4.4.2 资料管理员确保存放的记录安全保存，防止丢失和缺损。4.4.3

4、 电子记录由具有管理权限的资料管理员保管。4.4.4 记录的保存期限：纸本形式的记录中，原始记录、导出数据、校准记录、跟踪审核记录、员工记录以及检测报告（副本）、分包检测中心档案、电子版形式的记录等技术记录保存10年；内部审核、管理评审、纠正措施、预防措施和其它质量活动等质量记录保存4年；人员技术档案保存至员工离职后3年；仪器设备档案保存至设备报废后3年，人员档案和设备档案不足10年的按10年保存期计算。4.5 记录的借阅4.5.1 一般情况下，记录不得复印或外借。检测中心内部人员需要查阅时，办理借阅手续，填写 文件、资料和记录借阅、复制申请表，经质量负责人或技术负责人批准后方可借阅，阅毕立即

5、归还，不得丢失、损坏。涉及客户机密和所有权的记录的借阅执行保密规定。4.5.2 数据库的电子记录，需查阅时由查阅者填写 文件、资料和记录借阅、复制申请表，经质量负责人或技术负责人批准方可查阅。4.6 记录销毁 记录保存期满后，统一进行销毁。销毁时资料管理员填写文件销毁申请处置单，经质量负责人审核、检测中心主任批准后，集中销毁。对涉及客户机密和所有权信息的记录，以碎纸的方式进行销毁。4.7 技术记录信息4.7.1检测中心检测项目的技术记录的信息一般包括以下内容：检测项目、页码、总页码；样品编号、名称、规格；检测依据或参考的检测方法（标准代号必须包括年号）；使用的设备名称、型号及编号；检测数据、计算公式及导出结果；抽样方法及图示（涉及时）；检测时的环境条件；检测偏离的描述及处理记录（必要时）；检测日期、地点；检测人员、审核人的签名；样品修改的过程、状态及相应检测结果。4.8 对于离开固定设施、场所或相关的临时或移动设施中进行工作的记录，上述规定同样适用。记录表格 文件、资料和记录借阅、复制申请表 XXX-LQP-03-06 文件销毁申请处置单 XXX-LQP-03-08 归档资料汇总目录 XXX-LQP-12-01 记录保存期限一览表 XXX-LQP-12-02 文件表格一览表 XX