办公管理制度

1、目 录 第一章 秘书事务-3 第一节 来访接待及电话接听规程-3 第二节 办公请示管理-4第三节 办公会议管理-龚-龚-4龚第四节龚公文的管理-龚-龚-7脆第五节 法脆律事务管理-脆-脆-8脆第六节 合同处脆理规程-脆-脆-10脆第七节 月行例事逮管理-技-技-11技第八节 档案管理-技-技-技-12技第九节 印章、介技绍信管理-块-块-15块第十节 通讯管理-块-块-块-17块第十一节 公司客车管块理-块-块-18斡第十二节 名片、报刊、复斡(油)印管理-斡-19斡第十三节斡计算机使用管理-斡-斡-20漫第二章 督察审计-漫-漫-漫-2漫1第一节漫内部审计-漫-漫-漫21第二节漫内部督察-您

2、-您-您-22第三您节 信访管理-您-您-您-24礼品、礼金的管理-您-孽-2冷5第三章 公共关系冷-冷-冷-冷-25冷第一节 信息的管理-冷-破-破-26破第二节 检查采访的接待-破-破-破-26第三破节 形象、宣传类文章的管理-破-破-28题第四节 新闻节题目的编辑-题-题-29题第五节 来宾的接待题-题-题-29陶第六节 关系人档案搔的管理-搔-搔-30搔第七节 公关宴请-搔-搔-搔-31 第请四章 组织协调-请-请-请-32请第五章 保密规定-请-请-请-请-33第六章 员工举享报和合理化建议、意见的奖励规定享-享-33享 享总 则享为规范办公程序，明确芦职责，充分发挥办公室的规划、协

3、芦调、督审、信息反馈职能，提高公芦司整体的管理水平，特制定本制度芦。芦 第一章芦秘书事务 卵第一节 来卵访接待及电话接听规程 卵一、来访接待规程卵预约来访的接待程序1卵.对按约来访者，可请示总经理(卵副总经理)确定会见地点，并按规卵格接待。2.对提前的卵来访者，可请其在接待室等候，以露茶水、果品招待；在总经理(副总露经理)不忙的情况下，可请示是否露提前会见。3.遇总经露理(副总经理)召开重要会议或会露见重要宾客且时间较长时，应请示露是否延期会见，以便及时通知。露未预约访问的接待程序挝1.礼貌询问来人姓名挝、单位及来访目的。2挝.判别来访目的，需总经理处理的挝来访，请来人在接待室等候，可以挝说：

4、“您请稍等，我去看看某总在挝吗?”；非总经理处理的来访，电挝话告知有关部门做好接待准备，可挝陪同或指引来访者前往。芒3.敲门进入总经理(副总经理芒)办公室，汇报来访者的姓名、单芒位和来访目的。4.总芒经理(副总经理)同意会见，按总芒经理(副总经理)意见安排。芒5.总经理(副总经理)不芒予会见或来访者不肯告知姓名、单洒位及来访目的，应婉言告知来访者洒，“对不起，某总外出不在，有什洒么事我可以转告吗?”(请下次预洒约后再来，好吗?)。二洒、电话接听规程1.接洒听电话，首先问好，并自报部门：洒“您好！华宇购物中心，请讲。”盛2.倾听对方讲述，如盛对方要求与总经理(副总经理)通盛话，则了解对方姓名、工

5、作单位及盛来电目的。3.判别来盛电目的，属总经理电话，记清单位盛、姓名及来电意图后，请对方稍等盛，可以说“请稍等，我去看某总在盛吗?”；如非总经理电话，则将电然话转至有关部门，可以说“对不起然，您这件事属于某某部门管理，请然拔打#”。然4.敲门进入总经理(副总经理然)办公室，汇报来电人的姓名、工然作单位及来电目的，并请示是否接然转。5.总经理(副总芦经理)同意接听，则将电话转接总芦经理(副总经理)办公室。芦6.如总经理(副总经理)不芦在、不予接听或对方不肯讲出自己芦的姓名、工作单位及来电目的，可芦婉言拒绝：“对不起，某总不在，芦您有什么事可以转告吗( 请留下示您的电话，等某总回来给您回电话示好

6、吗?)”，并记下对方留言、电示话号码转呈总经理( 副总经理)示。 三、其它1示.对于无理取闹或怀有不正当目的陆的来访者，可直接与物业保卫部联陆系；情形严重者，可拨打110报陆警。 2.未经同意，不得陆擅自向来访、来电者提供总经理(陆副总经理)直拨电话、移动电话、陆无线寻呼机号码和名片及家庭住址陆、电话；不得擅自回答来访、来电陆者有关公司经营管理和其它未公开由情况的询问；不得擅自带领来访者讶进入总经理办公室或允许来访者在讶公司机密区域驻留，取阅办公材料讶、物品。如有违反，按公司有关规讶定惩处。3.总经理来访讶、来电接待要做到规范、得体，态讶度既不冷漠，也不过分谦卑，充分讶体现公司的良好形象。 讶

7、讶第二节 办公请示鹰的管理 一、办公请示的范围鹰1制度无规定或规定不明确的事鹰项；2需经上级审批鹰的工作或事项；3需鹰经上级阅批的工作计划、工作报告帜；4非本部门可以独帜立处理的工作或事项；帜5超越本岗位职责职权范围的工帜作或事项；6难以确帜定性质、分清责任、作出判断的问帜题。二、办公请示的处理痒程序和要求1.办公请痒示处理包括提出和受理(研究、答痒复)两种情况，实行有直接隶属关痒系的下级向上级提出或上级向下级痒答复的程序。2.办公痒请示须以“请示报告”的形式提出痒，内容包括：请示事痒项的概况及需解决的问题；哲请示人的处理意见或建议；哲相应的依据、必要的哲附加材料。3.受件人哲接到请示后，在保

8、证科学、准确和哲有效的基础上，在二日内予以答复哲(因公出差或法定休假不予计入哲)，答复应意见明确、条理清楚、哲便于理解和执行； 超过二日未给哲予答复，受件人应负相应责任，对哲于重大事项可越级反映。奎4.对有特定时限要求的请示，奎应遵循迅速、快捷的原则，尽快做奎出处理。5.需向总经奎理和副总经理提出的请示，由办公奎室做好登记工作，同时转呈总经理奎或副总经理。 奎奎第三节 办公会议的管理骸公司会议由办公室负责骸管理，有关部门配合。一骸、会议类别1.总经理办骸公会议是总经理为研究和骸处理公司日常经营管理而定期举行骸的会议；参加人员有总经理、副总骸经理、总经理助理、办公室主任、腐秘书、各部经理等；办公

9、会议一般腐每星期召开一次(星期二)，遇紧腐急事项可随时召开。2.腐经营会议由总经理或分管腐副总经理主持召开的一个部门或几腐个部门参加的会议，共同分析、策腐划业务活动，进行业务沟通，达到腐加强管理，实现经营目标；一般每腐半月召开一次或根据需要随时召开袱。 3.部门会议寂由部门经理主持召开的对本部各项寂工作进行沟通、策划和决策的会议寂；参加人员为本部门主要课员和有寂关人员，一般一周或两周举行一次寂。 4专题会为寂讨论某一专项问题，或为了解某一寂现状，而邀请有关人员参加的会议寂，目的是了解情况，倾听意见，沟寂通信息，解决问题；会议的规模、法时间视会议要求而定。5法其它会议公司职工代表法大会以及联欢会

10、、茶话会等文娱交法流性会议、临时性会议等。法二、会议的组织工作法会议预案会议前必须周逢密地制定会议预案，即会议的筹备肠方案。a.会名：明确肠开什么会；会名与内容要相符，妥肠贴恰当。b.议题：对肠会议要讨论的问题应心中有数，确肠定议题；会议一般不讨论没有列入肠议 题的问题。c.肠会期：会议时间长短要和议题内容肠联系起来考虑，提倡开短会。碴d.出席范围：出、列席会碴议的成员要根据议题来确定。碴e.议程和程序：规模较大碴或较为严肃的会议都需要有一定的碴议程和程序；开会时；主席台上人碴手一份，并将议程告知与会人员。碴f.会场布置：包括坐碴席安排、会标、标语、花卉置放、碴音响效果、照明通风控制、录音录叼

11、像、摄影、茶水供应等；会场的布叼置应与会议的规格、规模等有机结叼合起来，并营造一定的气氛。叼材料准备准备会议甲材料，做到与会人员人手一份；大甲型会议，应准备总经理发言文稿。甲 会议通知会议甲通知要明确六个要素，即会名、议甲题、会期、起始时间、地点、出席甲范围、议程，通知要提前发出。甲会前检查会前，甲按会议议程逐项检查会议的准备工城作，重点是材料的准备和大型会议城会场的安排以及意外情况的应急。城 会间服务发放城会议资料，做好签到和会议记录；城对于中型和大型会议，还要考虑安城排供应餐饮等服务；如会议中临时城调整议题，临时增加与会人员，或城发生其它特殊情况，要采取应急措城施，做好会议调度工作。城会后

12、工作a.编写会议贩纪要或简报，上报或下发。贩b.向未到会的同志传达会议概贩况和决定。c.会议文件贩立卷归案。d.对于会议贩形成的决议，要协调有关部门进行贩落实，并将执行情况上报总经理。贩 三、会议的文字工作眷一般有拟订会议预案，起草会眷议通知，撰写会议工作报告，做好眷会议记录，编发会议简报和撰写会眷议纪要等。1.会议记录眷是会议真实情况的反映，眷也是检查会议决定事项执行情况的眷依据，包括两部分的内容：眷记载会议的组织情况：会议名今称、时间、地点、主持人、出席者今、缺席者、列席者、记录人；上级今来人要注明其职务。 记今载会议的内容：会议议题、议程、今讨论发言、形成的决议，特别是主今持人的结论性意

13、见要如实记录。今会议记录的注意事项：今a.会议记录必须真实、准确浇、全面、完整(会后应及时检查、浇补正、核对)，不得随意增删改动浇。b.遵守保密制度，不浇得随意泄漏会议内容；记录本必须浇妥善保管，不得外传或遗失，并定浇期归档。C.记录文字做浇到字迹清晰，条理通顺，规范一致浇，便于阅读。2.会议纪浇要会议纪要应根据会议的宗旨和议智程，用准确而精炼的语言概述，内智容包括：智会议情况简述：会议类型、时间、智地点、出列席者和主持人等，也可智在这部分提及会议所讨论的议题。智会议的主要精神：对某寻项工作情况的分析，取得的成绩，寻存在的问题，对会议讨论问题的结寻论性意见，解决问题的措施、办法寻和要求等；如会

14、议讨论议题较多，寻可分条列出，写明讨论结果和决定寻事项。四、会务设施、设寻备和用品管理会务设施：会议室、寻其它场地。会务设备：会殉议室内的桌椅、家具和各种电器、殉音像设备、照明设备。会殉务用品：会议用茶具、水瓶、烟缸殉及装饰用品。会务设施、殉设备和用品的管理权归属办公室，殉借用会务设施、设备和用品应事先殉提出申请，由办公室统筹安排；未鸦经同意任何部门或个人不得擅自动亚用。五、对于外来性会议亚的管理经批准召开的外来亚性会议，由办公室负责提供会务设亚施、设备和用品，并协助会议管理亚工作。六、公司会议的管亚理1.办公室按照会议的日亚程安排和既定的与会人员名单，于戌会议召开前一日通知有关会议召开戌的具

15、体时间、地点及应准备的材料戌等事项。2.办公室于会前戌1小时，完成会议场地的布置工作戌，根据会场布置要求和参加会议人戌数，安排好桌椅数量、摆放次序，戌并落实、调试好话筒等会务设备。戌3.办公室会务人员于会议戌开始前15分钟到达会场，做好会戌议考勤工作，登记到会人员姓名、嗅到会时间。4.出席会议的嗅人员必须于会议开始前 5分钟，嗅在会议考勤表上签名报到；无特殊嗅情况不得迟到。5.因特嗅殊事务不能到会的人员，经会议组嗅织者同意，并于会前告知办公室，嗅可不出席会议。6.未经公枝司总经理或分管副总经理同意，也枝未告知办公室而缺席者，须于会后枝2日内到办公室书面填写缺勤原因枝，否则视为旷会，按有关规定处

16、理枝。7.未经公司总经理或分管枝副总经理同意，会议中途不得离场枝、退场或在会上接听、拨打无线移枝动电话，否则视为干扰会议秩序，枝将给予有关责任人员罚款 50-袖100 元的处罚。8.袖会议期间，禁止做与会议无关的事袖情，否则视给会议造成影响大小，袖给予有关责任人警告、罚款，情节袖严重者给予降职处罚。 袖袖第四节 公文袖的管理 一、收文管理痒1.建立“收文登记簿痒”。2.总服务台将公痒司函件送交办公室，办公室登记收痒文编号、日期、文件材料名称、类痒别等内容。3.办公室痒将函件分类送至有关领导或部门。痒4.根据领导批示进行痒传阅。一般文件在两天内传阅完毕焉，紧急文件必须在当日内传阅完毕焉；传阅后，

17、传阅人员要在传阅单内焉签字，以示阅毕。5.焉传阅的文件材料由办公室负责收回焉并及时归档。6.收到焉个人的函件，遇收件人出差到外地焉或已调离，由公司指定专人拆阅；焉是业务公事，按规定处理，属个人焉私事，与本人联系后交予本人。吟二、发文管理1吟.公文的拟定公文标吟题：概括公文的主要内容，应标明吟发文机关和公文种类，除批转规章吟制度外，一般不加书名号。吟发文字号：凡以公司名义发吟出的正式公文，均按“华购（年号吟）序号”形式编号；凡以公司名义延发出的简易公文，均按“华购便（延年号）序号”形式编号；凡以部门延名义发出的公文，均采用简易公文延形式，按“华购（年号）序号”延形式编号；如以办公室名义发文，延按

18、“华购办（年号）序号”形式编延号。公文一律加盖印延章，上报的公文，应注明签发人、艺校对人、文印人。密艺级公文应标明“绝密”、“机密”艺或“秘密”字样。紧艺急公文应标明“特急”或“急”等艺字样。文件的主送、艺报送、抄送要写清楚；请示一般只艺写一个主送部门，如需同时送其它艺部门，应用抄报形式。寨公文如有附件，应在正文之后寨注明附件名称和顺序。寨发文部门应写全称或规范性简称寨。会议通过的文件，寨应在标题之下、正文之前注明会议寨名称和通过日期。未寨经签发人同意，签发的文稿不得随寨意修改。最后一页无匆正文内容时，要打上“此页无正文匆”字样。2.公文的审匆核符合通用的或公司匆特定的格式要求。符匆合公司现行

19、规章制度及有关规定和匆要求。公文要求情况崔具体、观点明确、内容全面、表达烽规范、条理清楚、层次分明、文字烽精炼、标点准确、篇幅适当。烽人名、地名、数字、引文烽准确、时间应写具体的年、月、日烽。发文中的数字，除烽发文字号、统计表、计划表、序号烽、百分比、专用术语和其它特殊情烽况外，一律使用汉字书写，同一公烽文中数字的写法应保持一致。出签发符合相应的签发权限出和程序。各部门拟出下发的文件报办公室修改、经总经出理签批后，由办公室统一下发。出各级领导审批、签发公出文、文章需签署姓名和时间。出3.公文的管理吭公文处理包括登记、分发、吭批示、承办、催办、拟稿、审核、吭签发、缮印、用印、传递、归档、吭销毁等

20、环节。根据吭公文内容和性质送总经理或有关部吭门，确定办理时限，并及时催办，吭逾期未批示者或延误、漏办者，承吭担相应责任。各级吭领导审批公文应签署意见，注明姓吭名和审批时间。 。档4.公文的归档和销毁档办公室将文稿和文件档(两份)一起存档。档年末将所有文件装订成册，归档捣保存。对无存档价番值的公文原稿、正本、复印件及相番关材料，经报批后销毁；销毁密级番者须进行登记，并由两人以上执行番销毁工作，确保不丢失、不遗漏。番5各部门应指定专番人保管文件，办公室不定期对其完番整性进行检查，对丢失文件的责任番人进行相应的处罚。文件持有部门番应负有以下责任：贩负责接收文件的保密性，不得随意贩外传、复印或丢失；贩

21、文件保存完好贩，不得随意涂改、保证文件的有效贩性；对接收文件分贩类保存，定期整理，每年年底装订贩成册。贩第五节剁法律事务的管理 剁一、工作范围1剁.解答法律咨询公司剁法律顾问针对公司提出的法律问题剁，以口头或书面的形式给予解答。剁提供法律解释，阐剁明其法律关系、法律后果以及相应湖的法律责任。提出湖依法处理的意见，并拟定出可供选湖择的几种方案，同时提供有关的信湖息资料，使公司的活动在国家法律湖许可的范围内进行。湖2.为决策、经营、管理、服务等湖提供法律依据和建议。湖对公司经营决策等项目提供准湖确的法律依据。对翟经营决策的项目，应依据法律和公翟司实际情况，论证该项目在法律上翟的必要性和可行性。翟对

22、经营决策的有关项目进行预测翟分析，并根据风险变化制定相应对翟策。 3.草拟、审查翟和修改合同及其它法律文书搬审核公司起草的一般性法搬律文书。审核公司搬重要合同及其它法律文书等。搬4.参与谈判工作搬收集、掌握与谈判项目有搬关的法律、政策。搬起草、审查谈判所需文件、文书，搬咨询、制定谈判策略与方案。肌根据谈判的进展，及时肌、准确提供法律依据，在法律允许肌范围内，获取最大利益。肌综合各方意见，草拟有关法肌律合同文本，协助做好合同的审批肌、公证手续。5.代肌理参加调解、仲裁和诉讼活动块根据实际情况，选择调块解、仲裁、诉讼等最恰当的方式解块决争议。在调解、块仲裁或诉讼活动中，维护公司的合块法权益。6.办

23、理其块它法律事务。7.提块供法律法规信息，宣传和普及法律块常识。三、咨询程序吵 1.疑问咨询吵公司各部在经营活动中与吵消费者、供应商及员工在业务关系吵、债权关系、劳资关系等涉及的法吵律疑难问题时，咨询方应该：吵a.首先在公司内部逐级吵申请。b.向公司办公产室提出书面咨询申请。产公司办公室法律顾问应做到：产a.在接到咨询方书面咨产询申请后，立即向总经理汇报。产b.对申请提出的咨疑给产予解答、作出说明，提出建议及解产决办法等。2.纠纷(缠争议)咨询 公司各部聚门(含商场)在日常营销、管理等聚方面与消费者、供应商、员工等在聚业务关系、债权关系、劳资关系等聚方面遇到纠纷(争议)所涉及到的聚法律问题时，

24、咨询方应该：聚a.首先在公司内逐级申报聚。b.向公司办公室聚提出书面咨询申请。等c.按法律顾问的要求如实提供与等纠纷(争议)有关联的文件及材料等。公司办公室法律顾等问应该做到：a.在等接到咨询方的咨询申请后，立即向等总经理汇报。b.对等申请提出的询问给予解答、提出建等议及解决办法等。c此.代表公司出面在纠纷(争议)的此双方中调解，解决纠纷(争议)。此d.调解不成，应履此行：经总经理授权此，约请律师。介绍此纠纷(争议)的起因、经过等。绰向律师提供与纠纷(版争议)的有关材料。版协助律师收集有关证据。版协助律师做好诉讼工作。版 版版第六节 合同处理规程 沉为加强公司合同处理程序的规沉范性，维护、保证

25、公司合法利益，沉使合同的处理必须做到合法、合理沉、有效，由办公室统一协调做好合沉同的处理工作。一、起草沉规范公司合同是公司与其沉他法人之间，为实现各自目的，依沉据法律规定，经谈判、协商，就彼沉此的利益与义务达成的协议性文书沉。 1.内容构成靠名称部分：签订靠合同双方；签订合同双靠方代表人姓名； 正文靠部分： 标的项目；靠数量与质量；价咎款与酬金的结算；履行咎的期限；地点和方式；咎 违约责任等；咎结尾部分：签订日咎期和有效期； 份数；谗附件情况；法谗定代表人和有关公证部门及负责人谗的签字盖章；2.撰写婚要求 目的明确；婚条款清楚；婚项目完整；表达准确婚； 符合法律程序；婚符合公司规定程序。二豁、

26、处理流程（一）业务类合同的处豁理流程1.交拟：由总豁经理直接向撰稿负责人交代撰写意豁图、政策依据、主要内容和具体要豁求；特别机密或重要的公司合同，豁应由职位最高的负责人撰写初稿，豁办公室有关人员协助其完成。冷2.拟议：即酝酿和构思过冷程，包括拟定提纲，整理有关情况冷、事例、数据等素材，在一定范围冷内组织调查、咨询、召开讨论会，冷确定公司合同的基本要旨。冷3.撰拟：根据本规程中有关冷说明、规范和要求，完成公司合同冷草稿。 4.审核：冷指公司办公室或其它受总离经理指派的部门对公司合同稿件的离审阅。经其它部门审离核后，合同草稿需公司办公室再次离复核。对合同中存在离的一般性问题，公司办公室可直接离处理

27、；需作较大增、删、换、改者离，办公室可会同有关部门或撰稿人离商量修改或附上具体意见，请领导离决定。公司合同经审香核通过后，由办公室做好登记工作香，并送交有关领导阅批。香5.阅批：指主要或主管领导对香已审核过的合同进行最后审定，对香经审定通过的合同签署意见；合同香一经批准，即成定稿，如需修改则香必须征得审定领导同意。香6.印校：指公司合同的打印和香校对，打印要忠于原稿，不允许擅适自改动；校对最好由两人逐字、逐适句、逐项进行，校对结束后应在发适文表中填好打印人、校对人、打印适日期、份数等栏目，并将合同原件适和打印件一并交至总经理签字。适7.留底和存档：公司办适公室将符合归档要求的合同原件存适档。（

28、二）非业务类合同的处适理流程非业务类合同主要是术指除业务合同（指涉及商场经营的术联营、租赁、代销合同）之外的合术同（协议）。1非业务类合同的术交拟、拟议、撰拟、阅批、印校、术留底和存档同业务类合同（格式合术同除外）。2关于非业务类合同术的审核，必须由报送人填报非业术务类合同审批表，先经办公室出篱具法律意见，并经部门负责人、分篱管副总经理或总经理审查批准方能篱签订，如涉及标的及影响较大的，篱应由法定代表人或书面授权的代理篱人审核批准方能签订。3合同签篱订后，应严格按照合同的内容履行篱，如遇有问题可与有关部门或相关篱人员协商，以保证合同正常履行。泅4合同的变更、解除和终止，应泅按照合同订立程序进行

29、。5合同泅的签订应按照本流程进行，任何部泅门不得以本部门名义对外签订合同泅，一经发现，将对主要负责人予以泅处罚，情节严重的予以辞退并承担泅相应的法律责任。脑脑第七节 月行例事管理脑1.“月行例事报告”脑用于各部门汇报本部门月度工作情脑况，总结工作成果和不足之处并阐泣述原因，提出下一月度工作计划以泣及实现计划的措施和存在的问题。泣2.各部、室每月底填泣制“月行例事报告”，经分管副总泣经理审批后，送交办公室汇总。泣3.公司每月底召开月行泣例事会议，对各部门本月工作进行泣总结，对下月工作做出计划安排。泣4.“月行例事报告”露由办公室保存备案，作为部门和干露部工作考查的一项依据。露5.“月行例事报告”

30、书写要求露： 中心突出；露表述明确；字露迹清晰；语句通顺；露 层次分明；妄条理清楚。 妄第八节 档案的管理妄 一、档案收集妄文书档案：1童.自行编制的质量体系文件：童质量手册、程序文件和第三替层次文件(管理规范、作业指导书驭、 质量计划和表格)的各版原稿驭。 2.外来文件：驭上级机关公开发布或直接驭下达的公文性书面材料。驭国家颁布的有关法律、法规和驭具有法律效力的规范性文件。驭重要的合同、协议性书面驭材料。3.质量体系运御行的各种质量记录。4御.其他管理性行政文件：御公司(部门)机构(岗位)设御置及人事任免、调动的请示和批复御。公司(部门)印章御启用或停用请示和批复。御公司和部门工作计划、工作

31、总延结等书面材料。公司延内部各种行政管理文件。延 实物档案：延1.国家机关、省市政府或主延管部门、区级政府或主管部门授予延公司(部门)的奖杯、奖状、牌匾延、荣誉证书及其它嘉奖实物。延2.上级领导和公司宾客来延访过程的录音、录像、照片、签名峙簿和赠送公司的礼品等实物。峙3.重要的会议和重大活动峙的录音、录像、照片以及其它实物峙。4.重要的数据、文峙件软盘。二、文件整理峙 1.分类：峙档案应按受控质量体系文件、外至来文件、质量记录和其它管理性文蛰件分类。质量体系文件以文件层次蛰区分，质量记录按部门分类，其它蛰管理性文件依文件的性质分为红头蛰文件和一般文件。同蛰一类别(或细类)的文件以装订于蛰同一档

32、夹为原则，如文件较多，一蛰个档夹不足时，应分为两个以上档蛰夹装订，并于类别(或细类)之后蛰增设“卷次”编号，以便查考。益每一档夹封面内页应设益“目次表”，文件归档时依序编号益、登录，并以每一项一个“目次”益编号为原则。同一事益件形成的档案应集为一个单元。益2.档案名称及编号：益档案各级分类应赋予一益名称，直接写于档夹外部，能充分益表示档案内容性质为原则。在各级分类、卷次及目次的编在号，均以十进阿拉伯数字表示，其在位数使用视文件多少及增长情形而在酌定。档案分类各级在名称经确定后，应编制“档案分类在编号表”，将所有分类各级名称及在其代表数字编号，按一定顺序依次在排列，以便查阅。档在案分类各级编号内

33、应预留若干空档诌，以备将来组织扩大或业务增繁时诌，随时增补之用。档诌案分类各级名称及其代表数字一经诌确定，不宜随意修改，如确有修改诌必要，应事先审慎研议，并拟新旧诌档案分类编号对照表，以免混淆。诌 3.档号编写：诌新文件归档，应就“档案分诌类编号表”，查明该文件所属类别诌及其卷次、目次顺序编列档号。侄档案分类编号方法：侄A质量体系文件：侄质量手册：QA-侄程序文件：QP-侄-第三层次文件：铡QC-铡QA：质量手册铡QP：程序文件铡QC：第三层次文件铡B外来文件：WL-铡 WL：外来文件C质轴量记录：ZL-轴ZL：质量记录D其他管理性轴文件：红头文件：HT-轴-普通文件：PT轴-HT：红头浙文件

34、PT：普通文件浙 ：档案卷次浙：目 次浙文件如能归属前归档鹰文件，即查明前文件的档号予以同鹰号编列。档号以一项鹰一号为原则，遇有一文件叙述数事鹰或一文件归入多类者应先确定其主鹰要类别，编列档号。四鹰、档案归档鹰鹰1.档卷：每年漳年底或次年年初整理全年的文件进漳行归档，归档文件应依目次号顺序漳以活页方式装订于相关类别的档夹漳内，并视实际需要使用“见出纸”漳注明目次号码，以便翻阅;各部门漳的质量记录依部门分类、按季回收漳归档。漳档夹的背脊应标明档夹内所含文件漳的分类编号及名称，以便查档。仪2.保存期限：仪文件保存期限除政府有关法令或仪公司规章特定外，依下列规定办理仪：永久保存a.仪质量体系文件仪b

35、.公司章仪程躁c.股东名簿躁躁d.组织规程及办事细则躁躁e.财务报表躁躁憎f.其它经核定须永久保存的文书碌十年保存a.预碌算、决算书类碌b.会计凭碌证碌c.事业计划资料碌凉d.其它经核定须保存十年的凉文书五年保存a凉.期满或解除的合约凉b.凉其它经核定保存五年的文书凉三年保存a.分承包方烈的质量记录棚b.与体系运棚行有关的质量记录一秘年保存a.无长期保存必要的秘文件秘b.产品和服务的质秘量记录规章类由办公秘室永久保存，使用部门视其有效期秘予以保存。五、档案移秘交1.交接档案须保冗证档案的齐全、完整、准确及质量冗符合要求。2.对每冗一项档案应细心、全面、认真清点冗核对。3.编制移交冗目录，载明目

36、录名称、移交人、接冗收人、交接日期及目录表。冗4.建立“档案接受(移出冗)登记簿”，对档案接收、移出情梨况进行统计监督。 梨六、档案利用1.梨调卷程序：各部门人员梨因业务需要需调阅档案时，应填写梨“调卷单”，经部门领导核准后，梨持单向档案人员调阅。梨档案人员接到“调卷单”经核查后说，取出档案交调卷人，并填写“档说案借阅登记簿”，对具有密级资料说的调阅者，只能在档案室查阅，不说得借走。于档案室当场说借阅者，可免填“档案借阅登记簿说”。档案归还时，经档说案人员核查无误后，于“档案借阅说登记簿”填注归还日期，档案归入说档夹。 2.调卷管理：契调阅一般档案一般限于在契档案室内阅看，如确因工作需要外契借

37、，须填写“档 案借阅登契记簿”。借出的档案资契料，以五天为期限，一册或十份为契限额，如需延长，应办理续借手续契。对于逾期未归还档案者契，档案保管人员负责催还，如经催契还仍不归还者或有损失无法归还时契，由办公室综合秘书根据情节报请吝处罚。借阅档案必须爱吝护，保持整洁，严禁涂改，注意安吝全和保密，严禁擅自翻印、抄录、吝拆抽、公布档案资料，如确属工作吝需要摘录和复制及拆抽的，报批后吝，请档案人员负责办理。吝调阅档案，应于规定期限内归还吝，如有其他人员调阅同一档案时应吝经调阅变更登记，不得私自交换。吝调阅档案限与经办业务铆有关者，如调阅与经办业务无关的铆档案，应经办公室主任同意。铆领导外出开会、学习，

38、需带铆有关文件资料时，要办理借阅手续铆，用后返回； 外出开会带铆回的文件资料，要及时交档案室；铆严禁个人保存文件。保铆密文件、记录等，须经办公室主任茅批准方可调阅，但一律不得借出；牺档案人员应严守机密，禁止在谈话牺中泄密。 七、档案保管牺1.做好档案统计工作，牺对档案收进、移出、借阅、销毁等牺事项及时进行统计登记，填写档案牺登记表以备定期检查、核对。牺2.档案室必须具有防火、牺防盗、防蛀、防鼠、防潮、防尘等牺保护措施。3.档案室屯内严禁烟火，禁止存放易燃易爆物屯品，杜绝任何隐患。4屯.随时拂试档案架，维护档案清洁屯，以防虫蛀。5.定期屯对档案进行检查，发现破损、霉变屯或其它异常情况，要及时采取

39、补救屯措施。6.档案管理人屯员工作调动时，必须严格做好移交屯工作，履行交接手续。屯7.未经许可，任何人不得擅自进屯入档案室。八、定期组织屯专业人员对档案进行鉴定，妥善保屯留有价值的档案，剔除并销毁已失屯去存档价值的档案。九、屯档案销毁1.对于已过屯保管期限或经鉴定失去存档价值的荚档案，由档案管理人员编制档案销荚毁清单并提出档案销毁意见，报批荚后执行。密级档案的销荚毁须经总经理批准。2荚.对批准执行销毁的文书类档案，荚只能用粉碎机销毁，不能出卖或作荚其它用途。3.档案销毁荚过程中，应有两人以上监销；销毁硷后，监销人员在销毁清单和登记目吼录上注明“已销”字样和销毁日期吼及销毁方式，并签名以示负责。

40、吼4.保管期限已满，经核定吼仍有保存参考价值者，档案人员应吼注明。5.销毁清单一式吼两份，分别上报上级档案部门和备吼案留底。 揪揪第九节 印章、介绍信的管理档 一、印章公司档印章由办公室统一管理，各部门专档用章由各部门保管使用。档印章种类1.公司级印档章(公章)：刻有公司全称的圆形档公章。2.公司法人印章档：刻有公司法人姓名的方形印章。档3.部门级印章：刻有公伴司全称、部门全称的圆形或椭圆形伴公章。4.部门主管印章伴：刻有部门主管姓名的长方形印章伴。5.专用印章：公司根伴据下属部门工作需要刻制的职权性伴、职能性或标注性印章。伴印章使用1.建立“印颁章使用登记薄”；登记项目有时间颁、用印部门、内

41、容、用印数量、用颁印人及盖印人签字等。2颁.使用公司印章必须持经有关领导颁批准的华宇购物中心印鉴用印卡颁，办公室印章管理人员审核无误颁后方可登记使用；特殊情况需代用颁章时，需注明代用；以下情况必须颁由总经理审批或授权：a.公司的吵发文；b.以公司名义的对外吵活动；3.各种报表、提爆货单由用印部门负责人签字后，予爆以办理。4.公司员工提爆款、取包裹等用印者，由印章保管爆人审查工作证及其它证件后予以办爆理。5.部门印章由各部门负责人担按有关规定批准在公司内部使用，担各部门印章一律不得对外使用。6担公司各类印章一律不准涂改使用担，违者一经发现予以辞退。担印章申请、缴销公司担印章经总经理批准，办公室出

42、具图但样，报公安部门审批备案后，办公胯室统一刻制、分发、登记。胯1.印章申请因业务需要或组胯织变更；因印文磨损申胯请换发时；因印章毁损胯或遗失时的；须叙明原印章的种类屯、字体、制发日期、毁损或遗失经屯过及失职人员等，公司公章的毁损屯或遗失，则应报公安部门备案。屯因业务需要或受地区限制需增加印啮章的;(5)制发、换发啮、补发、增加的印章，需由申请部啮门填报印章申 请表，呈请总啮经理（主管副总经理）核定后，送县交办公室制发。(6)补县发、增加的印章印文字体应有异于县原印章，以资区别。2.印章缴销县废旧、撤销或遗失寻获的墙印章，应由印章保管人员填报“缴墙销印章申请表”，呈请总经理（主墙管副总经理）核

43、定后，送交办公室墙缴销。一、介绍信管理1开具介墙绍信应连续编号、注明有效期限，熄且字迹清晰，不得涂改；开出的介熄绍信和存根，内容必须保持一致。熄2原则上不得开具及携带空白介熄绍信，不得开具不留存根的便条介熄绍信；特殊情况经总经理批准，并盛注明开出日期和有效期限；持空白盛介绍信外出，必须讲明使用用途，盛未使用的必须交回。3.盛对出具入学、入院、入托、提款、盛取包裹、落(迁)户口等一般性介盛绍信，审查其有效证件后予以办理盛。4.其它介绍信由办公快室主任视情况决定。5.快非本公司员工一律不得开具证明、快介绍信。6.使用完毕的快证明、介绍信存根，应装订成册，快归档保存。 第十节 通讯管快理一、电信管理

44、1市内电信管理婚各部门每月应严格在规定通婚讯费标准内使用电话，超出标准部婚分由部门自理；如出现联办信息，婚以信息费金额的十倍罚款。2婚长途电信管理长途业务均使用I婚P卡，按各部门业务量大小，分别涸配置卡额为50元或100元的I涸P卡。部室人员限定使用额度由部涸室负责人合理分配；IP卡由部涸室负责人或指定专人管理，IP卡涸只限定在固定的办公电话上拨打长涸途电话；凡被叫城市为IP卡开涸通城市，一律使用IP卡，否则费湖用自理；建立“湖长途电话使用登记薄”，内容有日湖期、使用部门、对方单位(姓名)湖、对方电话号码、联系事由、通话湖时间、使用人等。因公湖拨打长途电话，须填写“长途电话湖使用登记薄”，经部

45、门负责人批准豹后，方可使用。使用电豹话，应事先拟好应对提纲，一般以豹3分钟为限。不准因私使用IP豹卡；各部室每月2021日持旧豹卡到办公室换取新卡，旧卡内余额豹由办公室调剂使用；各部室每月酒的通讯费控制标准内含领用的IP酒卡卡额 。 2.传真机酒建立“传真收发登记薄”酒，内容有日期、 类别(发或收)酒、 部门名称、对方单位(姓名)酒、传真页数、传真内容、收发时间酒、收发人及批准人签字等。父办公室收到外来传真时，通知父收件部门接收，并做好登记签认工父作。因公发送传真，须父填写“传真收发登记簿”，经部门父负责人批准后使用。凡父涉及商业秘密的文件、材料，不得父使用传真机发送。使用父传真机收发文，传真

46、回单、原稿和父原稿复印件均留存备查。二父、信件(电报)邮寄管理父因公邮发的信件、电报，应于每父日下午3:00前交送办公室，逾父期次日办理。建立“信父件(电报)邮寄登记薄”，内容有父日期、发送部门、收件地址、收件父单位(姓名)、信电内容、邮寄方拂式、邮资金额、批准人及经办人签拂字等。邮寄挂号、快件拂和特快专递的信件以及发送电报，拂须经部门负责人批准。杉信封、电报书写应规范，字迹清楚杉，否则办公室有权退回发送部门。杉办公室做好信件、电报杉发送的登记及签认工作，月末核对杉登记的邮资总额， 并报销邮资梢费用。 梢梢第十一节 公司客车的管理梢 一、小客车使用范围：梢1.总经理、副总经理梢用车；2.公司重

47、要梢宾客接送用车；3.篱部门因工作及业务需要用车；篱4.公司员工或商场内顾篱客因伤病急救用车；篱5.公司员工出席省、市级表彰、篱嘉奖活动接送用车；篱6.办公室指派的其它任务用车。篱 二、小客车使用管理顺1.总经理、副总经理用顺车，应事先通知办公室，由内勤根顺据要求，安排车辆并落实出车前的顺各项准备工作。2.顺公司重要宾客用车，由办公室主任顺通知内勤用车的时间、路程、发车顺地、目的地、宾客人数等具体内容顺，内勤登记并安排车辆、落实出车顺前的各项准备工作。芦3.部门人员外出办事，5公里以芦内原则上不予派车，5公里以外视芦具体情况签发“派车单”。芦4.申请用车的部门和个人芦，应提前一天与办公室联系并

48、领取芦“派车单”。5.“芦派车单”经办公室主任审批，方可芦派车；外埠的用车，由总经理批准芦。6.因紧急公务用拧车，并影响车辆的正常调度时，办拧公室内勤应协调、灵活安排。拧7.用车人应按核准的时拧间与地点使用车辆，不得随意更改拧行车路线、增加行程或拖延时间，拧以免影响车辆的调派。拧8.司机凭“派车单”出车，任拧何人不得私自支配司机出车；对私拧自支配者，司机有权拒绝。犁9.司机按核定的时间及地犁点行驶，因擅自变更行程或增加时犁间导致耗油量增加的，由其自行负犁责；遇特殊情况不能按时返回时，犁应尽快与办公室联系。犁10.车辆进入市区时，要按交犁通规则行使及停放，不得乱停乱放犁。11.返回后，司犁机将车

49、辆安全停放，并在“派车单李”上签字，交办公室。李12.上级主管机构、合作企业李或其它单位借用小车，必须经总经李理批准。13.擅自李转借公司小车或私自出车者，按公李司有关规定给予处罚； 对造成事李故的，责任自负，并给予相应的处李罚。一、接送车使用范围1公司刷榆次员工的定时接送；2公司举刷办大型活动的临时性接送；刷3刷办公室指派的其他任务用车。一恃、接送车的使用管理1 1.接送恃车为固定接送榆次员工使用，一般恃不作他用；2因工作需要用车，恃应由用车部门提前二天通知办公室恃，3用车部门应按核准的时嚏间与地点使用车辆，不得随意更改嚏行车路线、增加行程或拖延时间，嚏以保证榆次员工的正常接送；2嚏接送车原

50、则上非榆次员工不得乘坐嚏，如公司员工有特殊情况需乘坐的嚏，应提前向办公室提出申请、由办嚏公室出具乘车证明后方可乘坐；3献在榆次员工中民主选举产生一名献车长，负责日常乘车管理、定期组献织清洗车椅的座套；4司机不得献私自增加乘客，对超载造成交通事献故的，除进行处罚外并承担由此带献来的一切后果。五、司机露的管理5.违章行驶造成的事故或露处罚，由其承担相应的费用。6.露未按规定要求停放车辆，致使车辆露或机件被窃或损失的，应承担相应露的赔偿。7.工作时间内未指派行裸车任务，应在规定场所待命；因故裸离开，须向办公室内勤请假，裸同时留下联系电话或地址等。裸4.无驾驶任务时，有义务裸承担领导临时指派的工作。裸

51、六、小客车及接送车的保养和维唾修8.一般保养：驾驶员每日上班唾后，到办公室内勤处了解当日的车唾辆调度计划，如无用车安排，唾应对车辆进行一般保养：妹a.检查车辆的水、油、电戊量供应、轮胎气量等是否达标。戊b.对车辆内外进行戊必要的清洁，保证车辆光洁无尘。戊9.定时保养：驾驶员每隔三天，戊在无用车任务的前提下，对车辆进戊行细致的 保洁、检查工作。b示.检查车辆的用水系统、燃油系统示、供电系统、制动系统，发现异常示及时排除，无法排除则向办公示室内勤报告，做定级保养或维修处示理。e.对车辆内外进行清洁，清示洗车辆外壳、底板、挡泥板、轮胎示、掉换不洁座套并对车辆内部冗仪表盘、操纵杆及其它部位进行擦冗拭、

52、吸尘。3.例行保冗养、定级保养和送厂维修(参照总冗公司规定执行) 冗第十冗二节 名片、报刊、复(油)印冗的管理 一、名片制度犁 1.名片印制的范围犁A.公司中级以上的管犁理人员。B.公司负犁责业务、外勤工作或其它因公对外犁联系、交往的人员。2犁.名片印制程序属涕名片印制范围“A”的，由办公室涕统一印制，如名片用毕，可通知办涕公 室续办。涕属名片印制范围“B”涕的，填写“名片印制申请单”，经涕部门经理签字批准，涕报办公室审核办理。涕其他人员因特殊原因必须印锑制名片，由所在部门经理向分管副宿总经理提出书面宿申请，经同意后报办公室审核办理宿。1.名片印制的联系、发放等具宿体工作由办公室内勤负责，其它

53、部宿门或人员未经批准，不得擅自宿印制与公司有关的名片。细二、报刊征订制度1细.下发定报单：办公室于报刊征订细前下发“报刊订阅申请单”至各部细门。2.填写定报单细：各部门在规定期限内填写“报刊细订阅申请单”，经部门经理亮核准后，送交办公室。亮3.核准定报单：办亮公室内勤将各部门的“报刊订阅申亮请单”汇总上报办公室亮主任审核批准。亮4.定报：办公室内勤统计、登亮记已核准的报刊名称、数量，到邮女局办理报刊订阅女手续。三、复(油)印的女管理2.建立“复印机使用登记簿女”，内容有日期、使用部门、复印女内容、复印份 数、批准人及经女办人签字等。3.各部门因公使用瓤复印机，须填写“复印机使用登记瓤簿”，经部

54、门负责人批准，方瓤可使用。3.复印机瓤由办公室专人操作、保养，其他人瓤员未经许可，不得上机操作。翌4.承印份数在20份以翌下的，或重要的资料可使用复印机翌复印；20份以上的，4翌要采用油印方式。翌5.油印机的使用采取借用制，借翌用部门应填写借用登记表，内翌容有使用5 部门、油印彰内容、借用时间、归还日期、借用彰人、出借人签字等，经部门6彰负责人批准，办公室主任彰同意，办理借出手续。彰6.油印所需打印蜡纸的页数按应100:1 的比例打印。应7.油印机使用完毕，及应时返还并在备注栏上签字；逾期未应用完者，需办理续应借手续。 第一节计算机使用应管理为保证计算机系统的正常洲运行，确保数据的准确性和完整

55、性洲，特制定本办法。1.公司各部门浴计算机应指定专人负责，专机专用戌，其它人员如需使用，须经所戌在部门经理同意。2.保持设戌备清洁，并做好日常维护。3戌.严禁计算机上放置强磁物品，或戌将物品放置于计算机上。4.咏办公室信息人员要不定期抽查设备咏使用情况，定期进行维护。5咏.严禁使用外来磁盘、光盘、以防咏病毒感染。6.设备咏无作业时应回复到初始状态，以防咏他人非法操作。7.酗严禁上机玩游戏，一经发现立即开酗除。8.机器发生故障或者异酗常情况，应及时通知信息中心人员酗处理，任何人不得擅自处酗理或继续其它操作，在故障查出以酗前，不得随意开机。9.上网振人员应严格使用个人代码，并定期振更改口令，严禁以

56、他人代码、口令振 录。10.振所有上网计算机操作人员应严格按振照规定的作业顺序进行，处理完毕振应立即退出系统，防振止长时间占用系统资源，影响前台振销售速度。11.各部室按咒权限在本部门计算机上上网，通过咒查询功能打印所需报表，不得需输出非自己权限的报表，对于作废需的报表，立即预以销毁，所录入的需文件均应加设密码，以防泄密。需12.各部门计算机的正常需维修报办公室审批。第二章 督需察审计第一节 内部审计 址一、内部财务审计址内部审计工作在办公室主任的领导址下，依照国家法律、法规和政策，址对公司的财务收支进行内部审计监址督。1.审计监督范围址财务计划的执行或公址司预算和决算；与财这务收支有关的经济

57、活动；这内部控制制度；这公司资产的管理使用；这专项资金的提取、使用；这报告期内经营成本、费用和这利润等情况；对广告缨费、业务招待费等使用情况；缨国家财经纪律的执行情况缨；对公司与境内、外缨经济组织兴办、合资、合作经营企缨业以及合作项目所投搅入资金、财产的使用及其效益的搅审计监督。总经理交搅办的其它审计事项。2搅.内部审计的主要职权：姐检查凭证、帐表，查阅有关的技文件和资料。对审计技中的有关事项，进行调查并索取证技明材料。对正在进行技的严重违反财经法规、严重损失浪技费行为，作出临时的制止决技定。对阻挠技、破坏审计工作以及拒绝提供有关腐资料的，经总经理批准，可以采腐取必要的临时措施，腐并提出追究有

58、关人员责任的建议。腐提出改进管理、提高腐效益的建议，以及纠正、处理违反腐财经法纪行为的意腐见。对严重违反财经腐法纪和造成严重损失浪费的人员，荤提出追究责任的建议。荤3.内部财务审计工作的主要程序荤：根据总经理或办公荤室主任部署和公司的具体情况，拟荤订审计项目计划，通荤常包括概况、上级领导的要求、荤审计工作的人员构成、工作范围、荤审计工作的日程安昏排、工作量的预计、需解决的其它昏问题等具体规划和安排，报昏总经理批准后实施昏。实施审计，应事前昏通知被审计部门。对昏审计中发现的问题，随时向有关部昏门和人员提出改进建议；审计终结烽，提出报告并征求烽被审计部门意见后，报送总经理；父经批准的审计结论和决父

59、父父父 定，被审计部门父必须执行。被审部父门对审计结论和决定如有异议，可羹以在规定时间内向总经理提出申羹诉。二羹、离职审计办公室对羹即将离岗的干部或重点岗位的员工羹进行审查。1审查的空内容在职期间本岗空位工作目标的实现情况；空在职期间本岗位经营管理任空务的完成情况；职空权范围内的各项奖金、基金的管理卡、分配和使用情况；卡职权范围内的公司各类资产、财卡物的保管和使用情况；卡职权范围内的合同、协议的管卡理情况；职权范围卡内的债权、债务的处理情况；卡其它需要审查的内容。抖 2.审查程序抖接受任务：接受总经理下抖达的任务。正式审抖查：确定审查方案，确定审查内容抖和范围。 审查方抖案包括审查的形式、时间

60、、内容、抖范围以及所需资料、材料的搜集、抖整理、核实的具鲍体步骤和方法。提鲍出意见：根据审查的结果和结论，鲍向有关领导或部门提出书面的审鲍核 报告。鲍报告复审：审核报告要与鲍被审核者见面，如被审核者对审核鲍报告的结果、结鉴论和具体审核意见持有异议，可在鉴15天内向公司办公室提出，由办鉴公室组织复审。鉴由于特殊原因，委鉴托社会审计机构进行审核或复审，鉴必须征得公司总经理鉴同意。三、其它事项荐1.内部审计部门对豫办理的审计事项，必须建立审计档豫案。2.内部审计人豫员要依法审计、忠于职守、坚持原豫则、客观公正、廉洁奉公、保豫守秘密，不得借用职权、徇私舞弊豫、泄露秘密。3.内在部审计人员依法行使职权，