支队档案管理制度

1、档案（室）管理制度为加强支队档案（室）的管理，各类档案收集、整理工作， 有效地、科学地保护和利用档案，提高支队档案管理水平，依据 中华人民共和国档案法、机关档案工作条例及有关规范、 细那么、国家标准、行业标准制定本制度。一、档案室（一）支队档案室是支队档案管理部门。（二）档案室库房应当坚固可靠、环境稳定，并力求做到防 盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防高温等要求，并应配备相应保 障设施。（三）档案室应配有涉密档案专用存放场所，并采取保密措 施。（四）档案室应配有专用电子档案存储计算机及配套硬件设 备，包括专用刻录设备、移动存储介质设备及档案复印、打印、 扫描、粉碎等设备。支队电子档案存储计算机还应

2、配备相应软件, 包括电子档案的读取、格式转换软件，杀毒软件、驱动软件、电 子档案管理系统软件等。（五）支队应根据实际需要，采用先进技术设备，逐步实现 档案管理的科学化、现代化。二、档案管理人员支队档案管理人员由（可加“支队领导指定”）1名档案管理 员与各科室指定1名档案员组成，档案管理员负责支队档案（室） 管理工作，档案员（可兼职）负责按要求整理和归档本科室应归 档的由业务工作产生的文件材料。三、档案管理员职责（一）按照法律规定管理支队档案（室）；（二）对支队档案进行合理分类、存放；（三）定期检查档案（室）状况，包括对档案（室）的平安 性、保密性、稳定性检查和卫生维护；（四）定期对计算机及相关

3、设备进行维护；（五）管理和指导档案员做好文件材料的整理、归档工作；（六）做好档案（室）相关登记、统计；（七）做好突发事件应急处理。四、档案管理员、档案员的变更档案管理员、档案员因工作需要确需变更工作岗位的，应经 支队领导批准，并办理交接手续。五、进出入登记所有档案、人员进出入档案室都应在档案管理员陪同下进 行，并且进行相关登记。六、档案管理（一）档案管理工作内容.档案本制度所称档案是指本机构内的应归档管理的具有保存价 值的归档文件。.归档文件归档文件指支队在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文 书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。.整理整理是将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、

4、编号、 编目等（纸质归档文件包括修整、装订、编页、装盒、排架；电 子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）, 使之有序化的过程。（注：元数据指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结 构及其管理过程的数据）.归档归档是将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经整理的 归档文件管理权限向档案管理部门提交的过程。（二）应归档范围.应归档范围包括工作中产生的执法文书、公文、后勤、财 务、党建、会议等类型的档案以及支队荣誉、大事记等支队开展 记录类档案。.机关文件的归档范围和保管期限参照机关文件材料归档 范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）执行。.会计文件材料的归档范围参照会

5、计档案管理方法（中 华人民共和国财政部国家档案局令第79号）执行。.国家另有规定的文件材料的归档范围参照有关规定执行。(三)归档文件的整理.应归档文件的整理应按照相关国家标准执行。.公文档案的整理参照石家庄市归档文件整理规那么实施细 那么。.科学技术档案的整理应参照国家标准科学技术档案案卷 构成的一般要求(GB/T 118222008)执行。.照片的整理应参照国家标准照片档案管理规范(GB/T 118212002)执行。.执法文书档案的整理应参照农业农村部印发的农业行政 执法文书制作规范执行，有另行规定的执法文书档案按照有关 规定执行。(四)档案的归档.凡属支队应归档范围内的档案，均由相关业务

6、科室档案员 进行整理、立卷，定期向档案室归档(一般为第二年的上半年之 前)。支队领导和业务办理人员办理完毕的归档文件应由相关业务 科室档案员按照有关要求及时整理、立卷。.电子档案的归档应参照国家标准电子文件归档与电子档 案管理规范(GB/T 188942016)执行。.支队归档的档案还包括其他档案部门移交来的应由支队 归档的归档文件，具体手续参照本制度”档案的移交二.档案管理员应核查归档档案的具体情况，包括：应归档的文件材料齐全、完整情况；档案的整理、立卷情况；归档的文件材料之间历史联系情况、保存价值情况、保存期 限情况。（五）档案的保管.支队在工作活动中形成的全部档案，应在相关业务科室立 卷

7、的基础上，按照一定的要求进行分类、加工和保管。档案室存 放的档案应注重分类、便于检索、干净整洁、完整可靠。.涉密档案应按有关要求在涉密专用保管场所保管。.会计档案应设专用保管场所。（六）档案的借阅和利用.支队档案借阅和利用实行逐级审批，根据档案的机密程 度，确定不同的借阅和利用范围，规定不同的审批手续。.非涉密档案的借阅和利用由相关业务部门主管领导审批。.涉密档案的借阅和利用由支队长审批。.会计档案的借阅和利用按照会计档案管理方法执行。.支队保管的档案，是现行档案，主要供本单位和主管局机 关使用，不属于开放范围。对外提供利用需经上级档案行政管理 部门批准。（七）档案的鉴定和销毁.支队应定期对已

8、超过保管期限的档案进行鉴定。.鉴定档案必须在档案室主管领导的主持下，由档案管理员 和相关业务部门档案员共同进行，鉴定工作结束后，应提出鉴定 报告。.确无保存价值的档案应进行登记造册，可经支队长批准后 销毁，销毁工作由档案管理员与被销毁档案相关档案员同时监销, 并防止档案遗失和泄密。监销人员须在销毁清册上登记并签 字。.会计档案的销毁按照会计档案管理方法执行。（八）档案的移交.支队应将确需移交的永久、长期保存的档案，在本机关保 存十年左右，经支队主管领导批准后连同案卷目录（一式三份） 和有关的检索工具、电子档案的元数据、参考资料，一并向有关 的档案馆移交。.机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理， 妥善保管，不得分散，并按机关档案工作条例要求实施移交。.会计档案的移交按照会计档案管理方法执行。（九）档案的登记.支队应对档案的接收、移交、保管、利用（借阅）等情况 进行登记。.档案的登记内容包括：借阅记录、销毁记录、归档记录、 进出入人员记录、保养检查记录、移交记录、档案变更记录、档 案管理人员变更记录、档案室设施登记。七、应急防护.为有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件