2022年办公用品及设备管理办法

1、第PAGE11页共NUMPAGES11页2022年办公用品及设备管理办法第一章总则第1条为规范办公用品及设备的采购、领取、使用、保管与维修，使之管理有序，责任明确，以便更好地服务于公司各项工作和降低办公用品及设备的使用经费，特制定本办法。第2条本办法适用于公司办公用品及设备的管理。所指办公用品及设备包括：文具、纸张、文件夹等文案用品，办公桌椅、档案柜等办公用具，电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公器具设备，电视、空调、风扇、取暖器等家电设备。第3条主要职责。1.集团行政管理中心主任：审核采购预算计划；监督指导集团总部物资用品的发放、保管和使用；审批、控制物资的采购、报废，确保符合采购流程与

2、标准。2.集团采购主管：组织实施日常办公用品的采购及预算计划；采购总部打印机、复印机耗材等各类办公用品。3.集团前台/后勤管理员：负责办公用品、劳保用品、厨房用品、清洁用品的采购工作，并做好采购记录；负责对各类用品的领用、发放；建立各类用品管理台账并及时更新，保证账物相符。4.集团财务管理中心：负责审批采购计划和采购费用报销并监督采购。第二章办公用品及设备的计划管理第4条行政管理中心根据集团下达的办公用品及设备年度采购预算及各单位实际情况，分解并下达各部门年度办公用品及设备费用计划。第5条各部门依据行政管理中心提供的明细清单填写办公用品及设备采购明细表，并于每月_号前(放假顺延三天)报行政管理

3、中心。各部门要对申领人所需增配办公用品数量进行检查，不合规定或超出标准的予以驳回。第6条行政管理中心于每月_号前(放假顺延三天)对各部门的办公用品及设备采购明细表汇总、审核，形成集团办公用品月度采购计划并据此实施采购。第三章办公用品及设备的采购第7条采购人员根据采购计划采购物品，要认真负责，坚持物美价廉，货比三家。在入库之前，确保物品的完好无损。如有损坏，属对方原因负责退还，属自身原因自行赔偿。第8条供应商的选择。按照公平、公正的原则，采取公开比质、比价等方式择优确定供应商。1.为保证集团以较低的价格获得高质量的办公用品及设备，集团将先行择优选取_家实力较强的供应商经过同类(种)产品比质、比价

4、后，各自提供其最具竞争力的产品品种及服务。2.引入竞争机制，要求供应商每季(月)提供最新的产品报价及样品，集团集中评定后及时调整各供应商的采购品种与数量。条件成熟时，再确定长期供应商。3.行政管理中心负责与供应商签订采购及服务协议。4.对于零星、低价用品，按便利原则择近、择优购买。第9条采购。1.采购申请流程。单价_元的：集团总部：员工发起集团业务中心负责人审批行政管理中心主任审批采购主管采购、分发财务管理中心备案行政管理中心归档。区域公司：办公室/综合部发起区域公司负责人审批区域公司办公室采购、分发区域公司财务部核查、备案财务管理中心备案行政管理中心归档。单价_元的：集团总部员工发起或区域公

5、司办公室/综合部发起集团业务部门负责人审批或区域公司负责人审批集团行政管理中心主任审批集团行政副总审批集团总裁审批采购主管采购、分发财务管理中心备案行政管理中心归档。2.单价超过_元的办公用品及设备实行采购小组采购制度。采购小组由行政管理中心、财务管理中心、申购部门各派一人组成，原则上不少于两人。采购申请获得批准后，由采购小组按照货比三家、质优价廉的原则负责采购。3.采购的物品到货后，由采购主管持采购计划和购货发票连同采购的物品送交行政管理中心主任验收，验收无误后，填写一式三联的入库单，其中存根联由行政管理中心留存，记账联交付采购主管用于报销，回执联由前台/后勤管理员用于登记库房台账。4.采购

6、的物品验收入库后，前台/后勤管理员应按其类别、品名分门别类码放整齐，并负责物品的完好无损，如有非正常情况的损坏，自行赔偿。5.各部门需自行购置一些急需的单价超过_元或者采购总额超过_元的办公用品，在征得集团领导同意后执行，购置后报销前到行政管理中心签字登记。第四章办公用品及设备的领取第10条集团的办公用品统一由行政管理中心保管和发放，各部门需使用办公用品的可按领用规定到行政管理中心前台/后勤管理员处领取。第11条使用部门领用常规性办公用品应以旧换新，填写办公用品领料单(详见附件1)，办理相关领用手续后，方可领取。第12条办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪用私用，随意丢弃废置；严禁员工将办公

7、用品带出公司私用。第13条使用办公用品应以室为家，在日常工作中，提倡节约作风，物尽其用，不要大材小用，努力降低办公成本。第14条精心使用办公设备，认真遵守操作规程，使用后及时关闭电源，避免人为对各种设备的损害。第15条凡属各部门或部门内员工共同使用的办公用品和设备应指定专人负责保管，员工使用时应作借用、归还登记。第16条员工离职，必须在离职前向行政管理中心或区域公司办公室/综合部移交在用的办公用品，办理归还手续(指固定资产、计算机等非易耗品)。第17条集团信纸、信封、档案袋、名片等由行政管理中心负责印制，各部门按需领用，行政管理中心负责登记工作。各部门专用资料如需印制，由部门提出需求及样式交行

8、政管理中心落实印制，行政管理中心印制完毕后通知相关领用并登记。第五章办公用品及设备的保养维修第18条各部门按照设备的操作规程要求，对办公设备进行定期维护，做好清洁保养工作。第19条电话、传真机、电脑、打印机、复印机等办公设备出现故障或维护(加碳粉、换墨盒)时，由使用部门向行政管理中心提出维修维护申请，填写办公设备维修申请单(详见附件2)，由行政管理中心联合企业技术中心统一安排维修。第20条企业技术中心每季度定期组织对办公设备进行检查，统计办公设备使用与维修情况。第21条经鉴定属下列情况造成损坏或遗失的，由责任者按物品的购置价格和使用时间、新旧程度折价赔偿。(详见附件3物品损坏赔偿折价表)。_人

9、为物理损坏或使用不当；2.私自拆装办公用品与设备；3.安装非工作所必须的软件所引起的故障；4.保管不善造成物品遗失的；5.其他的人为因素造成的损坏。第六章办公用品及设备的盘点与报废处理第22条盘点的组织管理。由行政管理中心和财务管理中心，组织各中心、区域公司对办公用品和设备进行盘点。第23条盘点频度与要求。每半年盘库结算一次，要做到账账相符、账物相符。对坏账部分查明原因并追究相关人员责任。第24条报废处理。凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的，由使用者/保管人填写设备报废申请单(详见附件4)，说明原因和理由；报废手续完成后，及时办理补充新品的领用手续。报废流程：使用者/保

10、管人申请责任中心主任审批行政管理中心主任审批财务总监审核行政副总或总裁签批财务管理中心进行账务处理。第七章办公用品及设备的监督控制第25条行政管理中心对各部门所拥有的办公用品易耗品(主要指打印耗材与印刷制品)进行统计与调查。每月_日前对上一月各中心办公用品的领用量、余量做统计分析报表，上报行政副总和总裁。第26条行政管理中心对各部门办公设备维修与保养做统计报表，每月上报行政副总和总裁，进一步控制设备维修费用。第27条各中心根据办公需求，制定本中心的月度办公用品预算，报行政管理中心，行政管理中心据此对办公用品的使用进行监督，控制办公用品经费。第28条财务管理中心负责对办公用品与设备的购置、维修、

11、报废等程序进行监督。企业管理中心对列属固定资产的办公用品与设备的状态及变更程序进行监督。监督审计中心负责对各部门的管理行为进行监督。第八章附则第29条本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。第30条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。第31条附件：(1)办公用品领用单；(2)办公设备维修申请单；(3)物品损坏赔偿折价表；(4)设备报废申请单。2022年办公用品及设备管理办法（二）一、本制度适用于办公室所有人员。二、本制度所涉及范围为公司所有办公场所及办公桌摆放物品。三、办公室整理：办公室只摆放必需物品，不摆放其它物品;不用物品及时入橱，不要物品及时处理。1.

12、饮水机放置在方便用电的指定地点，不得随意移动;2.报刊必须上报架并及时更新，废旧报纸妥善处理，不得在办公室随意堆积;3.文件、报刊阅后及时归位;4.垃圾桶根据情况合理放置(一般置于个人办公桌下方右侧位置，公共垃圾桶放于空间适当且方便使用的办公区域)，放置时要注意美观且不影响过道通畅;_档案柜贴墙逐次摆放，柜内书籍、资料、档案等物品摆放整齐有序，柜顶不可摆放任何物品。6.抹布、扫帚、簸箕、拖布等保洁用品不可放在显眼位置，要合理放置，不可随处乱放。_室内办公桌隔板或临近的墙面上不可张贴、悬挂各种宣传画、年历、资料、备忘卡片等影响办公室美观的物件。四、办公桌桌面物品摆放：两个对放的办公桌中间不得有间

13、距，桌面上除文件栏、台历、笔筒、水杯、电话及电脑外，不得摆放其他与工作无关的物品。1.文件栏置于办公桌左上角，文件栏里除摆放常用文件及书籍(书籍不得超过_本)外，不得放置与工作无关文件，其他文件统一存档或收入柜中;_台历、笔筒及水杯置于电脑左侧文件栏前方，从左至右顺序依次为水杯、台历、笔筒，笔筒内放置办公用笔不可超过_支;3.电话置于办公桌笔筒及台历前方，与办公桌左下角保持约40厘米;4.电脑摆放于桌面正中与桌面呈_度角放置，主机置桌面下左部;5.如有名片，将名片盒紧靠笔筒右侧;_笔记本如不使用放置于文件栏最右册栏筐，仅限一本;7.桌面可放便签纸一本，置于电脑前方。五、办公室卫生标准：1、办公

14、室地面干净整洁，无尘土、水渍和杂物。2、办公桌、椅、沙发、茶几、饮水机、办公电话及柜内物品等摆放有序，干净整洁。3、门、窗洁净，玻璃明亮，窗帘干净无灰尘。4、垃圾桶无垃圾溢满现象;5、保持卫生间面盆、镜子、地面及便池清洁，并保持空气清新;6、烟灰缸及时清理;7、墙壁、天花板无蛛网、污迹和脚印，无乱写乱画;8、使用的电脑主机及键盘每日擦洗、保持清洁;9、要注意保持公共区域清洁，不乱扔垃圾;10、保持室内空气清新、流通。六、办公室卫生制度1、必须有值日安排，责任落实到人。2、坚持每天三次卫生打扫。3、每周进行一次卫生大扫除，不留卫生死角。4、要养成良好的卫生习惯，自觉搞好个人及办公卫生。本制度从发

15、布之日起执行开始执行。2022年办公用品及设备管理办法（三）一、员工工位的范围指员工在办公区内所使用的办公桌的桌面、桌下、屏风及临近区域。二、员工工位物品摆放管理办法1、员工工位桌面只允许摆放电脑、鼠标、笔筒、水杯、计算器以及文件筐(具体摆放方式参照桌面物品摆放示意图)，笔记簿及其他文件资料都必须分类、整齐入筐，其他物品及时入柜;2、禁止在工位处摆放任何与工作无关的个人生活用品，为美化办公环境、净化空气，可在桌面上适量摆放绿色植物;3、保持员工工位上所有的物品都整齐有序，并进行必要的标识，杜绝乱堆乱放、杂乱无序现象;4、员工工位桌下只允许摆放电脑主机跟垃圾桶，连体办公桌做到主机与主机紧靠，独体

16、桌主机紧靠办公桌侧壁。垃圾桶统一紧靠工位桌下右侧壁，并与工位正面主机外延线平行成一条直线;5、保持工位桌下各种连接线的整齐有序;6.员工工位区域的卫生由员工个人负责，做到每天按时清理桌面、桌下、屏风及其他邻近区域卫生，保持一尘不染;7.要求员工每次离开工位时都要随手把椅子推到桌面下，以保证办公室井然有序。三、保持与检查：1.全体员工都应养成上述卫生清洁的好习惯，公司行政部将按照上述规定持续不断地对全体员工的工位物品摆放情况进行检查，对不合格工位的人员给予相应的处罚。2.不按规定执行的，发现一次罚款_元。行政部通过MSN把每次的检查结果在全公司进行通报，并直接从当事人手中收取罚金作员工活动经费。

17、桌面物品摆放示意图详解1、电脑显示器与工位桌左侧边线相距15cm;2、键盘上沿边线紧挨主机底座正面外延线;3、鼠标不用时垂直摆放于桌面，与键盘右侧边线平行相距3cm;4、鼠标与笔筒平行相距5cm，笔筒背面紧靠工位桌隔断壁;5、水杯、计算器、文件筐无间距，按顺序从左到右整齐摆放，文件筐右侧边线与办公桌右侧线平行重叠。本制度自公布之日起正式生效，请全体员工遵照执行。青岛城市建设集团金沙滩酒店管理有限公司_年_月_日2022年办公用品及设备管理办法（四）目的:树立良好的公司形象，共同营造整洁有序的办公环境，提升员工归属感。加强员工个人修养，提高工作效率。员工工位的范围:指员工在办公区内所使用的办公桌

18、的桌面、桌下、屏风及临近区域。员工工位物品摆放管理办法一、清理:彻底清理所有工位附近的废弃物品。1.禁止在工位处摆放任何与工作无关的个人生活用品，如:食品、衣物、鞋子、小动物玩具、各种装饰物等。为美化办公环境、净化空气，可在桌面上适量摆放绿色植物。_把永远不可能用到的过期作废文件清理掉，或用做二次用纸，或粉碎丢弃。_把长期不用、但有潜在可用性的物品集中打包放置到指定地方，如公司库房;二、整理:1.保持员工工位上所有的物品都整齐有序，并进行必要的标识。_把经常使用的物品放在容易取到的地方，杜绝乱堆乱放、杂乱无序现象。3.建议要求所有员工按如下顺序摆放桌面上的物品:整个桌面从左到右依次摆放，杂志筐或文件夹、电话机，电脑显示屏放在桌面的最右侧。4