二级文件1控制程序

1、佛山市威宝电器文件名称文件控制程序文件WB-2-001制定部门文控中心生效日期03.2.15修订日期版 本A/0目的:对与本公司质量管理体系有关文件进行控制，以确保各相关部门使用文件皆为有效版本。范围:适用于对本公司质量管理体系中，不论公司内外提供的文件进行控制。职责:的制定、废止与收发职责：一级文件由文件编写小组制定，总经理核准；二级文件由主管编制，管理者代表审核，总经理批准；三级文件由职员编制，部门主管审核，主管副总经理批准。所有文件由文控中心保存原稿(不盖受控文件章)和进行收发。外部文件资料，由各 收集，技术文件经技术部主管确认，订单等客户资料经销售部主管确认，其它文件经管理者代表签名确

2、认后由文控中心 保存和收发 。定义:一级文件：质量手册，说明质量管理体系原则与管理重点的系统指导文件。二级文件：程序文件，说明跨部门作业流程的文件。三级文件：作业规范，规范作业者行为的工作标准或指导书。外来文件：国家或国际行业标准与品质有关的技术文件资料，客户提供的文件资料。作业内容:文件制定、修订、废止流程（见附件 2 和附件 3 ）。文件制作规范：本规定仅适用于一二级文件制作。封面制作规范：封面必须包括中英文公司名称：佛山市威宝电器（FOSHAN CITY NANHAI WEIBAO ELECTRIC CO.,）文件名称:一二级文件名称;文件:详见文件规则(5.6);制定;版本:详见 5.

3、7 相关内容;总 页 数:详见 5.7 相关内容; G.制定日期:制定文件的时间;H.日期:文件开始执行的时间;I.批准、审核及制定人签名:批准、审核人必须签名作实。5.2.2 内页制作规范:内页制作必须包括:页次:1/6佛山市威宝电器文件名称文件控制程序文件WB-2-001制定部门文控中心生效日期03.2.15修订日期版 本A/0公司名称:必须注明,位于外框最左上角。文件名称:位于正文及厂名之中间。C.文件、版本版次:位于正文及厂名之间右端；页次位于外框端中间。D.正文:a.正文必须位于外框内。b .在正文中须表单时其他程序文件名或书名,名号将其注明；引号“”注明。5.2.3.三级文件格式不

4、限，以内容表达完整为原则。文件制定、修订、废止流程规范:一、二级文件制定作业文件制定时，由需求进行文件制定，经相关5.3.2.一、二级文件的修订作业提出，填写“文件制定、修订、废止申请单”，会审，权责批准，交文控中心保存。5.3.2.若文件不符合现状需修订时，由需求定、修订、废止申请单”，交原制定提出修订原因，填写“文件制研讨修订，经相关会审，表”中。权责批准后重新，修订内容填写于“文件修订填写“文件制定、批准后5.3.3.一、二级文件废止作业:文件废止作业时，由提出修订、废止申请单”，交制定审核，相关会审，权责废止，原列入，不得重复使用。5.3.4 技术文件、图纸等三级文件的制定、修订、废止

5、按三级文件制定、修订、废止流程图执行，在确保使用有效版本的前提下，不必填写“文件制定、修订、废止申请单”和“文件修订表”。5.4 文件审核与批准作业: 文件制定、修订、废止的审核及批准作业依3.1.1-3.1.3。5.5.文件会签由文件制定部门确定，会签会签时填写本部门需要的份数，不需要会签的部门分发份数由制定部门确定。5.6 文件规则:5.6.1 一、二级文件及衍生表格的WB规则：表单版本表单流水号文件流水号文件级层公司代码页次:2/6佛山市威宝电器页次：3/6文件名称文件控制程序文件WB-2-001制定部门文控中心生效日期03.2.15修订日期版 本A/O三级文件规则:WB-产品类别文件流

6、水号年号文件类别部门代码公司代码公司代码:公司代码用大写英文字母“WB”表示-佛山市威宝电器。文件阶层:一级文件-1;二级文件-2;三级文件-用代码表示。文件流水号:以三位数字表示，从“001”开始，002、003 以此类推。表单流水号:以两位数字表示，从“01”开始 ，02、03 依此类推；修改表单版本:此限于表单使用，用小写英文字母表示，从“a”开始，修订后为“b、 c” 依此类推。三级文件的年号用公 份的最后两位数字组成，例：2003 年用“03”表示；产品类别和文件类别分别用产品名称和文件名称拼音的第一个大写字母表示。详见附件 4、附件 5一二三级文件版本和页次管理第一次制定的原版以

7、A/O 表示，A 版第一次修订后为 A/1 版，以此类推。 5.7.2.为避免版次修订太多影响旧文件的真实内容，凡版次经 5 次修订后，或文件修订后总数页数有变化时，原制定进行版本变更，B 版，依此类推。5.7.3 一二三级文件总页数包括：封页(三级文件不限制)、正文和附件部分。表单不计入总数，由该文件引出的表单附于后面，其余文件引出的表单而该文件也用到则不再附于文件后面，以表单 作为 。文件 、回收控制作业一、二、三级文件收发 ，由文控中心按 需求份额填写“文件分发回收 表”进行 ，并在 文件封页所盖“受控文件”章（附件 1）内写上分发号。修订及废止时,旧版本失效的文件于新文件 时回收，回收

8、份额应与发佛山市威宝电器文件名称文件控制程序文件WB-2-001制定部门文控中心生效日期03.2.15修订日期版本A/0页次：4/6佛山市威宝电器文件名称文件控制程序文件WB-2-001行份额数量一致，内容完整，若有遗失， 于“文件分发回收 表”备注栏。5.8.3 对外 文件，由适当对外 签收，当文件修订或废止时，由签收通知外 废止原文件(在新版文件上注明)。文件保存、销毁作业文件保存作业现场使用的文件须置于现场,非现场使用之文件由 自行集中管理。使用部门不得影印正式 的文件(表单不限制复印)。文控中心每季度 “文件 版本一览表”，各使用部门根据“文件 版本一览表”上自行校对本部门使用的文件是

9、否均为有效版本和有无文件遗失。文件若发现有遗失破损，字迹模糊、遗失或份数 等需要补发时，由需求部门填写“文件借阅、补发申请单”注明申请原因，经管理者代表批准后由文控中心予以补发，损坏文件回收并做 于“文件分发回收 表”上，原文件分发号取消，不再使用。任何人不得在一、二、三、级文件上加标记或书写任何字符。文件由文控中心专人管理，文件需纳入质量审核项目中，以确保文件资料的正确使用。各需文件时，在文件上标明文件及版本版次，文件修订时应随文件而改变。文件的借阅，填写“文件借阅、补发申请单”经审核批准后送文控中心办理；一、二级文件需由管理者代表审核批准。文件销毁作业从回收的旧版本文件，由文控中心销毁，文

10、控中心保留一份原版文件并加盖“作废文件”章（附件 1）存档。外部文件资料外部文件资料由文控中心收存并加盖“外来文件”章（附件 1），经相关确认后予以保存。外部文件对需外部文件资料，由文控中心填写“文件分发回收表”进行，并在文件上加盖“外来文件”章，并做。外部文件资料版本A.外部文件有版本标识的，以外部文件资料版本；页次：5/6制定部门文控中心生效日期03.2.15修订日期版本A/0外部无版本识标的，有制定日期，无修订日期者，以制定日期作为版本。例如：某文件无版本标识，无修订日期，制定日期为 2001 年 4 月 16 日，则其版本为“010416”。外部资料无版标识，有制定日期，有修订日期，以

11、修订日期进行版本 。例如：某文件无版本标识，有修订日期为 2001 年 6 月 5 日，则其版本为 “010605”。外部文件资料无版本标识，无制定日期，无修订日期，以收文件日期进行版本 ，例如：某文件无版本标识，无制定日期，收文件日期为 2001 年 6月 8 日，则版本为“20010608”。文控中心每半年向相关机构询问国家、国际标准及客户的相关标准等外来文件版本状况，以保证文件为 版本。5.10.4 外部文件资料外部文件资料 以文件来源，收文件年份、月份及收文件顺序流水 ：文件流水号月份年份文件来源文件来源：文件来源按以下代码：a- 公司技术资料书籍厂商介绍、资料客户图纸、技术资料其它资

12、料年份：以最后两位数字表示：如出 2001 年用“01”表示。文件流水：从 001 开始流水。外部文件资料的回收收到版本的外部文件时，由文控中心将旧版文件资料回收，除文控中心保留一部份存档(盖作废章)外，其余全部销毁。外部文件资料保存，销毁作业依“5.9 文件保存、销毁作业”进行。佛山市威宝电器文件名称文件控制程序文件WB-2-001制定部门文控中心生效日期03.2.15修订日期版本A/0质量体系文件的评审：管理者代表根据需要组织品管、采购、销售、生产、技术、文控等相关部门进行文件及 评审，正常情况下一年评审一次，遇新 颁布或技术标准换版等新情况时，可增加评审的频次。评审的内容主要是：适用于组

13、织的类别、；具体章节、内容；适用文件的正确理解；适用的范围；有效性、符合性评价。5.11.3 评审时发现文件不适宜时，应立即采取修订措施，并经过再次审核批准，。相关文件质量控制程序WB-2-002质量审核程序WB-2-012质量：文件制定、修订、废止申请单WB-2-001-01文件分发回收表WB-2-001-02文件版本一览表WB-2-001-03文件借阅、补发申请单WB-2-001-047.5 文件修订表WB-2-001-05附件：附件一：(受控文件章)、 (作废文件章) 、(外来文件章)A、“受控文件”章B、“作废”章C、“外来文件”章制定：审核：批准：外 来 文 件作废受 控 文 件页次：6/682附件二：一、二级文件文件制定、修订、废止作业流程图文件申请编制校对部门主管校对部门主管审核管理者代表审核管理者代表批准主管副总经理批准主管副总经收发文控中心