2022年学校档案管理制度模板

1、第PAGE14页共NUMPAGES14页2022年学校档案管理制度模板总则1、为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据_档案法、档案法实施办法等有关规定的精神，特制定本制度。2、学校档案工作是学校工作的组成部分，是提高学校工作效率和质量的必要条件，是维护学校工作历史面貌的一项重要工作。3、各部门重大活动和工作活动中形成的全部档案均由本学校档案部门集中统一管理。学校档案工作职责1、传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和地方档案行政管理部门的规定、办法。2、制定本单位档案工作计划、管理办法、规章制度。3、集中统一管理本学校在工作活动中形成的各种门类和载体的

2、全部档案，积极提供利用，为学校各项工作服务。4、对本学校各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。5、办理领导和上级档案部门交办的其他有关档案业务工作。档案工作岗位职责一、分管领导职责1、分管领导负责机关档案工作的全面领导，确保学校档案工作的宏观建设，努力提高档案工作科学管理水平，确立档案为学校和部门服务思想。2、把档案工作列入学校议事日程，纳入目标管理，定期研究、检查、督促，确保完成档案工作任务。3、根据档案事业发展规划和工作要求，支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、物力。4、关心档案室和档案工作人员的工作、学习，表扬和奖励作出贡献的档案人员，以促进、提高档案人员的政治、业务素质

3、和工作积极性。二、档案管理人员职责1、宣传贯彻档案法及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，热爱档案工作，努力学习档案专业知识，不断提高业务水平。2、建立健全档案工作制度，规划草拟本学校档案工作计划和管理制度，并认真贯彻执行。3、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。4、集中统一管理本学校全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。5、熟悉本学校室藏档案，积极开展档案的利用工作，热情接待查档人员，按规定办理借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。6、认真做好库房管理，维护档案的完整、安全。7、开展档案行政执法检查，对违反档案法的行为予以制止，并及时

4、向领导汇报，提出处理意见。8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。三、兼职档案人员职责1、严格遵守相关档案法律法规，协助专职档案员在学校开展档案法律法规学习宣传活动，增强全体教师归档意识。2、认真参加学校年度文件材料归档等档案业务活动，注意收集本部门工作所产生的档案材料，依照分类方案随时归入有关卷夹(盒)内。3、每学期末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订，并向档案室移交。文书工作制度文书工作是学校工作的组成部分，是保证文件质量，提高工作效率的必要条件，也是为档案工作打好基础的一项重要工作。1、文书工作必须做到及时、准确、安全。2、外单位来文一律由文书人员拆封，做到当天来文，当

5、天登记，由文书人员负责传递、用印和归档。3、各种传阅文件由文书人员负责直送，不得横传，凡属规定阅文对象，阅后均应签字，以示负责并备考。凡需外借的文件应向文书人员办理借阅手续，并按时退还。4、正式发出和留存档案的文件材料，定稿和正本应一起归档保存。5、各类会议都应指定专人，在专用记录纸上进行记录。通过电话发出和收到的重要通知、指示和报告等应记录后与文件同等对待。6、本学校工作活动中形成的全_文件材料(包括照片、录音、录像、图表、荣誉证书等)，必须按照规定，及时向文书人员移交，集中管理，不得借故拖延留存。7、文书人员应将办完的文件按照归档目录(文件分类方案)，随时归入有关条款的卷夹(盒)内。8、严

6、格执行保密制度，做好文件材料的保密工作。没有归档价值的文件材料，经过鉴别和主管领导人批准后，由文书人员负责统一集中销毁处理。文件材料整理归档制度1、应当归档的文件材料必须由学校各部门或承办人员收集齐全，交档案室或档案人员，进行整理、归档、集中管理，任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。2、学校各部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括党、政、工、团、少以及人事、总务、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与本学校教育教学业务工作有关的材料，均属于归档范围。3、文书档案由本学校档案部门(人员)在第二年的_月底以前整理归档完毕；其他门类和载体的档案按有关规定，由经办人员整理立卷、定期移交归档

7、。4、归档文件材料向档案室移交时，须当面清点检查，同时附归档材料移交清单，办好一切交接手续。5、按照学校档案内容和载体不同，制定统一的分类方案。同一全宗应保持分类方案的稳定。6、归档文件的整理，以每份文件为一件。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为一件。报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。同一问题的来文和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。7、归档文件按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。去掉金属钉根据件内文件的厚薄，装订时以文件的左侧和左上角

8、为装订的边和角。8、编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，归档号是在文件整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。9、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装订。10、装盒。将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不得混年度混保管期限。档案盒应采用无酸纸制作。声象材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。档案保管制度1、根据保存档案资料的数量，设置必要的档案专用库房和柜、橱。2、档案库房要落实各项

9、安全保卫措施，添置温湿度计、去湿机、吸尘器、消防等设备，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。库房照明必须使用白炽灯。3、档案人员进出库房应随手关门，非档案人员未经许可不得随意入内。4、严格管理库房钥匙，不得转借他人，不得带出办公室；下班前认真检查库房门窗、电灯是否关闭；定期检查防火设备，经常处于良好状态。5、定时做好每天一次的库房内外温、湿度记录，及时采取措施，力争达到规定标准(温度_度，湿度50-60)。6、照片、底片应放入影集；录音带、录像带、光盘、磁盘应放置密封盒里，放入干燥剂，有条件的应添置防磁柜。7、库房中档案按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。库房内箱柜从左到

10、右，从上至下编号，并编制档案存放索引和示意图，8、库房内严禁吸烟，不堆放杂物，并经常保持清洁整齐，每周一次，每季大清扫一次。9、建立全宗卷，积累和存储本机关案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等七个方面的材料。10、定期对档案保管状况进行全面检查，对破损褪变的档案要进行修裱和复制。录音带、录像带根据其特点，每隔一段时间翻录一次，如发现磁带变形，断裂等情况应及时进行补救。发现照片、底片发黄、发霉、变质等现象，及时进行清洗和技术处理。对检查情况要认真做好书面记录。11、认真做好档案的收进、移出、借阅登记工作，调阅完毕的档案应及时还原，调卷时要轻取轻放，减少对档

11、案磨损。12、应配备必要的专用的计算机、光盘刻录机、复印机等档案工作设施，档案设备应专人负责保管，不得随意私自外借，确保设备处于良好状态。13、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。档案统计、鉴定和移交制度1、档案统计工作的主要内容包括。档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表格形式揭示他们的过程、现状和变化。2、统计数据必须准确可靠，坚持实事求是，如实反映情况，不得马虎草率和弄虚作假。3、定期或不定期地进行帐物核对，作到帐物相符。4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资

12、料。5、按统一规定的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项填写不得遗漏，一律用_伯数字书写，字迹工整清晰，不得潦草。统计表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。6、根据国家_局文书档案保管期限表，结合本学校的具体情况，制定本_档案保管期限表。定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。7、建立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。8、鉴定档案应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，以案卷为单位，保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严。鉴定工作结束后应写出工作报告。9、对鉴定后需要销毁的档案，一般应“判处销毁，暂缓执行”。以减少价值预测的失误，到确认已无利用价值时再行销毁

13、。10、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记、造册，经学校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人签字。11、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。档案利用制度1、学校档案人员应熟悉所藏档案情况，主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。2、学校档案室对_年以前案卷必须编制全引目录、案卷目录，_年以后(包括_年)编制文件归档目录，并根据工作的需要编制专题文件目录(卡片)等。3、学校档案室应利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍，_沿革，大事记，基础数字汇编，发文汇集，专题文件汇集等汇编资料。4、凡到档案室利用档案，都应按规定办理利用手续，并填写档案

14、借阅登记簿，在档案阅览室或指定地点阅档。查阅档案时不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。5、本学校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案资料，一般不外借，如特殊情况需外借时，须分管领导批准，办理登记批准手续，指定归还日期，借阅者不得将案卷转借他人，违者将追究责任。6、查阅档案应与查阅人的职责相适当，超出职责范围时，须经领导批准，查阅_文件，需经分管领导批准后在指定地点查阅。7、外单位查阅档案，必须持介绍信。8、已经批准查阅的档案，如需摘抄、复制(印)，须经档案人员同意审核，确认无误后加盖证明印章才能生效。9、做好档案利用反馈工作，由利用者如实填写档案利用效果登记簿。10、借阅归

15、还档案时必须当面点清。档案保密制度1、认真学习贯彻保密法，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的_。2、定期开展保密检查，发现_事件及时追查，并报告有关部门。3、严格借阅制度，健全借阅手续，按查阅要求和范围提供档案；_档案资料的借阅，必须履行批准手续；外借档案及时收回，做到档案资料不失控。4、不私自将档案资料带出档案室；不私自抄录、复制档案内容传递给他人；不得随便泄露档案的内容，数量及存放等情况。5、在私自通信、通电、接待亲友或公共场所不得谈论或泄露国家_。6、无保存价值的档案资料及文件材料，应通过鉴定，有关方面确认签字，严格履行销毁审批手续，方可办理销毁。2022年学校档案管理

16、制度模板（二）档案人员岗位责任制度一、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平，忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。二、认真贯彻执行_档案法及其实施办法和_省档案工作条例，贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规及规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、_、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据档案法及有关规定，追究当事人的责任。三、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。四、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案

17、卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理现代化。五、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保管价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后和有关人员一起进行认真负责的销毁。六、保持库房的整洁卫生，档案框架排列有序。认真做好档案“八防”工作，定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。七、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，编制利用

18、效果实例和档案信息。八、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足单位领导和各项业务工作的需要。九、积极参加本单位_的科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并在有关文件上签名盖章。十、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案行政管理部门及教育主管部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。档案保管制度一、库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。二、有符合要求且比较宽裕的档案库房，配备了标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。三、保持库

19、房整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置正确，索引规范。室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、_、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。四、严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。添置必要的设施设备，并充分发挥其作用，坚持做好室内温湿度调控，按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。六、库房和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。七、各

20、种门类的档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员责任。八、档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，不得随便进入。九、按照全宗卷规范建立全宗卷，注意收集、整理、接续全宗卷内容，使全宗卷内容全面、规范、完善。2022年学校档案管理制度模板（三）档案人员岗位责任制度一、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平，忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。二、认真贯彻执行_档案法及其实施办法和_省档案工作条例，贯彻执

21、行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规及规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、_、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据档案法及有关规定，追究当事人的责任。三、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。四、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理现代化。五、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保管价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后和

22、有关人员一起进行认真负责的销毁。六、保持库房的整洁卫生，档案框架排列有序。认真做好档案“八防”工作，定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。七、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，编制利用效果实例和档案信息。八、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足单位领导和各项业务工作的需要。九、积极参加本单位_的科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的

23、文件材料，并在有关文件上签名盖章。十、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案行政管理部门及教育主管部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。档案保管制度一、库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。二、有符合要求且比较宽裕的档案库房，配备了标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。三、保持库房整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置正确，索引规范。室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、_、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。四、严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。添置必要的设施设备，并充分

24、发挥其作用，坚持做好室内温湿度调控，按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。六、库房和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。七、各种门类的档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员责任。八、档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，不得随便进入。九、按照全宗卷规范建立全宗卷，注意收集、整理、接续全宗卷内容，使全宗卷内容全面、规范、完善。档案保密制度一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要